秘书的涵义、称谓、特征、性质、要求、内容和.doc

秘书的涵义、称谓、特征、性质、要求、内容和 目录 一、秘书的涵义 二、秘书人员的称谓、类别、层次 三、秘书的职业特征 四、秘书工作的性质 五、秘书工作的要求 六、秘书工作的内容 七、国外秘书工作的职业特点和发展趋势 八、各国秘书工作的发展简况 一、秘书的涵义 编辑本段 协助领导人联系接待办理文书和交办事项的工作人员指秘书职务使馆中职位低于参赞高于随员的外交官有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分在大使馆馆长领导下进行工作享有外交特权和豁免 从秘书职位的角度来看秘书概念的发展变化 秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程 【（一）秘书官职化时代】 1.中国秘书官职化时代 在我国秘书一词最早出现于汉代最初的含义是指物而非指人 即带有神秘色彩的图书根据古籍记载这些图书主要有两类： 宫禁里的秘籍因为是宫禁内收藏的各种经典文献因而一般不予公开故称为秘书如晋书?荀勖传：及得汲郡冢中古文竹书诏勖撰之以为中经列在秘书 指谶纬图箓这是一种在汉代流行的宗教迷信是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语 至东汉后期：秘书不仅指物也指机构和人员 古代的秘书工作者被称为史官、御史大夫、尚书、长史、主簿等 唯有一次例外那就是东汉末年 魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构尚书台的势力曾设秘书令以典尚书事这样秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责 至清末我国的秘书工作真正名实相符 辛亥革命后秘书的含义发生了质的变化 其一：秘书一词已完全摆脱了图书的含义从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位 其二对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以秘书相称 2.国外秘书官职化时代 西方发达国家的定义国际职业秘书组织（英文全称：professionalsecretariesinternational） 秘书这个词来源于秘书工作保密者指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人. 今天cretary第一个字母s大写的时候意为部长或大臣这是政府部门的高级官员 secretaryofstate在英国是指（主管政府一部门的）国务大臣在美国则指国务卿 thesecretaryofstateforforeignandmonwealthaffairs意为外相 thesecretaryofstateforhomeaffairs则是内政大臣 chiefcabinetsecretary日本的内阁官房长官 沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等 资产阶级革命后秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受另外国外私人秘书的发展历史也相当悠久 贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、账目和邀请函等商人也有秘书他们通常被叫做办事员如英国著名的政治学家和哲学家约翰?洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书16世纪英国的著名诗人约翰?邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书 总之在秘书职业社会化以前秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员因此我们将这一时期成为秘书官职化时代 【（二）秘书社会化时期】 1.国外秘书工作的社会化、职业化发展 英文secretary出现了另一个重要含义,秘书作为一种社会职业开始确立 第一个字母s小写的时候就泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员 2.我国秘书的社会化职业化发展 我国的私人秘书始于清朝称幕客 幕客也称西席、馆师、宾师等俗称师爷 由地方长官私人聘请不拿官方俸禄, 不占政府机构编制是地方长官的私人秘书 改革开放以前我国的秘书主要是一种行政职位 改革开放后秘书开始由官职走向社会化、职业化 【（三）秘书和秘书实务的涵义】 秘书：是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员该定义可从3个角度来理解: 秘书服务的根本对象是领导者 秘书活动的基本方式是处理信息和事务 秘书活动的根本性质是辅助性 秘书实务:秘书工作者通过具体操作直接作用于实际事和物的过程 二、秘书人员的称谓、类别、层次 编辑本段 【（一）秘书人员的称谓】 社会上对秘书人员的各种称谓 打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任 “秘书工作”主管（培训主管、业务主管） “秘书工作”助理（人事助理、执行助理） 初级秘书、高级秘书等等 对这些称谓的分析 对秘书称谓的不规范带来的问题 1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难不利于对秘书人员进行科学的管理 2.容易造成秘书角色认知的差异一个单位中同时存在秘书、文书等称谓使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己 3.不利于秘书学科基本术语的准确表达 【（二）秘书的类别】 按秘书的从属和服务对象的角度可分公务秘书和私人秘书两类 以秘书在组织内部的工作分工来分可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书 以秘书从事工作的行业特征来分可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等 【（三）秘书的层次】 在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书 包含4层含义： 体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次 体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例 体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差 体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别 三、秘书的职业特征 编辑本段 【（一）秘书的职业特征】 服务的直接性和稳定性 知识化和专业化 年轻化和女性化 【（二）秘书日益成为现代社会急需的软人才】 秘书是软人才中的代表之一 秘书的职业通道很长中国加入wto为秘书提供了更加无限广阔的发展空间 四、秘书工作的性质 编辑本段 【（一）秘书的根本性质辅助性】 辅助性是秘书部门天生的属性 辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的 【（二）秘书工作的特征】 与其他具有辅助性职能的工作相比秘书工作具有以下的特征： 1.中介性 秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的纽带和桥梁的作用另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作 2.直接性 秘书工作的直接性体现在：在行政组织上在岗位设置上在工作程序上 3.全面性 是体现在职能辅助的全面性上 是体现在过程辅助的全面性上 4.服务性 人们把秘书工作比喻为上管天文地理下管鸡毛蒜皮把秘书工作说成没大没小没完没了 5.被动性 秘书工作的的被动性要求秘书人员一定要不越权、不越职 秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性 6.