某控股有限公司信息部工作指导手册(DOC 50页).doc

成都安琪儿控股有限公司信息部工作指导手册1.本部门主要工作内容41.1.部门职能41.2.每日例行工作41.3.每周例行工作51.4.每月例行工作51.5.每年例行工作62.组织架构62.1.信息部组织机构图62.2.信息部定岗定编说明63.工作模块74.岗位说明书94.1.信息部经理岗位说明书94.2.经理助理124.3.硬件工程师144.4.软件工程师164.5.网站工程师184.6.信息化主管204.7.信息管理员224.8.内勤员244.9.信息监控员275.工作流程295.1.办公设备维修流程295.2.网站信息更新审批流程295.3.软件管理系统操作培训考核流程305.4.制定信息化系统管理制度流程305.5.文件报送流程306.工作制度306.1.网站管理306.2.电话接听446.3.工作日志456.4.机房及网络管理466.5.软件开发管理476.6.软件运行维护496.7.弱电工程516.8.上网及授权566.9.设备维修586.10.设备采购596.11.会议接待606.12.卫生值日636.13.设备验收657.工作报表格式667.1.周工作总结样表667.2.周工作计划样表667.3.月工作计划样表677.4.月绩效考核样表677.5.网站管理绩效考核样表687.6.网站产品信息发布表707.7.设备维修服务单717.8.设备维修申请单71前 言随着人类社会文明的进步而发展，我们从事的产业，被誉为永远的朝阳产业。随着经济全球化的发展，随着公司的发展，我们面临着巨大挑战。 信息部的设立，就是要通过对成都安琪儿控股有限公司所处内、外环境的分析，参考同行业企业的最佳管理实践，通过信息技术和系统的实施应用，理顺企业各环节，全面提高集团的效益和市场综合竞争力。1. 本部门主要工作内容1.1. 部门职能1、 集团信息化规划和设计2、 年度信息化计划制定和执行3、 信息化项目实施及管理4、 计算机硬件、软件的询价5、 信息系统运行和维护6、 下属企业信息化工作指导1.2. 每日例行工作序号工作事项责任人时间要求工作说明1.电子邮件系统检查OA软件工程师/ 8：15前检查集团企业邮局是否能否正常工作2.下属企业的问题汇总上报及解决组长17：30前汇总问题、上报问题、解决问题3.上级领导指派的问题解决部门经理17：30对上级领导委派的问题进行解决4.工作日志所有人17：00前记录和编写本人日工作记录1.3. 每周例行工作序号工作事项责任人时间要求工作说明1.部门周例会部门经理每周一早上召集所有人员开会，回顾上周工作，安排本周工作2.系统备份数据检查软件工程师/张久明每周六前检查系统周备份工作是否正常进行3.周工作汇报部门经理每周五汇报总监本周工作完成情况4.周工作计划部门经理每周五汇报总监下周工作计划和日程安排1.4. 每月例行工作序号工作事项责任人时间要求工作说明1.月度考勤部门经理每月11日前（遇休息时间机动调整）统计部门所有人员上月出勤情况，提交人力中心2.月度绩效考核部门经理每月11日前（遇休息时间机动调整）根据绩效考核办法为部门员工绩效打分并提交中心总监3.月度工作总结部门经理每月11日前（遇休息时间机动调整）日前将本部门当月工作计划完成情况编写报告交中心总监4.月度工作计划部门经理每月11日前（遇休息时间机动调整）编写下月工作计划并提交中心总监5.月度资金计划部门经理每月11日前（遇休息时间机动调整）编写下月需要使用的资金计划并报财务部1.5. 每年例行工作序号工作事项责任人时间要求工作说明1.年度工作总结部门经理每年12月31日前总结、汇报本部门年度工作完成情况2.年度工作计划部门经理每年12月31日前根据工作目标计划下一年工作任务、时间和具体目标3.年度资金预算部门经理每年12月31日前根据年度工作计划完成资金预算的编写2. 组织架构2.1. 信息部组织机构图2.2. 信息部定岗定编说明序号部门岗位定编现有缺编多编 备注1集团信息部总监1100宋锦2项目经理211刘利钊3软件高级工程师32王聪5软件中级工程师33李欣阳、钟刚书、张刚软件初级工程师633辜超、袁野、刘思源7合计15 93. 工作模块序号工作项目工作内容责任人配合部门跟踪人1.信息系统故障处理1） 故障、问题受理2） 电话、现场问题解决3） 问题处理记录OA小组长HIS小组长CRM小组长全集团刘利钊、宋锦2.软件开发1） 系统需求分析2） 系统方案设计3） 系统代码开发4） 系统测试5） 系统初始化6） 系统应用7） 系统维护OA小组HIS小组CRM小组长全集团刘利钊、宋锦3.