企业之采购管理

企業之採購管理 2020 4 18 1MFG COM 2 課程大綱 認識企業採購目的與流程明暸企業採購流程中的主要活動理解企業採購部門與其他部門之聯繫明暸ERP系統中之採購流程 2020 4 18 1MFG COM 3 企業採購目的 短期目標適時地從最恰當的供應商中提供正確數量且符合要求的產品運送到正確的地點給組織內的顧客中期目標協助組織達成其營運目標 有效管理採購部門 與其他部門維持密切聯繫長期目標發展企業整合性之採購策略以協助企業整體營運策略及終極目標之實現 2020 4 18 1MFG COM 4 企業採購發展趨勢 科技變化快速全球市場導致全球競爭長期規劃週期縮短不確定性增高產品週期縮短採購方式改變 全球資料網路 Internationaldatanetwork 與WWW viaintranet internet 2020 4 18 1MFG COM 5 採購對企業之重要性 全球競爭範圍變大競爭速度變快採購成本之降低日趨重要對於高成本且不定消耗模式之原物料 如何採購以具安全庫存並避免庫存成本 尤為重要改善原物料配送縮短產品發展與製造週期改善產品品質 2020 4 18 1MFG COM 6 生產與原物料採購的流程 詢價 報價 訂單 物料需求規劃 訂單規劃 採購 收貨 生產 選貨 配送 開立帳單 2020 4 18 1MFG COM 7 傳統採購流程 工程 品管 製程規劃 交通 採購 工程 品管 製程規劃 交通 銷售 供應商只能與採購人員接洽forcontrolpurposes 買方 供應商 2020 4 18 1MFG COM 8 工程 品管 製程規劃 交通 採購 工程 品管 製程規劃 交通 銷售 Xeroxallowsitsengineerstohavedirectcontactwithsupplierengineers speaktheirownlanguage 點對點採購流程 2020 4 18 1MFG COM 9 企業採購部門之主要任務 壹 採購流程與主要活動貳 訂貨追蹤與庫存控管參 配送工具分析與評估肆 抵銷貿易合約之管理伍 內製 外購之決策分析陸 價值分析柒 採購研究 物料需求預測 2020 4 18 1MFG COM 10 壹 企業採購採購流程與主要活動 2020 4 18 1MFG COM 11 一 原物料需求辨認與預估 原物料需求來源顧客訂貨與市場需求預測自動補貨系統根據預定之參數 如安全庫存量 需求預測 交貨所需時間 系統自動計算出應補貨時間點及應補貨數量倉庫盤點定期盤點存貨時 一旦發現低於安全庫存量 便須補貨跨部門小組研發新產品時在產品設計及雛型建構 提供原物料需求資訊使用部門請購 purchaserequisition 2020 4 18 1MFG COM 12 電子化採購方式的益處 大幅降低文件處理的數量 時間 人力大幅降低採購文件傳送及接收所需時間提昇企業內部與外部供應商之溝通時效與溝通品質降低買賣雙方文書來往可能之錯誤率降低採購原物料所需的行政費用 2020 4 18 1MFG COM 13 採購流程產生之相關文件 1 2 包含請購單 詢價單 採購單 定期採購單 裝箱單 送貨單請購單 PurchaseRequisition 詢價單 RequestforQuotation RFQ 包含貨品描述 數量 交貨日期 交貨處 聯絡人 單價 以及是否可有替代品 等資訊 一般而言 至少需有三家報價單採購單 PurchaseOrder PO 一旦確定供應商後 採購單便產生 內容所載包括採購單號 採購品明確規格 數量 品質需求 價格 交貨日期 交貨方式 以及交貨地點 等資訊 若無採購系統 通常需書寫七至九份副本一式 分送各有關單位採購單有其法律上效力 簽署時應注意用詞 2020 4 18 1MFG COM 14 採購流程產生之相關文件 定期採購單 BlanketPurchaseOrder 在一定期限內 1年 需重複採購物品可省去每次採購均需下採購單的繁瑣流程買賣雙方已談妥採購價格與數量等已廣為企業採用裝箱單 MaterialPackingSlip 由供應商準備 隨實際運送交貨的貨物清單送貨單 BillofLading 隨運送貨物的車輛 在送抵時交付企業簽收 2020 4 18 1MFG COM 15 採購類型 1 3 1 原料類採購需要再加工成為可販售的產品例 石油 煤 鋼礦砂 木材原料的價格與供應情況會有較大的波動例 石油易受全球政局左右 農產品易受氣候左右2 半成品採購採購半成品零件生成最終產品例 採購輪胎 引擎 座椅 最後組成汽車當今主要趨勢 與供應商組成策略聯盟或外包 如何挑選合作對象 是採購部門的工作 2020 4 18 1MFG COM 