常用公文规范拟写PPT学习课件

常用公文规范拟写 公文写作是一项综合性 技术性 业务性工作 一个称职的管理者 应当具有较高的文书处理能力和公文写作水平 公文写作水平 是公文写作者理论水平 文化水平 业务水平 技术水平 知识水平和文字水平的综合反映 1 一 基本知识 二 公文种类 10种1 请示2 报告3 通知4 会议纪要5 函6 通报7 批复8 意见9 决定10 简报 一 公文定义 什么是公文 2 三 公文格式 根据集团公文管理办法中的规定 公文一般由发文机关标识 文头 秘密等级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送单位 抄送单位 在公司内又分抄报 抄送 正文 附件 附注 印章 拟稿人 拟稿单位和成文日期等部分组成 3 四 公文拟稿要求和注意事项1 情况确实 观点明确 标题恰当 条理清楚 层次分明 格式规范 文字精炼 标点准确 2 公文中的数字 除成文时间 部分章节序数等的数字必须使用汉字外 一般应当使用阿拉伯数字 3 用词用字准确 规范 文内使用简称 应先使用全称并注明简称 示例4 文件的一致性 5 文件的严密性 6 文件的条理性 7 文件的简明性 8 文件的稳定性 9 文件的连续性 4 五 需要统一的写法1 公文章节层次序数 第一层为 一 二 三 第二层为 一 二 三 第三层为 1 2 3 或 1 2 3 第四层为 1 2 3 示例2 字体要求 集团规定一般行文字体 标题字体为宋体三号 加黑 正文字体为仿宋GB2312四号 行距为 1 5倍行距 示例为使文章清晰醒目和节省纸张 可用 大标题字体 黑体小二号主标题字体 黑体三号小标题字体 仿宋GB2312四号 加黑 正文字体为 仿宋GB2312四号行距为 单倍行距 或 固定值25磅 示例 5 六 公文校对公文的校对由拟稿人或拟稿部门指定人员负责 校对工作主要任务包括 1 校正与原稿不符的各种错字 别字等 2 校正与原稿不符的字句 行段 3 删除多余成分 补正被遗漏的部分 4 校正标点符号 5 纠正格式方面的差错 6 查找文稿中的各种疏漏 7 设置页码 6 七 公文流转程序 7 二 如何写好公文 一 抓住 一个中心 和 三个基本点 一个中心 确定中心 明确思路 然后据此去收集观点和材料 三个基本点 对下布置工作的公文 一要写明 为什么要做 即目的 意义或原因 二是 怎么做 即方法 措施及注意事项 三是 做成什么样 即标准 要求以及附带的考核 验收 奖惩等 对上汇报工作的公文 一要写明 我们做了什么 或 我们为什么要做 二要写明 怎样做的 三要写明 做得怎么样 及体会 效果和经验 8 二 公文的形式与要求1 导语要提笔入题 比较常用的有 根据式 用 根据 遵照 按照 等介词组成的介词结构的句式 例 根据 有关规定 结合我司实际 现就加强 管理 提出意见如下 目的式 用 为 为了 等介词组成的介词结构的句式 直接交代发文的目的 例 为了深入开展 工作 促进 任务的圆满完成 现将 工作安排如下 原因式 用叙述句陈述制发公文的原因 例 鉴于今年以来物业管理中存在的问题 我们将采取 措施如下 9 2 正文要主题突出 公文的中心就是公文所谈的问题和事由 无论什么文种的公文 从头至尾 通篇内容都要围绕问题和事由来写 与主题和事由无关的 即使再 重要 也不能写 3 表述要准确无误 在上行文中 向上级领导汇报情况 反映问题 请示工作 都必须真实 客观 全面 不可弄虚作假 在平行文中 与有关部门商洽工作 求得支持和帮助 需要真实 准确地通报情况 不允许相互欺瞒 在下行文中 上级向下级发出指示或批复 也要切合实际 不能盲目指挥 10 4 篇章要条理清楚 条理清楚主要是指公文篇章结构严密 层次分明 逻辑性强 公文的结构形式比较常用的有四种 一段式 通篇只有一段文字 内容比较单一的通告 请示 批复 函 结构形式往往是一段式 分段式 大多数公文采用分段式结构 分条式 一些规定 条例 章程等 往往采用分条式结构 章节式 一些内容丰富 篇幅较长的公文 往往采用章节式结构 11 5 结尾要当断即断 所谓当断即断 是指当所讲的事由或问题及解决问题的要求 办法都已交代清楚 就果断地结束全文 不拖泥带水 不画蛇添足 6 公文的语言与修辞公文语言的特点 