软件系统维护1） HIS系统管理、维护2） OA系统管理、维护3） CRM系统管理、维护刘利钊、钟刚书、王聪 全集团 4.工作总结和计划1） 周工作计划2） 周工作总结3） 月工作总结4） 月工作计划5） 年工作总结6） 年工作计划励江李友利全集团励江5.资金计划1） 月度工作计划编制和报送2） 年度资金预算励江李友利全集团励江6.信息工程建设1） 工程需求调研2） 工程方案评审3） 工程施工跟踪李友利全集团励江7.信息化项目实施1） 系统需求调研分析2） 系统立项，确定目标、周期、预算3） 系统供应商评估、选择4） 系统合同签订5） 开展相关培训6） 系统需求详细调研7） 系统实施方案设计8） 系统数据整理和输入9） 系统安装和初始化10） 系统切换上线11） 系统运行12） 系统评估和验收励江李友利张久明全集团励江8.信息化规划1） 信息化宗旨2） 信息化策略3） 信息化目标4） 信息化范围5） 信息化组织架构6） 信息系统架构设计7） 信息化项目计划8） 信息化预算励江集团高层领导励江4. 岗位说明书4.1. 办公设备维修流程维修人申请部门主管领导审批信息部检查确认运控中心总监审核领导审批信息部维修返回使用部门确认4.2. 网站信息更新审批流程医贸市场部及各办公室秘书汇总更新信息报总监或总经理审批运控中心总监审核信息部更新4.3. 软件管理系统操作培训考核流程信息部组织培训联合人力资源进行考试考核记录考核内容培训教材、考核考试资料，成绩单存档成绩单公布并报人资部门。4.4. 制定信息化系统管理制度流程拟定信息化系统管理制度报中心总监审核报总裁或执行总裁审批办公室下发执行4.5. 文件报送流程 （1）保密文件：信息部直接呈报中心总监审核总裁签批信息部执行并存档 （2）非保密文件：信息部呈报运控中心审核办公室登记转呈总裁签批办公室存档信息部复印件执行并存档5. 工作制度5.1. 网站管理XX集团网站管理工作指导手册为保证集团网站的正常运行，充分发挥对外品牌和形象建设的职能，特制定本手册，各公司、各中心均需要按照本手册的规定完成网站建设和各项管理工作。第一章 总则(1). 集团网站的设计、版面、栏目由集团信息部和医贸品牌部根据对外品牌形象和宣传的需要而设立，并经集团各部门讨论后确定。(2). 网站新闻类信息的收集、整理、编撰、成稿由集团办公室及各公司办公室负责，信息内容的审核由集团办公室转相关中心负责。(3). 网站产品、营销、品牌宣传等信息由医贸公司（市场部、品牌部）收集、整理、编撰、成稿。(4). 网站栏目涉及相关中心职责和介绍的，由相关中心负责信息的收集、整理、编撰、成稿。(5). 所有需提交更新的材料均应按照附表格式提交，并同步提交对应的电子版。(6). 所有新闻类信息的发布均需经集团党委书记审批后方可执行，产品信息由医贸公司申报更新、经集团审批后更新，业内资讯/媒体报道由医贸公司负责更新，人事招聘信息由人力中心负责更新，采购招标信息由采购中心负责更新。(7). 各公司、各中心需要建立子网站、专题网站或修改网站栏目，需提出书面申请经信息部和品牌部审核并经党委书记审批后制作。第二章 网站管理职责分工(1). 网站内容实行“一次建立，多次更新”的方式进行管理和维护。新闻类的更新周期为周，其他信息按需更新。(2). 网站各栏目的内容更新由指定部门的负责人负责，部门负责人可以指定专人负责网站内容的更新工作。(3). 网站栏目更新的负责部门和时间要求如下表所示。序号栏目负责部门工作要求时间要求1走进XX企业概况集团办公室不定期更新，当集团发生较大变化时提交更新材料，每年至少更新1次每年初或发生重大变化时2总裁致辞集团办公室不定期更新，当集团发生较大变化时提交更新材料，每年至少更新1次每年初或发生重大变化时3企业架构人力中心不定期更新，当集团组织机构发生变化时提交更新材料组织机构发生变动后3日内提交更新材料4大事记集团办公室当集团发生重大事件时提交更新材料每月8日前5下属企业人力中心不定期更新，当集团下属企业发生变化时提交更新材料发生变动后3日内提交更新材料6视频中心信息部不定期更新，发生重要事件后提交视频材料发生重要事件后3日内7企业文化企业理念医贸品牌部不定期更新，发生变更后提交更新材料发生变更后3日内8远景规划医贸品牌部不定期更新，发生变更后提交更新材料发生变更后3日内9企业荣誉医贸品牌部企业获得荣誉后整理、汇总，每月提交更新材料每月8日前10VI诠释医贸