费用合同录入与审核的操作指引.doc

费用合同录入与审核的操作指引 G AP olic y&P r o ce du re G A807费用合同录入与审核的操作指引W a l-m ar tC hi na G r ou pC o n fi de n t ia lP a g e1目的?从xx年12月份开始?各商场、合资办公室及总部的各项费用合同将通过合同管理系统进行在线请款、查阅、及相应的账务处理等?为了帮助大家熟练操作费用合同系统?财务部针对合同的录入、保存及审核等环节制定了相应的操作指引?望大家遵照执行。 适用范围本合同管理系统适用于沃尔玛中国下属所有商场、合资公司办公室及总部与外部供应商签订的需要付款的各项费用合同以及一些杂项收入合同?如?废纸皮售卖合同?不包括为订购某项自用品或维修用品而向供应商下的订单。 ?与供电、供水、供气部门签订的供电、供水、供气合同?商场租赁合同、外仓租赁合同?电话费合同?押钞合同?以及从银行托收的各项费用合同暂不需要录入合同系统。 ?合同录入、保存及审核的操作指引如下? 一、合同录入的总体要求 1、合同录入部门?一般情况下?各店签订的合同由各店自行录入?总部统一签署的合同由总部完成合同的录入。 各店及总部各部门安排专门的人员为所在部门统一完成合同初始录入工作? 2、合同录入时间?合同签署后一周内将合同的主要信息录入到费用合同管理系统。 如果不能按时录入?则系统无法接受在线付款申请、在线付款审批以及付款?而且影响各店/部门的损益。 3、合同录入检查人?营运部为副总或以上级别人员?总部后勤部门为部门经理或以上级别人员。 二、合同录入具体步骤?“费用合同管理系统”包括三个模块?合同管理、合同费用预提、合同付款。 合同信息的录入与审核在“合同管理”模块中完成。 1.首先进入p ip el i n e找到“在线费用合同管理”?点击后出现以下界面?输入您的I D和密码登陆本系统。 G AP olic y&P r o ce du re G A807费用合同录入与审核的操作指引W a l-m ar tC hi na Gr ou pC o n fi de nt ia lP a g e22.点击“合同管理”?出现如下界面(下述称“界面-a”)?界面-a3.点击“界面-a”右上角的“添加”按纽?出现合同录入的界面。 如下?G AP olic y&P r o ce du re G A807费用合同录入与审核的操作指引W a l-m ar tC hi na Gr ou pC o n fi de nt ia lP a g e34.根据合同录入界面列示的合同要素逐一填写?带*号的为必填项目。 5.合同要素的填写要求如下?以例为示?请参照以下附件“保安服务协议”合同名称?指合同上清晰标注的名称?可输入“保安服务协议”合同描述?指具体提供有偿服务的内容?可输入“对方为我方提供保安服务”。 是否是主合同?通常情况下的合同都是主合同?为默认选项?只有当需要生成子合同时?才可选择子合同。 签署方?我方?及签署方?对方?各指代表我方和对方签署合同的公司名称?分别在“签署方?我方?”输入“沃G AP olic y&P r o ce du re G A807费用合同录入与审核的操作指引W a l-m ar tC hi na Gr ou pC on fi de nt ia lP ag e4尔玛深国投百货有限公司深圳布吉大芬分店”在“签署方?对方?”输入“深圳西部港口保安服务公司”?如果所签合同涉及多个签署方?在各自的“签署我方二/三”和“签署对方二/三”中继续输入。 签署部门及费用承担部门?签署部门指签订合同的部门?主要是各店和总部?费用承担部门指该笔费用承担的主体?签署部门和费用承担部门既可自行录入也可点击旁边的选择键进行选择?以上述为例?分别在“签署部门”输入“015824”?假如合同是总部签署的?则应录入总部签署部门的代码。 例如?资产保护部签署应录入“058004”?“费用承担部门”输入“015824”。 “01”是购物广场的分区代码?山姆会员店分区代码是“18”、J V、总部办公室的分区代码是“05”?D C的分区代码是“07”?“5824”是店号。 采用自行录入时必须录入分区代码加店号六位数?否则?系统将无法保存合同。 费用类型?指费用的归属类别?只能选择填入。 点击填空处会弹出选择框?列示了各项费用的归属类别?可直接选择?点击后以费用类型代码显示。 如上例?则选择“保安合同”?点击后显示“C02”?如果费用类型选择错误?则直接影响到各店损益表的正确性。 生效日期及到期日期?指合同条款上注明的合同有效期间?如上例?合同第五条第一点列示了该合同有效期间。 点击填空处?直接弹出日历表?“生效日期”选择xx年4月1日?“到期日期”选择xx年3月31日。 币别?指合同金额的币种?默认为“R MB”?如果是其他币种?例如美元?则录入“U SD”。 供应商名称?已申请了供应商号的?输入供应商的全称或直接输入该供应商名称的前面六个汉字后?