财务管理暂行规定(借款、报销程序).doc

XX有限公司财务管理规定为规范公司财务管理，更好保护公司资产的安全完整，规范借款、报销程序，制定本管理规定。一、 基本原则任何财务性支出在付款前应经申请、审核、批准，付款后应取得合法发票，工资、奖金等性质支出由公司领导批示后发放。有形物品在发票上不能显示明细时，应取得明细单，报销时应由经手人、审核人、批准人签字，有形物品应由相关负责人签字并进行管理。二、 办公用品、电脑耗材、图书、固定资产等物品的采购、管理1、办公用品的采购、报销办公用品由各部门每月月末将下月拟需用的办公用品报至办公室，办公室汇总各部门所需用的办公用品，根据库存填写办公用品采购申请单，经公司行政主管审核批准后，交由采购员采购，办公室应根据明细单及经批准的办公用品采购申请单验收实物，并造册登记。办公用品采购申请单见附表一。 2、办公用品的管理及使用办公室设办公用品管理台帐，各部职员领用时签字。将金额较大、可连续使用的办公用品，领用人领用后负责保管，再领用时须将旧物交回。使用人因管理不善造成损坏或丢失的，在其工资中等价扣除。3、办公电脑耗材、图书及固定资产的采购办公电脑耗材由使用人填写办公用品采购申请单， 公司行政主管审核，总经理批准后办公室采购并安装。各部门根据工作实际需要购买图书及固定资产时，由公司主管（工程部由工程技术主管，其他部门由行政主管）填写办公用品采购申请单，经总经理批准后，图书由申请人自行采购，采购后将图书及发票到管理员处办理借阅手续，固定资产由办公室安排采购，采购完毕后由使用人签字。4、图书及固定资产的管理办公室管理员设置“图书资料管理台帐” 及“固定资产管理台帐”，图书验收时编号登帐并盖公司公章，各部借阅时由借阅人签字，借阅时间不应超过一个月，超过后管理员应催收，借阅期满可续借，借阅人应妥善保管图书，因管理不善造成不可使用时由其等价赔偿。固定资产验收时编号、登帐，每月与会计核对固定资产帐目。使用人领用时签字，领用后负保管责任，各部门公用固定资产的领用人及保管人均为相应部门的公司主管（工程部为工程技术主管，其他部门为行政主管）。办公室与会计应于每年的6、12月盘点固定资产，对固定资产的短少，应查明原因，对管理不善或人为损坏的，由责任人等价赔偿。对无法使用的固定资产应申请报废，报总经理批准。5、各部门员工离职时应提前一个月向公司主管（工程部向工程技术主管，其他部门向行政主管）书面提出，离职前应办理离职手续，填写员工离职申请书，需要公司主管签字，应将其持有的办公用品、图书资料、固定资产交回，其管理的固定资产应办理交接，公司主管监督交接情况，出纳与其结算工资时，未予交回相关公司物品的，从其工资中等价扣除。对于不办理离职申请手续擅自离职的，公司一律按开除处理，工资一律扣除，公司保留进一步采取法律措施的权利。员工离职申请书见附表二。三、车费、差旅费、招待费等费用支出1、车油费、差旅费的申请、审核另行规定。2、业务招待费等费用另行规定。四、材料控制程序（一）、材料采购计划控制（见材料控制制度）。（二）、材料采购付款：1、零星材料采购：交款提货方式，材料款一次付清零星材料采购，需借款的，借款时须填写“借款单”，明确现金及支票（注：对方开据合格发票时可用支票付款），由行政主管、总经理批准后付款。用支票付款的必须明确金额，不允许用空白支票，支票存根应填写收款人及金额。采购员应在借款7日内持发票办理报销程序。支票付款未报销的，出纳应据借款单及时催收，由采购员报销后记帐，跨年度的，入帐时间应同开票时间为同一年度。2、大宗材料的采购。大宗材料的采购须签订合同，合同注明工程名称，由经手人签字，行政主管审核盖章，合同送财务部门一份，据以登记合同额及审核开具的发票及材料清单。付款时，采购员填写原材料付款申请单（注明工程名称、付款内容、付款金额、付款方式）经工程部确认使用情况后，报财务审核，经行政主管、总经理批准，财务安排付款。收款人应开据盖有公司财务（或发票）专用章的收据。若申请时无法确定付款方式，实际支出时应注明。会计应建立付款台帐，以利于付款审核。原材料付款申请单见附表三。 （三）先行采购材料，月末汇总支付材料款。