物业承接查验操作指南之二 PPT课件

1 物业承接查验操作指南 之二机构更迭物业承接查验 2 一 机构更迭物业承接查验概述 1 1机构更迭物业承接查验概念物业承接查验制度是 物业管理条例 以下简称 条例 确定的七大基本制度之一 条例 第二十八条规定 物业服务企业承接物业时 应当对物业共用部位 共用设施设备进行查验 机构更迭物业承接查验和移交是指在前期物业服务合同终止或物业服务合同期满时 业主大会或业主方选聘了新的物业服务企业 并与之签订的物业服务合同生效时发生的物业共用部位 公共设施设备的承接查验及移交活动 3 1 2机构更迭物业承接查验的意义现阶段 我国实行物业承接查验制度具有以下的现实意义 1 物业服务企业在承接物业项目时对共用部位 共用设施设备以及档案资料认真清点验收 各方共同确认交接内容和结果 有利于明确各方的责 权 利 对维护建设单位 业主和物业服务企业的正当权益 避免矛盾纠纷 都具有重要的保障作用 4 2 实行物业承接查验制度 可以弥补前期物业管理期间业主大会缺位的弊端 加强物业建设与物业管理的衔接 保障开展物业管理的必要条件 而在新老物业服务企业交接时进行承接查验 有利于界定物业共用部位 共用设施设备的管理责任 5 1 3机构更迭物业承接查验的依据和原则1 机构更迭物业承接查验的依据物业管理机构更迭时的物业共用部位 共用设施设备承接查验所依据的文件 1 物业服务合同 2 物业管理条例 3 物业承接查验办法 4 管理规约 5 移交的物业图纸资料 清单 6 物业管理的相关法律 法规 政策 标准和规范 7 物业管理相关的合同 协议等 6 2 机构更迭物业承接查验的原则 办法 第三条 物业承接查验应当遵循诚实信用 客观公正 权责分明以及保护业主共有财产的原则 7 1 4机构更迭物业承接查验的法律主体 1 原有的物业服务企业向业主或业主委员会 产权单位 移交时的双方法律主体是 交方 原有的物业服务企业接方 物业的业主或业主委员会 产权单位 2 业主或业主委员会 产权单位 向新的物业服务企业移交时的双方法律主体是 交方 业主或业主委员会 产权单位 接方 新选聘的物业服务企业 8 二 机构承接查验及交接要求 2 1机构更迭物业承接查验的范围物业服务企业应当对下列物业共用部位 共用设施设备进行现场检查和验收 1 共用部位 一般包括建筑物的基础 承重墙体 柱 梁 楼板 屋顶以及外墙 门厅 楼梯间 走廊 楼道 扶手 护栏 电梯井道 架空层及设备间等 9 2 共用设备 一般包括电梯 水泵 水箱 避雷设施 消防设备 楼道灯 电视天线 发电机 变配电设备 给排水管线 电线 供暖及空调设备等 3 共用设施 一般包括道路 绿地 人造景观 围墙 大门 信报箱 宣传栏 路灯 排水沟 渠 池 污水井 化粪池 垃圾容器 污水处理设施 机动车 非机动车 停车设施 休闲娱乐设施 消防设施 安防监控设施 人防设施 垃圾转运设施以及物业服务用房等 10 2 2机构更迭物业承接查验的条件在物业管理机构发生更迭时 新的物业服务企业应当同时满足下列条件的情况下才能实施承接查验 1 物业的业主或业主委员会 产权单位 与原有的物业服务企业解除了前期物业服务合同 2 物业的业主或业主委员会 产权单位 同新选聘的物业服务企业签订的物业服务合同生效 11 2 3承接查验的准备1 成立物业承接查验小组签订物业管理服务合同后 新的物业服务企业即组织力量成立物业承接查验小组 了解物业的基本情况 并着手制定承接查验方案 查验小组成员要求有较强的工作经验和业务能力 专业性强 小组成员人数可根据接管物业的规模而定 2 准备资料和工具准备接管时所需的各类表格 工具 物品等 物业的承接查验验收小组应提前与业主或业主委员会及原物业服务企业接触 洽谈移交的有关事项 商定移交的程序和步骤 明确移交单位应准备的资料 清单等 12 3 提前与有关单位协调关系机构更迭时的承接查验没有明确的法律规定 为了顺利开展承接查验 需要同建设单位 原物业服务企业 业主委员会 行政主管部门等单位进行良好的沟通 4 对物业项目进行调查评估为了使物业项目的承接查验能够顺利进行 在承接查验前应当对旧物业的管理现状及存在问题进行全方位调查与评估 为物业移交的日后的管理提供依据 对发现需要整改的内容及时与移交单位协调处理 13 需调查的内容包括 1 了解房屋的完好情况 2 了解各类设备设施的运行 管理 维护情况 3 了解卫生 消杀 绿化 公共秩序 消防安全的管理服务情况 4 业主 物业使用人 行政主管部门 社会公众媒体对该项目物业管理评价情况 5 了解员工的办公 生活情况 以及用工情况 工资待遇等综合情况 6 了解各类人员的素质 7 管理处经营情况 包括管理费 停车费 水电费 其他有偿服务费的收取 日常开支 维修资金使用 各类押金 欠收款项 待付费用等 14 三 物业承接查验和移交的程序 3 1物业承接查验及移交的程序和内容物业承接查验按照下列程序进行 1 成立承接查验组织 确定承接查验和移交方案为确保物业查验和移交的顺利进行 使物业管理实现无缝衔接 一般情况下 应当在物业的业主 业主委员会或产权单位主管部门的主持下 由原有的和新选聘的物业服务企业的人员参加 共同组成查验和交接小组 对物业共用部位 共用设备和物业档案资料进行全面的查验和移交 