第十一章--会议组织PPT课件

第十一章会议组织 学习目标 1 能够掌握会议组织的基本工作内容 2 能够制定规范 可行的会议方案 3 能够按要求做好会场布置工作 4 能够做好会中会场内外的服务协调工作 5 能够做好会后的善后工作 案例引入 志远股份有限公司董事会召开会议 讨论从国外引进生产设备的问题 秘书张志负责为与会董事准备会议所需文件资料 因为有多家国外公司竞标 所以材料很多 张志由于时间仓促就为每位董事准备了一个文件夹 将所有材料放入文件夹 有三位董事在会前回复说将有事不能参加会议 于是 张志就没有准备他们的资料 不想 正式开会时 其中的两位又赶了回来 结果会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见 有的董事面对一叠资料不知如何找到想看的资料 从而影响了会议的进度 第一节会议概述 一 会议的涵义与作用1 会议的涵义三个人以上议题2 会议的分类代表大会 工作会议 学术会议 联席会议等 小组会 座谈会 报告会等 党委会 董事会 记者招待会等 大型会议 中型会议 小型会议 定期例会 临时性会议 3 会议的作用 达到预期目标主持人的作用正式人员的作用列席人员的作用秘书的作用 二 会议的要素 1 与会者必要性重要性合法性2 主持人 主持者 引导者 组织者 召集者 3 议题 必要性 重要性 明确性 可行性 合法性 安排议题的方法 1 主管领导同志确定议题 由会议秘书向有关部门搜集文件 准备材料 2 由秘书事先收集议题 询问各主管方面有无需要拿到会议上讨论的事项 然后加以安排 有的在一周以前甚至在一个月之前就要把要讨论的问题摆出来交领导确定 3 有时待讨论问题很多 一两次会议无法完成 秘书就要根据情况提出建议 把要讨论的问题排上来 4 名称会议的内容 性质 参加对象 主办单位 组织 时间 届次 地点 地区 范围 规模常用的会议命名方法有 1 以序号命名 如 中国共产党第十一届中央委员会第三次全体会议 简称 十一届三中全会 等 2 以会议主题命名 如 延安文艺座谈会 等 3 以会议参加者身份命名 如 全国宣传部长会议 青年科技工作者代表大会 等 4 以会议召开的地点或时间命名 如 遵义会议 八七 会议等 经验学习 某公司根据市里关于加快招商引资的指示 准备召开一个大型的招商引资洽谈会 李林是此次会议的主要筹备人员 他对此次会议的议题和会议议程做了如下分析安排 1 明确会议要研究解决的问题 达到的目的 2 要有切实的根据并要结合本单位的实际情况 有明确的目的 要以市领导的指示为依据 根据本单位资金 人才 技术的实际情况 达到资源的优化配置 3 报请领导审批 4 确定会议议程要根据主要领导的情况 确定会议主持人 5 根据会议的议题 确定发言人 6 写好总结 5 时间 会议召开的时间会议所需要的时间 天数会议的时间限度6 地点 会址 会务管理工作的基本步骤 会议议题和议程确定筹备方案写作会议文件准备会议现场布置接站 报到 签到与入场安排会议记录会场服务与控制会议新闻报道会议保卫保密工作与会人员返程安排会议总结会议纪要形成 第二节会前准备 一 会议计划和成本预算1 会议计划2 会议成本预算会议成本 X 2J N T二 文件准备供会上学习参考的文件资料会议本身产生的文件 会议文件准备程序 领导授意秘书起草领导审阅秘书修改领导签发打印制作三 会场准备 2 主席台席位 第一排席位为单数第一排正中为首席 先左后右 左高右低 3 会场设施4 其他准备 四 制定会议的筹备方案 1 会议名称2 会议的规模3 与会人员的范围或名单4 会议召开的时间与会期5 会议的议程与日程1 议程 在具体会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤 2 程序3 日程表与作息时间表 任务情境 Xx股份有限公司定于2008年11月10日召开第二次临时股东大会 公司CEO金总向秘书小范交办了策划 筹备和操办会议的任务 金总要求股东及代理人出席 会上 一是要宣布本次会议议案的表决方法 二是审议会议各项议案 三是股东发言 四是推举计票人和监票人 五是股东投票表决 思考 请你替秘书小范制定这次会议的议程 XX股份有限公司2008年第二次临时股东大会会议议程 2008年11月1日 一 宣布出席会议的股东和代理人人数及所持有表决权的股份总数二 宣布本次会议议案的表决方法三 审议会议各项议案1 关于修改公司 董事会议事规则 的议案2 关于修改公司 募集资金使用管理办法 的议案3 关于修改公司 对外担保管理办法 的议案四 与会股东发言 公司董事 监事 高管等人员解答五 推举两名股东代表及一名监事代表为计票人 监票人六 股东投票表决 见证律师 股东代表与监事代表计票 监票七 休会 表决统计八 复会 宣布表决结果和议案通过情况九 宣读股东大会决议 出席会议的董事监事董事会秘书在会议记录和决议上签字十 宣布会议结束 经验学习 股份公司第二次股东代表大会 要求制定一份会议预案 秘书部门在接到筹办会议的任务后 迅速开展工作 会议预案是对会议如何召开提出的方案 一般包括以下内容 会议名称 会议时间 会议地点 会议的参加人 主持人 会议工作负责人 会议的议题和议程 会议期间的其他活动 会议的后勤服务 会议的经费预算 有关附件等 制定的会议预案如下 1 会名 略 2 会议时间 2007年3月27日至29日 会期3天 3 会议地点 市朝阳宾馆二楼大会议室4 参加人员人数 股东代表共105人 其中外商代表25人 公司总经理及各部门负责人 预计到会人数共130人 5 大会主持人 公司董事长6 会议工作负责人 公司办公室主任7 议题和议程 总经理作公司一年来经营情况的报告 讨论决定本年度分红配股方案 8 其他活动 组织代表参观公司主体企业 厂 游览本市市容和海滨风景区 9 后勤服务安排 住宿地点 朝阳宾馆住宿标准 双人客房 每人每天90元伙食标准 每人每天60元交通 26日下午 公司自备车辆到车站 机场接外商代表 29日下午参观 游览 租用旅游大巴车 10 经费预算 预计会议开支 元 其中 会场及外商代表住宿费 元 往返旅费 元 伙食费 元 交通费 元 游览费 元 办公费 元 附件1 会议日程表附件2 会务工作程序表2007年3月10日制定会议预案的过程就是对会议进行全面筹划的过程 许多项目要请示有关领导才能确定 如会议议题 议程安排 会议参加人员等 预案经领导审查批准后 秘书部门就可以根据预案所列项目进行会议的各项组织准备工作 6 会议工作班子及其职责分工 1 秘书组 负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项 2 资料组 负责各种会议文件的印刷 保管 发放 回收以及会议文件的汇集 归档等 3 组织组 负责与会人员编组 签到以及代表选举 代表资格审查等事宜 4 宣传组 负责会议的宣传报道以及文化娱乐 摄影 录像等工作 5 后勤组 负责会议票证准备 会场布置 会间食宿 用车 供应生活用品 购买返程票等后勤保障工作 6 保卫组 负责重要会议的安全与保密工作 任务 会议筹备方案写作 小林是XX市是领导办公室秘书 周一上午办公室主任告诉他拟定于X月X日至X月X日四天 在该市召开经济工作会议 会议主要讨论全市经济发展的一些突出问题 分析原因 理清思路 确定重点 提出对策 做好明年的工作 办公室主任要求小林写一分会议筹备方案 并要求在两天后递交 XX市经济工作会议安排方案为了贯彻落实中央经济工作会议精神 