16 採購類型 2 3 3 維修與作業所需的採購 MRO 如辦公文具 清潔用品 機器備用零件特性 採購次數頻繁但採購數量低如何有效管理控制MRO集中採購 與供應商簽訂定期採購契約交貨時間規定 無紙本下單 庫存控管4 支持生產所需的採購支援生產製造所需的採購 例如裝箱所須之紙箱 捆帶 儲藏盒 保護產品 行銷 2020 4 18 1MFG COM 17 採購類型 3 3 5 服務之採購所有的企業或多或少需要其他企業提供某些服務 例如水電 空調服務 餐廳 機器維護 興建大樓等6 資本設備之採購採購非流動性資產供長期經營之用一般性質 如電腦 辦公家具特殊性質 發電機 生產設備資本設備採購的特性一旦購入可長期使用採購金額通常龐大 會計作帳分年提列分攤7 配送安排原物料購入或產品輸出的交通配送安排 2020 4 18 1MFG COM 18 二 評估原物料可能供應來源 雜誌推薦 市場推銷代表 特定資料庫 現有供應商根據過去交貨紀錄及績效 建立特定供應商表 以幫助評估選擇適當的供應商評估供應商的指標項目 交貨情況與交貨品質財務狀況供應商製造成本與定價技術能力 配合能力管理能力與績效 管理人員專業能力與流動率人員技能 素質 流動率 應變能力 態度與士氣全球化採購趨勢下 應以全球可能供應商為採購來源 2020 4 18 1MFG COM 19 三 選擇原物料供應來源 1 2 供應商之選擇可從競標與採購契約協議兩種方式進行競標方式利用招標方式由最低價之供應商得標適用情況採購數量大原物料規格與樣式非常明確有足夠的供應商可供選擇價格是影響採購之主要因素若有非價格因素存在 則進入 協議 模式 2020 4 18 1MFG COM 20 三 選擇原物料供應來源 2 2 協議方式價格非主要考量因素 且評估因素需同時考慮多項 如風險 配送 售後服務 品質與價格開發新產品時 所需採購的原物料規格條件或原物料規格不明確等較費時 且採購過程較複雜供應商開發風險與成本不確定需供應商較早參與供應商需較長時間開發與製造採購品 故較難估算成本多採 面對面 協議 2020 4 18 1MFG COM 21 四 採購單下達與收貨 利用網路傳送電子資料可大幅降低文件旅行時間 避免資料重複輸入所造成的時間浪費 並提高採購文件正確性從組織文化而言 可開啟採購端與供應端組織合作的機制 2020 4 18 1MFG COM 22 五 供應商績效評估 1 2 評估供應商的表現是採購週期與流程中重要的一環評估交貨情況 交貨品質 供應商之製造成本供應商管理為採購部門的重要任務 趨勢為 供應商數目多寡與供應風險間的消長關係數目較少但較高競爭力的供應商群透過長期連續的評估程序 剔除競爭力較弱的供應商 稱之為 供應商群之最佳化策略優點 向最優良的供應商採購 降低採購風險 降低供應商維護成本 製造成本 複雜採購策略實施可能性缺點 對供應商過分依賴 缺乏競爭 供應商干擾 供應商數目過少 一旦採購需求變化 恐無法配合 2020 4 18 1MFG COM 23 五 供應商績效評估 2 2 評估方式類別法 將評估項目列舉並評分 最後加總各項得分而成加權法 依各項類別之重要程度給予不同權重成本法 績效指標 採購成本 非績效成本 採購成本比值為1時 為最佳狀況 比值越低越好 2020 4 18 1MFG COM 24 採購部門與其他部門之聯繫 2020 4 18 1MFG COM 25 採購部門與組織內各部門之關係 生產製造部門關係緊密 可能為從屬關係市場行銷部門屬間接關係 行銷部門開發促銷方案前 須與生產 製造 採購部門確認存貨與生產產品量品管部門關係緊密 須提供最新資訊 以掌握現有供應商之供貨品質工程研發部門關係最為關鍵 在產品設計與原物料選擇上密切合作 以縮短產品開發週期並降低成本財務會計部門提供資料以計算某採購物件之成本 2020 4 18 1MFG COM 26 貳 庫存追蹤與控管 追蹤各地每日庫存隨著日趨複雜的電腦化採購與庫存系統 庫存追蹤與控管已漸漸由採購部門交由使用者部門隨著各部門績效個別評估的壓力 各部門需對自己的庫存負責 因此使用者將對於所下採購單與庫存更為謹慎追蹤供應商逾交之訂貨與供應商直接聯繫有關即將到期或已逾期的訂貨在小公司是屬於採購 大公司則有物料控制部門負責IBM Rochester簽署備忘錄 pullprofile 同意購買一定額度物料 若未達到 仍須付帳 2020 4 18 1MFG COM 27 參 配送工具分析與評估 運送採購品或產品所需之配送工具其成本分析及選擇水運 陸運 鐵路與公路 空運影響選擇配送工具的因素成本 配送成本與總成本 含庫存成本 倉儲費用 關稅與報關行政費 速度 從送出到收貨的所需時間 與所運送貨物特質有關可靠度 