秘书角色意识.doc

秘书角色意识及其培养目录摘要.2引言.31 秘书角色意识的概述.42 秘书角色分类.53 秘书正确角色所应具备的能力.74 秘书角色意识的培养.9参考文献.13致谢.14秘书角色意识及其培养摘要 当前，随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。面临新形势，秘书怎样才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？我认为很重要的一个方面就是要具备正确的角色意识。秘书的角色意识是做好秘书工作的重要保证，在秘书工作中，把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，注重秘书角色意识的培养,才能更好的开展秘书工作。abstract At present, with economic society and the rapid development of modern science and technology, the secretary personnel challenges facing more and more. Facing the new situation, how can we secretary better undertake involved in handling affairs and leadership provide service for the functions, plays the role of real secretary? I think a very important aspect is to have the right role consciousness. Secretary role consciousness is the important guarantee of do well secretarial work, in secretarial work, grasp the secretarys character, adjust the secretarys role positioning, pay attention to the cultivation of secretary role consciousness, to better development secretary work. 关键词 角色意识；培养引言在我国古代，秘书是掌管典籍或起草文书的官，自从汉代以来我国封建政权便设有秘书监、秘书郎，三国魏有秘书令、秘书丞，可见“秘书”一词出现早于“书记”。但秘书并非官名，要在秘书下缀上“令、监、丞、郎”等才是完整的官名。秘书这个名称，原来是指皇家秘密的藏书。东汉桓帝时开始设秘书监这个职官，其实是相当于国家的图书馆现代的秘书职务，是领导的助手，其任务是收发起草文件，办理文书、档案和领导交办的事项。各党政机关和企业、事业单位，一般均设有秘书工作部门或秘书工作人员。而今，随着科技的发展，我们秘书承担的工作越来越多样化，领导工作也少不了秘书，了解角色意识注重培养秘书角色意识，不论是在对发展自身潜力，还是辅助领导工作，提高办公效率都有及其重要的现实意义和理论意义。 1、 秘书角色意识的概述“角色”，原本是戏剧、电影等表演艺术中的概念。上世纪初，由乔治米德引入到社会心理学的领域中，指的是“人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。”那么，如果套用这一概念，“秘书角色”我们就可以理解为“当我们处于秘书这个职业地位时我们所具有的一套权利和行为规范”。人在一生中会扮演许多重得角色，孩子、父母、朋友等等。而在这里，我们所强调的是我们选择了秘书这个职业时所扮演的角色以及在这个位置上我们所拥有的权利既要遵守的行为规范。“角色意识”则是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知和认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。相应的，秘书的角色意识也就是秘书人员对自己所担任的“秘书”这一角色的社会地位以及由社会地位所规定的社会职责的感知和认识。正确的认识秘书角色，是秘书从业人员的基本职业准则，是认真进行秘书工作的保证。