结算知识介绍 PPT课件

1 结算知识介绍 2 主要内容介绍 货款结算方法分类货款结算操作步骤租金结算基本流程通道费用的收取及相关规定通道费用减免内容 采购受理部分 供应商费用退款内容 仅指财务差错部分 3 一 货款结算方法分类 代销货款结算购销货款结算联营货款结算租赁货款结算 浮动租金 4 1 代销货款结算 特点 实销实结 以销售成本为结算依据 损耗由供应商全额承担 结算要求和要点 供应商结算金额必须与 供应商销售流水综合报表 保持一致 结算后供应商账面余额大于或等于供应商当前库存金额 且账面余额不得低于合同所签订保证金额 5 2 购销货款结算 特点 凭单付款 以我方验收单 退货单 调价单为结算依据 它按结算周期分为购销现结 购销周结 购销半月结 购销月结 购销45天结 购销双月结等等 结算要求及要点 当期货款结付后供应商账面余额大于或等于供应商当前库存金额 且账面余额不得低于合同所签订保证金额 特殊结算供应商结算后账面余额不得小于所规定的最低账面余额 6 3 联营货款结算 特点 货商自组货源 自聘人员 我方提供经营场地进行统一管理 统一收银 结算要求及要点 供应商必须在供应链系统录入当期销售数据经系统匹配后我方结算会计才能在TSM系统结算本期应付货款 本期应付货款是以当期实际销售金额扣除一定比例的利润分成进行确认的 7 4 租赁货款结算 浮动租金 特点 货商自组货源 自聘人员 我方提供经营场地进行统一管理 收银方式分为我方代收银 租金收取方式为按代收银总额和合同约定比例计算浮动租金 通常还需要代收增值税金和附加税费 8 4 租赁货款结算 浮动租金 结算要求及要点 与联营专柜结算方式相同 供应商必须在供应链系统录入当期销售数据经系统匹配后我方结算会计才能在TSM系统结算本期应付货款 供应商按匹配的当期销售金额开收据 结算会计按当期合同租金和税金扣点计算应收款 9 二 货款结算操作步骤 供应商登录泰斯玛供应链关系管理系统操作介绍公司内部结算流程介绍供应商费用支付方式 10 二 货款结算操作步骤 要求 全面开通网上对帐供应商链对账管理系统已于2006年9月份正式开通 供应商可以在网上查询相关的的对账资料 以及与公司财务直接进行对账业务 相关数据信息能共享 从而提高双方的对账效率 目前已按合同类别开通了自营购销类 代销 联营 租赁 类商户的对账系统 对帐功能已逐步完善可以达到日常工作需要 11 一 供应商登录泰斯玛供应链关系管理系统操作介绍 先登陆人人乐商业集团网站首页 外部网登陆网址 在登陆提示框中输入由供应商申请 人人乐总部 信息中心 提供的供应商 用户名 和 密码 点击提交 进入泰斯玛供应链关系管理系统 12 一 供应商登录泰斯玛供应链关系管理系统操作介绍 购销供应商单据录入 规则 供应商凭专用帐户和密码登陆供应链系统 进入单据录入模块按验收单红联显示的单号 店号 验收金额进行相关信息录入 数据提交后系统显示 处理中 即表示录入资料准确 为减轻对帐时录入数据的压力 确保单据准确性并提高工作效率 供应商在对帐单据录入中不需要录入退货单和调价单 但可以在结算单中查询财务已经从验收单中扣除的退货单据编号和金额 操作模块 点击 单据录入 模块 13 一 供应商登录泰斯玛供应链关系管理系统操作介绍 联营方式 或浮动租金 单据录入 规则 每个分店按时间段汇总销售小票的开票金额 一般以月为单位 日期录入格式yyyy mm dd 如 2007 07 01 如果录入时间段的数据出现金额不匹配 请缩小时间段录入 以便更快找出金额不匹配的日期 操作模块 点击 联营单据录入 模块 14 一 供应商登录泰斯玛供应链关系管理系统操作介绍 结算单查询 给出结算开始日期 结算结束日期 供应商编号等条件 查看某时间段内的结算单 或查看全部的结算单 点击结算单号 查看结算单的详细内容 可根据结算单中的 开票金额 和 开票信息 开具发票 