依時安全抵達的機率 fillrate 運能 需特殊運送設備 如化學藥劑 危險物質可到達性 能否一路到底 抑或需換不同運送工具 2020 4 18 1MFG COM 28 肆 抵銷貿易 合約之管理 國際採購案中 基於貿易平衡的考量 易貨貿易 Barter 最基本且最古老 買賣雙方在過程中以物易物 完全沒有牽涉到貨幣進出 償付 Offset 賣方同意在規定時間內向買方所在國家的任何產業之任何公司 購買當初買方採購金額之一定比例的貨品 以作為賣方對買方之 償付 抵銷採購 Counter purchase 與 償付 相似 但限制較高賣方同意在買方完成採購並付清款項後 在規定時間內向買方指定項目清單中購買指定金額的貨品5 80 有時超過100 2020 4 18 1MFG COM 29 伍 內製 外購決策分析 1 2 需考慮策略層面 核心競爭力 整體價格 垂直整合等無論是策略由內製改為外購或相反為之 除成本因素外 其他如社會因素亦應列入自1973至1987美國企業其境外採購由21 71 境外採購考慮因素及風險 成本 品質 技術 供應商配合度匯兌 關稅 航期 保險 通關 兵險影響內製的成本因素作業成本 製造費用 如直接人力 津貼 原料 配送 與生產產量有關 變動成本工廠營運成本 如間接人力 經常行政費 overhead 管銷費用 工廠建築 研發 行銷 保險等固定成本整體作業成本 如主管薪資福利 公共關係 法律服務費 專利 機器折舊攤提 產品設計 行政費等適合採購品為獨佔 控制或技術專利 可以垂直整合方式達規模經濟 2020 4 18 1MFG COM 30 內製缺點 機器 工廠及人事固定成本偏高 不利現金週轉不適市場規模尚待開發情況特定機器設備投資無法他用 增加風險產品週期短半導體廠 每座US 30億Plantexpansionsaremadeonthepremisethatinvestmentinnewcapacitycanproviderapidmarket sharegainsThelifeofprocessequipmentisoftenaslittleas6monthsAnalystsworrythatthechipbusinessmayfluctuateinfutureyears andtheincreasingcostofwaferfabricationplantscouldsoarbeyondthereachofallbutafewcompanies需求變動大Itisofteneasiertoswitchsuppliersthantoswitchinternalprocesses 2020 4 18 1MFG COM 31 伍 內製 外購決策分析 2 2 影響外購的成本因素購買成本運送成本儲放成本庫存成本處理採購之人事與行政作業成本需流動資金外購優點彈性較大 當市場需求改變 容易調整 供應商擔負廠房設備之投資風險讓買賣 lowerwage higherefficiency 雙方各自發展核心競爭優勢較佳之現金流量 Dell 60Mfixedassetsgenerated 3Brevenueinmid 1990 s 2020 4 18 1MFG COM 32 外購缺點 易喪失對採購品之獨佔性或控制權 品質 保密 供應狀況 DemandforanewlineofMacintoshcomputersincreaseddramaticallyduringthemid1990sMostcomponentswerecustom designedandoutsourcedtoasinglesupplierFailtopredictthegrowth 25 insteadofthe15 predicted CustomersswitchedtoMSWindows95OS選擇供應商時有風險 如選錯供應商須較長前置時間喪失關鍵技術或產能NorthAmericanfirmsoutsourcingproductiontolow costsupplierswholaterbecameglobalcompetitors 產業空洞化hollowingoutofthecorporation onlya shell actingassales distributionnetworks 2020 4 18 1MFG COM 33 成功例子 Cisco 外包給37工廠 完成90 次組裝與50 最後組裝工作供應商直接配送產品到客戶手中 中間完全沒有Cisco介入節省 500M 800Min1999年如何降低可能風險 如喪失productionexpertise以改善產品掌握產品設計過程以internet追蹤供應商供貨之每個環節 