准确 简练 严谨 庄重 生动 1 准确 所谓准确 是说公文在语言表达上完全符合客观实际 明确无误 2 简炼 严格意义上的公文 其语言应简练到多一字不可 少一字也不可的程度 A 炎热的夏天就要到了 秩序员宿舍还没有空调 希望公司综合部尽快给我们安装 好用来满足员工的需要 是不是可以 等待你们迅速答复 B 夏天在即 秩序员宿舍尚无空调 请速采购安装 以应急需 可否 盼复 怎样才能使文稿简练 一是要善于概括 归纳 提炼 二是要开门见山 少穿靴戴帽 三是少说空话套话假话 公文归根到底是解决一个干什么 什么时候干 怎么干 干成什么样子的问题 和这个问题无关或关联不大的话都是没用的话 都不应写入文稿 12 3 严谨 所谓严谨 指的是态度严肃 交代清楚 行文自然 结构严密 在写作时只有做到叙事周全 说理透彻 要求精当 用词选句贴切无误 才能使公文符合实际 合乎逻辑 4 庄重 所谓庄重 是指公文的语言端庄 持重 严肃 我们讲公文语言庄重的特点 还包括写作时必须经常使用公文专用语 这类专用语通常有 A 常用的开头词 根据 最近 自从 为了 由于 关于 按照 遵照 随着 现将 当前 目前 B 常用的引叙词 现经 并经 近悉 特 现 通知 通报 批示 批复 报告 如下 C 常用的称谓词 我司 贵处 你单位 D 常用的表态词 应当 责成 同意 拟同意 不同意 准予备案 请即试行 遵照执行 即将下达 现予公布 13 E 常用的询问词 妥否 是否可行 如无不当 如无不妥 F 常用的综合词 为此 据此 综上所述 鉴此 总之 总而言之 G 常用的表达目的词 批示 批复 示复 函复 函告 告知 周知 批转 下达 遵照办理 参照执行 H 常用的结尾词 特此报告 现予公布 为盼 贯彻执行 将 报告给我们 5 生动 从某种程度上说 写公文比写文艺作品更需要生动 但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别 文艺作品的生动主要通过情节的发展 细节的渲染 场面的描写 人物心理的刻画来实现 而公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现 要想观点新颖 就要学会科学的概括 准确的提炼 从错综复杂的现象中提出不落俗套的概念和判断来 14 三 重点公文的写作 1 请示的概念请示 是下级向上级提出要求 请上级给予指示或批准的公文 下级一般需要请示的问题有 对有关方针 政策 指示 制度中不了解的问题 工作中发生重大问题和原无规定难以处理的问题 由于特殊情况而造成的难以处理或需要变通处理的问题 不在权限范围内 须经上级批准后方可决定的问题等 一 请示的写作 15 2 请示的写法请示由标题 正文和落款构成 其写法如下 1 标题请示的标题由发文机关 事由 文种组成 如 关于物业公司2010年春节联欢会活动的请示 2 正文请示的正文一般由请示理由 问题 和请示事项两部分构成 请示问题的理由 这部分写明请示的问题并陈述理由 请示的要求一般从标题上就能反映出来 如 关于在每一间花园开展关灯1小时的请示 上级一看就知道请示的内容 但请示的要求是根据什么问题提出的 其理由是什么 这必须在请示的正文里先作具体地陈述 只有让上级了解到请示的问题轻重如何 属于什么性质 是否非解决不可 才能为上级提供指示或是否批准的依据 写这部分一定要做到问题明确 理由充分 16 请示批准的事项 请示的问题明确 理由充分 要求解决的事项就能得到上级的认可和批准 在请示批准事项的这部分 要针对前面的问题及理由 向上级提出具体的请示事项 内容多可分条列出 内容少可集中陈述 向上级提出请求 既要从请示的实际问题和需要出发 又要考虑到上级的批准权限和解决问题的能力 任意提高解决问题的要求 或不考虑上级是否能解决 都不利于实现请示的目的 因此 在写请示批准的事项时 要抱着客观实际的态度 向上级提出合理可行的请求 写请示要抓住两个要点 一是陈述理由要充分 二是提出解决方案要具体 切实可行 要有自己的意见或建议 不能把问题摆着 不提如何解决 等着让领导批示 结语写上 妥否 请批示 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话 