第四章电子表格Excel资料

计算机基础教程 主编 陈素教授 第4章电子表格软件Excel 4 1中文Excel简介 4 1 1Excel的主要功能4 1 2中文Excel的启动与退出4 1 3Excel菜单4 1 4工作簿 工作表的管理 4 1 1Excel的主要功能 具有灵活的表格编辑和完善的数据库管理功能可以进行复杂的数据计算和数据分析支持XML形式多样的格式设置可以使表格更美观提供了丰富多彩的图表功能 4 1 2中文Excel的启动与退出 启动如下 开始 所有程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeExcel2003 退出如下 除一般方法外 还可双击 控制 箭头所示 基本概念 工作簿工作表工作表是Excel完成一项工作的基本单位 包括单元格 网格线 行号列标 工作表标签 滚动条 一张工作表有256 列 65536 行 16777216个单元格 单元格单元格是Excel工作簿的最小组成单位 在每个单元格内最多可以输入32000个符号信息 单元格可通过位置 列标行号 来标识 如 B5表示B列第五行单元格 地址框或名称框 标题栏 菜单栏 编辑框 工具栏 工作区 状态栏 任务窗格 水平分隔条 垂直分隔条 工作表标签 工作表标签滚动按钮 列标 行号 单元格 4 1 3Excel菜单 Excel工具栏 除常用和格式工具栏外 还提供了一些专用工具栏 如何获得帮助 3种途径 使用 帮助 菜单Office助手 MicrosoftOfficeOnline 在线帮助 4 1 4工作簿 工作表的管理 1 创建工作簿一般启动Excel时 Excel会自动创建并打开一个名为Book1的工作簿 如果需要重新建立一个工作簿 有以下几种方法 选择 文件 新建 任务窗格 中 新建工作簿 来创建 单击常用工具栏 新建 按钮 按快捷键Ctrl N 2 打开工作文件 文件 打开Ctrl 0利用任务窗格3 保存工作文件 Ctrl s 保存到原位置 文件 另存为 保存到指定位置 4 2工作簿的编辑 4 2 1选择单元格 行 列或工作表4 2 2数据的输入4 2 3插入与删除4 2 4复制和移动4 2 5查找与替换 4 2 1选择单元格 行 列或工作表 在进行编辑操作之前 首先要选定单元格 行 列 区域或工作表 然后再进行编辑操作选定单元格方法 单击 单元格变为活动 黑框状态 结合方向键 与Tab键可在单元格中移动选择元格 选定行 列方法 单击行 列的行 列标即可 要想选多行 多列 选择某行时按住Ctrl键不放继续点击其他行 即可 选定区域 按住鼠标在单元格上拖沓即可 或点选一个单元格按住Shift键点选另一个单元格即可选定之间的区域 选定分散的单元格区域 点选一个单元格 按住Ctrl键 继续点选其他单元格 全选单元格 单击列标A左边空格 选整页按钮 或同时按组合键Ctrl A 选择活动工作表全部内容选定工作表 1 单个工作表 单击工作表左下角工作表标签 选择单个工作表 或按Ctrl PgUp Ctrl PgDn来切换工作表 或右击工作表标签滚动按钮 从快捷菜单中选择所需工作表 2 多个工作表 选择多个工作表 首先单击所要选择的第一个工作表标签 再按住Shift键同时单击所要选择的最后一个工作表 可以选择连续若干个工作表 或者按住Ctrl分别单击所要选择的其他工作表 选择分散的工作表 3 全部工作表 右击工作表标签 从快捷菜单中选择 选定全部工作表 4 在多个工作表中选择同一单元格或区域 选择所需使用的多个工作表 在当前工作表中选择单元格或区域 4 2 2数据的输入 数据的类型 有数值 货币 会计专用 日期 时间 百分比 分数 科学记数 文本 特殊及常规 自定义等类型数据的输入 单击单元格便可输入 也可选中单元格后在编辑栏中输入 输入数值 负数 355或 355 分数 04 5表示5分之4日期 5 