因此，我们应该把秘书角色意识的培养作为秘书职业教育中的一项重要内容。2、 秘书角色分类 概括地说，秘书的基本角色是领导的助手，基本职能和作用是协助领导开展工作、活动，秘书在工作中所承担的角色，具体体现在领导活动中及秘书与领导的关系中：(一)领导的助手协助领导处理事务，以及在领导的授意下处理事务；为领导解决，协助领导做重要的事；让领导从繁杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考。(二)领导的脑筋秘书是领导的咨询人员和决策参谋。秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。(三)政策活动中的纽带在上级与平级、下级，在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用。(四)决策中的监督员在领导的决策、决定颁布实施以后，秘书具有负责检查、督办、催办落实的义务和权利。(五)领导的资料库秘书具有搜集、掌握、储存经济、行政、社会方面的信息，及时向领导提供必要的信息，管理单位的档案和文书，保管与工作相关资料的责任。(六)领导的随员和具体事务的组织者秘书是领导的组织者，在正式活动场合要做好领导的随员，在公关形态的表现中领导活动和事务活动，比如：宴请、接待来访、应酬等。（七）领导的帮手。秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动。为领导解决，协助领导做重要的事。让领导从庞杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考。3、 秘书正确角色所应具备的能力一名优秀的秘书要胜任以下七种角色，并能在繁杂的日常工作事务中，灵活自如地转换角色，避免各种角色冲突和角色错位，就必须具备以下几种的能力：（一）写作能力。写作，作为人们进行交际，沟通思想，传递信息，传播知识的手段是秘书人员的基本技能。秘书人员作为领导的助手、帮手必须具有扎实的写作基础，要有一定的写作水平，也就是要有笔杆子，是领导的硬笔头。俗语：“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。”我觉得这在一定程度上也说明了秘书人员写作的重要性，同时也要重视正规教育。职业秘书不会写作，在任何时候、任何场合都说不过去。职业秘书的写作又不同于作家的诗情画意，而注重的是实用性文书，因为，公司文书具有很强的专业性和实用性，说它专业，是因为其涉及的内容既和企业运作有关，又和具体事项有关，如果没有对这些内容完整充分的熟悉及对这界限分寸的把握，根本只可能是泛泛而谈，没有什么具体的内容。说它实用，是因为其表现表现形式完全都根据内容给予相应的格式表达，操作程序与操作标准都非常明确，实效性相当强。（二）创新能力。秘书作为领导的参谋、纽带必须要有创新意识。要投身到社会实践中，只有进行了思想上的创新，管理上的创新，技术上的创新后才有可能持续保持自己的竞争力。并且创新在各行各业都是一个非常值得秘书经常提醒自己的一个话题，当今中国十分重视创新能力的培养和推广，不断提出“创新中国”和“创新是动力”等概念。而秘书作为企业、公司重要的一分子，培养创新能力显的尤其重要，职业秘书的创新能力就是要求熟悉公司情况后，敢于突破传统思维能力，突破条条框框，提出富有创意的思路。只要平时多动脑筋，就会有思考的习惯；有思考，就会有点子，有点子，有会有业绩。四、秘书角色意识的培养(一)形成基本的职业角色认知。形成正确的职业角色认知,即摆正自我在工作中的位置,认清自己在职业生活中扮演的角色。 秘书在职业生活中,一般扮演着三种角色:在组织单位内部,秘书只是所有职工中的普通一员,他和其他所有职工一样,都是为完成组织任务、实现组织目标而工作的,除职务不同和分工不同外,并无任何特殊之处;在和领导相处时,秘书人员是下级、是配角、是辅助者和服务者,应该接受领导的指挥和安排,协助领导做好工作,完成任务;当秘书受到领导和单位的委派,作为领导或组织的代表参加一些活动时或从事工作时,秘书人员又成为了单位的代表,可以在领导授权范围内做出决定,同时应该注意建立和维护组织在公众心目中良好的形象。 形成正确的职业认知,还应该注意摆脱错误的角色认知造成的误导。目前,我国的秘书人员队伍,尤其是行政机关、事业单位的秘书中,不少对自身的角色定位有偏差、有错觉。