连锁店财务软件

第一章 初始化在正式建账前，为了该账的运行与企业工作流程相符，和数据的正确稳定性，必须先设好账套的参数与录入相关的资料，方可做账。一、 自营机构资料及其参数设置财务端的机构资料是与客户端的机构资料一致的，而参数设置就不同。单击【资料】【自营机构资料】出现如下图所示：点击上图的参数设置，出现如下图所示：l 审核人和制单人不能是同一个人：此参数打勾，系统会限制操作员审核人和制单人不能是同一个人，不打勾，系统会允许操作员审核人和制单人可以同一个人。l 可修改、作废他人填制的凭证：此参数打勾，系统允许操作员修改、作废他人填制的凭证；不打勾，系统会限制操作员修改、作废他人填制的凭证。l 涉及现金银行科目的凭证需出纳签字：此参数打勾，出纳操作员必须在涉及现金银行科目的凭证操作签字，否则不能记账；不打勾，无论什么凭证，只要审核后就可以直接记账了。二、 公共参数设置单击【资料】【公共参数设置】出现如下图所示：l 科目级别一般默认级别是4-2-2，会计操作员必须根据企业原始要求设置好级数和级别长度。本软件的会计科目代码分级规则是：科目代码的总长度限定不能超过18位，最多可分为6级。如上图科目划分为3级，而这3级科目的长度分别为：4（固定的），3，2。而对应设置明细科目代码100200101：1002为一级代码，001为二级代码，01为三级代码。l 其它设置现金银行科目设定:此设定是为了出纳签字管理，和收付凭证所用。数量、单价、金额位数确定:在整个财务管理里，所有项目的数量、单价、金额都在这里预先设置好。财务期间:建立当前帐套的财务起始期间。*注：当做了第一张凭证始，公共参数设置里设置全都不能改动，呈灰色状态。三、 会计科目设置单击【资料】【会计科目】出现如下图所示：始初化时会计科目浏览界面是空的，需要点菜单栏导入下拉框，可选择导入预置的会计科目，也可以导入企业自有惯用的会计科目，如下图是导入预置会计科目后出现的窗口情况。 而对应需要新增的明细科目或新增一级科目，都可以通过点击新增来处理。在上图界面点击新增，出现如下界面：1. 科目编码：根据公共参数设置，确定科目编码编辑规则，如设定规则为4-2-2，输入4位数表示新增一级科目（如1002），输入6位数表示新增二级科目（如100201），输入8位数表示新增三级科目（如10020101）。2. 科目名称：与科目编码对应的中文名称。3. 科目类型和科目性质：科目类型就是科目最基本的几个类型资产、负债、权益、成本、损益。科目性质就是科目余额方向，有些明细科目根据会计科目的性质而默认，也不一定是科目真正的余额方向。新增一级科目时，科目类型和科目性质都必须自行设置。新增明细科目时，当输入好一级科目编码，系统自动确认科目类型和科目性质，成灰色状态。4. 数量核算：可为一些有数量、单价的科目设置，录入凭证时，可同时输入对应的数量、单价。5. 辅助核算：用于核算项目、部门、个人往来和单位往来等账项，是以凭证为数据输入，输出辅助账本。对于需进行辅助核算的科目，需选择相应的辅助核算类型，在凭证录入时，涉及到辅助核算的科目，可以对此输入辅助项目。1) 个人核算主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。系统自动采用进销存端的职员资料。2) 部门核算主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时的反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部门考核。系统自动采用进销存端的部门资料。3) 客户往来和供应商往来核算用于进行应收应付的核算，及时反映各往来单位的应收应付情况。系统自动采用进销存端的客户明细资料和供应商明细资料。四、 凭证类型单击【资料】【凭证类别】，出现如下图所示：系统默认三种凭证类型：收、付、转字凭证，也可以自定义增加或删除。增加方式就是在新一行里，直接输入编码（可以中文字符、数字或字母）以及填上类别名称就可以了，而限制类型和限制科目不规定需要设置。限制类型有三种，如果选择后两种，将会在凭证录入时通过限制科目对凭证输入产生一种检验。限制科目：输入限制科目（也可点放大镜选择），与上面的凭证类型合用，对凭证输入产生检验。