RSDQ-ZJ-002印章管理制度.doc

XXXXX有限公司印章管理制度XXXX有限公司印章管理制度第一章 总则第一条 为规范和严肃公司印章的保管和使用，确保印章的安全使用，特制定本管理制度。第二条 本制度所指印章包括：（一） XXXX有限公司公章（以下简称“宁海XXXX公章” ）；（二） XXXX有限公司董事会公章（以下简称“董事会公章” ）；（三） XXXX有限公司合同专用章、财务专用章；（四） XXXX有限公司董事长、总经理个人名章。第二章 印章的使用第三条 宁海XXXX公章的使用（一） 以XXXX有限公司名义发出的行政文件、重要便函、上报的报表、信件和资料需加盖宁海XXXX公章的，必须经公司董事长、董事、总经理或其他高级管理人员签字方可用印。上报的报表、合同、协议书、委托书等需填写印章审批卡，经分管领导签字后方可用印。（二） 宁海XXXX所属各单位、各部室办理其他盖章事宜，需填写公司用印申请单（附件一），经分管领导签字后方可用印。（三） 因公外出的投标授权书、企业证明等需要加盖宁海XXXX公章的，要有单位主要负责人签字方可办理。第四条 董事会公章的使用（一） 以XXXX有限公司董事会名义发出的行政文件、重要便函、委托书、有关报表、信件和资料需加盖董事会公章的，必须经公司董事长签字方可用印。外报的报表、合同、协议书等需填写公司用印申请单，经分管相关业务工作的执行董事签字后方可用印。（二） 公司对外进行信息披露、董事会下设机构办理其他盖章事宜，需填写公司用印申请单，经董事会秘书签字后方可用印。第五条 合同专用章的使用以XXXX有限公司名义对外签订的合同，根据XXXX有限公司合同管理制度规定进行审核后方可用印。第六条 财务专用章的使用财务专用章用于办理会计核算与银行结算业务，经财务主管领导审批后方可用印。第七条 董事长、总经理个人名章的使用（一） 董事长个人名章用于董事长签名之各类文件，经办人需填写公司用印申请单，经董事长审批授权后方可用印。（二） 总经理个人名章用于总经理签名之各类文件，经办人需填写公司用印申请单，经总经理审批授权后方可用印。第三章 印章的保管及用印程序第八条 印章的保管（一） 宁海XXXX公章、合同专用章及总经理个人名章由总经理办公室指定责任心强、保密意识强、工作严谨的人员妥善管理。总经理办公室负责人对该印章的保管和使用负有第一责任，印章持有者对该印章的保管和使用负有直接责任。（二） 董事会公章及董事长个人名章由董事会秘书处指定责任心强、保密意识强、工作严谨的人员妥善管理。董事会秘书对该印章的保管和使用负有第一责任，印章持有者对该印章的保管和使用负有直接责任。（三） 财务专用章由财务部负责人指定责任心强、保密意识强、工作严谨的人员妥善管理。财务部负责人对该印章的保管和使用负有第一责任，印章持有者对该印章的保管和使用负有直接责任。（四） 印章管理人员要坚守工作岗位，加强工作责任心，因病因事请假，由他人代理工作时，须经主管负责人批准。（五） 印章要妥善保管，不准随身携带，不准他人代盖，用后要加锁。如发生差错要及时向主管负责人报告并立即追查处理，挽回损失和影响。（六） 印章管理人员要注意保养印章，及时清洗，以确保盖印端正、清晰。（七） 印章因年久损伤，需重新刻制的，需向有关部门提出申请，经主管领导批准后，由承办人员及时刻制，领取新印章时要将旧印章交回。（八） 印章如果丢失，经声明作废后，可要求重新刻制。第九条 用印程序（一） 经办人填写公司用印申请单；（二） 部门经理审核，如涉及其他部门还须经相关部门经理审核；（三） 总经理办公室主任或董事会秘书审核，按审批权限呈相关领导审批；（四） 相关领导审批后由总经理办公室或董事会秘书处将公司用印申请单交给经办人；（五） 经办人持公司用印申请单找印章保管员履行使用手续；（六） 使用印章，一律实行登记制度，印章保管员审核公司用印申请单无误后，填写公司公章用印登记簿（附件二），注明用印日期、用印时间、用印事由、公章类别、盖章次数、申请人、批准单位、批准人、公章管理人及代行人印、备注等，用印人签字后方可用印。审核内容包括审批权限是否正确、所需签字是否完整。（七） 使用印章时，保管人应对用印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示，妥善解决。（八） 印章保管员需留存所有公司用印申请单归档。（九） 凡加盖印章的所有公文、信函、证件以及其他文字材料，应分别留存底稿、复印件、存根、样本等归档。（十） 严禁在空白的信笺、合同上加盖印章。（十一） 印章原则上不允许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先在公司用印申请单中载明事项，经主管领导批准后，由保管人和用印人共同携带使用。第四章 印章的停用和销毁第十条 在单位名称变更、机构撤销、印章式样改变或其它原因时，印章应停止使用。第十一条 印章停用时，首先要发文给与本单位有业务往来的单位，通知印章已停止使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用时间。第十二条 旧印章停用而新印章又没刻制出来时，若有些工作须使用印章，可采用代章方法，代章要在落款处注明“代”字，代章必须是上级代下级，没有任何关系的单位不能代章。第十三条 旧印章停用后，应清查全部印章，并填制公司作废印章表（附件三）。第十四条 销毁废印章，必须报请单位批准，销毁时要有主管印章的人员监销，所有销毁的废旧印章都要留下印模保存，以备日后查考。第五章 罚则第十五条 印章保管员及经办人未严格按照本制度使用印章，给公司造成严重经济损失者，除赔偿经济损失外，依法追究法律责任。如未造成经济损失，印章保管员及经办人也应受到相应处罚。第十六条 经办人单独携带印章外出，印章丢失或给公司造成严重经济损失，经办人以及印章保管员除赔偿经济损失外，依法追究法律责任。如未造成经济损失，印章保管员及经办人也应受到相应处罚。第十七条 印章保管员未按规定保存或丢失公司用印申请单或加盖印章的归档材料等，都要受到相应处罚。第六章 附则第十八条 本制度由总经理办公室及董事会秘书处负责拟定或修改。第十九条 本制度自下发之日起实施。附件一：公司用印申请单申请部门申请日期年 月 日申请人用印次数用印类别文件名称、处所及用印事由说明：批准人（签名）批