COD异常处理知识汇编PPT课件

1 COD异常处理知识汇编 总公司财务本部 陈双子 2 目录 一 异常的定义 二 异常处理团队组织架构 异常处理工作职能及岗位职责 三 四 COD异常处理每日工作内容 五 KPI考核指标 相关业务知识 六 3 一 异常的定义 定义 ERP系统内明确录入的异常信息 或超过希望到达时间而未签收货物均为异常 针对以上两种情况 有异常信息货物 信息处理超过希望到达时间无异常货物 监控强调 异常处理人员工作范围只针对 进港未签收货物 做监控和处理 目的 促进货物派送或调回 规避货物风险 4 二 异常处理团队组织架构 5 三 工作职能及岗位职责 职能 通过对信息流 货物流的监控 最大限度的降低COD货物带来的资金风险 通过设计和优化业务流程 完善信息系统 提高公司在COD业务操作方面的市场竞争力 给客户提供更满意的服务 6 一 COD监控科主管岗位职责 1 负责对全国COD未签收货物总体监控 2 设计和优化操作流程 包括正向逆向货物流 和各操作环 3 负责制定COD操作岗位职责 人员管理及培训 4 负责制定相关KPI指标并推进 绩效考核 5 负责分析COD业务数据 二 COD监控专员岗位职责 1 负责对COD货物依据相关考核要求落实具体工作 2 负责对日常发生的具体异常情况做处理和协调 3 负责对数据做汇总并下发相关通报及考核结果 4 负责与分公司 办事处进行沟通下发相关明细 5 负责与网络处及客服科进行业务对接 7 四 COD异常处理每日工作内容 1 对上工作日在派送过程中发生的以及之前未处理完成的异常信息 进行处理及反馈设法促成货物派送或返回 系统处理 无明细表 从系统内直接做处理 2 催促进港单位 加盟商 将超过返货规定时限的货物及时补录异常信息或提交返货申请 加盟商监控数据表 详见PPT 25页从出港货物监控导出3 催促进港单位 加盟商 将出港单位已确认可以返回的货物生成返货工作单并操作出港返回委托单位 一单到底系统监控表 从返货监控模块导出4 将派送中出险的货物及时告知客服并监督责任单位上报 汇总明细报客户做对接 8 五 KPI考核指标 一 异常处理及时率 98 依据异常录入时限进行考核 50 异常处理人员必须在ERP系统内进行异常处理回复 要求最迟处理时限不能超过最后一次录入异常时间的24小时 举例说明 ERP系统异常处理模块中状态为已反馈未处理的数据异常录入时间为5月1日的异常信息最迟不超过5月2日的23 59分 计算公式 异常处理及时率 规定时间内已反馈已处理异常票数 已反馈票数 二 返货及时率 95 依据货物希望到达时限进行考核 50 全国统一标准 最迟返货时限为希望到达时限之日起后7个自然日 举例说明 希望到达时限为5月1日的货物 货物最迟返货时限为5月8日 超过5月8日货物进港单位可以直接申请返货进行强返处理 计算公式 返货及时率 规定时限内已返货票数 应调货票数 9 六 相关业务知识 一 一单到底操作流程 二 一单到底监控办法及注意事项考核要求 三 异常处理数据汇总办法 四 异常处理方式 10 一单到底流程图 11 一 一单到底 操作流程1 1 一单到底流程第一步 提交返货申请 适合 已经与收货客户确认拒绝收货 无二次派送可能的货物 或者是 超过最晚派送时间仍因电话无法接通或地址不详细而无法派送的货物 1 在业务系统 COD返货管理 返货申请界面 2 填入返货工作单号及返货原因 3 点击保存 12 一 一单到底 操作流程1 2 系统提示操作成功 返货申请录入成功 返货申请录入成功 点击确定 13 一 一单到底 操作流程1 3 一单到底流程第二步 出港单位进行返货确认 1 在业务系统 COD返货管理 返货确认界面 2 受理单位及返货申请单位的含下级处打 3 点击查询 生成工单号 4 在此处双击此工单 14 一 一单到底 操作流程1 4 一单到底流程第二步 出港单位进行返货确认 点击重新派送 2 点击确认返货 15 一 一单到底 操作流程1 5 系统提示操作成功 保存成功 点击确定 16 一 一单到底 操作流程1 6 一单到底流程第三步 进港单位生成返货工作单 2 点击生成返单 1 在到达地栏输入城市名称拼音缩写 弹出城市名 双击进行选择 17 一 一单到底 操作流程1 7 一单到底流程第三步 进港单位生成返货工作单 保存成功 点击确定 18 一单到底流程第五步 进港单位负责将返回货物补录签收信息 一单到底流程第四步 进行实物的逆向货物物流 一 一单到底 操作流程1 8 简单总结为 进港三件事 提交返货申请 及时生成返货工作单 及时将货物返回 出港两件事 及时反馈客户下达返货指令 及时补录已经返回委托方的签收 客户一件事 及时接收异常并下达指令给出港维护单位 19 二 一单到底流程 监控办法 2 1当进港单位提交返货申请开始 进入 一单到底监控界面 20 二 一单到底流程 监控办法 2 2数据导出界面 从此界面可以导出全部 已做过返单申请的数据 主要有以下几种类型 1 已申请未确认 进港单位已提交返货申请 需反馈出港单位确认2 已确认返货 已确认未生成返单 需反馈进港单位生成返货工作单3 已确认再次返货 已确认重新投递中 需反馈进港单位再次派送4 已生成返单 进港单位已生成返单 需跟踪到货物出本单位中转站为止根据 返货监控明细表 处理以上数据 21 2 3一单到底流程 监控注意事项 1 已申请未确认 已确认未生成返单 已确认重新投递中 原单签收状态为已签收的货物 是先期申请后期又成功派送的不需要与出港或者进港单位反馈 2 系统内 返货申请 最多只能提交两次 超过两次则无法继续申请 3 已确认重新投递中 只能确认两次 超过两次仍无法派送则需要进港单位自行生成返单将货物返回 4 系统自做 返货申请 时开始计时 7天内出港单位未下达相关指令则进港单位可以自行生成返货工作单进行强返货物处理 5 已生成返货工作单而货物又派送货物 需将返货工作单作废 在报总公司清空返货的签收信息 二次补录正确的签收人信息 22 2 4一单到底流程 各环节考核要求 1 超过希望到达时间7天而系统内未录入签收信息的货物 处理方式一 提交返货申请 处理方式二 补录签收信息 处理方式三 录入异常信息 2 已提交返货申请的货物 当天申请24小时内告知出港单位 进港异常处理员及进港加盟商有告知义务 3 已确认未生成返单 在24小时内生成返货工作单 4 已生成返单 安排最近一个物流批次将货物物流回出港单位最迟不超过48小时 5 已确认重新投递中 联系收货人 在收货人要求之日内派送 23 三 异常处理数据汇总办法 两个来源 来源一 系统内有异常信息的数据 货物跟踪管理 异常处理 来源二 按照中转站物流方向确认各派送地库存货物数据 核对派送异常 出港货物监控 数据导出 24 四 异常处理方式 1 系统内异常处理 25 2 到本单位内各派送单位货物监控 例 上图