XX市经济工作会议定于X月X日至X月X日召开 为确保该会议顺利进行 特制定会议方案如下 一 会议主题讨论研究全市经济发展的一些突出问题 分析原因 理清思路 确定重点 提出对策 做好明年的工作 1 xxxx2 Xxxx3 Xxxx二 会议的时间 地点拟定于X月X日至X月X日 在XXXX招待所召开 X月X日下午或晚上报到 三 会议规模1 参加会议人员 正式代表 2 特邀代表和列席人员 工作人员 含服务人员 共计XX人四 会议议程五 会议材料准备1 大会发言单位材料2 会议议程表 参加会议人员名单 主席台座次安排 分组名单 分组讨论地点 讨论题目 作息时间表 会议须知等3 会议参阅文件六 会务工作由市委办公厅 市政府办公厅负责具体分工 略 七 会议经费为了集中精力开好会 所有参加会议人员一律在招待所住宿 其各项开支见附表 以上方案当否 请批示 附 1 会议通知2 会议日程表3 参加会议人员名单4 经费预算方案XX公章X月X日至X月X日 五 会议通知的发送 吸取教训 xx工程有限公司总经理秘书张涛请前台秘书王叶协助 向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知 通知的内容如下 会议通知各部门经理 定于11月19日下午3 00在公司会议室召开会议 讨论公司人员编制和工作绩效评估问题 此次会议内容重要 请有关人员务必准时出席 您能否参加 请于11月18日之前打电话告知秘书王叶 电话 xxxxxxx 总经理秘书张涛2006年11月17日 王叶没有向各主管发送通知 她想反正是内部会议 只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了 可是她忽视了一个问题 此次会议是临时召开的重要会议 并非公司例会 因此有些主管因为工作较忙 未能及时看到通知 造成了三位主管未能准时到会 等到发现时 已经是11月19日的中午 王叶只得匆忙用电话通知三位主管 其中销售经理王林立接到电话后不满地说 这么重要的会 为什么不早下通知 我下午约见客户 会议只能让我的助手去开了 王叶急忙说 那可不行 总经理特别指示 有关人员务必准时出席 王林立说 可是我已通知了客户 改期已来不及了 你说怎么办 王叶张了张嘴 可什么也说不上来 分析简评 会议通知 对于公司来说 是非常重要的 尤其是比较重要的会议 若无特殊情况 相关人员应当务必出席 在此案例中 两位秘书都有责任 如此重要的会议 张涛应该亲自通知 不应该让人协助 而秘书王叶更是犯了一个大错误 她认识到会议的重要性 却没有为此做好准备 重要的通知应该拟好后亲自分发到各部门主管各一份 由各部门通知内部员工 然后再在公司布告栏张贴 在没有接到答复前 应该继续询问是否参加 一定要落实到位 这样才会万无一失 否则 由于疏忽 落下一名重要人物 会议有可能无法正常进行 公司的损失可能无法估计 吸取教训 某公司董事长要召开一次股东大会 内容主要是商议公司刚刚空缺的财务部经理由谁来继任 董事长秘书小王负责帮董事长打印会议资料 无意中 小王在文件中看见董事长有意提升财务部的赵亭任经理一职 中午吃饭时 小王正好在餐厅看见了赵亭 小王开玩笑的说 这不是赵经理吗 赵亭听了 一头雾水 后来听了小王的解释后 高兴的不得了 随即还请小王吃了顿饭 会议过后 公司发布人事调整的通知 财务部经理已经定下来了 但不是赵亭 小王很惊讶 以后看见赵亭都不好意思打招呼了 小王多后悔那一句多嘴的话呀 会议工作的保密 要注意做好以下几方面的工作 1 会前要布置保密工作 做好与会人员入场时的身份验证工作 2 在会议内容未正式公开前 秘书人员不得泄漏信息 3 对会议上公司领导的重要讲话不得随意扩散 4 会后秘书人员应检查会场和与会者的驻地 