在我国,很多行政机关、事业单位的领导都是从秘书岗位上提拔起来的,这就容易给人造成一种错觉:今天的秘书就是明天的领导。再加上我国传统“官本位”文化的影响,更是让一些人为了升官而选择了秘书职业。这种错误认识在非秘书人员中也普遍存在,以至于形成了一个“错误氛围”,也在一定程度上对秘书人员形成正确认识带来了影响。做秘书是为做官打基础、做准备,秘书是“准领导”,一旦产生了这种错误认知,在工作中难免会无法认清、摆正自己的地位,无法用正确的心态来面对自己的工作和工作中的各种关系,从而影响了正常的工作开展。这种错误认知同时也影响和阻碍了秘书职业化发展的道路,即,秘书,应该被看作是和教师、医生等一样的一种职业,而不只是一个职位,更不是一个通向仕途的跳板。许多领导人从事过秘书工作,这是事实,但走向领导岗位不是选择秘书职业的目的更不是秘书工作的本质和目标。其实,在西方,包括我国的港台地区,许多秘书人员把秘书这一职业作为自己终身奋斗的事业,四、五十岁的资深秘书大有人在,而且他们以自己的努力赢得了荣誉和他人的尊重。如果把秘书职业作为跳板或者“领导储备库”,势必会影响到工作的动机和态度,甚至会急功近利、苦心钻营而无心把工作做好、做精、做细。 我们无意否定有些人走仕途的理想,固然,不想当将军的士兵不是好士兵。但是,身为士兵却不首先正确认识士兵的职责,这就更不是好士兵。一个士兵首先要考虑的是正确认识自己的职责,做一个优秀的士兵。 所以,培养正确的秘书角色意识首先应该培养正确的职业角色认知。 (2) 培养正确的职业角色认同。 虽然“认知”与“认同”仅一字之差,但职业角色认同却比职业角色认知更进一步。如果说“认知”还只是从客观上正确认识自己所从事的职业,那么“认同”则是从主观上给自己一个正确的评价。 许多秘书人员在谈到自己的工作时,常常不愿意用“秘书”两个字,似乎这两个字给人的感觉是琐碎、平凡,甚至低等,而换用“助理”、“文员”等看似更专业、更上档次的名称。的确,秘书的工作可以用琐碎、平凡来概括,但绝不低等。秘书工作可以分为三大类:办文、办事、办会。仅就办事一项,就包含了许多琐碎而复杂的内容:接打电话、收发文件、打印复印、替上司安排日程,甚至端茶倒水这些事情看似简单并不复杂,更看不出对于一个决策的制订、一个组织的运营会起到什么决定性的作用,所以,许多秘书人员觉得自己的工作“技术含量太低”,“随便换个人都能做”,“好似勤杂工”,成就感很低。因为自己所做的百分之八十甚至更多可能都是一些不起眼的琐事,而自己在单位中也只是名不见经传的无名小辈,有了成绩是领导指挥有方,失误了却是自己的失职,甚至要背负骂名,时间久了,难免会产生职业倦怠。其实,作为秘书人员,应该看到自己在一个组织中所发挥的作用,应该自己首先认同自己的作用、肯定自己的价值。 秘书人员在一个组织中就像一颗螺丝钉,虽然很小,很不起眼,容易被人忽略,但是作用却是不容替代更不能缺少。试想一下,一部正常运转的机器如果忽然掉了一只螺丝钉,是不是得出故障呢? 所以,秘书从业人员大可不必自我轻视,应该对自己的价值有一个正确的认同。 (三)形成自信的职业自豪感。 在认同和肯定了自己的作用与价值,给了自己一个客观、正确的评价之后,还应该进一步以自己的职业而骄傲与自豪,树立一个“我是秘书我自豪”的自信形象和坚定信念。 可以说,每一个成功的企业里都有一个团结高效的秘书的团体在协同合作,每一位成功的领导背后都有一个得力的秘书充当他的助手。 从秘书人员在一个组织中发挥的作用来看,一个组织中任何工作的任何一个环节中,都活跃着秘书人员的身影。一个组织内部,秘书人员是助手、是参谋、是桥梁,同时又是“管家”。日常工作中,秘书人员要为领导安排日程、处理杂务、协调事务;领导需要做决定的时候,秘书人员需要向领导提供决策的依据、参考,随时准备快速查找领导需要的信息,以保证决策的正确性和可行性;决策的实施过程中,秘书人员又必须把领导的意图妥善地传达到各部门,保证各部门能正确领会决策,科学地执行决策,同时,在执行决策的过程中,还必须要协调好各职能部门之间的关系,以保证部门与部门之间的完美配合。所以一个称职的秘书要既能撰文办文,又能沟通协调;既懂专业,又会管理;既能处理信息,又能处理公关事务;既可以为领导办理各种具体事务,又能为领导出谋划策;既是领导的工作助手,又是领导的生活助理。 秘书人员应该自豪地肯定而不是否定自己价值。秘书价值的实现,无论是从本质的角度还是从其最终的目的看,都取决于他的艰苦工作和他对别人、对社会的实际贡献。尽管秘书人员不直接做决策,也不直接创造