我们要求供应商对结算单内容应进行 网上确认 确认后应将结算单打印出来加盖公章或财务章 连同本单结算发票一起传结算地财务会计 15 一 供应商登录泰斯玛供应链关系管理系统操作介绍 只有我们结算人员提取结算单 确认对账结果进行制单审核后 供应商才能在此窗口查看到相应的结算单 供应链结算单查询可以查看以下信息 结算单是否阅读和付款状态 通过单据查询供应商可清楚了解货款是否付出并及时与结算会计进行联系 16 二 公司内部结算流程介绍 必须保证所有当月结算应收费用在5号前全部审核完毕 由会计本人直接制单的费用也需及时录入 以保证结算单的及时制单审核 在制单审核前必须保证临时费用已全部录入 当期应付金额 开票金额 核对无误 备注栏内容填写齐全 不得出现审核后反复退单的现象 这就对我们每位结算人员的认真和仔细程度提出了更高要求 17 二 公司内部结算流程介绍 结算单制单审核时不要求供应商提供验收单原件 也不要求送达已确认盖章的费用扣项明细 也不要求先收到税票和录入税票 增值税票信息的只能在结算通知单审核状态未完成情况下方可录入 18 二 公司内部结算流程介绍 供应商将验收单 增值税票 打印盖章的结算单交接给会计时 会计必须当时再次核对其验收单是否与结算单中相符 是否有遗漏或多提供 单号是否一致 税票开具金额是否正确 然后进行税票的录入 供应商对本期结算金额和费用总额确认后结算主管进入结算单复核状态进行结算单据审核 结算主管审核后单据转入结算经理审核环节 19 二 公司内部结算流程介绍 结算单传给结算经理审核时 结算经理复核根据会计提交的供应商确认的结算单和发票信息进行审批 如果供应商选择 扣款 方式支付费用 结算经理系统审批后完成全部审核过程 如果供应商选择 缴款 方式支付费用 则结算经理系统审批后结算单进入缴款状态 20 三 供应商费用支付方式 通道费用的收取分缴费和扣费两种 缴费指是供应商已确认其应承担的各项通道费用 以现金或有效支票付款 我公司收妥后出具票据的行为 扣费是指我公司根据供应商的要求 将其确认应承担的通道费用在支付其货款时扣除并出具票据的行为 21 三 供应商费用支付方式 具体操作细节明确如下 1 新签供应商通道费用的扣 缴由系统默认为缴款方式 如合同中已有条款约定 以相关条款为准 2 如为扣款方式 供应商须提供我公司统一格式的书面函进行确认 3 结算部门负责人凭供应商书面确认函更改系统内费用的扣缴方式 22 关于通道费用支付方式的确认函公司 因我公司 编号 财务管理的需要 贵我双方在合作过程中发生的所有通道费用我公司确认以如下方式支付 现金或转帐交讫结算货款中扣除供应商 公章和财务章 23 三 租金结算基本流程 本流程适合区域公司招商部签定的固定租金合同及集团招商部签定全国重点合作对象如分众传媒公司的视频传输合同 固定租金的收取方式 为方便供应商选择 交款地点可在分店或分公司交纳 也可以接受供应商自动转帐交纳 24 一 准备工作 租金原始数据维护 通常结算会计收到已审核完毕的租金合同后应在一个工作内完成此项工作 分店自己签订的租金协议因没有对应的合同资料及供应商编号支持 系统不给予支持 供应商租金调整单 A 新供应商进场时间差异调整 B 经营合作中发生的租金变动维护 25 二 租金结算单审核操作流程 1 编辑供应商租金结算单原则上租金结算单由系统根据日结程序条件检查自动生成 只有错过系统制单检查日维护 租金结算单 的租金结算单因系统无法生成才需要手工补做租金结算单 系统生成租金结算单的时间为 当月租金收取指定日减25天 单据内容包括结算月租金和费用发生额 费用发生额包括合同录入时审核的固定扣项和平时结算人员审核的临时扣项 26 二 租金结算单审核操作流程 2 租金结算单复核结算会计月初核对租金结算单费用无误后先将编辑的租金结算单打印并进行审核 因签订固定租金方式的合同通常费用是固定的 只有水电费和节庆费需要进行临时扣项录入 