18表示5月18日科学记数法的输入 如 2 000 000 000 即2 109输入为2E9 单元格中显示的是 表示当前的单元格宽度不够 拖动列标头中该列的右边界到所需位置即可 输入文本 在Excel中文本可以是数字 空格 汉字及非数字字符构成 一般默认文本在单元格中显示方式左对齐 方法 非数字文本可直接输入 由纯数字组成的文本要以单引号开头来输入 如学号06010321输入为 06010321 注 若单元格内容太长 可能会被截断显示部分内容 输入日期和时间 工作表中日期和时间的显示方式取决于所在单元格中的数字格式 默认日期和时间类型的数据在单元格中右对齐 输入2005年10月1日 2005 10 1输入2005年10月1日18时58分 2005 10 118 58输入当年度日期 如 月10日 6 10或June10取系统当前日期 按Ctrl 分号 取系统当前时间 按Ctrl Shift 冒号注 日期和时间默认格式及符号由Windows操作系统中选定 公式与函数的输入 Excel中的公式类似于数学的一个表达式它可以包含单元格 区域 数值 字符 数组 函数等在某个单元格输入公式时 首先在选定的单元格中输入等号 加号 或减号 亦可单击编辑栏输入 再输入公式内容 输入完成后 按回车键或单击任一单元格 Excel会自动按公式计算 并在当前单元格中显示结果 如 A1 A2 A3 A4 5 有关公式与函数将在4 3节中介绍 1 利用自动填充输入数据 操作 数据填充 例如 利用鼠标的自动填充功能在A1到D1中输入数据2003年 2004年 2005年 2006年 步骤 单击A1单元格 输入 2003年 单击B1单元格 输入 2004年 将鼠标指针指向A1单元格内 按住左键不放拖至B1 将鼠标指针指向所选区域右下角 填充柄 如图4 3所示 按住左键不放拖至J1后放开即可完成 若要输入1 3 5 7 或日期 月份 星期等操作类似 编辑 菜单中的 填充 其中有 向下填充 向右填充 向上填充 向左填充 序列 多种选项 如图4 4所示 这些命令可以把一个单元格的信息复制到一组选定的相邻的单元格中 但不能复制单元格中的批注 2 建立序列及自定义序列 利用 选项 对话框建立自定义序列 步骤如下 单击 工具 菜单 选择 选项 命令 屏幕显示 选项 对话框 单击 自定义序列 添加即可 3 相同数据的输入 先选择多个单元格 在编辑栏中输入数据 按住Ctrl键 回车即可 4 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 方法类似 选中多张工作表 在当面活动单元输入内容即可 5 预先设置小数位或整数末尾0的个数 选项 对话框中单击选择 编辑 选项卡 选中 自动设置小数点 复选框 在 位数微调框中 输入正数 表示设置小数位 输入负数 表示设置整数尾部0的个数 6 设置数据的有效性 建立如表4 2所示工作表 2003级成绩统计表 先将表中的课程成绩数据区F2到J21单元格区域有数据有效性设置成 0 然后输入各科成绩 操作步骤如下 先选择F2到J22的单元格 数据 有效性 弹出 数据有效性 对话框 在 设置 选项卡下的 允许 下拉列表中选择 自定义 在 公式 框中输入有效性条件 F2 J21 0 单击 确定 按钮 最后输入各科成绩 4 2 3插入与删除 单元格的插入与删除工作表的插入与删除清除单元格批注 1 单元格的插入与删除 插入单元格 选定所要插入位置的单元格或区域 插入 单元格 屏幕显示如图所示 插入 对话框 确定 按钮 删除单元格 选择要删除的单元格 编辑 删除 此时屏幕显示如图所示 删除 对话框 单击 确定 按钮 2 工作表的插入与删除 插入工作表 选择 插入 菜单中的 工作表 命令 则插入了一个空白工作表 原位置的工作表自动右移 单击要删除的工作表标签 打开 编辑 删除工作表 如图所示 单击 确定 按钮 则删除所选定的工作表 