对账经验交流PPT课件

对账经验交流 2012财年全国后备会计培训会议毛光明2012年4月18日 内容提纲 一 对账前期准备工作 兵马未动 粮草先行 二 抓住与客户对账过程中的一些关键点 知己知彼 找准突破口 逐个击破 三 对账差异的后期跟踪和处理 清理战场 不留痕迹 四 对账过程中的一点体会 五 3 0系统对账模块讲解 一 对账前期准备工作 兵马未动 粮草先行 一 对账前期准备工作 兵马未动 粮草先行 1 搜集和整理客户信息资料 建立客户资料档案库 包含客户联系人信息及客户商务网站的相关信息 正所谓知己知彼 方能百战不殆 客户商务网站及联系方式 xls 一 对账前期准备工作 兵马未动 粮草先行 2 根据客户特点及双方在对账过程中对接难易程度 我将客户分为以下三类 积极主动型 不温不火型 消极被动型 积极主动型 该类客户财务人员或者负责人每月会主动找我们对账 一般为区域性连锁客户和年销售金额较大的批发会员客户 步步高 友华 金牛等等 一 对账前期准备工作 兵马未动 粮草先行 消极被动型 分两种情况 1 该类客户财务人员很难直接与其面对面的对账 并且不会主动找我们对账 很难与客户财务取得正常直接的沟通 一般为超市系统 2 客户财务能和我们对账 但是不提供任何对账资料给我们 需要我们面对面去对账 通程 不温不火型 居于上述两种之间 一般为乡镇批发客户 客户没有配备专门的财务人员 由老板亲自负责对账 一 对账前期准备工作 兵马未动 粮草先行 3 针对以上客户特点 我们要采取不同策略和方法与客户对接 1 积极主动型客户 充分利用客户资源 以客户为主导 我们为辅助 我每个月初会将对账资料发给客户财务 由客户勾对 客户将对账调节表做好之后发给我进行复核确认 2 不温不火型客户 对这类客户需要我们采取主动 引导客户与我们对账 一 对账前期准备工作 兵马未动 粮草先行 3 消极被动型客户 由于很难与客户直接沟通 因此我们要通过各种途径取得对账资料 比如直接从客户商务网站上下载客户付款明细 或者让业务员找客户财务或采购提供对账资料 业务员比我们有更多的与客户财务 采购接触的机会 沟通成本和效率比我们要好 因此要利用好这块资源 由于信息传递渠道不是很畅通 很容易产生遗留问题 因此需要我们安排较多时间来重点关注该类客户的账务核对及处理 一 对账前期准备工作 兵马未动 粮草先行 4 月初合理制定对账计划 总部每月初都会下发本月对账计划安排表 强制对账客户名单 我们需要根据自己本月的工作规划 合理安排需要对账客户时间进度表 一般遵循重点客户每月对账 批发客户每季度对账一次的原则 认真填写好对账计划安排 要保证对账计划能够得到实施 长沙3月强制对账客户名单 xls 一 对账前期准备工作 兵马未动 粮草先行 5 根据对账计划安排 整理相关客户对账资料 批发客户一般按照总部对账单的格式整理出来就可以了 见3 0系统对账单模块 对于区域性连锁客户及重点会员客户 一般是做对账差异调节表 就需要单独整理出对账所需的资料 2月VCSBB1002对账调节表 xls6 与客户预约对账时间 对部分上下班比较规律的客户 要尽量安排客户空闲时间 一般是月中正常上班时间 去对账 并且去之前事先打电话预约一下 避免徒劳无功而返 二 抓住与客户对账过程中的一些关键点 知己知彼 找准突破口 逐个击破 二 抓住与客户对账过程中的一些关键点 知己知彼 找准突破口 逐个击破 总部已将主要连锁超市客户对账流程视频挂网下发 我就不对具体对账方法做演示 我把平时对账中关注的一些关键点和大家做个简单分享 1 不管什么客户 与其对账主要就是商品 资金和费用这三大块的勾对 只是每个客户的做账方法不尽相同 2 每个客户都有自己独特的入账流程和方法 了解和掌握客户的流程 找出关键信息 对我们对账有很大的帮助 二 抓住与客户对账过程中的一些关键点 知己知彼 找准突破口 逐个击破 1 国美是按客户结算单申请发票回款 那么该结算单就是我们与客户对接的纽带 结算单里面包含了我们的提退货及帐扣的费用明细 国美6月7日结算单 xls国美勾单3月 xls 2 超市系统客户虽然每个客户的对账资料样式各不相同 但是这类客户每付一笔款都能提供对应的付款明细资料 里面包含了提货发票信息及帐扣费用和退机信息 因此付款明细资料及发票号码就是我们做余额分解表的关键信息资料大润发RT24877付款明细8月5日 xls家乐福7月付款明细 xls 二 抓住与客户对账过程中的一些关键点 