以免遗失文件 5 清理会上发放的文件 需要回收的一定要收回 经验学习 为了从严控制各部门 各地区召开大中型会议 某省政府办公厅拟定的一份规章制度 1 凡业务性会议 只能以部门名义召开 不得随意提高会议规格 一般也不得要求地 市 县党政领导出席 2 凡召开全省性会议 必须提前按党 政系统分别报告省委办公厅或省政府办公厅 由办公厅提出意见后 报请省委常委会或省政府办公会审定 不该开的坚决不开 能合并的合并召开 用电话会能解决问题的 不另外召集会议等 3 对会议实行计划管理 定额包干 1 对省直机关的会议经费总额包干 由财政厅负责统一处理 2 每年年初各部门都要提出本年度会议经费预算 报经省委或省政府审定后由办公厅下达文件 不得突破限额 3 对会议实行集中审批 分层管理 领导个人不能随意批准召开会议 4 会议经费实行统一报销 对未经审批 超预算和不合理的开支 一律不予报销 中国公文写作研究会16期讲习班文件 邀请函通知日程安排 实训 下面几种会场的座次排列方法 案例述评 一 X经贸公司举行销售团队会议 研究销售工作第四季度的目标以及人员招聘 选拔等事宜 程秘书在编制议程表之前 先请总经理 销售总监等有关上司提出议题 再咨询各销售部经理是否有在会上讨论的事情 然后草拟了会议议程表 具体如下 X经贸公司举行销售团队会议议程销售团队会议将于10月28日 星期四 下午3 00在公司总部第三会议室举行 1 公布销售三部经理竞聘结果 2 销售一部关于内部沟通问题的发言 3 上次会议记录 4 第四季度销售目标 5 公司销售人员的招聘和重组 6 西部地区销售工作总结 X经贸公司销售团队会议议程表销售团队会议将于10月28日 星期四 下午3 00在公司总部第三会议室举行 议程一 宣读并通过上次会议的记录 3 00 3 10 全体销售人员 议程二 西部地区销售工作总结 3 10 3 25 全体销售人员 议程三 销售一部经理关于加强内部沟通的典型经验发言 3 25 3 45 议程四 公司销售人员的招聘和重组 3 45 4 05 全体销售人员 议程五 第四季度销售目标 4 05 4 20 全体销售人员 议程六 公布销售三部经理竞聘结果 4 20 4 30 全体销售人员 二 xx工程公司张经理在星期一上午告诉吕秘书 将在星期三上午9 00 11 00召开部门经理会议 讨论公司人员编制和工作绩效评估问题 要求吕秘书尽早通知相关事宜 吕秘书刚到公司不久 不太清楚公司的规定 他想 反正是内部会议 只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了 于是 吕秘书在公司的布告栏里贴出了如下通知 会议通知兹定于11月25日 星期三 上午在公司会议室召开部门经理会议 会议重要 请务必出席 三 xx轴承制造有限公司新近获得了省里授予的 百强企业 荣誉称号 准备在公司礼堂召开庆功表彰大会 要求公司308名员工全部参加大会 参加会议的有董事长 副董事长 总经理 副总经理及九个人 受表彰的有15位员工 如果让你安排会场座次 应如何安排 四 xx保健品公司准备召开职工代表大会 杨秘书在主席台上方悬挂了印有金色大字 xx保健品公司首届职工代表大会 的红色横幅 会场后面的墨绿色横幅上贴有用白纸刻出来的三个标语 共12字 与时俱进 开拓创新 团结奋斗 杨秘书又在主席台两侧挂了一幅对联 右联是 同心同德创辉煌 左联是 群策群力谱新章 对联上的字体颜色为深灰色 此外 他还在主席台前方摆放了一排绿色植物 五 xx锁具制造有限公司准备于11月15日 16日召开新产品发布会 李秘书拟写了一份经费预算 xx锁具制造有限公司新产品发布会经费预算公司定于11月15日 16日在绿城大厦一楼会议室召开新产品发布会 