3 清除单元格 如图所示 当选择 全部 选项时 将清除该区域中的内容 格式和批注 当选择 内容 选项 时 只清除该区域中的数据区域中的数据格式 当选择 格式 选项时 只清除该区域中的数据格式 而保留数据内容和批注 当选择 批注 选项时 只清除该区域中的批注信息 4 批注 插入批注 选一单元格然后如图操作 对批注编辑 删除 插入 菜单 选择 编辑批注 编辑 菜单 选择 清除 或选择该单元格 右键 4 2 4复制和移动 编辑 复制或鼠标右键 剪切操作类似 选择性粘贴 鼠标拖动式复制或移动数据 选择所要复制或移动数据的单元格或区域 将鼠标指针指向所选择区域的边框 当鼠标指针由空心十字形变为斜向箭头时 按住鼠标左键拖动 到达目标处时 松开鼠标左键 则将选定区域移到新的位置 若要复制 则同时按住Ctrl键和鼠标左键拖放到目标处 复制或移动工作表 首先选中要移动或复制的工作表编辑 移动或复制工作表或鼠标右键 移动复制工作表 移动后 更直接的方法 用鼠标按住拖动即可移动同时按住Ctrl则可复制 4 2 5查找与替换 编辑 查找 替换 Ctrl F 查找 Ctrl H 替换 定位 可快速定位到所寻找单元格 如输入I100 更快捷的定位方法是 在名称框中输入需定位的单元格名称或地址 如 G200 并按回车键 名称框 定位条件 在此栏中有可选择定位的具体条件 4 3函数与公式 4 3 1引用单元格4 3 2函数4 3 3公式 4 3 1引用单元格 1 相对引用相对引用是指以某一特定单元格为基准来确定其他引用单元格的位置 通常使用相对坐标 表示方法为 列标行号 如 C5 D9 公式中引用的单元格可以随公式位置的移动而改变相应的单元格地址 相对引用是Excel默认的表示方法 2 绝对引用绝对引用使用绝对坐标 指向工作表中固定的单元格 不随公式位置变化而改变单元格地址 绝对坐标表示方法是 列标 行号 如 C 5 D 9 3 混合引用混合引用是在列标与行号中只有一个加 符号 如 C5 D 9 4 单元格区域单元格区域一般指工作表中的不在同一行 或同一列 的矩形区域 如要引用连续的单元格区域 在该区域左上角和右下角单元格坐标中间以 隔开 要引用分散的单元格区域 则以 隔开每个单元格坐标 5 单元格与区域命名 6 引用非当前工作表由于一个工作簿可能含有多个工作表 如果在一工作表中引用其他工作表中的数据 其引用格式为 工作表名 单元格区域地址 例如 引用工作表sheet3中区域B2到G5的数据 应为 sheet3 B2 G5 例如 SUM Sheet2 Sheet6 B5 将计算包含在工作表Sheet2到Sheet6的B5单元格内所有值的和 7 多个工作簿的引用引用其他工作簿中工作表单元格数据的格式为 盘符 路径 工作簿名 工作表名 单元格区域地址 4 3 2函数 函数的格式 例如 从B2到G5单元格区域求和表示为SUM B2 G5 2 几个常用函数SUM AVERAGE COUNT COUNTIF IF MAX MIN INT RANK FREQUENCY STDEV OFFSET 求和函数格式 SUM num1 num2 功能 计算单元格区域中所有数值的和 插入函数 计算结果 其他函数用法类似 B4 D4 4 3 3公式 1 运算符 算术运算符 6个 乘 除 乘幂 百分比 进行算术运算 运算结果为数值 例如 3 5 2 20 关系运算符 6个 大于等于 不等于 进行比较运算 运算结果为 True 逻辑真 或False 逻辑假 例如 3 5 结果为False 关系运算符示例如下 IF C3 60 合格 不合格 或 IF C3 85 优秀 IF C3 60 良好 不合格 文本连接符 1个 连接 字符串连接 运算结果为文本 例如 选中E7在编辑栏中输入如下 引用操作符 3个 冒号 逗号 空格 冒号 区域运算符 表示连续单元格或区域引用 例如 对F2 J2区域数据求和表示为SUM