不足六个汉字的用空格键补足?两个空格键代表一个汉字?点击右边的“查找”?选择正确的供应商名称?如上例?输入“深圳西部港口保安服务公司”或“深GAP olic y&P ro ce du re GA807费用合同录入与审核的操作指引W al-m ar tC hi na Grou pC on fi de nt ialP ag e5圳西部港口”点击“查找”则系统将会自动显示出该供应商的号码及银行账户信息。 ?注?只能按供应商名称查找?不能直接输入供应商号查找?尚未注册供应商号码的?根据合同输入供应商的全称、银行账号等信息?必须一字不差。 合同签署对方名称?包括开头处和最后盖章处的名称?与收款人名称及公章必须一至。 最终审核人?即为签署合同权限的审批人?合同签署人?填入审批人的英文名字?例?Gr a ce Le un g?。 除上述的必填项目外?其它选项?要求尽量填写完整?以保证阅读者清晰快捷的掌握合同的重要信息。 同时?为了存档及阅读的需要?合同?双方已签字盖章?的扫描件必需上传至系统?在附件一/二/三中插入?。 如果合同录入部门没有扫描仪而无法上传合同至系统中?则需将合同复印件传真或邮寄至c hi naga c ont ra c t由财务部代为上传。 填写时的注意点及上述“保安服务协议”录入范例汇总在附件一中?录入前请仔细阅读。 三、已录入合同的保存?保存当合同录入人录入完一份合同时?点击如下界面?以下简称“界面-b”?中的“保存为正式合同”?则这份合同被保存到“界面-a”的“待审批合同”中?同时在“合同管理”中此合同的状态显示为“未审核”。 ?中断录入?临时保存为草稿合同当合同录入人在录入一份合同时?因某种原因需暂时停止?可点击“界面-b”中的“保存为草稿合同”?这份未录完整的合同被保存到“界面-a”的“草稿合同”中?待再次继续输入时?进入“草稿合同”?选中要补录的合同?点击右上角的“修改”?即可对未录完的合同继续录入剩余的项目?直至录入完整?GAP olic y&P ro ce du re GA807费用合同录入与审核的操作指引W al-m ar tC hi na Grou pC on fi de nt ialP ag e6保存为正式合同。 ?检查由合同录入检查人登陆系统“合同管理”中的“界面-a”?找到需检查的合同?点击“详细信息”对已录入完毕且未审核的合同信息进行检查。 如发现有误不能直接在该界面修改?必须返回上一界面?界面-a?重新选中所要检查的合同?点击右上角的“修改”?对有误信息更正后?再点击“保存”。 ?如果必填项目?带*号的项目?有缺省的?系统将无法保存这份合同?而且会提示您哪些项目未填列?如果在录入一份合同途中点击“返回”或其他模块?则您已输入的信息将会全部丢失。 界面-b 四、已录入合同的审核合同录入检查人对合同录入人录入的合同进行检查保存该合同后发送邮件至?c hi naga cont ra ct通知财务部审核。 ?邮件主题?cont ra ct+店号?邮件内容?需写明待审核的合同编号及合同名称。 ?对于一份已录入完整但未被审核过的合同?在“合同管理”中的状态显示为“未审核”?且它将被同时保存到“待审批合同”中?如下图“界面-c”。 财务部专门人员对合同进行了审核后?在“合同管理”中的状态显示为“已审核”。 GAP olic y&P ro ce du re GA807费用合同录入与审核的操作指引W al-m ar tC hi na Grou pC on fi de nt ialP ag e7界面-c 五、已录入合同的查询?在“界面-a”中点击右上角的“查询”?根据个人的需要?快速搜索到所要查看的合同?可在上方检索项目中输入相关信息。 搜索到系列合同后?选中您要查看的某一合同?点击“详细信息”?即可查看到所关注的内容。 六、已录入合同的修改当发现录入的信息错误?或已被审核过的合同其相关内容发生变化?需由合同录入人进行修改。 ?在“界面-a”中选中要修改的合同?点击右上角的“修改”?待修改完后点击“保存”。 此时经修改过的合同将被再次保存为未审核状态的正式合同。 ?所有对已审核合同的修改都会被自动保存到“合同更新记录”中 七、合同的复制“合同管理”系统具有复制功能?在录入合同过程中?对某些内容相近的合同可采取复制的方法?即将录入审核完的一份合同进行复制?只更改与所复制的合同不同的条款?修改完毕后保存为一份新的合同。 ?在“界面-a”中选中要复制的合同?点击右上角的“复制”?待更改完相关的信息后?点击“保存”?生成一份新的合同。 GAP olic y&P ro ce du re GA807费用合同录入与审核的操作指引W al-m ar tC hi na Grou pC on fi de nt ialP ag e8?一份完整的合同无论是在初次录入时还是进行了复制、修改操作?都必须经过审核这一步骤?因为只有经过审核的合同?才能通过系统在线请款、审批及付款。 八、子合同目前系统暂不接受建立“子合同”。 所有录入系