专案管理基础概念

Chap1專案管理基礎概念 ProjectManagementIntroductionAlbor Huang PMP 專案管理基礎概念 1 專案的特點包括 預定目標 產生或得到獨特性的產品或服務有時間的起點和終點 即臨時性 暫時性不確定性 或獨特性 逐步細化專案有其服務對象 使用者 客戶 投資人 專案管理基礎概念 2 專案管理 在有限的資源約束下 運用有系統的觀念 方法和理論 對涉及專案 或客戶 的全部工作進行有效地管理 專案管理特點 1 專案團隊 臨時組織2 執行時程 有始有終3 使用資源 壓迫有限4 各自任務 依賴關聯5 過程特性 獨一無二6 組織內外 利益沖突7 外部環境 快速變動對於許多組織而言 專案的產生是因應許多無法由組織內作業正常作業管道所能滿足而必須的手段 溫習 專案管理與一般管理之比較 一般管理在既定的系統 組織 程序 資源及能力下運作執行例行性 重複性及連續性之管理對變動性的環境與需求較不敏感管理者相對傾向於狹隘思維專案管理以極為彈性的原則在臨時性組織下運作具特殊性與時程及有限資源壓迫性面對變動性的環境與需求須作適當調整管理者需較宏觀及多元的思維 Q A 成功的專案 何謂成功的專案 按時間進度完成在預算控制內完成按預定的品質 技術等標準完成通過客戶的驗收成功的團隊建設知識管理的實現 專案成敗的參考數字 1995年 美國IT專案的成功率為16 2 31 的專案在未完工前就被取消 共浪費了美國公司與政府810億的投資 成本超支約590億美金1998年 美國IT專案的成功率為26 未完工前就被取消的專案浪費了750億美金 成本超支為260億美金分析指出 成功率提高的主因是專案管理的素質提升 Reference TheStandishGroup 引起專案問題的原因 缺少用戶參與 客戶需求不明確 不完整的客戶資料易變的需求 或產品變更缺乏管理階層的Support技術問題缺乏資源目標不明確不切實際的時間表 PM的角色與定位 專案最終的責任人專案的領導人溝通者 客戶 公司內部 整合者協調者決策者指導者 教練 環境 氣氛營造者 不是專案中的一般成員不是技術帶頭人不是獨自做專案計畫的人不是具體任務的執行者不是只會把球拋出去的人不是背黑鍋的人不是幫別人背書的人 失敗的PM 沒肩膀 推責任沒計畫性做事無品質保證缺乏時間觀念 拖延進度與客戶 內部或主管關係不好浪費資源無法凝據團隊缺乏學習力無風險觀念 PM本身之特質及能力要求 熱情與責任心 主動性 態度決定一切快速反應 市場與時代的要求溝通協調 在各種關係中顯神通 規劃與控制 長計劃 細步驟 精安排 井然有序 高度整合 專案資源整合 文件資料整合 會議主持 達成共識 形成決議 解決問題 報告技巧 簡單明瞭 條理清晰 重點突出 流程及專業 自信心的基石 快速決斷 問題點預知及防範 經驗的價值 受益無窮 成功PM的知識與技能要求 1 領導能力團隊建設確立目標 方向激勵與監督決策與訓練溝通能力表達技巧會議管理溝通方法與媒介的選擇談判技巧書面技巧 解決問題能力問題定義呈報問題問題分析決策或建議組織影響力 成事 的觀念做好人還是做好事 1 GeneralManagementSkills 成功PM的知識與技能要求 2 整體管理 IntegrationManagement 範圍管理 ScopeManagement 時間管理 TimeManagement 成本管理 CostManagement 品質管理 QualityManagement 人力資源管理 HumanResourceManagement 溝通管理 CommunicationManagement 風險管理 RiskManagement 採購管理 ProcurementManagement 2 ProjectManagementSkills 成功PM的知識與技能要求 3 2 SkillsforApplicationArea 3 BusinessKnowledge 4 SkillsforusingITTool Chap2 專案整合 總體 管理 IntegrationManagement 專案管理過程 整體管理 IntegrationManagement 範圍管理 ScopeManagement 時間管理 TimeManagement 成本管理 CostManagement 品質管理 QualityManagement 人力資源管理 HumanResourceManagement 溝通管理 CommunicationManagement 風險管理 RiskManagement 採購管理 ProcurementManagement 五個專案過程組 九個知識領域 管理過程的重要觀念 VeryImportant 凡事皆有計畫計畫指導 執行 控制 執行與控制均應在計畫下進行 計畫 執行 是在控制下完成 計畫 執行 控制 專案管理過程 示意圖1 啟動 結尾 階段一 階段二 階段三 每個階段都包含5大過程 專案管理過程 