与会人员预计160人 现就会议所需各项经费提出预算 一 场地租用费二 摄像设备租用费三 聘请专家咨询费四 宴请费用五 交通费用六 会议用品费七纪念品费用会议经费总计4 1万元 此预算提交总经理办公会审查批准 会议筹备小组二 一二年十月三十日 六 A公司定于2012年2月21日在x市召开为期两天的新产品推广会 邀请了国内外十几家合作公司的管理人员 技术人员共300余人参加 张秘书负责安排接站 报到工作 但因春节回客流较大 他又缺乏经验 把接站处设在了离车站出口处较远的一个僻静角落 致使部分与会者没能找到接站处 费了很大周折才找到报到地点 实训一 机电工程系举办国泰 泽诚奖学金颁发仪式请你为机电工程系办公室主任制定一份会议筹备方案 实训二 文法系邀请文法学院为法学专业学生作考研专题报告假设文法系拟邀请文法学院专家为法学转院学生做考研专题报告 请你做一份会议筹备方案 实训三 拟定于15周周三召开调研活动成果汇报会 现制定一份会议筹备方案 第三节会间工作 一 会场的组织与服务1 报到与签到1 秘书点名2 本人签到3 凭证件报到4 电子签到 2 材料发放3 选举工作4 会场服务5 会场临时调度 吸取教训 在某市一次表彰大会上 颁奖仪式正在进行 礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场 手捧奖品交给在主席台前排就座的领导同志 准备颁奖 不知是太紧张还是太疏忽 有一位小姐竟然没有紧跟上 把应交给前面的一个领导人的奖品递给了下一个位置的领导人 而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措地逃回后台 手上没有奖品的领导人左顾右盼 未见礼仪小姐再送奖品 此时上台领奖的人已经登台 这位领导人急得面红耳赤 最后干脆离席退场 由于少了一位颁奖人 领奖的人上台后 其中一人发觉没人给自己颁奖 只好尴尬地跑下台 由于原定的颁奖顺序被打乱 领导们手拿奖品却找不到该来领奖的人 一时间 你问我 我问他 你跟我换位置 他和我换奖品 主席台上一片混乱 表彰会应有的庄严 隆重 热烈的气氛被这个小差错一扫而空 引起台下群众议论纷纷 责骂会议工作人员水平太低 虽然事后办公室领导和会议工作人员一再向那位领导人道歉 但此事造成的影响却在每一位会议工作人员心里留下了一个阴影 二 会议信息的收集与编发 1 会议信息的作用交流 深化 反馈 决策依据 储存备查2 会议信息工作的程序与方法1 记录2 核实3 汇总4 整理与筛选5 编写6 发送或归档3 会议信息编发的形式 三 会议记录的制作1 会议记录的作用2 会议记录的内容会议名称 会议记录人的姓名 盖章 日期 时间 开始时间 结束时间 会议地点 议题 主持人 出席者名单 会议的经过情形及结论 相关的资料 下次会议预定日期 主持人签名 重要会议 附会议记录范文 xx股份有限公司项目会议记录时间 2007年3月20日地点 公司会议室出席人 公司各部门经理主持人 李知 公司副总经理 记录 赵山 公司办公室秘书 一 主持人讲话 今天主要讨论一下 现代办公室 软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题 二 发言 技术部王经理 类似的办公软件已经有不少 如xx公司的xx软件 xxx公司的xxx软件 以及众多的财务 税务 管理方面的软件 我认为首要的问题是确定选题方向 如果没有特点 千万不能动手 资料部杨经理 应该看到的是 办公软件虽然很多 但从专业角度而言 大都不太规范 我指的是编辑方面的问题 如xx软件中对于行政公文这一块就干脆忽略掉 而书信这一部分也大多是英文习惯 中国人使用起来很不方便 又如xxx软件在技术上很有特点 