Excel基础知识教程PPT学习课件

Excel基础知识培训 品质管理部 1 2 目 录 Excel概述 01 Excel基本知识与操作 02 Excel公式与函数 03 数据管理与分析 04 图表的制作 05 3 4 电子表格概念 一种可进行运算的表格软件 如Excel 1 Excel功能 5 2 Excel的工作界面 2 1Office按钮2 2功能区 快速存取工具列 功能页次 功能区 工作表页次标签 工作表 显示比例工具 6 7 1 1工作簿 Workbooks 电子表格软件Excel生成的一个文档文件Excel2007的文件工作簿文件扩展名 xlsx 默认情况下 可包含3个工作表 1 基本概念 8 1 2工作表文档窗口显示的是一个工作表 Spreadsheet 工作表的标签为Sheet1 Sheet2等 标签可设置颜色工作表的有关操作 1 插入 2 删除 3 重命名 4 移动或复制 5 保护工作表 6 隐藏工作表操作步骤 右击工作表标签 在快捷菜单中选择命令 9 1 3单元格拖动鼠标左键可以选定连续的区域 也可以按Ctrl键选择不连续的区域 在公式中引用单元格区域时 可以直接用鼠标选取 10 2 基本操作 11 数值型 文本型 逻辑型 2 1数据类型 在Excel中 对输入的数据自动区分为 不同的数据类型在单元格内默认的对齐方式不同 12 2 2数据的编辑 1 修改单元格数据选定单元格 直接在编辑栏内修改双击单元格 在单元格内修改 2 选择性粘贴选择性粘贴时 可以只粘贴数值或格式或公式等 13 2 2数据的编辑 3 清除单元格包含内容 格式 批注等单击 编辑 组 清除 下拉按钮 可以选择清除格式 清除内容 清除批注等 Delete键只删除内容 4 设置列宽 行高鼠标光标移动到两列列标或两行行标的交界处 按下鼠标左键可显示列宽或行高 改变列宽或行高 开始 选项卡 单元格 组 格式 用鼠标拖动列间隔线或行间隔线 14 2 3填充柄填充柄的作用数据和公式的复制产生自定义序列产生等差或等比序列选定单元格 直接用鼠标左键拖动填充柄 右键拖动产生快捷菜单 Tips 在不同的单元格填入相同的文本或数字 可使用快捷键Ctrl enter 15 2 4工作表格式列宽 行高单元格格式主题条件格式 16 2 5主题格式主题是一套统一的设计元素和配色方案 是为文档提供的一套完整的格式集合 其中包括主题颜色 主题字体 标题文字和正文文字 和相关主题效果 线条或填充效果 页面布局 选项卡 主题 17 2 6条件格式通过选择数据区域 点击开始 选择条件格式 即可在选择的数据区域中将满足自己需要的数据高亮出来 达到一目了然的效果 比如我们将成绩表中 80分的数据都进行了红色字体以及单元格红色填充设置 18 19 常用函数的运用 逻辑函数 文本函数 日期函数 查找函数 统计函数 And If Or Mid Left Right Value Today Now Vlookup Hlookup Countif Max Min AverageStdev Rank Frequency Sum 20 条件判断函数 IF 格式 IF 参数1 参数2 参数3 参数1 判断条件参数2 符合条件时返回值参数3 不符合条件时返回值例1 IF b2 60 不及格 及格 21 案例 公式与函数 任务 在 学生成绩表 中 求每个学生的总分和平均分以及等级 排名情况 等级要求 平均分85分以上为 优秀 85分以下75分以上为 合格 75分以下为 不合格 22 文本函数 MID函数 格式 MID 正文 起始 字符个数 功能 从字符串中抽取子字符串 例 MID firstsecondthird 7 6 返回字符串 second MID 1234 2 2 返回字符串 23 23 日期函数 NOW函数和TODAY函数 NOW函数返回日期和时间 TODAY函数则只返回日期 NOW函数和TODAY函数都没有参数 只用一对括号即可 NOW TODAY 假如说 要计算某项目到今天总共进行多少天了 TODAY 开始日期得出的数字就是项目进行的天数 24 查找函数 VLOOKUP 格式 VLOOKUP 查找值 查找范围 查找列数 精确匹配或者近似匹配 功能 按列查找 最终返回该列所需查询列序所对应的值 25 计数函数 COUNT函数 格式 COUNT 参数1 参数2 功能 COUNT函数的返回值是自变量数据中数值型数据的个数 参数可以是位置引用 