文具申领管理制度.doc

文具申领管理制度一、 目的为了更好地对公司办公文具进行管理，做到合理使用办公文具以节约公司日常开支的目的，现对文具申领的管理制度进行完善。二、 适用范围本制度仅限于香港海利昂生物科技有限公司的文具申领的管理。三、 文具申领相关规定及流程(一) 申领流程，详见附件“文具申领流程”。(二) 部门职责：人力资源部负责对公司的文具进行统一采购、保管及发放管理等，并对各部门的文具申请提出查核及监督。同时，人力资源部在采购及发放办公用品时都将做好记录工作，各部门不得自行采购文具，否则，所有自行购买之文具将不予以报销。同时，各部门须控制其部门内的文具日常使用情况，不得滥用。(三) 制度要点：1. 文具分类及定义（详细见文具申请表）：1） 消耗类文具：纸张、笔墨、胶水、曲别针、大头针、订书钉、记事本、笔芯、复印纸等。2） 管理类文具：剪刀、打孔机、打码机、订书机、计算器、电话等。3） 其他类：咖啡、茶叶、一次性纸杯、卷纸等日常消耗用品。4） 药品类：公司只配备烫伤膏、止血贴、止泻药等常备外用及保健类的药品，而不配备如感冒药、止痛药、消炎药等治疗类的药品，并建议员工若感到身体不适应及时就医，听取医生意见服用适当的药品。2. 申领程序和控制：1） 文具的申请和领取：l 各部门应指定员工负责文具的申请及领取等工作；l 文具每月采购一次，各部门应于每月18日前由指定员工填写文具申请表，并经部门经理签批后，将下月所需文具用量计划交至人力资源部；2） 文具的采购：l 人力资源部基于节俭、实用及质优价廉的原则，选择合适的文具及供应商；l 人力资源部将根据各部门过往使用量及实际需要，统一对其他类文具进行采购及发放。3） 文具的日常使用和管理：l 各部门应在环保、节约及节俭的前提下申请和使用文具；l 人力资源部将对管理类文具的申领作严格控制。其中，对电话、计算器及打码器的管理要求如下： 发生损坏的，必须以旧换新； 发生遗失的，应由其个人或部门赔偿或自购； 员工离职时，必须将以上文具退还人力资源部； 人力资源部在对以上之管理类文具的发放、更换及赔偿等作详细记录。四、 本制度由人力资源部负责解释。五、 本制度自二零一二年一月一日起实施。附件： 附件一文具申领流程 附件二 文具申请表附件一附件二 年 月文具申请表产 品 名 称单位数量备注产 品 名 称单位数量备注一、消耗类拉绳文件袋个1、常用消耗品牛皮纸档案盒个透明胶卷资料册本双面胶卷名片簿本封箱胶卷电话簿本海棉双面胶卷分页纸套介刀片把复印纸个胶水支4、书本类反尾夹盒硬皮簿本装钉夹盒软皮簿本回型针盒速记簿本橡皮擦块电池粒二、管理类告示贴本剪刀把白板擦块界纸刀把钉书钉盒铅笔刨个2、笔类钉书机台铅笔支起钉器个活动铅笔支打孔机台活动铅笔芯盒胶纸座台原子笔支直尺把原子笔芯支回型针盅个啫喱笔支垫板块啫喱笔芯支电话个签字笔支打码器个荧光笔支计算机台油性笔支白板笔支其他需订购品涂改液支3、快劳类Boxfile(9501B/L)个Boxfile(9509B/L)个纸皮文件夹个拉杆文件夹个板夹文件夹个插袋文件夹个风琴文件袋个拉链文件