事务文书 PPT课件

第五章日常事务文书 5 1日常事务文书概述5 2计划5 3总结5 4调查报告 5 5简报5 6告示文书5 7公务书信5 8礼仪文书 5 1日常事务文书的概念 日常事务文书是指人们在日常生活 学习和交往中 以实用 办事等为目的而撰写的具有固定格式 语言朴实的文字材料的统称 日常文书的特点和作用 作用 指导作用 传递作用 协调作用 凭证和依据作用 作用 作用的广泛性 内容的实用性 体例的程式性 材料的真实性 语言的朴实性 5 2计划 概念 计划是国家机关 企事业单位 社会团体及个体为完成某项任务 预先对今后一定时期内的工作 活动所做的安排 设想 部署 谋划 规划和筹措 计划 学习计划 工作计划 研究计划 财务计划 教学计划 分配计划 购销计划 国家计划 部门计划 单位计划 个人计划 综合性计划 单项计划 年度计划 季度计划 月度计划 周计划 计划的分类 条文计划 表格式计划 文件式计划 按性质 按使用范围 按时间范围 按内容 按表达方式 1 标题 定制计划的单位名称 完成时限 计划内容 文件构成 2 正文 由前言 主体两部分构成 前言简要说明制定计划的指导思想 政策依据 主体部分具体 全面说明计划内容 内容由任务要求 措施和时间 步骤等事项组成 为使文意完整 少数计划主题后加一段文字 概括说明完成计划的有利条件或信心 决定 3 署名 写明订立计划的单位名称 加盖公章 并注明日期 若标题中有单位名称 可只写日期 计划的格式及写作要求 5 3总结 总结 是人们对前一段时期或某一方面的工作学习 生产 科研和生活所作的系统的全面的回顾 分析和评定 并从中找出经验和教训 得出规律性认识 用于指导下一阶段工作而形成的书面文字材料 特点 客观性 典型性 指导性 证明性 总结的分类 总结 按内容 按时间 按性质 综合性总结转体性总结 年度总结 季度总结 月份总结 学习总结 工作总结 生产总结 三 总结的格式 1 标题2 正文 前言主体结语3 署名 标题的写法 1 一般由发文单位名称加期限加文种构成 如 辽宁大学2003 2004学年度上学期工作总结 局2008年度拥军拥属工作总结 2 期限加文种构成 如 三个月总结 3 正副标题结合式 正标题揭示观点或概括内容 副标题点明单位 时限 性质和总结种类 如 艰苦的拼搏丰硕的成果 四川省供销社系统2003年工作总结 正文的写法 开头一般用概述方法 紧要介绍概况主体一般重点讲工作过程 成绩和经验 写作时要求有实例 有数据 逻辑严密 条理清楚 结尾一般是结合存在问题提出改进意见或努力方向 落款的写法以主要负责人的名义所做的总结 署名在标题下 以单位或党政机关名义总结或发表的 署名可在标题下也可在文末 若标题上出现了单位名称或负责人姓名 则可不另署名 总结日期可加括号放在标题下 也可不加括号放在文末 5 4调查报告 调查报告是指运用科学的方法 有目的 有计划 有系统地搜集有关活动真实情况的各种情报资料 并进行全面或局部的整理 分析和研究而得到的相关文字资料 特点 真实性 典型性 伦理性 时效性 调查报告的种类 调查报告 综合性 典型性 全国性 地区性 单位调查报告 反映问题 典型经验 揭露问题 工作研究 按内容分 按范围分 按性质分 调查报告的格式与写法 1 标题标题通常有两种格式 一是公文式标题 二是文章式标题 文章式标题又有单双标题之分 无论用何种标题 标题的拟制都应做到具体 醒目 简明 2 正文正文分开头 主体 结尾三部分 1 开头 说明式 叙事式 设问式 点题式 2 主体写作时 需要引用调查所得的数据 经过处理后的百分比以基本事实的叙述 做到用数据和事实说话 