品牌部不定期更新，发生变更后提交更新材料发生变更后3日内11员工风采集团办公室医贸品牌部收集汇总集团各员工的作品并提交更新材料，每月不少于5篇每月25日前12新闻中心XX动态集团办公室各公司办公室整理、汇总1周内重要事件提交集团办公室（每周不少于1条），集团办公室筛选应对外发布的重要事件（每周不少于1条新闻）每周3前提交更新材料13业内资讯医贸市场部医贸品牌部收集、整理业内资讯，并转载于集团网站，每周不少于1条每周3前提交更新材料14公告板集团办公室用于对外发布的官方文件公告审批完成后1日内提交更新材料15媒体报道医贸品牌部收集、整理各媒体所发有关集团的报道并转载于集团网站，每月不少于1条媒体报道后3日内提交更新材料16图片新闻集团信息部医贸品牌部信息部和品牌部提供新闻素材，集团办公室负责整理、审核、报批新闻发生后3日内17产品世界心脑血管类医贸市场部不定期更新，内容要求和产品包装及说明书完全一致产品包装或说明书发生变更后3日内提交更新材料18抗病毒类医贸市场部19感冒类医贸市场部20免疫力增强剂类医贸市场部21骨折、骨质疏松类医贸市场部22护肝类医贸市场部23全部产品医贸市场部24营销网络医贸市场部当营销网络发生变更后提交更新材料变更后3日内提交更新材料25留言板医贸市场部医贸市场部应指派专人负责网上留言的处理每日26人力资源人才战略人力中心人才战略发生变动后提交更新材料变动后3日内27诚聘英才人力中心出现新的招聘需求后直接在网站进行更新，每月不少于3条招聘信息招聘信息出现3日内28员工之家人力中心当员工的工作环境、生活环境发生变化后提交更新材料变化后3日内29员工互助人力中心人力中心应指派专人负责网上留言的处理每日30中药品控现代中药研发研究院信息发生变化后提交更新信息发生变化后3日内31现代中药GLP研究院32现代中药GCP研究院33现代中药GAP质量中心信息发生变化后提交更新信息发生变化后3日内34现代中药GMP质量中心35现代中药GSP医贸质量部信息发生变化后提交更新信息发生变化后3日内36采购中心采购组织采购中心采购组织发生变化后提交更新材料发生变化后3日内37招标采购采购中心当新的采购业务发生时自行更新招标采购3日内38长期采购采购中心当出现新的长期采购时自行更新信息变化3日内39联系我们医贸公司医贸办公室当医贸公司联系方式发生变化后提交更新信息信息变化后3日内40总公司虎林办公室当总公司联系方式发生变化后提交更新信息信息变化后3日内41鸡西分公司鸡西办公室当鸡西公司联系方式发生变化后提交更新信息信息变化后3日内42哈珍宝哈珍宝办公室当哈珍宝公司联系方式发生变化后提交更新信息信息变化后3日内43总部各中心各中心当各中心联系方式发生变化后提交更新信息信息变化后3日内第三章 网站内容更新流程(1). 企业新闻栏目更新流程(2). 产品信息/业内资讯/媒体报道发布流程(3). 采购招标信息发布流程(4). 人事招聘信息发布流程(5). 网站异常信息处理流程第四章 网站运行维护(1). 集团信息部负责网站日常运行和维护工作。(2). 信息部网站工程师需每天监控网站的运行状态，发现问题及时处理；如遇重大突发事件需立刻上报，即时处理。(3). 信息部网站工程师应定期备份网站数据，以备恢复使用。(4). 网站操作管理人员应牢记自身帐号和密码，严禁将帐号和密码交给他人使用。第五章 考核及奖惩规定各公司应按照本制度第二章的规定，做好网站信息的收集、整理和更新工作。信息部应每月统计各栏目、各部门的网站信息更新情况，并呈报给运营监控中心和集团领导，作为绩效考核和奖惩的依据。(1). 月度绩效考核网站的更新是全员参与的重要工作，为了保障网站更新工作的正常开展，网站的更新工作将纳入各公司、各中心负责人的月度绩效考核分数中，考核分值和考核人规定如下：被考核部门分值考核信息提供部门考核部门集团各中心/研究院10运控中心信息部人力中心医贸公司10运控中心信息部人力中心哈珍宝公司10运控中心信息部人力中心虎林总公司10运控中心信息部人力中心鸡西分公司10运控中心信息部人力中心同时，为了落实工作职责，各中心/各部门负责人需指定本中心/本部门的信息员，负责网站信息的提报、审核、更新工作。该项工作纳入信息员的月度绩效考核中，考核分值为10分，由该部门负责人参照本章第2条规定对信息员进行考核。月度考核流程(2). 月度考核打分办法由信息部每月针对各个中心和公司，按照XX集团网站更新绩效考核表的格式，填报各中心、各公司上月网站更新工作的完成情况和得分，经运控中心和人力中心审核后，报党委书记审批。