知己知彼 找准突破口 逐个击破 3 区域性连锁客户 步步高 通程 一般是提退货 资金和费用分开核对 并且提退货能够提供具体的型号及入库单号码和退场单号 因此入库单号和退场单号就成为勾对的关键信息资料8月VCSBB1002对账单 xls8月步步高物流 xls 4 一般批发客户 该类客户是按照我们的出库单记流水账 因此出库单号成为了对账勾对的关键信息 5 具体对账方法见超市和连锁对账视频 三 对账差异的后期跟踪和处理 清理战场 不留痕迹 三 对账差异的后期跟踪和处理 清理战场 不留痕迹 将对账调节表和余额分解表做出来并不表示我们对账工作的结束 就好比打仗 枪声一停并不表示仗就停止了 还要清理伤员 俘虏 物资 打扫战场 需要我们对调节表和余额分解表中的差异项分析和跟踪处理 三 对账差异的后期跟踪和处理 清理战场 不留痕迹 对于物流差异主要关注以下三个方面 1 客户入账我们未申请发票未入NC 该类差异一般无风险 因此只需要跟踪后期申请发票就可以 2 我们已申请发票客户未入账 这类差异需要我们重点关注 落实机器实物的去向及是否办回相关手续 主要是样机转销售和厂送机器平负卖 3 重点关注退机差异 对于退机每个客户入账时间有很大差距 有些客户入账比较及时 但是有些客户有可能会滞后1 2个月入账 上海乐购 由于这块在平时监管过程中很难实时监控 并且在处理得方式和时间上有些客户 沃尔玛 要求很苛刻 稍一不留神就形成遗留问题 因此对这类差异需要重点关注 及时找出原因及相关责任人 及时处理 每次对完帐之后最好做一个物流差异汇总表 以便后期跟踪处理 见通程对账调节表 三 对账差异的后期跟踪和处理 清理战场 不留痕迹 对于客户帐扣费用 需要和业务员核实该费用是否真实发生 费用发票是否拿到 因为业务员作为终端一线的第一责任人 对于各类费用的发生情况了解是最全面的 如果是客户乱扣费用 需要第一时间找客户解决 时间拖得越久就越难处理 一般2个月之内比较容易解决 超过2个月解决起来就比较困难了 特别是超市客户 时间越长越难解决 最后的结果就是我们公司买单了 三 对账差异的后期跟踪和处理 清理战场 不留痕迹 对一些特殊情况的处理 比如客户费用发票在传递环节丢失 大润发 如果能取得客户发票复印件并能加盖公章或者财务章 就凭发票复印件入账 不能取得发票复印件 就打报告给总部申请无发票入账处理 对于前期存留下来的遗留问题 需要找出原因和责任人 如果我们的权限不能处理 就将该情况打报告给总部领导 由领导批示具体的处理办法 超市前期问题处理请示报告 doc 四 对账过程中的一点体会 四 对账过程中的一点体会 1 对一些重要客户尽量自己亲自去对账 在对账过程中会发现很多问题 可以及时发现并制止 通程样机转销售手工单 步步高下面办事处未按客户入库单申请价格 家润多样机转销售客户直接以我们样机单办理入库案例 通程株洲店42M10HF样机转销售 JPG业务员手工直接修改通程价格单据 JPG步步高6月对账单 xls家润多物流 JPG 四 对账过程中的一点体会 2 对账的最终目的不是做出调节表和余额分解表 而是要对调节表的差异进行跟踪处理 SH1506上海易初莲花截止2007年10月余额分解表 xls3 有些客户对账需要业务员的协助 会取得事半功倍的效果 并可以减少公关成本 上海易买得 4 连锁超市的采购 是我们财务对帐的很好桥梁 财务人员要跳出财务的圈子 不要一说对帐就找财务 有些客户的财务是不会理我们的 只有通过采购 才能做到事半功倍 才能达到我们的目的 大润发 四 对账过程中的一点体会 5 多了解和熟悉客户流程 对于流程规范的客户 就需要按照客户流程来规范和修改我们的流程 尽量做到和客户协调一致 超市客户 区域连锁客户 对于流程不太规范的客户 可以引导客户修订其流程与我们进行对接 比如批发客户 我们可以引导客户记账时将我司指令单号码写上 有利于后期核对时按照指令单号一一勾对 步步高对账 四 对账过程中的一点体会 6 做好日常基础工作 抓住出库 验收 申请发票 费用兑付等关键性环节 对后期对账和差异跟踪处理会起到事半功倍的效果 通程和步步高开单出库案例 苏宁费用兑付案例 苏宁前期结算单对应费用明细 xls7 一般业务员对客户往来差异清理会配合财务来进行清理 因此只要多与业务员沟通 将问题告诉他们并提一些如何去解决的方法 会得到一些意想不到的效果 四 对账过程中的一点体会 8 经常总结经验 找到适合自己的