但应用文方面的编辑仍有欠缺 与专业水准相差较远 我认为我们定位在这一方面是很有市场的 市场部刘经理 这是在众多 航空母舰 中间寻求突破 我认为有成功的希望 关键的问题就是必须小巧 并且速度极快 因为我们建造的不是 航空母舰 这就必须考虑到兼容问题 三 各部门都同意立项 初步的技术方案将在十天内完成 资料部预计需要三个月完成资料编辑工作 系统集成约需要二十天 该软件预定于11月投放市场 散会 主持人 签名 记录人 签名 附会议简报范文 xx集团公司财务工作会议简报第xx期2003年12月28日在清产核资工作全面展开 新的 企业会计制度 即将实施 主辅分离逐步开展的形势下 12月28日 集团公司在三楼召开了xx集团2003年度财务工作会议 各子分公司总会计师 财务科长 决算人员 审计人员 各指挥部办事处财务主管等130余人参加了会议 集团公司总会计师刘峰出席会议并做了重要讲话 在讲话中 刘峰从认清新的财务形势 树立新的财务理念 完善成本管理机制 规范资金运作 实施新 企业会计制度 做好清产核资工作 做好财务预算工作 做好审计工作 加强会计基础工作 加强财会队伍建设等十个方面做出重要指示 为集团公司下一步的财务工作指明了方向 集团公司副总会计师 财会部部长李友总结了2003年度xx集团公司财务工作情况 并对下一年度xx集团公司的财务工作做出了安排布置 提出了2004年度财务工作九个方面的要点 加强内部资金管理 提高信用意识 加大成本管理工作 探索有效的成本管理途径 严格执行财务预算制度 加大对资本运营中的监控 做好清产核资工作 为全面执行 企业会计制度 奠定基础 执行 企业会计制度 完善相关的财务配套制度 结合 主辅分离 紧缩经费开支 开展财会信息化建设 促进财会管理水平的提高 继续加强财会队伍的建设 提高公司的财务管理水平 加强财会学会建设 充分发挥财会学会的作用 此次财务工作会议全面布置了2003年度财务决算编制工作 提出了2004年财务预算的编制要求 明确了清产核资的步骤和方法 解答了汇总纳税等有关问题 为下一步做好财务决算编制工作 提高财务预算的编制水平 加强国有资产的监控管理 合理筹划纳税工作 全面实施 企业会计制度 打下了基础 做好了准备 四 会议文件的起草 1 闭幕词2 决定3 会议纪要4 会议总结 案例分析 恒诚家电公司是国内一家著名的家电公司 正在召开有关会议 讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜 恒诚家电公司是一家改制后的大型国有企业 公司资产雄厚 员工众多 著名科技人员和高层管理人员云集 公司在做好内部管理工作的同时 也注意做好客户管理工作 最近几年 公司推出了一系列新产品 占领了国内35 以上的家电市场 在国外也影响很大 最近 公司又在电脑 手机 电视等多个项目上研制生产出新型 新款产品 准备在这次客户咨询洽谈会上亮相 以此引起客户和消费者的关注 会上 营销部主任提供了一份本公司客户名单 各种单位和个人有二三百个 公司决定给这些单位和个人发出邀请信 邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会 公司派主抓公关 销售的张副经理负责此项工作 迅速成立会务筹备处 拟定会议方案 准备大会所用各种材料 会议定于2007年5月10日在北京国际会议中心召开 食宿也在北京国际会议中心 会期暂定5天 其中第一天开幕式 第二天专家讲座 第三天专家咨询 第四天专项合作项目洽谈 第五天组织客户游览长城 公司要求大会确保圆满成功 以达到公司举行这次活动的目的 张副经理立即成立了大会筹备处 成员有10人 他们首先召集会务工作会议 明确将要召开的咨询洽谈大会的主题 即宣传新产品 洽谈新业务 