评分采用扣分制，如某项工作未完成则对应扣分（最多扣满5分）。示例：某中心原绩效考核得分为98分，网站绩效考核结果为扣2分，则该中心最终绩效得分为96分。评分标准为：l 实际提交更新材料的数量少于规定的数量，每少条扣1分。l 提交更新材料的时间晚于要求的时间，每延迟1个工作日扣0.5分。l 提交材料有文字错误但不影响阅读，每处扣0.5分，提交材料有文字错误且会造成歧义，每处扣1分；提交材料属于虚假编造信息，每次扣5分。l 未履行网站管理的各项职责（如留言回复），每次扣1分。l 其他未列明但影响网站正常运转和更新的行为，视情节扣分。(3). 奖励规定对于网站更新工作表现优秀的部门或个人，给予如下奖励：l 对于被选中发布的文稿，按照数量和形式发给作者稿酬。每月由信息部统计发稿清单并计算稿费，每季度汇总报运控中心审核后经党委书记签批发放。稿酬标准为：a) 文字新闻稿：50元/篇，视质量和字数酌情增加。b) 图片新闻稿：80元/篇，视质量和字数酌情增加。c) 员工风采稿件：50元/篇，视质量和字数酌情增加。其他栏目文稿的更新不计稿酬，如产品信息、企业介绍、招聘信息、采购信息、中药品控等。l 连续3个月网站更新绩效考核满分的中心或公司，给予通报表彰1次。l 每年进行网站管理优秀部门和优秀个人的评选，优秀部门名额为1个，优秀个人名额为5人；获得优秀部门荣誉的部门给予通报表彰并颁发锦旗（物质奖励标准为50元），获得优秀个人荣誉的员工给予通报表彰并颁发荣誉证书，同时给予物质奖励（奖励标准为100元）。(4). 处罚规定对于网站更新工作中涉及到的具体部门和人员，如出现以下问题则实行对应的处罚：l 提交发布的信息属于虚假信息或有错误，对信息提供者和审核人实行通报批评，对集团声誉造成负面影响者由运控中心提出处罚意见并提请党委书记审批后执行。l 对未按时间要求提供更新信息的部门和个人，第一次提出通报批评，第二次通报批评并罚款100元，第三次通报批评并罚款500元，情节严重者视情况予以处罚。l 对未按数量要求提供更新信息的部门和个人，第一次提出通报批评，第二次通报批评并罚款100元，第三次通报批评并罚款500元，情节严重者视情况予以处罚。第六章 附则(1). 本制度自下发之日起执行。(2). 本制度解释权归运控中心信息部。(3). 本制度发布之前所发布的其他制度，如与本制度相抵触，以本制度的规定为准。附件1：网站更新审批表附件2：XX集团网站更新绩效考核表附件3：XX集团网站更新信息员名单5.2. 电话接听电话问答管理制度、流程一、电话接听流程： 1、接听电话时语言亲切，主动问候 2、在电话旁要事先准备备忘录，并记录3、在交谈中了解需要帮助解决的问题，直接转接专业人员。4、接到领导问题若无法解决应立即汇报领导。二、电话问答制度1) 电话铃声响过三声之内接起电话2) 当对自己是否可以应付某个电话没有把握时，应该立刻将听筒交给上司。3) 如果对方要找的人不在，要试着询问对方有无重要事情，视情况决定处理方式。4) 接到领导的电话应及时，若问题无法解决应立即汇报领导。5.3. 工作日志工作日志管理制度为增强工作责任心，及时发现、处理工作中存在的问题，适应信息部工作需要，制订本规定。一、信息部工作人员在进行本职工作期间每天必须填写工作日志；其它人员根据工作性质与要求，由部门领导自行决定是否填写工作日志。二、工作日志内容应包括：（一）本人当天的主要工作完成情况；（二）工作类型有：系统建设、设备维修、系统维护、项目协调、会议、培训、出差、其它部门业务、集团安排、其它难分类别；（三）工作内容：（四）本人主要工作内容完成情况及工作小结等。三、应按当天的工作时间段及时填写当日有关内容。四、填写工作日志应做到字迹清楚、页面整洁。五、对本人无法解决的问题必须及时书面或口头向有关领导汇报。六、工作日志填写不规范、未及时填写或未及时上交，按每次绩效考核扣一分。5.4. 机房及网络管理机房、网络管理制度为科学、有效地管理机房，促进网络系统安全的应用、高效运行，特制定本规章制度，请遵照执行。一、机房管理1、路由器、交换机和服务器以及通信设备是网络的关键设备，须放置计算机机房内，不得自行配置或更换，更不能挪作它用。2、计算机房要保持清洁、卫生，无关人员未经管理人员批准严禁进入机房。3、进入机房人员不得携带任何易燃、易爆、腐蚀性、强电磁、辐射性、流体物质等对设备正常运行构成威胁的物品。4、未发生故障或故障隐患时系统管理员不可对中继、光纤、网线及各种设备进行任何调试。