QYS-03-2006记录控制制度

湖南研盛科技有限公司 A/0 记录控制制度 Q/YS-03-2006记录控制制度 （A/0版）受控情况 发 放 号 2006- - 发布 2006- - 实施湖南研盛科技有限公司 发布1 目的为了确保客观、真实、准确反映质量管理体系运行情况，加强质量记录的管理为质量体系运行的有效性提供证据，特制定本制度。2 范围本制度适用于质量管理体系运行所涉及的记录，包括与产品质量有关的记录、与质量管理体系有关的记录及供方的记录的控制。3 职责3.1 本制度由管理者代表负责保持和改进。3.2 本制度由品管部归口管理。3.3 由各部经理负责批准本部门编制的记录格式，并指定专人负责收集、整理、保管本部门的记录。4 活动4.1 表式设计4.1.1 记录表式设计、修改、撤消由使用部门提出，使用部门负责人审核，分管副总经理批准，交品管部统一标识后，由品管部负责印刷事宜。4.1.2 质量记录的标识按文件编写规定中的记录表格编号实施。4.2 填写要求4.2.1 质量记录填写与产品的加工制造、质量体系运行同步。4.2.2 质量记录用蓝黑墨水或圆珠笔填写，要字体端正，笔划清楚，内容真实，能完整地反映出质量活动的过程和效果，电子版质量记录字体为宋体、四号字。4.2.3 填写的记录有错误需修改时，记录者在更改处签字或盖章。4.2.4 质量记录表式中编(记录人)、审、批、签章处，由规定的人员签章，不得由他人代签章。4.3 传递、收集、编目4.3.1 质量记录必须及时传递。4.3.2 部门内部的质量记录由其自行收集，逐月汇总编目。4.3.3 经过多个部门、车间传递产生的质量记录，终止部门负责收集，逐月汇总、编目；若终止部门与质量记录提出部门不一致时，交提出部门逐月汇总、编目。4.3.4 次年元月份将上年的质量记录分类装订。4.4 归档4.4.1 按记录一览表规定，每年年底质量记录使用部门列出清单与填写的记录同期交品管部归档。4.4.2记录的保存期限，依据其重要程度分为长期保存和定期保存。与产品有关的相关记录长期保存，与质量管理体系运行有关的记录保存期为3年以上。4.5 贮存、保管4.5.1 各部门设专人保存质量记录。4.5.2 质量记录保存环境和手段，保证其不遗失、不损坏、不变质，便于存取和查阅。4.6 查阅、复印4.6.1 合同规定顾客可以查阅质量记录时，记录可提供给顾客或其代表，供其评价本公司质量保证能力。提供前需经管理者代表批准后，由市场部填写文件/ 记录借阅登记表，在品管部借阅指定的质量记录。4.6.2 本公司职工需查阅质量记录时，由部门负责人审核，管理者代表批准后，在品管部查阅指定的质量记录。4.6.3 借阅人员不得在记录上写字、涂改、撕页，不得损坏、丢失。4.6.4 保管人员对归还的质量记录要进行核对，若有违反4.6.3条规定时，保管员作好记录，报告主管领导处置。4.6.5 需复印质量记录时，按文件控制制度规定办理审批手续，方可复印。4.7 销毁4.7.1 保存期满的质量记录由品管部填写文件/记录销毁审批表，总经理批准，由品管部负责销毁。5 文件5.1文件编写规定Q/YS-01-2006 5.2文件控制制度Q/YS-02-20066 记录执行本制度应产生并保持如下记录，并按记录控制制度予以控制。6.1记录一览表YS 品管-036.2文件/记录借阅登记表YS 品管-046.3文件/记录销毁审批表YS 品管-05记录一览表YS品管-03 序号：序号记录名称记录编号归口部门保存期限编制： 审核： 批准：8文件/记录借阅登记表YS品管-04 序号： 文件编号文件名称页 数附件借 阅