秘书素养培训之经费管理PPT课件

秘书素养培训 经费报销培训 培训目标 1 让秘书处的每位成员更加准确的把握我部门各项工作 为以后秘书处有关报销方面的工作更加有效地完成做出贡献 2 提高其他部门成员对秘书处工作的认知度 增强他们对开发票和报销流程的了解 3 通过本次活动 鼓励各项活动的相关部门开出一张有效地发票后在秘书处进行报销 方便秘书处对财务的管理 培训流程 1 经费预算 经费预算表 经费申报表 经费管理制度 2 开发票 认识发票 发票种类 辨别发票真伪 报销流程 食品学院分团委学生会秘书处2011 2012界食品学院分团委学生会活动经费预算表 做人如水 做事如山 食品学院分团委学生会秘书处2011 2012界食品学院分团委学生会活动经费申报表 经费负责人签字 是否报销 秘书长签字 做人如水 做事如山 经费管理制度 经费预算 各部门在活动前 最迟一周 即各活动物资购买前 将经费预算表发送到秘书处邮箱 经秘书长及主席团审核 活动完毕后 将活动经费申报表 见附表2 连同购买物品的凭证发到秘书处邮箱 经费申报的时间 原则上是在活动结束之后三天之内 最迟不超过每月的28日 否则推迟到下月的账目中报销 以后秘书处将不再在月末提醒 活动材料 活动结束之后 各部门认真做好总结 并将活动的所有材料 包括活动计划 总结 照片 新闻稿 汇总之后打包发到秘书处 学院经费下发之后 各活动材料完整的方可给与报销 否则 推迟延后 各部门活动的打印一般在学校水果店旁的打印店记账处理 各活动的任何账目原则上必须都有记账凭证 否则不予报销 不报销打印费 关于发票 什么是发票 发票是指在购销商品 提供或者接受服务以及从事其他经营活动中 开具 收取的收付款凭证 它是消费者的购物凭证 是纳税人经济活动的重要商事凭证 也是财政 税收 审计等部门进行财务税收检查的重要依据 几种常见发票票样 1 普通发票 票头 计量单位 数量 单价 金额 商 产 品名称或经营项目 如印刷费 批号 大小写金额 经手人 单位印章 开票日期 发票联监制章套印在票头中央 缺失无效 注 1993年1月1日全国实行统一发票后 发票联必须套印 发票监制章 统一后的 发票监制章 形状为椭圆形 规管长轴为3厘米 短轴为2厘米 边宽0 1厘米 内环加一细线 上环刻制 全国统一发票监制章 字样 下环刻有 税务局监制 字样 中间刻制监制税务机关所在地省 市 区 市 县 的全称或简称 字体为正楷 印色为大红色 套印在发票联票头中央 普通发票真伪鉴别 1 眼观法 1 一般情况下手写的发票字迹一定要能透到发票的背面 否则 极有可能是一张假发票 当然也有机子打印的发票 这个字迹自然没办法透过去 也就没那个必要了 2 发票类型与开票单位盖章相符合 否则为假发票 2 网上查询法 1 在百度输入 企业发票查询 打开其中一个网页 出现以下界面在 网上发票查询系统 中输入发票代码和发票号码 输完后点 查询 出现以下界面显示信息与票面上所盖章的信息一致 证明此张发票是真的 若发现与发票票面信息不符 则为假票 2 定额放票 定额发票真伪鉴定 手指触摸法 两手指夹住发票轻轻滑动摩擦 可感觉对黑水印有浮凸感 对白手印有凹陷感 发票监制章识别法 发票监制章采用有色荧光油墨套印 墨色为大红色 荧光反应为橘红色光 小水珠滴触法 将细小的水珠滴触在发票的水印线条上 若为发票原纸 则纸张逐渐变湿 若是以油墨方式仿造的水印 则水滴被隔离在纸面上 报销流程 1 持票人将发票交与学生会秘书长 秘书长在接到发票后要检查票面是否符合要求 不符合要求立即打回 符合的话 由持票人写明经费用途和金额大小 如上图 食品学院报纸 食品之窗 印刷600元 签下持票人的姓名 如刘红玲 再由接收发票之人 通常是秘书长 签字 2 然后秘书长将上交的发票汇总 再次核对发票的真伪 对假冒的发票也要立即打回重开 3 秘书长将汇总的而且是符合要求的真发票汇总上报到食品学院 首先是报到张邈老师那里 经张老师审核签字后再报到王尚玉书记那里 批准签字后再到范正森书记那里 审核准予报销后签字 注 每位老师除了签字外还要留下日期 至此这张发票算是完全合格 可以报账了 强化训练 现在我们来看看下面几张发票 图一 图二 这张 看起来信息很简单 但是基本信息都具备了 经核查也是一张真发票 图三 这是一张武商量贩的机打发票 原则上来说 它是没有任何问题的 也是一张真发票 但是我们看到品名是 副食 这是一个很笼统而又宽泛的名称 是不符合我们的报销规定的 对我们来说 不能报销的发票就是一张作废的发票 大家在开发票的时候尤其要注意 图四 从表