如上图中所设的“收款凭证”，凭证类型选择“借方必有”，在限制科目中输入科目代码“1001”，则在输入收款凭证时如果借方没有“1001”这个科目，保存时则会给出提示并不得保存。五、 摘要内容在填制凭证中，凭证摘要是输入汉字最多的地方，也是使做帐的速度缓慢的地方。所以在我们财务系统中有个摘要内容管理，只要在凭证录入时，输入惯用的摘要编码，就可免去每次都要输入过多摘要内容的繁琐。单击【资料】【摘要内容】，出现如下图所示： 新增或追加摘要，直接在新一行输入摘要编码和摘要内容（两者缺一不可）即可。如需更改，直接可在摘要内容上更改。删除内容，可以选择对应内容后，点删行，电脑即时删除该行内容。当内容被凭证用过后，不能编码更改和删除内容。当结束编辑摘要操作时，需点保存，才能保留你所设置的内容。摘要内容界面可以打印。六、 客户资料和供应商资料、职员资料、结算方式财务端的客户资料、供应商资料、职员资料和结算方式与进销存客户端的客户资料、供应商、职员资料和结算方式对应一致的，具体操作与进销存客户端一样，财务端的客户资料和供应商、职员资料主要被辅助核算科目取用。七.自动转账定义七、 期初金额单击【资料】【期初金额】，出现如下图所示：1. 期初余额：输入开账时第1个会计科目的月初余额。2. 累计借方：输入本会计科目年初至到账套初始化设置的会计期间为止的借方累计发生额。3. 累计贷方：输入本会计科目年初至到账套初始化设置的会计期间为止的贷方累计发生额。4. 年初余额：表示此科目年初的余额。此数据不用人工输入，由系统根据累计借方、累计贷方和期初余额自动计算出来的，计算公式：年初余额=期初借（贷）方+累计贷（借）方累计借（贷）方。5. 数量：适用于设置了数量核算的会计科目录入，如：库存商品、原材料等。录入方式与科目期初数录入相同。如没有设置数量核算的会计科目录入，则在数量列录入时，是保存不了数据的。6. 辅助核算期初数录入：如果会计科目设置了辅助核算，则在期初金额界面显示淡黄色，不能在那界面上录入期初数据，双击便出现辅助核算项目录入窗口（如下图），只要在这里录入对应数据，期初金额界面对应科目便出现其合计数。 期初金额、累计借方金额和累计贷方金额和期初金额界面输入方式一样。选择好辅助项目后，直接在下表新行选择辅助核算内容即可。八、 单据转凭证对应科目设置财务端与进销存端有个财务接口，就是在进销存端做好的业务单据，只要有对应的科目设置好，就可以统一批量成为财务端的会计凭证。1、 货品分类会计科目设置 单击【资料】【单据转凭证对应科目设置】【货品分类会计科目设置】，系统弹出货品相关会计科目设定操作界面，如下图：为每个货品分类选择对应的库存商品科目、受托商品科目、委托商品科目、销售收入科目、销售成本科目、代销商品款科目。如果有关货品分类的会计科目不核算明细，可用快速的设置方法，鼠标点击此界面的设置按钮，在弹出界面中输入货品统一的科目，如下图：2、 现金银行会计科目设置单击【资料】【单据转凭证对应科目设置】【现金银行会计科目设置】，出现设置界面，如上图。指定的各个现金银行账户的会计科目，确定好点保存。如果账户多，多个账户统一会计科目，可以点设置，操作与作用如上述。3、 收支项目会计科目设置 单击【资料】【单据转凭证对应科目设置】【收支项目会计科目设置】，出现设置界面，如下图：在对应的收支项目设置损益科目，可点设置进行快速设置。4、 出入库类型会计科目设置单击【资料】【单据转凭证对应科目设置】【出入库类型会计科目设置】，出现设置界面，如下图：对应出入库单的类型设置科目，也可以设置进行快速设置。5、 其他项目会计科目设置 单击【资料】【单据转凭证对应科目设置】【其他项目会计科目设置】，出现设置界面，如下图：些项设置的项目类型，是进销存业务单据里隐藏的会计核算内容，看需要来设置，如没有相关业务就可以不用设置。可点设置进行快速设置。以上就是全部的财务初始化设置，有些可以看情况而不需设置的。最基本的会计科目与期初余额检查确认后，就可以下一个工作环节账务管理。九、 用户及权限设置用户是指操作本系统的公司员工，如经理、会计员、业务员等。请参考用户与职员区别。单击【系统】【用户及权限设置】，弹出如下图所示：系统已预设用户组和admin管理员，并已分别设置了权限。设置用户组是为了方便管理用户及快速设置用户权限。1) 新增用户组单击图工具栏新增旁下拉箭头，选择新增用户组，在弹出的窗口中设置用户组。