名称等 含有的数据类型任意 但只有数值型数据才被计数 26 计数函数 COUNTIF函数 语法规则如下 countif range criteria 参数 range要计算其中非空单元格数目的区域参数 criteria以数字 表达式或文本形式定义的条件 27 求平均值函数 AVERAGE函数 格式 AVERAGE 数值1 数值2 功能 返回自变量指定的一系列数值的平均值 格式和SUM函数相同 28 排序函数RANK 格式 RANK 排序数据 参考区域 排序方式 功能 对数据进行排序 29 排序函数RANK 格式 RANK 排序数据 参考区域 排序方式 功能 对数据进行排序 30 统计函数Frequency 格式 语法为 FREQUENCY data array bins array frequency函数有两个参数 第一个参数data array 一个数组区域 如果要计算全班分数段的分布 data array就是全班的分数区域引用 第二个参数bins array 一个区间数组 如果要计算全班分数段的分布 bins array就是要计算的分数段的分组区域引用 31 32 33 1 排序首先 选择需要排序的数列 点击排序 跳出排序条件方框 编辑你所想要的排序的方式进行排序即可 34 2 数据筛选首先 选择需要筛选的行 点击筛选 在筛选中 我们可以选择升序或降序的方式 亦或是选择按条件进行筛选 35 3 分类汇总首先 在分类汇总前 先要对所要汇总的类别进行排序 排序后先点击分类汇总 选择汇总的类别以及汇总数据的种类 比如 我们想知道左图中各个产品的销售总量以及销售额总量时 我们首先需要对产品进行排序 在排序后点击分类汇总 选择汇总的类别 产品 以及汇总数据的种类 销售量和销售额 36 4 数据透视表数据透视表种交互式的表 可以动态地改变它们的版面布置 以便按照不同方式分析数据 也可以重新安排行号 列标和页字段 每一次改变版面布置时 数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据 另外 如果原始数据发生更改 则可以更新数据透视表 第五节图表的制作 具体操作 建立数据图表时关键在于 选择好源数据和图表类型 37 38 工作表中的数据若用图表来表达 可让数据更具体 更易于了解 Excel内建了多达70余种的图表样式 你只要选择适合的样式 马上就能制作出一张具专业水平的图表 请切换到插入页次 在图表区中即可看到内建的图表类型 39 1 直方图 柱形图是最普遍使用的图表类型 它很适合用来表现一段期间内数量上的变化 或是比较不同项目之间的差异 各种项目放置于水平坐标轴上 而其值则以垂直的长条显示 例如各项产品在第一季每个月的销售量 2 折线图 显示一段时间内的连续数据 适合用来显示相等间隔 每月 每季 每年 的资料趋势 例如某公司想查看各分公司每一季的销售状况 就可以利用折线图来显示 40 3 圆形图 饼图只能有一组数列数据 每个数据项都有唯一的色彩或是图样 饼图适合用来表现各个项目在全体数据中所占的比率 例如底下我们要查看流行时尚杂志中卖得最好的是哪一本 就可以使用饼图来表示 41 4 横条图 可以显示每个项目之间的比较情形 Y轴表示类别项目 X轴表示值 条形图主要是强调各项目之间的比较 不强调时间 例如你可以查看各地区的销售额 或是像底下列出各项商品的人气指数 42 5 区域图 强调一段时间的变动程度 可由值看出不同时间或类别的趋势 例如可用分区图强调某个时间的利润数据 或是某个地区的销售成长状况 底下以惠州近年来各县市新生儿人口数为例来绘制分区图 43 6 散布图 显示2组或是多组资料数值之间的关联 散布图若包含2组坐标轴 会在水平轴显示一组数字数据 在垂直轴显示另一组数据 图表会将这些值合并成单一的数据点 并以不均匀间隔显示这些值 散布图通常用于科学 统计及工程数据 你也可以拿来做产品的比较 例如底下的冰热两种饮料会随着气温变化而影响销售量 气温愈高 冷饮的销量愈好 44 7 股票图 股票图顾名思义就是用在说明股价的波动 例如你可以依序输入成交量 开盘价 最高价 最低价 收盘价的数据 来当做投资的趋势分析图 45 8 环圈图 与饼图类似 不过环圈图可以包含多个资料数列 而饼图只能包含一组数列 例如右图的例子 可以看出电器产品近三年的销售状况 46 9 泡泡图 泡泡图和散布图类似 不过泡泡图是比较3组数值 其数据在工作