物资供应部订货员的工作范围.doc

物资供应部订货员工作基本要求“物资供应部”是一个酒店最不可缺少的部分之一。它的工作性质很特殊，不但要对外洽谈、采样、了解市场、洽谈合作、订货，还要对内进行沟通、选样、订样、收货、发货。关于物资供应部订货员一职本人已在职三年之久，以下是本人在物资供应部中所做的工作进行了细统的总结如下：一订货员订货工作：1. 关于正常备库物资申购订货A.仓库正常备库申购物资订货（分商家供货、商家代供、营业自购、工程材料自购）：每天仓库申购备库物资打申购单报经理签批后，订货员整理好每天的申购物资单写清楚接单日期与时间并第一时间用电话或传真通知商家订货并规定送货时间与到货日期。B（营业自购、工程材料自购）订货员接单第一时间电话通知采购员购回，加急物资注明当日必须购回，购回后订货员并第一时间通知部门领用。各类相关申购单分类存放，并按相关规定和程序登记、传递。2.关于新增、计划外物资的申购订货 A.仓库新增（设施、设备、电器、家私类）、计划外物资订货（商家代供、营业自购、工程材料自购），由部门打申购报告并附相关领导签认，接单第一时间写清楚接单时间与日期并联系多家商家找样品或提供样品、注明供货货期、供货价格、发报价单。对商家信誉、质量、价格进行对比并做出报价分析表。B.报价分析表整理打印出来上报经理审阅。金额小的报公司领导签认后申购订货，金额比较大的签订合同并上报公司总经理签批后申购订货。订货日期比较长订货员的必须跟进到货日期，不能影响部门的使用。到货第一时间通知部门负责人领用。3.厨房直拨物资订货A.厨房填写直拨申购单经厨师长或授权人签认后，订货员接单后通知商家于当日或次日送货（如牛奶、牛肉、柴油）金额大的需要打借款单报总经理批示，跟时到货日期。B.如柴油，订货员在接直拨申购单时必须在借款之前与商家确认单价再打借款单，在直拨申购单上注明上次申购价格与到货日期后上附借款单据上报经理签认后报总经理签批。4.加急物资申购订货A.各相关部门在填写报告后注明加急，订货员第一时间按加急申购的物资，通知商家或采购员在规定的时间内把物资送到位，并通知部门负责人尽快领用。B. 加急物资申购回来后订购员跟进并要求部门开领料单办理入库。二、订货员申购物资到货后跟进验收工作1.入库物资验收：A.第一次申购或签订合同的物资到货后，订货员第一时间通知验收员、仓库管理员与使用部门验证入库物资外观、品种、质量、数量、规格型号、生产日期、保质期、合格证等是否符合采购要求。B.对第一次供货的入库物资通知使用部门进行试用，若不符合使用部门试用，则应停止该物资的使用，订货员第一时间与商家沟通该物资的解决方案上报经理。若该物资与以往同类物资的使用比较无太大差异，或质量更好则该物资订货员跟进办理入库手并通知使用部门领用可以投入使用。C.订货员对检验合格的物资同验收填写入库单，标明产品生产单位、名称，品种、规格、单价、日期，经检验员，收料人、供应商签字后办理入库手续,检验不合格的直接予以退货处理并。订货员2.直拨物资验收A.直拨物资的验收按国家相关标准（北京市食品安全条例、关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定为参考进行收货。B.经检验合格的填写直拨单，标明产品生产单位、名称，品种、规格、单价、日期，经检验员，收料人、供应商签字后办理直拨手续，检验不合格的直接予以退货处理，不得开具直拨入库单。3.耐用品验收A.对各种耐用品其质量要求或标准，必须符合国家质量标准和北京相关行业规定的质量标准，确保其物资无假冒、伪劣产品、不变行、无污染等。B.对于布草类其质量要求或标准必须保证做工精细、无污损、漏缝、切必须保证所供货品在正常使用和洗涤中的缩水率、色牢度、强力、拉力、卫生指标等项都符合国家相关行业标准。C.对于电器类物资其质量要求必须符合国家质量标准和北京相关行业的质量标准，到货后我方需查看其产品的合格证、产品说明书、保修卡、税务登记证和营业执照复印件并加盖红章，确保其物资无假冒、伪劣产三、订货员文件的管理1.供货商家文件整理A所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品，订货员须登记归档并妥善保管。B. 建立商家供货档案，为商家的结算工作提供结算依据。C. 建档收集整理供应商资料，定期检物资供应新供应商资质及相关的检测报告。D. 所有采购物品均需比较不同商家的价格和品质,月结类物品每半年每一类至少有两家供货商提供报价单。E. 订货员须每两个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取公司使用的各类物品主要品种的价格信息。2.公司文件管理A订货员负责将本部门所有报告、文件、单据归类、装订后建立起规范、完善的相关档案。B. 做好单项订购合同的初步洽谈、签订、订货和跟进工作，对于签订供销合同和供销协议商家的资质（需加盖公司红章方可生效）做好存档工作。C. 做好设施设备类物资的保修凭证的记录和存档工作。D. 订货员协助本部其它员工及时有效地开展与相关部门的沟通协调工作，保持与相关供应厂商的业务联系，确保各项工作和程序规范、正常地开展。E. 订货员负责物资供应部与各使用部门办公文件的传递，并进行记录、整理、分类、归档工作，及时跟催、反馈文件进展情况。F订货员及时与采购员沟通，根据申购和订货情况按相关协议及时跟进合格率和准时率等情况，将每天发生的非正常情况书面汇总整理，在一个工作日内上报部门经理。四订货员工作流程与标准1.每天提前十分钟打卡签到上班，准备好办公室的生活用水，作好工作区域内的清洁卫生以及本部人员当日当值记录。2.做好订货后的跟进工作，积极处理未及时到货的物资，对于未按供货时间或合同要求及时供货的每周整理一份上报部门经理。3.及时整理采供部所报的申购单，凡由物资供应应商供货的物资，应综合仓库作息时间及供应商付款、票据等情况及时通知；属于自购的物资，应及时与采购员沟通，并根据申购情况及采购员的资金状况及时填写借支单送总办待签。4.对每天传来的各类单据、报告等文件必须仔细核实后才签收归类（送交各类单据、报告等文件也必须有登记、有签认），对高价值耐用等特殊物品，作好相应的备查。5.作好与验收员、采购员、使用部门及供应商之间的沟通、记录，并做好供货厂商违规、扣罚的记录和存档。6.如因采购员或供货厂商未能按照申购数量将货物送达的，应墩促其将书面说明及时送交本部经理酌情处理。8.下班前将次日所需办理的重要事情为经理“备忘”，并督促、检查、整理好办公区域的一切物品、单据，确认安全、整洁、美观、无误后签退、打卡下班。9.做好部门人员的排班、考勤、值班、封店等日常工作。10及时完成上级指派的其它临时性工作。五订货员的基本要求1. 订货员须对自己采购物品的价格和品质负责。2采购时间要求:采购单批准后，一般物品应在3天内组织到货;急用物品必须在