选择其隶属用户组，系统自动把隶属用户组的权限赋给该新用户组。2) 修改用户组双击图左边树形某个组名，弹出用户组属性窗口。如果修改了隶属用户组，系统会把该用户组原权限删除，并更新为新隶属用户组的权限。3) 删除用户组单击选择图左边树形某个组名，然后单击工具栏删除旁下拉箭头，选择删除用户组。系统预设的用户组或该用户组下有用户将不能删除。4) 设置用户组权限单击选择图左边树形某个组名，然后单击工具栏权限旁下拉箭头，选择设置用户组权限，在弹出的窗口设置该组的模块权限。5) 新增用户单击图工具栏新增旁下拉箭头，选择新增用户，弹出如图。用户相关权限说明：1) 当选择了所属用户组，系统自动把该组的全部权限赋给该用户，并可在已拥有的组权限基础上，对用户权限进行另设。2) 数量权限表示该用户在单据编辑、数据查询时只能处理、查看数量，不能处理、查看单价和金额。这样可达到产品价格保密的目的。3) 数量金额权限表示该用户在单据编辑、数据查询时既可处理、查看数量又可处理、查看单价、金额。4) 信息发送权限表示该用户在操作此账套时，可使用信息发送此功能，给各个机构部门发送信息。5) 查看成本权限表示该用户在单据编辑、报表查询时既可处理查看数量又可处理、查看单价、金额、成本。6) 查看货品资料成本权限就是针对查看货品资料浏览时，能否查看参考成本价。1.1.1 修改用户双击右边列表框的某个用户名，弹出用户属性窗口。如果修改了所属用户组，则系统将取消该用户原有已设权限，并将新属组别的权限赋给该用户。1.1.2 删除用户单击选择右边列表框准备删除的用户名，然后单击工具栏删除旁下拉箭头，选择删除用户。系统预设的admin和已使用的用户不能删除。1.1.3 设置用户权限本系统通过对用户的数量金额权限、模块权限、可管理机构三方面的设置，可以完善地管理用户的权限，防止越权处理和查看数据。单击选择图右边列表框某个用户名，然后单击工具栏权限旁下拉箭头，选择设置用户权限，弹出如下图：如上图所示，该用户已具有所属用户组（管理组）的全部，但可以在此基础上根据情况再对其权限处理。可管理机构表示该用户可操作哪些业务机构的数据，并作为系统登录时可选的业务机构。如图用户只负责总公司，则只能处理和查看到总公司的数据，其他机构的数据不能处理和查看。注：管理员admin具有全部权限，不用设置其权限，但要设密码。第二章 账务处理财务工作中最主要部分是日常账务处理，此财务软件的账务处理与手工账的日常账务处理基本一致。一、 填制凭证 记账凭证，是财务账务管理最基本的数据入口，最基本的功能。单击【凭证】【填制凭证】，进入操作界面：凭证类别输入内容说明：l 制单日期：当前凭证日期，默认是当前系统日期，可以点下拉框选择，只能选当前会计期间之后的日期，否则不能保存。l 凭证类型：选择凭证的类型。如收（收款凭证）、付（付款凭证）、转（转账凭证）。l 附件张数：输入附件（原始凭证）的张数。l 摘要：输入业务相关内容摘要，也可以点放大镜选择之前在资料的摘要内容设置好的内容。l 科目名称：可直接输入科目代码，当你输入完整的代码时，软件会自动将对应的科目名称显示在屏幕上供验证；也可点放大镜，出现会计科目表，进行查找确认。l 借方/贷方金额：输入业务发生额（借贷必须相等）。l 部门/个人/往来单位：用于辅助核算，如此凭证上有会计科目是辅助核算的，即可双击进行选择。l 数量/单价：如有会计科目需要数量/单价核算（原材料、库存商品等），双击可直接输入。l 票号/日期/结算方式：用于银行科目的银行对账功能，输入该笔业务的结算方式和支票号、日期。输入完成后点保存，借贷不相等则不能保存。二、 出纳签字单击【凭证】【出纳签字】，在出现的界面输入对应的条件，查询出需出纳签字的凭证，选择对应的凭证后点签字按钮即可。也可以在签字按钮旁边的下拉框点批量签字，这样就可以把查询出所有没签字的凭证，全部都签字完成。三、 凭证审核会计凭证输入之后，需要由专门的会计人员进行认真、严格审核（在系统内可以通过设置不同的操作权限来实现），这样才能保证编制的会计凭证不生成错误。本系统默认的审核方式为“制单与审核不可以是同一人”，考虑到中小企业人员结构有限、业务简化，系统还可以按照“制单与审核可以是同一人”的方式来审核会计凭证。单击【凭证】【凭证审核】，在出现的界面输入对应的条件后，点确定，出现如下界面：会计凭证的审核分为单张凭证审核和批量审核两种。