3 结尾两种处理方式 一是较为简单的调查报告 可以对策建议合写 二是相对较为复杂的调查报告 有时有必要单写结尾 主要与引言相呼应重申全文基本观点 增强决策者的紧迫感 简报 简报是党政机关 社会团体 企事业单位编发的汇报工作 反映情况 交流经验 沟通信息等情况的简短报告 又称 动态 简讯 要情 摘报 工作通讯 情况反映 情况交流 内部参考 等 5 1简报的特点 针对性反映内部工作的实际情况和问题 时效性反映新情况 新问题 新经验 新动态 广泛性应用范围广泛 品种门类齐全 记载性所记内容可作为重要情况资料保存 5 2简报的分类 按性质 工作简报信息简报会议简报 按时间 定期简报不定期简报 按内容 综合性简报专题性简报 按编发单位 机关团体简报企事业单位简报临时组织简报 简报的格式 1 报头报名 置于报头正中 大号字体 套红印刷期号 报名下一行正中 增刊 的期号要单独编排编发单位 期号的左下方 标明全称编发时间 期号的右下方 以领导签发日期为准密级 报头左上角 内部参阅 机密 绝密 正文标题 正副式标题 公文式标题 提问式标题 概括式标题 文学性标题前言 高度概括全文内容 点明中心主体 承接导语 反映当前情况 肯定成绩 介绍经验 指出问题结语 一两句话概况全文或指出发展趋势 发出号召 简报的格式 2 简报的格式 3 报尾注明报送单位名称和本期印数标明责任编辑 打字 校对备注报头 正文 报尾之间用横线隔开报送单位和责任编辑之间用横线隔开最后用横线收底 XXX简报第期XXX编年月日抄报 XXXXXX抄送 XXXXXX共印X份责任编辑 XXX打字 XXX校对 XXX 报头 正文 报尾 例文 5 6告启文书 海报捷报喜报启示 海报 概念结构写法 标题正文署名 捷报喜报 概念结构写法标题称谓正文结语署名及日期 启示 概念结构写法标题正文署名 征婚启示xx男22岁身高182cm阳光开朗积极向上 有较好的法律基础和思想道德修养 大学毕业 有意者请联系xx省xx市xx县xx乡xx村党支部 非正勿扰 5 7公文书信 一 概述1 概念 公文书信是指用于特定场合 针对特定事物或特定需要的具有专门用途的书信 2格式 1 标题 2 称谓 一般由姓名或单位 称呼和修饰语组成 3 正文 a言简意赅 重点突出b层次清楚c文风端正 结尾处加上致敬语 4 署名及日期 二 几种常见的公务书信1 介绍信1 普通介绍信例文介绍信XX公司负责同志 今介绍我所研究员张XX 高级工程师李XX二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜 请予接待 此致敬礼 XX实用技术研究所盖章XXXX年X月X日注 正文不得涂改 若需涂改必须在涂改处加盖公章 在日期上要加盖公章 证明信证明信是以机关 团体或者个人的名义为某人的身份 经历或者某事的真实情况作证的书信 证明信XX市教育局你局的XX同志 系XX省X县人 现年XX岁 确与1998年7月在我校历史系本科毕业 情况属实 特此证明 XX大学 公章 XXXX年X月X日 表扬信 表扬信XX商店 在开展优质服务竞赛活动中 贵单位全体职工积极开展文明礼貌服务 以尚业战绩著名劳动模范张炳贵同志为榜样 满腔热情为广大人民群众服务 深受群众好评 被评为市 精神文明建设先进单位 特予以表扬 希望你们戒骄戒躁 争取更大成绩 XX市人民政府XX年X月X日 表扬信是以组织或个人名义书写来的用来表扬某个人 某先进单位的先进事迹 先进思想和高尚风格的专用书信 表扬信的格式一般由标题 开头 正文 署名 日期组成 感谢信和慰问信 感谢信是感谢有关单位 团体和个人而写的专用文书 