潜隐性 秘书工作的潜隐性表现在三个方面： 活动名义的假借性 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性 7.机密性 关于这点我们将在后面具体阐述 五、秘书工作的要求 编辑本段 主要可概括为四个转变和六个要求 【（一）秘书工作的四个转变】 秘书工作三服务（为中央服务；为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务；为人民服务） 秘书工作应该发挥四个作用（参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用） 实现四个转变 1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策； 2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 3.从被动服务转变为主动服务： 4.从凭老经验办事转变为科学化管理这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展而这也是发达国家秘书工作的特点 【（二）秘书工作的六个强调】 强调调查研究工作 强调信息工作 强调信访工作 强调协调工作 强调督察工作 强调党务、政务服务工作 六、秘书工作的内容 编辑本段 职能和职责的区别 职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容它具有多样性和具体性的特征解决的是秘书应当做什么的问题 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能它具有宏观性和概括性的特征它不仅解决秘书工作做什么的问题还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题 【（一）秘书的职能】 1.辅助决策 （1）辅助决策的含义：在决策过程中在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿以提高决策的科学性和时效性 （2）辅助决策的特征：体现在以下几个方面： 辅助内容的综合性 辅助时间的经常性 辅助环节的全过程性 （3）辅助决策的原则 超前原则 定位原则 信息原则 谏诤原则 （4）辅助决策的过程 协助领导确定目标 协助领导设计方案 协助领导评优选优 协助领导实施反馈 2.协调关系 （1）协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系促进各项活动趋向同步化和和谐化以实现组织目标的行为过程 （2）协调关系的特征 从属性 广泛性 间接性 （3）协调关系的原则 政策指导 客观公正 平等协商 注重整体 灵活适度 （4）协调关系的过程 摸清情况 找出症结 恰当协调 督促落实 检查反馈 3.处理信息 （1）处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容信息不是事物本身而是表征事物消息和信号中的内容 （2）处理信息的原则 及时性原则 保真性原则 适用性原则 预测性原则 （3）处理信息的内容 历史信息 上级信息 内部信息 公众信息 社会信息 （4）处理信息的过程 信息的收集 信息的加工 信息的传递 信息的反馈 信息的储存 4.办理事务 （1）办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作 （2）办理事务的特征 综合性 服务性 繁琐性 突击性 （3）办理事务的原则 被动中求主动 原则中求灵活 繁杂中求规范 （4）办理事务的程序 自然程序 理论程序 指令程序 法定程序 技术程序 习惯程序 【（二）秘书的职责】 大致也有以下11个方面： 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 接待事务（来访接待、安排服务等） 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 行政事务 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） 调查研究事务（搜集信息提供可行性的方案供领导选择） 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 写作事务（各种文体的写作） 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 其他领导临时交办的任务 七、国外秘书工作的职业特点和发展趋势 编辑本段 【（一）国外秘书工作的职业特点】 1.社会化、行业化 2.专业化、知识化 3.自动化、高科技化（既然技术能解决一切问题能保证秘书的高效率工作是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义秘书也将为机器所取代呢） 4.科学化、制度化 以马里兰州初级大学为例公共课有：速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公工作程序、计算机应用、秘书学、体育、会计学 行政秘书的专业课程有：商业数学、企业法、簿记、演讲、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等 法律秘书的专业课程有：美国政府组织和企业法、法律秘书准则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程序、联邦及马里兰州法院条例等 医药秘书的专业课程有：生物学、生理学、人体解剖学心理学、医药学、医药专门术语、 美国秘书专业证书（cps）考试行政管理协会（ams）还举办了cam考试英国有特许秘书和行政人员工会（icsa） 法国有秘书的职业培训和考试制度还在国家行政学院通过严格择优培养高级秘书人才 德国专门开办了欧洲秘书培训班并由欧洲秘书协会和国际贸易协会联合主持考试合格者成为驻外机构的秘书 日本由全国秘书协会主持cbs的资格考试 【（二）国外秘书工作的发展趋势】 1秘书工作日益向智能型转化 2秘书人员的学历日益提高秘书工作也日趋终身化 3.对秘书理论的研究日益加强 八、各国秘书工作的发展简况 编辑本段 （一）美国的秘书工作 1.美国秘书工作概况 2.美国秘书的分类和分级 （二）英国的秘书工作 1.英国秘书工作概况 2.英国国家秘书的分类 （三）德国的秘书工作 1.德国秘书工作概况 2.德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要 （四）法国的秘书工作 1.法国秘书工作概况 2.法国的政府秘书机构及其主要工作 （五）日本的秘书工作 1.日本的秘书与秘书工作概况 2.日本秘书的类别及其工作的主要内容 九、国际行政管理者协会会和秘书节 internationalassociationofadministrativeprofessionals缩写iaap即国际行政管理者协会会是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心和汇集互通信息的阵地其前身为国际职业秘书协会（professionalsecretariesinternational）是当今世界有名的跨国性的职业组织该组织成立于1942年原名美国全国秘书协会其总部设于美国密苏里州堪萨斯城会员4万多人700家分支机构除美国的在职秘书外包括欧、亚、拉美各洲30多个国家和地区如英国、德国、意大利、瑞士、挪威、比利时、冰岛、澳大利亚、日本、菲律宾、马来西亚、新加坡、印度尼西亚、香港、台湾、巴西、秘鲁、哥伦比亚、玻利维亚、巴拿马以及南非等等 其宗旨是：作为秘书的代言机构维护秘书的合法利益；通过连续教育提高秘书人员的素质和水平；介绍最新技术增强业务技能提高秘书的职业地位 国际行政管理者协会提供给会员的刊物有： 秘书杂志:为国际秘书领域主要刊物交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态、新技术 秘书工作范例:为国际职业秘书协会同各分支机