5、系统管理员应做好网络安全工作，服务器的各种帐号严格保密。监控网络上的数据流，从中检测出攻击的行为并给予响应和处理。6、做好操作系统的补丁修正工作。7、系统管理员统一管理计算机及其相关设备，完整保存计算机及其相关设备的驱动程序、保修卡及重要随机文件。8、制定数据管理制度。对数据实施严格的安全与保密管理，防止系统数据的非法生成、变更、泄露、丢失及破坏。系统管理员应在数据库的系统认证、系统授权、系统完整性、补丁和修正程序方面实时修改。 9、机房内严禁吸烟、喝水、吃食物、嬉戏和进行剧烈运动，保持机房安静。 10、系统管理员需对机房内设备、服务器运行状态进行不定期检查，一旦发现故障立即向部门领导汇报。部门领导应立即组织人员进行故障排除，并通知受影响部门。短时间不能排除故障时，向上级领导汇报。二、计算机病毒防范制度1、系统管理员应有较强的病毒防范意识，定期进行病毒检测(特别是邮件服务器)，发现病毒立即处理并通知管理部门或专职人员。2、采用国家许可的正版防病毒软件并及时更新软件版本。3、未经上级管理人员许可，系统管理员不得在服务器上安装新软件，若确为需要安装，安装前应进行病毒例行检测。4、经远程通信传送的程序或数据，必须经过检测确认无病毒后方可使用。三、数据保密及数据备份制度1、根据数据的保密规定和用途，确定使用人员的存取权限、存取方式和审批手续。2、禁止泄露、外借和转移专业数据信息。3、制定业务数据的更改审批制度，未经批准不得随意更改业务数据。4、业务数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上，并要求集中和异地保存。5、备份的数据必须指定专人负责保管，由管理人员按规定的方法同数据保管员进行数据的交接。交接后的备份数据应在指定的数据保管室或指定的场所保管。四、流程信息部领导审批申请部门领导审批申请人员1、进入机房审批流程提出进入机房申请审 批审 批2、故障排除流程部门领导部门领导部门领导系统管理员短时间不能排除故障发现软、硬件故障组织人员排除故障通知受影响部门向上级领导汇报部门领导5.5. 软件开发管理软件开发制度为了规范软件开发管理，特制定此制度1、 软件开发的整个技术过程分为四个顺序实施的阶段，分别为业务建模阶段、需求阶段、分析设计阶段和实现阶段。在对技术过程规范的描述，按阶段内部的活动和产物对四个阶段分别说明。2、 软件需求部门对已有软件系统功能变更或新开发软件时，应事先与信息部讨论其需求实现的可行性及风险，并确定需求范围。需求部门申请软件功能变更或新开发，经分部门负责人、公司总经理或中心总监审批，报信运控中心总监、主管副总裁审批，再转到信息部，做好开发准备。3、 顺序性活动描述1) 开始初步调研，获取初始业务需求，进行问题定义。2) 实施详细的业务调研，建立初始的业务用例模型，形成需求调研报告及实施方案，并与需求部门讨论确定方案。3) 分析业务过程，取出可以实现自动化的用例，分析业务部门和实体对象，形成初始的业务对象模型；4) 根据初始业务对象模型和初始业务用例模型，分析并提取与系统实现相关的用例和模型， 建立系统域模型；5) 精化域模型中的初始用例，详细描述业务流程，分析业务规则，建立精化的业务用例模型。6) 精化域模型中的初始对象，进行详细的对象描述，分析对象职责和对象间关系，建立精化的业务对象模型。7) 根据业务对象，及业务对象之间的关系，结合分析对象和系统软件架构，进行数据库的分析设计，建立数据模型，完成数据库设计工作。 8) 根据分析对象模型，结合用户原型界面和数据模型，进行系统类设计，建立设计类模型和构件图；9) 实施系统类的详细设计，确定类的属性、方法及参数类型、可见性等，并将用例分配给对象类，形成基于设计类的用例实现；10) 进入编码阶段，实现各模块功能。11) 部署到容灾服务器，组织进行需求部门及测试人员集中测试各功能模块。12) 测试通过后，部署到生产环境，正式交付需求部门。13) 流程5.6. 软件运行维护软件运行维护制度为加强XX药业各服务器的数据和软件管理，特制定本管理制度。 1、 数据管理制度第一条 各单位应制定业务数据的更改审批制度，未经批准不得随意更改业务数据。根据数据的保密规定和用途，确定数据使用人员的存取权限、存取方式和审批手续。第二条 对系统数据实施严格的安全与保密管理，防止系统数据的非法生成、变更、泄露、丢失及破坏。禁止泄露、外借和转移专业数据信息。第三条 制定业务数据的更改审批制度，未经批准不得随意更改业务数据。 