l 单张凭证审核在列表中选中要进行审核的凭证，然后点击窗口左上方的审核按钮。打开会计凭证编辑窗口，确认凭证内容无误时，点击凭证编辑窗口左上方方的审核，该凭证即被审核完毕，这时系统会在会计凭证的审核位置上，自动显示出审核人名字。关闭会计凭证编辑窗口，回到“凭证审核”窗口，选择其他凭证继续进行审核。l 批量审核点击窗口上方的审核下拉框批量审核，系统将自动将所有未审核的凭证都将被审核。四、 记帐记帐前应该仔细核查所有的凭证是否已审核完毕，后才方可进行记帐。单击【凭证】【记帐】，弹出如下窗口所示，点是系统将自动进行记帐，提示记帐成功，点确定即可。在期末结完帐后，如发现帐务处理有误，系统提供一个反记帐的功能, 单击【凭证】【反记帐】，(反记帐就是将已经记完的帐目恢复到记帐前状态)。 五、 凭证号重排本功能可以帮助用户重新对凭证进行排序、重新生成凭证号、删除不要的作废凭证、清理断号凭证。注意，由于在使用本功能后，必然会导致凭证号的变化，因此，当您的凭证已经打印存档后或您仍采用手工凭证时，请慎重使用本功能，否则会使计算机中的凭证号与会计凭证实物上的凭证号不一致。单击【凭证】【凭证号重排】，弹出如下窗口：六、 生成凭证单据生成凭证是实现财务与进销存完全一体化的中间模块。具体地讲，该模块是实现通过进销存业务单据自动生成记帐凭证。把业务单据转换成记帐凭证时，可逐张转换，也可以多张汇总转换。如果你没有将财务和进销存结合使用的需求，就不需要使用该模块。该模块下有单据生成凭证期末销售成本生成凭证单据生成用友U8凭证期末销售成本生成用友U8凭证 单击【生成凭证】【单据生成凭证】，弹出如下图所示：请选择单据：点击下拉框可选择需要转换记帐凭证的业务单据，后点查询按钮。凭证字：有收、付、转三种凭证类别可选择。附件：该业务单据所附的原始单据共有几张。编制日期：软件默认为当前系统的日期,可更改。凭证摘要：点击下拉框选择该业务对应的摘要内容，如没有，可在资料 摘要内容这里增加。第三章 账薄管理一、 科目余额表科目余额表是根据上月的余额和本月各科目的借贷方发生额填列的，上月的期末余额是本月的期初余额。单击【账薄】【科目余额表】，出现如下图所示：期初金额：即上月的期末余额。本期借/贷方：本月各科目的借贷发生额。期末余额：根据本月的期初余额借（贷）方+本期借（贷）方-本期的贷（借）方得出余额。注：该表的本期借方和本期贷方余额必须是平衡的。二、科目汇总表科目汇总表亦称记账凭证汇总表”。定期对全部记账凭证进行汇总，按各个会计科目列示其借方发生额和贷方发生额的一种汇总凭证。依据借贷记账法的基本原理，科目汇总表中各个会计科目的借方发生额合计与贷方发生额合计应该相等，因此，科目汇总表具有试算平衡的作用。科目汇总表是科目汇总表核算形式下总分类账登记的依据。单击【账薄】【科目汇总表】，出现如下图所示：本期借/贷方：本月各科目的借贷发生额。本期借/贷方：本月有数量的科目的借贷发生数。二、 总帐单击【账薄】【总账】，出现如下图所示：总帐各科目的余额是根据明细帐各科目余额自动生成的。科目：点击下拉框可选择查询各科目的总帐。三、 明细帐单击【账薄】【明细账】，出现如下图所示：明细帐各科目的明细数据是根据审核无误已记帐的凭证自动生成的。科目：点击下拉框可选择查询各科目的明细帐。四、 个人往来1个人科目余额表科目余额表不是会计帐簿，只是在帐簿基础上分离出来为了单独使用方便的一种报表。单击【账薄】【个人往来】【个人科目余额表】，出现如下图所示：2个人余额表单击【账薄】【个人往来】【个人余额表】，出现如下图所示：部门：点击下拉框可选择不同的部门个人：点击下拉框可选择所属当前部门的个人 五、 部门往来1部门科目余额表单击【账薄】【部门往来】【部门科目余额表】，出现如下图所示：科目：点击下拉框可选择不同的科目2部门余额表单击【账薄】【部门往来】【部门余额表】，出现如下图所示：部门：点击下拉框可选择不同的部门六、 客户往来1客户科目余额表单击【账薄】【客户往来】【客户科目余额表】，出现如下图所示：科目：点击下拉框可选择不同的科目2客户余额表单击【账薄】【客户往来】【客户余额表】，出现如下图所示：客户：点击下拉框可选择不同的客户七、 供应商往来1供应商科目余额表单击【账薄】【供应商往来】【供应商科目余额表】，出现如下图所示：科目：点击