围绕主题 拟定大会筹备方案 确定参加会议的正式人员202人 特邀有关领导和专家10人 工作人员12人 确定了大会的议程和会议所需要的各种材料 大会所需的经费预算 请有关领导和专家讲话的建议等 该方案报经公司领导审核 讨论 修改 完善后 筹备处马上给各位成员明确分工 主要分工有 准备会议所需文件 包括起草会议通知 公司总经理的开幕词 有关领导的讲话稿 有关新产品的情况资料 与会议有关的背景材料等 会务服务生活保障 包括发会议通知 接待 签发 分发文件和物品 安排住宿 布置会场等 宣传报道 联系新闻媒体 通报会议情况 编写会议纪要等 对外联络 包括联系旅游 预订返程车 船 机票等 经过精心准备 各方人员如期到会 新产品咨询洽谈会按时召开 但是 在与会人员报到时 负责接待签到的小李发现 有十几个会员在报到单上注明 回族 或其他民族 小李及时把这一情况报告给张副经理 张副经理马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜 使与会人员都非常满意 会议按计划顺利进行 与会人员对该公司的新产品非常满意 专家的讲解时间 介绍更使与会人员大开眼界 利用会议休息时间 公司还应与会人员的要求 组织参观了公司的生产车间等场地 会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目 最后一天的游长城更是其乐融融 热闹非凡 大家像老朋友似的说笑着 唱着登上长城 年轻人还进行了登长城比赛 公司张副经理在长城上即兴演说 把长城的历史同当今中国经济的繁荣结合起来 使得客人们群情激昂 振奋不已 客人们都表示 对这种形式的会议很满意 他们了解了生产公司的情况 了解了公司产品的特点 在经销这种产品时就会有的放矢地介绍产品 这增加了他们销售的积极性 因此 这次会上 公司签订的订单是出人意外的多 在游长城回来后 还有单位同公司签订合同 新产品咨询洽谈会结束了 公司送走了客人后 进行会后总结 总结会上 公司总经理认为 这次会议开得很成功 会务筹备处的准备工作做得周密细致 会议的组织接待工作做得很好 为公司赢得良好的人气指数打下了基础 再加上新产品过硬的质量 专家精辟的讲解等 使得这次会议达到了预期的目的 圆满成功 张副经理也讲了话 他主要指出这次大会上的一些疏漏之处 比如 在准备期间 把一个常识性的问题给遗忘了 那就是少数民族人员的就餐问题 虽说是一个小问题 但处理不好也会造成不好的影响 幸亏发现及时 及早解决 才没有影响客户的情绪 使大会能顺利进行 在此特表扬小李工作细致 发现问题及时反映 尽早解决 另外 会议简报出得不够及时 没有把会议上的情况及时通报给有关人员 尤其是最后签订合同的情况 这可能是会期结束 有些人员思想松懈造成的 以后要吸取这方面的教训 总结会上还通报了这次咨询洽谈会上的收获 85 的与会者都同公司签订了合同 超出了预计的数量 这也为公司下一步的工作提出了更高的要求 尽管如此 公司上下都很高兴 总经理决定 对大会筹备处的人员每人奖励2000元人民币的奖金 最后 要求大会筹备处尽快把与这次大会有关的材料都整理出来 第四节会后工作 一 会后事务1 会场清理2 人员离会3 会议决算二 会议宣传报道1 会议宣传报道的方法 1 在会议举行之前和举行过程中 可以通过刊登会议广告 张贴会议海报和宣传画 进行网上传播 发表评论文章等方法 宣传会议的主题和意义 2 由会议秘书转向非新闻报道稿件 经领导审阅后 送请有关新闻机构编发 3 在会议召开期间 邀请有关报社 电视台 电台的记者旁听会议或驻会随访 4 在会后 召开新闻发布会或记者招待会 邀请各新闻单位和有关方面参加会议 由会议领导直接介绍会议情况 回答记者提出的问题 向外界发