第四条 业务数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上，并要求集中和异地保存，保存期限至少2年。 第五条 备份的数据必须指定专人负责保管，不得更改，并由管理人员按规定的方法同数据保管员进行数据的交接。交接后的备份数据应在指定的数据保管室或指定的场所保管。第六条 备份数据资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。第七条 为确保数据的安全保密，对各业务单位、业务部门送交的数据及处理后的数据都必须按有关规定履行交接登记手续。 对数据实施严格的安全与保密管理，防止系统数据的非法生成、变更、泄露、丢失及破坏。当班人员应在数据库的系统认证、系统授权、系统完整性、补丁和修正程序方面实时修改。做好操作系统的补丁修正工作。第八条 各单位对计算机内的重要数据应定期制作数据的备份并异地存放，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复。第九条 确保各服务器的数据和软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份。第一条 定期对正在使用的应用软件进行维护，对系统软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作；在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际数据的连续和安全，并由有关人员进行监督；第一一条 健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证数据的完整性；第一二条 加强各单位的防病毒建设，健全防病毒措施。 2、 软件管理制度第一四条 软件要定期进行系统维护与备份，备份至少保持一式两套，并存放在漫湿度适宜的磁介质库中。第一五条 应用软件、应用数据应根据运行频度进行定期或不定期的备份工作，备份软件和数据亦应存放于具有专人管理的磁介质库中。第一六条 应用软件的源程序除了在磁介质上备份以外，程序员应自己进行打印备份，以防应用程序发生意外，难以恢复。第一七条 为了便于对系统软件进行应用与管理，机房中须备有与系统软件有关的应用手册和各种指南等资料，以供运行、维护人员查阅。且未经过许可，任何人不得拿出机房。第一八条 应用软件人员应将项目的调研资料，各阶段的设计说明书、图表、源程序、应用系统运行流程图等进行分类归档，以便查阅。第一九条 当应用软件修改时，具体的功能修改、逻辑修改、程序变动等，都应有相应的文档记录，以备查阅。第二条 为确保软件系统的安全，磁介质除了须专人管理外，还应配备防火器具，确立防磁、防静电、防灰尘等有效措施（建筑上保证），磁介质保管要明确责任，遵守出入库制度。第二一条 系统管理员发现软件故障，应第一时间通知部门领导，部门领导应立即组织人员进行故障排除，并通知受影响部门。短时间不能排除故障时，向上级领导汇报。3、流程短时间不能排除故障部门领导向上级领导汇报部门领导通知受影响部门部门领导组织人员排除故障部门领导发现故障系统管理员一、故障排除流程二、业务数据的更改审批5.7. 弱电工程弱电工程项目管理制度一、项目立项审批管理（1） 立项范围：凡集团公司新建、改建、扩建或更新改造等弱电工程工程项目其中包括：综合布线工程、电话工程、监控工程、有线电视工程。（2）项目立项申请批准程序：申请部门提交申请分公司副总经理填写审批意见Y分公司总经理审批集团信息部对该项目提出立项建议主管副总裁审批Y集团总裁审批采购中心进行项目招标确定施工厂家信息部配合使用部门进行项目设计、施工、验收二、 设计方案的确立A、根据项目的内容委托有相应设计等级资质和实力的设计单位承担设计。B、由设计单位提出初步设计构想或方案。C、信息部会同基建中心和使用部门一同按照行业规范审核设计方案。三、 项目施工招投标管理（1）集团公司对弱电工程项目的施工发包，均需实行招投标。（2） 招标工作应在完成本工程项目设计后有计划地进行。（3） 施工招投标和议标均需有三家以上投标单位参加，公开进行。对参与投标的施工承包单位，必须进行资质等级、技术装备、工程业绩、信誉等方面的考核，择优选定。（4）评标会议需由集团采购中心、集团信息部和使用部门共同评定。四、 签订施工合同和安全合同管理（1） 集团公司需以招投标中确定的工程内容、预算造价、技术要求、工期等作为与中标的施工承包单位签订施工合同的基本依据。