F2 J2 逗号 联合运算符 表示不连续单元格或区域引用 例如 对C4 E4和C7 E7两个区域数据求平均表示为AVERAGE C4 E4 C7 E7 空格 交叉运算符 表示交叉引用 例如 对03级成绩表中F2 I9与G6 J12 如图4 23 交叉区域求和 则可输入 SUM F2 I9G6 J12 实际运算区域 如图4 24 中两方框交叉区域所示 运算的优先顺序 Excel运算的优先顺序为 括号 函数 乘幂 乘除 加减 当使用多层括号时 先内层后外层 同级运算按从左到右的顺序计算 复制公式 如图选中一个计算结果的单元格F4 复制其到F7则F7计算的是C7 E7的结果 4 公式的审核Excel提供了检查公式的 公式审核 工具栏 用于追踪单元格与公式之间的关系 引用单元格和从属单元格 检查公式中是否有错误 以保证用户能够正确引用单元格 4 4格式化工作表 主要内容 设置字体字型字号等设置数字格式设置文体设置边框模板 模板 对于经常使用的模板可如此保存起来 文件 另存为如下 4 4 5样式 1 样式与格式刷 选中原来表格单击格式刷工具在目的单元拖曳鼠标即可 2 自动套用格式 3 条件格式 4 5数据的显示 隐藏与保护 4 5 1数据的显示方式4 5 2数据的隐藏与显示4 5 3数据的保护 4 5 1数据的显示方式 1 全屏显示与设定显示比例 2 冻结显示 窗口冻结后 选中的活动单元格交叉处会出现黑线 此后滚动窗口时上面和左面的内容的显示会固定不变 3 窗口拆分 拖曳此处可移动拆分界 4 重排窗口 4 5 2数据的隐藏与显示 隐藏行 隐藏列相似 选中行已被隐藏 工作表的隐藏 取消隐藏操作路径同 Sheet1已被隐藏 工作簿的隐藏与显示如果打开了多个工作簿窗口 可以使用 窗口 菜单中的 隐藏 命令将工作簿窗口隐藏 取消隐藏操作路径相同 4 5 3数据的保护 单元格区域的保护 如此设置保护才会生效 工作表和工作薄的保护操作类似 工作簿文件使用权限对工作簿可以设置使用权限 禁止非系统人员非法操作 也可以在 选项 中设置 4 6数据分析与管理 主要内容数据清单排序数据筛选分类汇总 数据清单又称数据列表 或称为工作表数据库 实际上与一张二维表非常相似 它至少包含两个必备部分 表结构 表头 和纯数据 数据清单具有以下特点 每列应包含相同类型的数据 而且每一列名称均不相同 称为字段名 每行应包含一组相关的数据 称为记录 表中不允许出现空行 空列 单元格内容开头不要加无意义的空格 每个数据清单占一张工作表 4 6 1排序 其升序的顺序是0123456789 空格 ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 降序则相反 逻辑值 升序False在True之前 空白 不是空格 单元格不管升序还是降序总是排在最后 日期 时间和汉字也当文字处理 是根据它们内部表示的基础值排序 4 6 2记录单 右框中可用条件查找数据 单击 条件 在 一月 框中输入 5单击 下一条 4 6 3数据筛选 自定义筛选和自动筛选 高级筛选 4 6 4分类汇总 点击 4 7数据图表功能 4 7 1创建数据图表4 7 2图表编辑 4 7 1创建数据图表 4 7 2图表编辑 点击后可对选框中的选择进行设置 另外也可以移动鼠标到图表中相应位置双击即可对其进行设置 4 8打印工作表和图表 4 8 1分页与页面设置 1 分页 2 页面设置 页面设置主要包含 页面 页边距 页眉页脚 和 工作表 的设置 设置 页边距 添加页眉和页脚与Word操作基本相同 在此不赘述 4 8 2打印预览 4 8 3打印状态设置 4 9Excel的综合应用 4 9 1Word与Excel 1 将Word文档嵌入Excel 将Word文档链接到Excel工作表将Word文档链接到Excel工作表要比嵌入节省磁盘空间 如果要取消链接 则选中该单元格 按Del键删除即可 选择