慰问信是组织或者个人向有关单位或个人表示亲切慰藉 关切 致意和问候的专用文书 感谢信和慰问信的格式同表扬信 由标题 开头 正文 署名和日期组成 详见表扬信 5 8礼仪文书 礼仪文书是指在各种礼仪活动中所运用的各种应用文的总称 礼仪文书的种类很多 常用的是机关 团体和个人在节日和红白喜事中用的各种请柬 邀请信 贺信 贺词 祝词 题词 讣告 悼词 碑文 祭文和对联等 请柬 请柬又叫请帖是为邀请个人或集体参加某项活动 如出席重要会议 典礼等 所使用的一种礼仪性的书信 它是一种友好的前提下的具有通知性质的礼仪书信 体现了对应邀者的尊敬以及邀请者主办活动的隆重 请柬的种类 从发请柬的单位来讲 有单位团体的 也有个人的 从活动内容来讲 有邀请某人前来庆贺的 前来指导的或出席某种集会的 从请柬的外观来讲 有开合式的 有正反面的 从格式上来讲 有书信式的 由邀请者拟写全文 有填写式的 由邀请者在印好的请柬上填写 凡属喜庆 纪念意义的活动 一般都适宜发请柬 但气氛庄重 严肃的活动 如追悼会 宣判会等 则切忌用请柬通知 请柬的结构和写法 邀请信 邀请信是单位 团体或个人邀请单位团体 代表 或个人参加某种活动的书信 如邀请参加聚会 参观 旅游等 邀请信可以加强社团之间或个人之间的联系和友谊 加深某种正面氛围 扩大某种正面影响 邀请信和请柬的异同 1 相同点 都是用来邀请上级领导 有关单位 团体或个人参加活动的书面通知 可以直接散发 也可以间接传递 可以作为入场的券证 也可以作为报到的凭证 邀请信和请柬的异同 2 不同点 邀请信的内容比请柬复杂 从篇幅看 请柬较短 外观要求较高 邀请信较长 外观一般 邀请信要求被邀请者回告 或者直接在邀请信上附言 邀请信的写作格式 邀请信和应邀信的写作格式和一般书信的格式一样 由称谓 正文和署名及日期构成 贺信 贺信是表示庆贺的一种专用书信 它是从古代的祝辞演变而来的 今天 贺信已成为领导机关 领导人 单位 团体或个人进行节日 纪念 喜庆的祝贺 或表彰 赞扬 庆贺某单位 某团体或某个人在某方面所做贡献 或用以表示慰问的重要形式 重要的贺信佳作 对广大人民群众会起很大的教育和激励作用 贺信的种类 上级单位对下级单位或所属职工的贺信 同级单位的贺信 下级单位 职工给领导机关的贺信 对重要领导人 科学家 艺术家 重要名人的寿辰贺信 给远方的亲朋好友的生日 结婚 乔迁 出国等的贺信 贺信的格式和写法 祝辞 祝辞是对人或事表示祝愿 庆贺的言辞或文章 现代的祝辞 有祝人的 一般祝其健康 长寿 前程远大等 也有祝事的 则祝某项事业顺利进行 胜利成功等 在祝事中 可分为会议祝辞和活动祝辞 会议祝辞是对重大的或有意义的会议隆重召开表示祝贺 活动祝辞是对某项活动的顺利进行表示祝贺 如祝寿 祝新婚和祝酒等 祝辞的格式与一般书信相同 讣告和悼词 讣告又叫 讣闻 讣文 是向死者家属 亲友及有关单位报丧的专用文书 种类一般式 专用式 公文式 广义的悼词泛指像死者表示哀悼的一切文字 狭义的悼词专指在追悼会上宣读的悼念文章 格式 开头 正文 结尾 求职信和自荐材料 求职信 应聘书 是个人为谋求一个职位或岗位 所书写的一种专门文书 自荐材料是各行各业有关人士需要准备的证明自己求学经历 工作情况 个人素质 能力的一类材料的合成 由自己书 个人简历 相关证明材料等组成 求职信尊敬的领导 您好 首先 感谢您在百忙之中阅读此信 欣闻贵单位有意招聘计算机专业的大学毕业生 我特来应聘 并致函陈情 恳请您给予考虑 感激不已 我于2000年进入环境优美 文化气息浓烈的XX大学计算机科学学院学习 大学四年 深入系统地学习了数据结构 操作系统 数据库等多门