简议企业的全面预算管理信息化

简议企业的全面预算管理信息化执笔人：季汝群近些年来，由于外部经营环境的千变万化，企业对于经济信息、财务成本信息及其他管理信息的需求分析要求越来越高，由此带来的各种管理理念及创新更是层出不穷，其中最具代表性的是信息化平台的应用。通过有效的技术手段，在信息化的基础上，企业将战略管理、业务运营管理、财务管理、人力资源管理等内部管理职能有机地结合，从而使内部分散的管理信息资源得以有效地整合，进而消除企业内部各个“信息孤岛”。因此，作为财务管理信息化体系中必不可少的组成部分企业全面预算管理信息化也将面临全新的挑战。一、全面预算管理信息化的应用现状随着预算管理在企业管理活动中的地位愈发重要，对于预算管理信息化的要求也在过去的20年中伴随着信息技术尤其是数据库技术的发展而发展，从最初的基于文档、电子表格等文件型数据库发展到基于关系型数据库和专业型应用管理软件，全面预算管理的应用发生了革命性的变化，信息化水平的提升同时也帮助企业处理更为复杂的预算编制及业务分析等专业需求。从全面预算管理信息化的发展进程来看，基本可以分为三个应用阶段。第一阶段是使用电子表格进行预算管理。Excel在最初的应用过程中体现出成本低、简单易用等优点，但其并非为一个有效的预算管理平台，无法满足企业对于预算业务进行深化管理的需要。第二阶段是ERP（Enterprise Resource Planning）等管理软件的应用阶段。ERP将预算管理纳入到功能模块的组成部分中，使得预算的处理效率和效果在Excel的基础上得到了进一步提升，从而使企业整体的资源配置和管理得到优化处理。然而，随着企业对于管理精细化的要求日益提高以及数据库技术和网络技术的进一步发展，预算管理功能的简单化使这些ERP软件已经不能适应预算管理水平日益提升的需要。第三阶段是Hyperion等专项预算管理软件的应用阶段。其伴随着数据库技术水平的进一步提升，多维数据库的出现使预算管理升华到更高的层次。通过专项预算管理软件的应用，不仅使企业能更好地实现预算管理方案的落地，也进一步满足企业对于内部各种分散的财务核算、业务运营及预算管理信息进行整合分析的需要。如表1所示，为几种常用预算管理工具的比较。二、全面预算管理信息系统涵盖的功能范围通常来说，全面预算管理信息系统应包含预算组织管理、预算目标管理、预算编制与工作流管理、预算执行控制与调整管理、预算报告与分析管理等五个部分。这五个部分的有机结合将有效保障全面预算管理体系的顺利运行。1、预算组织管理预算组织体系作为预算管理机制运行的基础环境，在其建设深度方面必须与企业预算管理的精细化程度相适应，并且需要对网络中各预算责任单元进行适当定位和权责划分。通过在预算系统中合理地设置各级预算责任单元，并设定其权限与职能定位，从而保障预算循环的有效运行。2、预算目标管理在预算目标分解的过程中，需要将企业总体的经营战略量化为总体预算目标，从而保证预算目标与经营战略相适应。通过在预算系统中合理构建预算目标分解模型，将企业总体预算目标层层分解至各级预算责任单元，进而使企业战略与预算管理之间的联系更为紧密，也进一步强化了各级预算责任单元的目标导向。3、预算编制与工作流管理在预算业务循环中，预算编制是重中之重。其中，不仅要考虑业务模型的系统化实现，还需要考虑预算编报及审批过程中的工作流管理。从预算编制的角度而言，其业务逻辑模型在预算系统中实现的过程，要充分考虑通用化的特点。如因企业经营活动的变化使预算责任单元的经营模式和管理特点产生连锁反应时，调整这部分变化所带来的工作应不是多次进行，而是针对共性的预算业务模型调整后，可以被具有此共性的多个预算责任单元进行共享。另外，从工作流管理的角度来看，利益相关者对于企业内控管理水平的要求日趋提高，使用户在进行预算管理的过程中，需要在编制和审批的环节保留其操作痕迹，从而能符合内控法规如404条款等对于预算系统的严格要求。4、预算执行控制与调整管理在对预算数据下达执行的过程中，通过与财务核算系统间数据接口的设计，将实际业务所对应的预算控制数据引入到财务核算系统中，从而对实际业务的执行过程进行预算的事中控制。在控制过程中，对于超出原定预算的金额需要以企业预算制度的相关规定为前提，依据一定的预算追加审批流程，在预算系统中进行必要的预算调整处理。5、预算报告与分析管理在完成预算数据下达执行后，可通过企业内部各管理信息系统间数据接口，将财务及业务当期实际发生数据引入到预算系统中，从而对预算数据及其实际执行结果进行对比分析，并在此基础上形成预算管理报告。进而使预算体系中各层级用户通过直观的预算报表或图形分析界面有效洞察企业经营活动中的各种异常趋势。三、全面预算管理信息化的总体实现策略1、兼顾标准化与统一性从标准化的角度考虑，预算管理体系中的基本单元如预算维度、维度成员、业务逻辑公式、预算表单、预算报表、预算分析图表等在设置过程中应采用统一的命名规则。而统一性则是对不同层级预算责任单元在相同类型数据的定义上采用统一的预算管理口径，如定制统一的预算填报表单。通过标准化与统一性的建立，使企业在构建全面预算管理信息化的过程中得以兼顾效率与效果，从而有效地保障预算管理方案的落实。2、兼顾集成性与可兼容性企业的内部管理信息化会涉及财务核算、业务运营、人力资源管理等多个信息系统，而预算业务的范围则是触及到企业经营的各个角落，由此带来的问题是预算信息系统与其他各类信息系统间需要进行数据共享。因此，在进行数据整合时应需要更多地兼顾和考虑采用相同的管理要素与管理口径，使各信息系统所对应的业务口径保持一致性、兼容性、可比性，从而保证预算系统与企业内部各信息系统间管理信息的整合效率。3、兼顾管理精细化与使用便利性企业在进行预算管理过程中应考虑两方面的问题：一方面，需要明确企业对于预算管理体系中所涉及的各个维度、视角管理口径的细化程度，保证管理精细化的需要；另一方面，需要同时兼顾预算管理人员（系统中用户）在预算信息系统中操作方面的简单、便利性。由此，在系统流程设计与权限的控制上应做到适当选择，从而平衡系统安全、流程可控要求与权限分配的复杂性、预算工作量、预算编制人员实际分布情况之间的关系。4、兼顾方案的完备性与前瞻性诚然，方案的设计是出于对企业现有业务及预算管理体系的全盘考虑及分析。与此同时，也需要对未来业务经营发展的趋势进行重点关注和分析。通过对可预见的未来预算管理要求与业务管理潜在变化的分析，在现有基础上加以优化，避免此后通过调整所引起的维护工作的不便与使用上的不经济。一方面保证预算管理系统充分的可扩展性，另一方面也使预算管理与业务运营之间建立更为紧密的联动关系。四、结论通过全面预算管理信息化项目的实施，使企业的全面预算管理得以更为深入地应用。一方面，在企业内部强化了资源分配的合理