（2） 施工合同的主要条款：A、工程项目名称；B、工程范围、施工地点、场所、面积；C、施工组织实施和工期，包括建设工期和中间阶段、交付使用、开工、竣工日期。D、工程质量的检验标准和验收规范；E、工程中造价；F、材料和设备供应责任，质量验收标准；G、设计技术资料交付日期；H、竣工验收标准；I、工程款的支付和结算方法；J、违约责任和解决争议、索赔的方法；K、其它（包括双方互相协作及附加条约等）。（3） 签订施工合同应由集团信息部、集团采购中心、集团法务部同时参加。五、 工程项目施工管理（1）工程项目施工进度管理A、集团信息部和使用部门按合同认定开工日期和竣工日期做好督促工作。B、记录施工日志。C、加强施工管理，督促施工单位编制施工组织设计，并按工程进度计划，监督检查施工单位执行情况。D、通过多方联席会的方式，解决施工中的技术和非技术方面的问题。（2）工程项目施工技术、质量管理A、审查施工单位编制的施工组织设计，协助施工单位选择最佳施工方案。B、督促施工单位严格按图施工。C、对主干工程、隐蔽工程等关键部位必须及时进行严格的检查和初 验收工作，以确保工程质量。D、发现问题时，要限时整改，直至合格，并由集团信息部负责填写工程项目验收整改通知书。E、施工过程中，甲方或乙方因工程需要而要求变更施工方案，必须填写项目工程材料、设备、施工方案变更通知单，征得甲乙双方同意后，方可更改。F、甲方供应材料的管理：建立甲方供应材料到货验收的管理制度，明确规定按照合同设备材料列表进行验收。（3）工程项目竣工验收和决算管理A、 工程验收应以施工图（含变更图）为依据，以合同为基础，以国家制定的有关规定为标准，严格进行。在验收中，对不符合设计要求和质量要求的，以书面形式作出纪要，并责成施工单位限期整改。B、 集团对工程竣工验收程序和要求： 一般先由施工单位负责自验、自改，自验基本合格后，应提前三天书面通知集团信息部和使用部门组织验收。 集团信息部接到书面通知后，应及时组织使用部门经理及相关负责人参加与施工单位一起进行验收，查出缺陷后，由施工单位及时做好整改，由信息部和使用部门填写工程项目验收单。 对隐蔽工程要加强前期检查和隐蔽工程阶段的验收。（4）工程项目预、决算管理A、施工单位在工程峻工验收后十日内，将工程决算书和有关技术图纸、资料等送集团信息部。B、分公司财务部应会同信息部对施工单位提交的工程决算书等资料根据工程实际所发生的工程内容，按照国家规定的定额、价格标准、合同及相关资料进行审核。C、分公司财务部要按照分公司总经理的指示，依据核算报告核定的数额付款。（5） 工程项目图纸档案整理、归档管理A、工程项目图纸档案整理工程项目峻工后，由信息部和使用部门负责对所有图纸资料，包括主要批文、各类系统图、峻工图、各类资料进行收集，并按集团公司制定的设备、设施建档的程序整理编目分类。B、图纸档案资料归档管理制度使用部门和信息部对分类、整理后的图纸、资料归交企业档案管理部门。（6）、项目交付使用和峻工报告管理A、项目交付使用 项目经验收全部合格后，由集团信息部与使用部门办理书面移交手续，正式交付使用。B、项目峻工报告 信息部和使用部门对已峻工交付使用的弱电工程项目的全过程工作情况，应做出书面的峻工报告作为该项目的总结。5.8. 上网及授权上网及授权管理制度一、不得在网上发表、传播有损国家形象和民族气节的言论。二、不得在网上发表、传播颠覆国家和社会的言论。三、严格遵守国家法律、法规，严格执行安全保密制度，不得登录、浏览非法网站。四、严禁利用信息网络从事危害国家安全、泄漏国家机密和赌博等违法犯罪活动。五、严禁查阅、制作、复制和传播淫秽色情暴力等妨碍社会治安的不良信息。六、不得利用信息网络从事危害国家利益、集体利益、和公民的合法权益的活动。七、严禁故意输入计算机病毒以及其它有害数据危害计算机网络信息系统的安全。八、不得下载，传播具有暴力，赌博、淫秽、迷信、反动等内容的程序。九、不得登录、浏览具有暴力，赌博、淫秽、迷信、反动等内容的网站。十、不得向他人发送恶意的挑衅性的邮件和商业广告，不得破坏网络中公共信息的完整性。十一、不得在网络上散发恶意信息，冒用他人名义发送信息，侵犯他人隐私；不得制作、传播计算机病毒及从事其他侵犯网络和他人合法权益的活动。十二、违反以上规定所造成的一切法律责任均由本人负责。十三、工作期间只允许浏览网页、收发邮件、使用网上银行、飞信、软件更新等功能，禁止在线聊天、在线视频等一切与工作无关的操作。特殊上网权限，需经审批同意，才可开放。十四、特殊上网权限申请审批流程5.9. 