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文档简介

国际贸易部出口流程管理制度一、基本管理制度1.外贸部分业务组和单证组,两者形成外贸团队共同协作完成公司的出口业务和相关外贸工作的服务。在公司创业初期,由于业务量不大,可以一人多职,如业务员可以负责单证的处理。外贸部所需单据将统一格式,单据号码也使用统一编号,以便查询有据。2.业务组是外贸部的对外窗口主要职责为:(1积极开展市场调查、分析和预测;做好市场信息的收集、整理和反馈,掌握市场动态,及时反馈市场部(2配合市场部制定出口销售计划,完成公司预定出口目标(3负责市场开拓与配合公司宣传工作(如展会、网站,努力拓宽业务渠道,不断扩大公司产品的市场占有率;及时回复客户的传真和Email,要求当天的函件必须在当天给予回复,如果工作量较大也要给出相关回应以体现公司的形象(4与客户洽谈直到形成订单合同,配船订舱协调好货物装船时间和提单出证要求;将订单信息反馈给单证组,要求单证组按具体要求出具相关单据,并负责整个订单的全局跟踪(5负责出口单据的最后审查工作,并提示财务部做银行交单记录(6负责做好产品的售后服务工作,增进客户关系,及时解决客户的问题,并将产品质量信息及时反馈到市场部和品管部;提高客户满意度,增强企业信誉(7负责出口应收帐款资金的回收工作,及时跟踪货款到帐日的应收情况,提醒单证组及时取得银行水单并交付财务部进行出口核销工作(8协助单证组做好基本资料归档工作,并对资料信息和整理工作作应有的指导(9负责编制出口统计报表。做好出口统计核算基础管理工作,建立健全各种原始记录、统计台帐,及时汇总填报年、季、月度出口统计报表3.单证组是外贸部的内部协调人员,主要职责为:(1做好基本资料归档工作,要求对客户资料、报价单、订单合同(包含出口合同下的一切单据备份进行清晰的分类,作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料(2配合业务组缮制和准备相关出口单据:危包证(可选、出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据(3及时跟踪已完成订单的银行结汇情况,反馈给业务组;已结汇的订单,及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作,如有支付国外佣金的订单,还要进行佣金的支付工作(4协助业务组处理相关办公室工作,如:业务组人员不在接听电话留口讯,接发传真,叮嘱发货,邮寄样品,查询等工作.国际贸易部职责1、处理与销售工作有关的电子邮件、传真和信函,积极主动高效地与客户进行沟通;2、处理客户订单,制订单信息表,组织各部门进行合同评审;3、制合同传递单并发送到有关部门。同时整理包装资料,提供给供应部;4、跟踪订单的生产进度,监督有关部门严格按合同传递单的要求进行生产和检验;5、安排出运货物,取得相关单据与客户结算货款;6、给财务部提供出口货物统一发票和退税单据。7、负责产品的售后服务工作,组织各部门全力处理顾客投诉,千方百计地实现对顾客的承诺。8、负责顾客样品的封存和保管,按客户和市场
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