17 3 写请示应注意的问题 1 请示应一文一示 如有多项问题或事项 要分别行文请示 2 领导直接交办的事项外 请示不得直接送领导者个人 3 要按隶属关系逐级请示 除特殊情况外 一般不得越级请示 必须越级请示的 要抄送越过的直接上级领导机关 4 正文要简练 如果内容太多要提出摘要 然后再附正文 有些详细的内容或说明可作为附件 5 要让上级一目了然看明白 但不能在正文什么都没说清楚 让上级到附件去找答案 案例 我们可以看一下去年游泳池开放的请示 18 19 20 21 22 23 24 示例 25 二 报告的写作1 报告的概念报告 是向上级汇报工作 反映情况 答复上级询问使用的上行文 在上行文中 报告的使用范围相当广泛 频率相当高 2 报告的分类工作报告 在某项工作进行到一定阶段 或工作已经完成时 下级需要将工作情况 取得的成绩 存在的问题 经验 教训等项内容 向上级机关汇报时使用 如 关于2010年5月开展社区活动工作的报告 可以写成 基本情况 主要做法 取得的成效 存在的问题 今后工作意见等几个部分 情况报告 是指下级向上级汇报近期出现或发生的某种情况 某一问题 或工作中某些方面的状况 建议报告 是指工作中出现的许多新情况新问题 经过调查研究 提出本部门的处理建议 向上级汇报时使用的一种 上级如果认为这些建议比较好 有推广参考价值 也可批转所属下级各部门参照执行 回复报告 对上级查询 查办 催办的事项 作出专门回答时使用 26 3 报告正文的一般写法报告的正文一般包括三项内容 概述情况 详述情况和结束语 概述情况 用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况 详述情况 详述情况一般从五个方面入手 工作过程 工作做法 取得的成绩 存在的问题 提出对今后工作的设想 意见及具体措施 结束语 报告一般要有结束语 报告结束语的位置是在正文之后 另起一行空两格的位置 常用的结束语是 特此报告 以上报告 请审阅 以上报告 请指正 以上报告如无不当 请予批转 27 4 写报告的基本要求 1 要实事求是 不能报喜不报忧 向上级汇报工作 有成绩写成绩 有错误写错误 有问题反映问题 反映问题并提出建议的报告也要符合客观实际和工作需要 不能以偏概全或搞形式主义 要向上级提供真实可靠 有决策参考价值 能推动全局工作的情况和建议 2 报告的内容要突出事实 主要让事实来反映是非优劣 不能空洞抽象地写做了什么工作 写问题也要具体准确 反映出实质 不能只写表面现象和印象 失误 存在问题的主观原因是什么 新的措施和对策 建议是什么 都应有条理 符合逻辑关系地安排和撰写 3 报告中不应夹带请示事项 28 5 示例 公司领导 XXXX年X月X日 XXXXXXXXXXXXXXXX 概述 报告 反映情况的产生缘由 情况和问题 为了XXXXXXXXXXX 目的 现将有关情况报告如下 一 XXXXXXXXXXX 情况过程和最新事态 二 XXXXXXXXXXX 原因及后果分析 三 XXXXXXXXXXX 已采取的措施及作用 四 XXXXXXXXXXX 下一步拟采取的措施 五 XXXXXXXXXXX 需引起上级单位重视或关注的问题 特此报告 附件 1 XXXXXX2 XXXXXX抄报 公司领导 抄送 公司职能部门 相关公司 存档 29 常见病误 请示与报告混用用报告代替请示或将两种文体混淆使用 如 关于开展ISO9001 2008质量体系认证的申请报告 示例 名称中出现的 请示报告 混淆了文种界限 按公文管理的办法 这是不允许的 出现 请示 与 报告 混用的原因 是起草公文的人没有搞清楚 请示 与 报告 的不同之处 第一 请示 是下级主动请求上级给予批示或解答问题 而 报告 是下级根据上级要求和安排必须做出的书面汇报 第二 请示 是事前行文 报告 是事后或事情进行中行文 第三 请示 要求上级给予批复 报告 上级不予批复 只有一些反映情况和问题 并提出解决办法和意见的报告 上级才予批转 30 示例 31 三 工作总结的写作1 总结的概念及分类 总结是一个单位或个人对前一阶段社会实践活动或某一特定工作 任务的完成情况进行回顾 分析和评价时使用的文体 总结从理论的高度进行回顾 目的是从中发现和归纳规律性的东西 