15 2 查验和移交物业管理资料 1 物业原始资料 包括 物业交付使用初期物业服务企业从物业建设单位承接来的物业原始资料 主要是物业竣工图纸资料 竣工验收资料 设备使用 维护技术资料 物业产权资料 物业清单等 2 物业共用部位 共用设施设备维修 养护和管理以及大中修 更新改造及专业检验的资料 包括 物业设施设备清单 台账 使用 修理 改进报告 重大事故报告 专业检验报告 完好率评估报告等 16 3 业主资料 包括 业主身份 产权证明 物业查验 问题解决记录 物业使用 装修 维修资料 有关服务 投诉 回访记录和纠纷的处理报告等 4 财务管理资料 包括 属全体业主所有的物业管理固定资产清单 收支账目表 债权债务移交清单 水电等抄表记录及费用代收代缴明细表 物业服务费收缴明细表 维修资金使用审批资料和记录 其他需要的各类凭证 表格 清单等 业主各类押金 停车费 应收款项等 5 合同协议书 包括 对内 对外签订的合同 协议原件 17 6 人事档案资料 指双方同意移交留用的在职人员的人事档案 培训 考试记录等 7 其他需移交的资料 资料移交应按资料分类列出目录 根据目录名称 数量逐一清点是否相符合完好 移交后三方当事人在目录清单上签名 盖章 18 3 现场查验与移交物业共用部位 共用设施设备 1 物业建筑结构及装饰装修的查验和移交主要是共用部位的现场查验 评价其使用功能及安全性和完好程度 关注是否存在危险隐患 以便分清责任 由责任人负责解决和处理 2 物业共用设备的查验和移交 主要包括 供电 供水 排水 消防 电梯 供暖 空调 安防 车场等设备的数量 完好程度 使用功能 共同确定其存在的问题 从而界清责任 协商处理和解决 19 3 物业共用配套设施的查验和移交 主要包括 环境卫生设施 垃圾桶 箱 房 车辆出入道闸 消防配件等 文化娱乐设施 会所 游泳池 各类球场 健身器材等 各种标识等 4 物业管理用房 包括 办公用房 活动室 员工宿舍 食堂 仓库 操作间等 5 室外道路 场地 绿地 雨 污水井等排水设施 20 6 产权属全体业主所有的设备 工具 材料等 主要包括 办公设备 交通工具 通信器材 维修设备工具 安防 保洁 绿化设备 工器具 物业管理软件 财务软件等 21 现场查验应当综合运用核对 观察 使用 检测和试验等方法 重点查验物业共用部位 共用设施设备的配置标准 外观质量和使用功能 现场查验应形成记录 包括 查验时间 项目名称 查验范围 存在问题 修复情况以及查验结论等内容 查验记录应当由业主 产权单位 及原物业服务企业 和新选聘物业服务企业参加查验的人员签字确认 22 现场查验的具体方法具体做法是 1 核对 应根据原合同约定和规划设计批准文件及引用的法规 规范和标准 以及物业共用设施设备清单对物业共用部位 共用设施设备进行现场核对 确保设施设备的名称 型号 规格 数量和安装位置符合规划设计批准与物业买卖合同约定的配置要求 23 2 观察 主要是双方人员 特别是物业服务人员依据自身的专业技术能力和经验以及观察力 在对物业共用部位 共用设施设备进行现场核对时详细观察其是否符合配置标准 外观质量是否存在缺陷 发现问题 详细记录 3 使用 物业服务人员在对物业共用部位 共用设施设备进行现场查验时 要根据设施设备出厂的安装 使用和维护保养说明文件的要求和有关设备的安全操作规程 由业主 产权单位 原物业服务企业 或维保单位的专业人员开启共用设施设备 并使其达到满负荷运行 记录设备运行的主要技术参数 在现场双方进行交流沟通和有效培训 保证物业服务企业的值班维修人员全面正确的使用管理设备 并从中发现问题 以便由业主 产权单位单位责成责任单位负责解决 另行约定除外 以保证查验的正常进行 24 4 检测 在物业共用部位 共用设施设备现场查验中 查验人员要利用工具和检测仪器 仪表 对共用部位 共用设施设备运行使用进行状态检测 观察 记录各种数据 看其是否达到设计文件规定的要求 是否能满足使用需要 对存在的问题做好记录 5 试验 物业服务人员要在维保单位专的业人员配合下对物业共用部位 共用设施设备的有关部位进行有效性试验 如 消防系统的分系统试验和综合联动试验 排水系统的灌水 通水 通球试验 有防水要求部位的闭水试验等 注意 试验前要做好方案 试验中要注意安全 并做好记录 25 2 查验记录现场查验应当形成书面记录 双方在物业设施设备的现场查验中 应由查验记录人将查验情况认真填入各专业现场查验记录表 然后汇总填入表2 4 即各专业 系统设施设备现场查验汇总表 查验记录应当包括查验时间 项目名称 查验范围 查验方法 存在问题 修复情况以及查验结论等内容 查验记录应当由业主 产权单位 或原物业服务企业 和新选聘物业服务企业及其他参加查验的人员在现场签字确认 统一归档保存 26 3 2承接查验注意事项 1 明确交接主体和次序 物业管理的移交是原物业服务企业将物业管理工作移交给物业 业主委员会或物业产权单位之后 再由业主 业主委员会或产权单位将物业管理工作移交给新选聘的物业服务企业 虽然在具体移交中可合并进行 但要分清楚移交的主题责任 27 2 各项资产和费用的移交 共用配套设施和机电设备接管 承接时的物业管理运作衔接是物业管理工作移交的重点和难点 承接单位应尽量分析全面