示意圖2 三大關鍵過程之一 計畫 制定計畫的主要原則計畫是否全面性 9大知識領域 計畫的制定應該是全體專案團隊合力完成 而非PM一人獨立完成計畫是否達成共識 制定時是否充分溝通計畫是否維持完整性與 致性 變更需求頻繁 計畫是一個反覆的過程而非一次性過程 三大關鍵過程之一 計畫 續 常見的失敗計畫制定 車道山前必有路 傳到橋頭自然直 沒有計畫 或計畫太簡單重技術任務的計畫 輕專案管理活動的計畫需求不明確 任務不明確 計畫不明確或不合理只在專案初期進行專案計畫制定 計畫沒有隨著專案的變化進行調整 或沒有保持一致性制定計畫的成員沒有相應的能力 三大關鍵過程之二 執行 良好的計畫執行合理的任務分配良好的授權體系所需資源具有相應的能力任務責任人對所承擔的任務有承諾 commitment 良好的溝通全程在 控制 下完成 失控時須重新檢視計畫或採取相對應的行動 三大關鍵過程之二 執行 續 常見的錯誤執行PM事必躬親 授權和分工沒作好重技術任務的完成 輕專案管理任務的執行角色或責任不清 有事無人管 大家都要管 最終都不管 有人無事做強制執行執行與計畫或控制是分離的有計畫 無執行有執行 無計畫有執行 無控制 三大關鍵過程之三 控制 專案控制的主要原則控制的基礎 計畫 監督的時間點 流程 責任應是事先計畫過的 而非靈機 動興起的 控制的目標 工作成果 即交付物 deliverable 控制的關鍵 持續的監督受到控制的是工作 任務 而不是工作者需要有效的糾正措施 Chap3 專案範圍管理 ProjectScopeManagement 為何要進行範圍管理 專案管理面臨的問題 不清楚具體要做哪些事情不清楚責任的邊界在哪裡 客戶的 或我們的 不清楚具體任務 我無法估時間表與預算 即使我估出來了也不準確不清楚具體任務與工作範圍 我難以對專案進行監控 難以進行工作 專案 驗收 工作範圍時常變更 還記得鐵三角嗎 範圍管理的目的 簡言之 範圍管理就是幫助我們確認哪些工作該完成 與範圍管理有關的資料 產品描述 Spec 公司或組織的策略計畫交付物 Deliverables 客戶驗收標準約束條件限制條件歷史記錄範圍變更的流程CustomerNeeds CustomerRequirement 典型的範圍管理文件 SOW 何謂假定條件 假定條件 Assumption 若此條件不成立將影響專案目標一般來說假定條件是位於專案組外部且專案成員不可控的因素假定條件隱含了潜在風險假定條件的識別過程不是一次性的 而是反覆進行例如 2006Q1的工廠產能 夏季華南地區不會限電 客戶願意於12 20承認XXX 何謂限制條件 限制條件 Constraint 專案必須在這些因素下進行計畫 實施和控制限制條件也多是專案管理人員不可控制的因素例如 客戶品質要求 老闆給的固定經費 預算 動動腦1 12 24 2005的晚上8點 我們將於廣州市的越秀公園辦理戶外的耶誕晚會 活動經費100KRMB 因為我們公司老闆喜歡王菲 所以我們希望能夠邀請她作主秀 假定條件為何 限制條件為何 何謂驗收標準 驗收標準 AcceptanceCriteria 工作成果的檢驗標準 即驗收方 or客戶 如何才會接受我們的工作成果專案的每一個任務與交付物都應有明確的驗收標準各位PM 當你在分派任務給其他單位成員時 你是否也提供了明確的驗收標準 動動腦2 哪些可算是2005耶誕晚會的驗收標準 若你是老闆的話 活動辦得成功 顧客很滿意承辦的專案成員用心經營晚會準時展開晚會營收150KRMB以上問卷調查結果 顯示客戶滿意度85分以上問卷調查結果 專案成員互相評量的滿意度至少90分參加晚會的客戶達1萬人根據上述 專案組有哪些交付物要提供 End 別忘了 PM工作的3個指導方針 凡事皆有計畫 計畫 指導執行與控制計畫與執行是在 控制 下完成 Chap6 專案風險管理 ProjectRiskManagement 為何要進行風險管理 進行專案時 我們常面臨的難題 專案會有什麼潛在的問題現在還看不到 潛在風險的影響有多大 風險發生的可能性有多大 我們用什麼策略 Strategy 和應對措施 RiskResponseAction 來管控風險 專案中有什麼樣的風險 重要人員突然離職 生病 後果 供應商跳票 後果 某成員的能力無法勝任其工作 後果 各部門配合度不盡如人意 後果 專案進行到一半時 出現難以解決的技術問題 拖了2週還沒對策 後果 電腦掛掉 造成重要資料丟失 後果 風險管理 系統化地識別 分析 和應對風險 最大化正面影響 最小化負面影響 風險管理過程 須在專案中反覆進行 1 風險識別 找出風險 描述其特點 2 風險分析 為風險的影響程度排出優先級 3 風險應對計畫 如何避免Risk變成Problem 4 風險監控 監督風險有無發生 應對計畫是否仍有效 風險識別方法 即信息收集技術 Interview ExpertJudgment BrainstormDelphiLessonsLearned HistoricalDat