明确经验和不足 以期对今后的工作进行指导 通过总结 可以把获得的感性认识 经过分析和综合 抽象和概括 上升为理性认识 揭示事物的本质和内在联系 从而掌握规律 获得经验 指导今后的工作少走弯路 事实上 很多规律的东西都是通过总结活动来发现的 从不同的角度 可将总结划分为不同的类型 按内容分 有工作总结 业务总结 学习总结 生产总结等 按范围分 有公司总结 部门总结 个人总结 按时间分 有年度总结 季度总结 月份总结 阶段总结等 按性质分 有综合性总结和专题性总结 32 2 总结的基本结构图示及写法 标题开头 前言部分 成绩和做法 主体部分 取得的主要经验或教训或存在的不足结尾 今后工作努力方向或打算或整改措施开头部分即前言部分 总结的开头主要用来概述基本情况 作出基本评价 包括工作性质 主要任务 时代背景 指导思想 以及总结目的 主要内容提示等 作为开头部分 要注意简明扼要 开门见山 文字不可过多 主体部分是总结的主要部分 内容包括成绩和做法 经验和教训等方面 这部分篇幅大 内容多 要特别注意层次分明 条理清楚 总结的主体部分很容易写得千篇一律 缺乏个性 当然 总结不是文学作品 无需刻意追求个性特色 但千篇一律的文章是不会总结出本单位的特色工作的 要写出个性 总结就要有独到的发现 独到的体会 新鲜的角度 新颖的材料 结尾部分 分析存在问题 提出今后方向 也有的总结将工作中存在的缺点和问题 写在正文中的有关部分 结尾针对存在问题 明确提出今后工作的努力方向 物管部总结综合部总结 33 34 2 专题性总结 专题性总结 是就某一项工作的情况或某个对象在某个时期的或某个方面的情况进行专门反映和评析的总结 它内容集中 单纯 可以写得具体 深刻 针对性也较强 因而更能发挥指导作用 它的内容要求着重写某项工作的主要成绩 介绍做法和经验 有的还简要提出今后工作改革的思路 综合性总结和专题性总结 各有不同 前者内容要求全 后者内容要求专 要根据总结的内容和目的来确定采取哪种总结 但不论哪种总结都需要有点有面 点面结合 使总结内容具体扎实 富有新意 4 总结写作中的几个常见问题 1 不能总结单位开展的特色工作 千篇一律 综合性总结年年一个样 专题性总结放之四海而皆准 2 采取工作项目列举式 记流水帐 不概括 不拨高 3 只讲成绩 不讲不足 不分析存在的问题 也不归纳经验和教训 报喜不报忧 35 1 计划的结构环节和格式写计划没有固定不变的格式 一份计划 一般是由标题 正文 文尾三部分组成 如果计划尚不成熟或还未讨论通过 就需要在标题后面加括号注明 初稿 草案 讨论稿 征求意见稿 等字样 2 正文正文通常由前言 主体 结语构成 前言 它是全文的导语 要求简明扼要地交代清楚三方面的内容 一是计划的指导思想 即上级有关政策和指示 实际工作发展的要求 二是计划的总目标 总任务 即开展什么工作 解决什么问题 达到什么效果等 三是对基本情况的总分析 即分析计划单位的各种主客观条件 有关的经验教训等 四 工作计划的写作 36 主体 它是计划的核心部分 它应明确提出任务 指标和具体要求 主要步骤 方法 措施 分工及注意事项等 体现计划的三要素 首先要写明总任务是什么 达到什么指标 下面还可以有分任务 应尽可能明确具体地写出任务的数量和质量要求 写作时可以分条分项 也可以列成表格 或将部分列成表格 作为附件处理 主体部分是计划写作的重点 每份计划都要将以上三个要素的内容写清楚 详略重点可有所不同 要力求具体明白 逻辑性强 语言要简洁洗炼 干净利落 37 结语 它是计划的辅助 补充部分 根据实际情况 有的用一段简要的文字 进一步强调计划的重点 有的在最后强调一下注意事项 有的写一段希望和号召 以鼓舞士气 如计划不长 主体部分写完全文就结束 不再加结语部分 应结合具体情况 灵活运用 3 文尾文尾部分 应在正文的右下方 写明制定计划的部门名称 或个人姓名 如果标题中已注明名称 只写年 月 日即可 38 4 计划的写作要求一要把握方向 贯彻政策 计划是政策的具体落实 是人们工作的指南和努力的方向 因此 制定计划必须遵循公司的方针和政策 和上级的决定 指示等要求 二要实事求是 调查研究 计划的制定 只有通过实事求是的调查研究 向有关人员征询意见 集思广益