设备维修设备维修管理制度一、一般故障维修：1.1 计算机及办公设备在使用过程中出现一般问题时，使用人需到信息部填写“维修服务单”。1.2信息部凭“维修服务单”安排专业人员技术人员进行维修。1.3设备故障修好后，使用人须在“维修服务联系单”上签字、确认。 1.4信息部由专人负责统计维修记录及备案。 二、设备硬件故障：2.1计算机及办公设备在使用过程中出现硬件问题时，使用人需到信息部填写“维修申请单”。2.2经信息部专业人员鉴定为硬件故障，需送到公司外部维修站或需要更换配件时，由信息部技术人员在“维修申请单”上写明故障原因及维修意见。2.3 经主管领导和总经理审批后由信息部技术人员负责联系维修厂家或上报采购中心采购所需配件。2.4设备故障修好后，使用人在“维修申请单”签字确认，同时由信息部将此“维修申请单”备案存档。5.10. 设备采购办公设备采购管理制度一、大宗备用库存采购1、采购范围：集团信息部每季度根据人力资源部门提供的招聘计划和现有库存，制定新季度电脑及相关办公设备采购需求。2、审批流程：运营监控中心总监采购中心集团总 裁部门经理信息部审核后上报采购需求表采 购签批审 批二、根据各部门需求单独采购设备1、采购范围：各部门根据本部门实际办公需求，单独提出购买办公设备需求未在大宗采购设备的范围内。主管副总经理2、审批流程：信息部经理部门经理使用部门填写采购意见并建议购买型号审 批审核后上报申 请签批集团总裁采购采购中心三、办公设备的入出库管理3.1到货验收到货验收由信息部、采购中心和各公司办公室共同完成。新购买的设备到货后，采购部门负责设备到货接收，通知并提供装箱单等资料给信息部和办公室；信息部负责进行初步验货，若外包装完好、数量准确办公室办理入库手续，同时信息部办理所有设备出库手续。3.2信息部入库信息部在初步验货通过后将设备运送到信息部仓库，并办理入库手续、打好资产标签、进行资产信息登记。3.2出库领用登记在根据各部门办公设备申请单，信息部将设备从仓库运出，并办理出库手续、登记出库使用信息，办理设备档案登记卡。领用电脑是指挂在领用人名下，并主要作为日常办公用途的电脑。所有属于公司资产的领用电脑必须保持公司的固定资产标签。5.11. 会议接待会议接待相关制度流程根据集团运营监控中心发出的会议指令，信息部要及时快速的调配人员、设备，在规定的时间内部署到相应的服务岗位，以保证会议及时、顺利的进行。并将会议所产生的会议照片、视频等影视资料进行及时备份保存。特制定LED、照/摄像等相关制度流程及注意事项一、 LED屏字幕：1、LED屏由信息部指定人员（LED发布员）发布信息，并进行维护设备。2、LED屏需要运行到下午较晚时间甚至晚上，由集团保安负责关闭电脑和LED屏电源。3、集团各分公司、各中心要发市信息需将发布时间、内容书面写清楚，并由公司副总经理、中心副总监以上干部审核签字，报集团运营监控中心总监审查信息正确性，签字后送交信息部进行LED字幕设置。4、信息部LED发布员将信息发布后，仔细检查有没有错误，必要时询问申请发布人。二、摄像照像流程及相关注意事项1、准备摄像机和照相机（SONY HD1000C或CANON 500D），并检查设备电力是否充足，如没有电或电力不足应立即充电或更换电池，准备好空白摄像带和清空照相机卡里的内容，以确保拍摄工作顺利正常进行。2、拍摄中应注意对场面大环境和局部内容的拍摄（可采用推、拉、摇、移的拍摄方式和选择不同的拍摄角度，抓住活动的主体，以便更准确、更真实、更生动地反映出活动内容和主体情况。可按照指令要求进行全程拍摄也可根据当时情况有选择性地进行拍摄。）3、拍摄工作结束后，要做好设备清点工作，并对相应设备进行检查（如电池充电、易损件更换等），做好下次接待任务的准备工作。4、拍摄的视频资料通过相关软件进行数据采集并进行编辑。编辑完成后采用两种格式（保存格式一般采用720.576 的MPEG格式或重要资料采用AVI格式）进行保存。5、拍摄的照片需把图片导出,筛选图片（删除模糊图片，同样内容的图片只需一张），筛选后的图片存入到新建文件夹中，文件夹取名要求：年月日、活动名称。6、根据活动内容分类把视频、照片上传到信息部机房服务器进行保存。并定期备份给集团档案室进行永久保存（刻成DVD光盘，贴上标签注明活动内容）。7、根据需要选择性地把视频、照片资料在集团办公楼一楼大厅进行播放宣传，供集团员工在休息时间进行观看。三、宣传片播放1、准备好播放的宣传片，并将其拷贝到会议电脑磁盘中备用。2、根据领导的指令进行宣传片的播放。3、播放完毕后，关