2020 4 18 1MFG COM 34 採購品之價值分析 三種方法提昇採購品之價值不降低品質前提下 降低採購品成本不增加該成本前提下 提昇採購品功能相對於所增加之成本 大幅增進採購品功能採購品之現有功能與特色之必要性 市場有較低價格或較高品質物件可取代 採購品之製造流程是否適當 有無標準零件可取代現有客製化之零件 有無較低成本之供應來源 有無較簡單之設計以方便使用 組裝 或成本較低 2020 4 18 1MFG COM 35 陸 採購研究 原物料需求預測 1 2 明定採購部門任務研究供應市場原物料價格短中長期發展趨勢轉化組織目的 objectives 為採購目的 2020 4 18 1MFG COM 36 目的 objectives 與目標 goals Objectiveistimeless goalistemporalortimephased PresidentstatedthattheUSwasgoingtosendamantothemoon objective bytheendofdecade goal Objectiveisstatedinrelativetermsandgoalismorespecific Bethetopautomotivecompanyinquality objective reducedefectsto1000parts goalObjectiveisingeneralterm wewillbethebestincustomersatisfaction goalisspecific reducewarrantycostsby3 onpartnumber333bythe3rdquarterObjectiveismoreexternallyfocused wewillberegardedbythepublicasanenvironmentallyconsciouscompany goalismoreinternallyfocusedandimplyhowresourcesshallbeutilizedinthefuture wewillinvest10 ofourrevenuesinnewenvironmentallyfriendlytechnology 2020 4 18 1MFG COM 37 轉化採購目的為採購目標 Supply basereductionReducethenumberofsuppliersusedReducethetotalsupplybaseby30 overthenext6monthsCost reductionBethelow costproducerwithinourindustryReducematerialcostsby15 inoneyear 2020 4 18 1MFG COM 38 陸 採購研究 原物料需求預測 2 2 發展採購策略以達成採購目標強化組織競爭地位訂定採購計畫針對重要採購案組成跨部門小組 2020 4 18 1MFG COM 39 企業採購流程 以ERP系統為例 採購屬於物料管理模組 MMmodule 物料管理模組與其他模組關聯上游為PP 下游為FI MM FI決定帳號 驗證開立發票 CO計算存貨及採購成本 SD檢查與預留物料存貨建立請購單 PP物料需求規劃 2020 4 18 1MFG COM 40 MM模組的範圍 1 3 請購 採購請購詢價 報價採購採購文件處理 庫存管理收貨庫存轉移庫存數量 價格取貨倉儲管理 發票驗證確認價格與數量歷史價格 2020 4 18 1MFG COM 41 MM模組的範圍 2 3 配送系統 發票驗證 倉儲管理 庫存管理 採購 物料需求 資料主檔 2020 4 18 1MFG COM 42 MM模組的範圍 3 3 2020 4 18 1MFG COM 43 ERP系統採購內容 請購採購採購品收訖發票驗證 2020 4 18 1MFG COM 44 ERP系統採購流程 請購 採購 2020 4 18 1MFG COM 45 請購 1 2 是指向採購部門提出要求 需要在某個日期前獲得特定數量的原物料或服務請購來源可為系統自動產生或由人工輸入若在MRP中原物料主檔中設定 則SAPR 3系統會自動產生請購單 2020 4 18 1MFG COM 46 請購 2 2 2020 4 18 1MFG COM 47 採購 決定供應來源 1 2 供應來源可為內部或外部內製 自家工廠 或外購 供應商 可用 供應商來源清單sourcelist 以及 額度分配quotaarrangement 以管理如果採購有多個供應來源 可個別設定額度 在考慮供應來源時 一併決定額度額度分配通常有時效性以供應商報價清