费用相对于其他合同较为简单 为确保分店能按合同约定时间提前完成租金费用的收取时间 并达到租赁供应商网上对帐确认当月租金和费用的目的 要求财务审核租金结算单的时间是2个工作日 27 三 供应商网上确认租金和费用 供应商用自己的专用登陆账号和登陆密码登陆人人乐供应链 先登陆人人乐商业集团网站首页 外部网登陆网址 在登陆提示框中输入由供应商申请 人人乐总部 信息中心 提供的供应商 用户名 和 密码 点击提交 进入泰斯玛供应链关系管理系统 28 三 供应商网上确认租金和费用 单击 单据管理 标志 选择 租金结算单查询 模块 系统即显示该供应商名下所有租金结算单点击选中的结算单号 系统即显示该租金单所列明的详细信息 应交纳租金的月份 租金金额 费用明细 核实无误要在 确认 按钮中点击 为方便供应商选择主动交款的目的 系统提示我司收款帐户和开户行信息 方便供应商自主选择 29 四 出纳收取租金 结算主管复核租金结算单后 系统即根据原供应商选定的交款地在上传供应链的同时完成上传分店或分公司的选择 分店财务科出纳或分公司资金部收款出纳登陆分公司系统选择厂家结算管理子系统 供应商如果有两个月以上的欠费单据 需要出纳同事按时间顺序收取 先收取以前月份的 如果是以支票方式交纳的需要确认支票金额已进帐方可审核 供应商租金结算收款单 此单为终审单据 单据审核完毕系统即确认相关月份的租金和费用已经到帐 30 五 系统发送邮件介绍 为确保各级管理人员能及时了解供应商租金交纳的进度 系统按不同的管理级别设置不同邮件接受对象 系统生成邮件的日期 以每月租金收取指定日为参照时间 一般提醒时间为系统每月租金单生成日 延期提醒时间为每月租金指定日的次日 指定日加1天 封柜提醒时间为每月租金指定日加30天 31 五 系统发送邮件介绍 一般提醒人员分配原则 邮件接受者 分店第一负责人 分店财务科长 社区店由公司指定的财务科长接收 分公司结算会计 邮件抄送者 分公司结算主管 分公司招商部经理和分店分管人员 延期提醒人员为 邮件接受者 分店第一负责人 分店财务科长 社区店由公司指定的财务科长接收 分公司结算会计 分店防损主管 邮件抄送者 分公司采购总监 分公司财务总监 分公司结算经理 分公司招商部经理和分店分管人员 分公司结算主管 32 五 系统发送邮件介绍 封柜提醒人员为 邮件接受者 分店第一负责人 分店财务科长 社区店由公司指定的财务科长接收 分店防损主管 邮件抄送者 分公司总经理 分公司采购总监 分公司财务总监 分公司结算经理 分公司招商部经理和分店分管人员 分公司结算会计 分公司结算主管 33 四 通道费用的收取及相关规定 一 通道费用的定义 二 通道费用生成方式 三 通道费用的收取方式与变更 四 部分通道费用收取规定 五 特殊供应商通道费用收取 34 一 通道费用的定义 通道费用是指我公司收取的 用于供应商的产品进入我公司销售区域并陈列在货架 最终送到消费者手中的各种交易费用 包含合同内和合同外费用 最新合同外费用目前分为五类 商品陈列促销费 商品资料维护费 场地管理费 驻店代表管理费 和利润补差费 35 二 通道费用生成方式 固定扣项是指合同及补充协议所签订的 应在每期货款结算时扣缴的费用 计收方式 1 正常合同录入由分公司商品行政部行政专员在进行合同条款录入同时完成固定扣项代码数值维护 经分公司采购总监 集团采购总监 集团 副 总裁 分公司结算经理完成系统条款录入资料与文本条款内容审核步骤 合同审核完毕后固定扣项条款设置自动完成 36 二 通道费用生成方式 2 个别固定扣项内容调整供应商提出条款变动申请并通过采购系统正常审批流程 分公司商品行政部行政专员根据审批函件原稿做 供应商固定扣项维护单 进行指定条款信息更改并保存单据 分公司商品行政部行政专员再将审批原稿传分公司结算会计员 分公司结算会计员完成审核 供应商固定扣项维护单 的工作并将原稿保存在合同资料中备查 37 二 通道费用生成方式 临时费用是指正式合同签定的各类指定时间段应收取的一次性定额费用和阶段性条款执行差异分析产生的费用及其他补充协议所签订的 或采购人员针对每次促销活动与供应商签订的非固定及临时收费项目 计收方式 1 合同及补充协议条款约定的指定时间段一次性收取的临时费用在合同录入时几同步完成 临时扣项 制单审核 结算经理审核合同单据时要同时进行 临时扣项 条款信息的核对与审核 38 二 通道费用生成方式 合同约定的临时费用有节庆费 资料维护费 店面形象推广费 新店赞助费 其中除新店因开业时间无法确定仍需要结算会计根据实际发生时间自行录入审核收取外 其他几项费用均应在合同签订时明确收费时间和收费标准 2 临时促销费用由采购员将审批合格的促销 海报 陈列 等协议传商品行政部行政专员 行政专员检查内容后进行临时扣项单据录入并完成制单审核 完成制单审核后将原件传分公司结算部文员签收登记 结算文员将登记的临时扣项串结算经理并审核系统扣项单据 39 二 通道费用生成方式 3 水电费由分店工程部维护员根据采购系统签订的供应商电费收取方式进行记费标准汇总 每月1日核对上月电表记录每个电表的用电数量 并根据供应商合同条款分摊供应商电费明细表 原则上百货专柜单独电表 超市选择分摊 分摊表统计完成后传分店防损部员工进行复核 防损部审核无误后签字确认后再将供应商电费明细表传分店财务科长 分店财务科长审核后进入分店系统完成临时扣项录入和审核工作 水电费审核完毕后既自动进入供应商结算单费用中 40 三 通道费用的收取方式与变更 通道费用的收取分缴费和扣费两种 关于通道费用支付方式的确认函这部分内容货款结算中已介绍 这里不做解释 41 四 部分通道费用收取规定 1 凡与合同有冲突的通道费用 如水电费 小票费等 按就高不就低原则操作 2 毛利补差要分月计算 毛利补差 实际销售额 合同毛利率 实际毛利额 特价不参加毛利保底的时间以堆头陈列的时间为准 特价不参加毛利保底所产生的负毛利正常补收 合同中签有保底毛利率与临时扣项中同时存在负毛利的 任何一项未达的均按就高收取 同一编号存在着不同结算方式的毛利补差计算方法按汇总数剔除现采与赠品销售后计算 42 四 部分通道费用收取规定 3 购销供应商销售奖约定月度达到合同比例的 以当月的实际送货扣除当月的退货及调价后 即贷方发生额 作为该月此项费用的收取基数 部分供应商购销合同条款约定按店按月为计费标准的 在报表里查询已完成验收单 选择分店查出合计数据为基数来计算 当月发生额中含现采的 应计入总规模 但不计算收取该部分的销售奖 购销月度销售奖的收取时间根据有关的结算规定 以供应商提供的可结算的有效验收单据中最末一个月为限 43 四 部分通道费用收取规定 4 电汇费收取标准为异地付款10万以下每单计收15元 10万 20万以上每单计收20元 20万以上每单收25元 5 刷卡手续费以系统自动生成扣项为准 在制单与审核时 须对未按合同生成扣项 或数据出现异常的情况予以核实 并及时反馈给有关人员进行相应调整 44 四 部分通道费用收取规定 6 节庆费以全店收取的在结算货款的当月一次性收取 以单店计收的以实际进居店为基数收取 新进场供应商免收当月新店开业赞助费 但应按照合同标准收取店庆及季节性节庆 自营与联营老供应商未进入新店 可不收新店开业赞助 但自营供应商在开业后几个月进入应补收 撤场供应商的节庆费用收取 联营供应商以撤场时间为准 自营代销以可按实际支付给供应商的最后销售所属月份为准 购销供应商清场的节庆费用参照销售数据 45 四 部分通道费用收取规定 7 经集团采购总监审批的现采验收单不收取合同费用 现采的费用不需冲减 直接在 是否计算扣项 的选项中选择 否 即可 正常编号下的现采退货补收合同费用 具体补收日期以最新合同的起始日开始 8 质量保证金在供应商撤场时收取