先行采购材料，每月月末汇总支付材料款的，将材料申购表、签收单，发票（附明细）及时送交会计进行汇总（此处发票不需总经理签字），由采购员安排每月底进行对账，对帐完毕后，采购员将已对账的各供应商的材料欠款明细送交行政主管、总经理各一份。在每月20日前，采购员填写原材料付款申请单，行政主管、总经理根据公司资金营运状况及供货商具体情况安排，财务据签字齐全的原材料付款申请单安排付款。五、其他性质付款1、 押金性质的支出，支出时取得收据，应注明付款内容，由经手人，公司主管（工程部由工程技术主管签字，其他部门由行政主管签字）、总经理签字，财务安排付款。会计应明细核算，及时催收，经手人负有收款责任。2、 公司福利、员工保险、银行手续费、税金、固定电话费、房屋租赁、水电暖、物业费、员工培训费；办理或年检各种公司证照费、过账款、返还贷款、借款、奖金等支出项目由出纳据票据依公司的报销制度支付后，经行政主管、总经理批准后报销。3、 其他借款除材料采购外的其他借款，借款时须按“借款单”要求填写各栏项目，并由各部门主管、总经理批准后，财务部安排付款。六、票据的开具、审核及报销（一）、合法票据要求：1、 由销售商开具并盖有其单位“发票专用章”的发票或具有“财政监制章”的收据。2、 开具内容包括：客户名称，（河北浦升安全技术工程有限公司），日期，商品名称，单价，数量，金额，开具人。3、 经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改，大小写不符，应要求其更换。4、 若发票不能列示明细，则须取得明细单。（二）、审核要求1、 公司主管审批责任：确认此项支出为公司行为的必要支出。2、 零星采购材料审核时，经手人需提供申购表，经收货人签字的签收单与材料发票（需附明细）。3、 财务部的审核责任：（1）票据的合法性（2）开具是否符合规定，大小写是否相符（3）粘贴是否符合规定（4）汇总的付款额与原始凭证付款金额是否一致（5）报销金额是否符合规定（6）签字手续是否齐全。（三）、报销要求1、 任何支出均应在付款后7日内报销完毕，需借公司款支出的，应在付款时借款，不允许长期占用公司资金。出纳负有催促及时报销责任。2、 报销时填写“报销单”，由经手人、公司主管（工程部需工程技术主管签字，其他部门需行政主管签字）、审核人、总经理签字。将差旅费用相关的发票一并粘贴，所有单据要按性质(如招待费，办公费)分类粘贴，并且合法票据和不合格票据分开粘贴。（四）、票据的验收、审核、批准人1、 办公用品、图书及公司固定资产的管理者为办公室文员。2、 办公电脑耗材的验收人为使用人。3、 材料的验收人为本项工程项目经理。4、 票据的审核人为财务经理。5、 批准人为公司主管（工程部为工程技术主管，其他部门为行政主管）、总经理。八、工程劳务人员人工费的支付1、劳务合同及人工费结算书交工程部、财务部门各一份。2、人工费在工程施工过程中的，每月月底前，施工队根据具体工程的施工情况，填写人工费支付审批表，项目经理同意并负责走内部手续：工程技术主管签字认可，行政主管安排财务部门根据劳务合同核实人工费支付情况，行政主管签字认可，总经理批准，由财务部每月20日前安排付款上月款项。项目经理应保证支付预付金额的人工费均有劳务合同或均为实际劳务人员，预付额不超过合同约定比例。人工费支付审批表见附表四。3、工程经消防支队验收后，施工队根据具体工程的整体施工情况，填写人工费支付审批表，项目经理同意并负责走内部手续：工程技术主管签字认可，由行政主管安排预算核实实际发生劳务费用，确认最终价款，财务部门根据劳务合同核实整个合同人工费支付情况，行政主管签字认可，总经理批准，由财务部安排付款。九、公司职员工资及奖励、处罚的支付1、 公司的工资实行隔月发放制度，公司职员基本工资由出纳根据公司规定每月5日编制上月工资表，财务部门审核，行政主管、总经理批准后，由财务部每月10日发放。2、 公司职员的奖励、处罚由公司主管（工程部由工程技术主管，其他部门由行政主管）提出，会计根据公司规定计算，财务部门审核，报总经理批准后，财务部负责发放、扣除。十、合同、发票、支票及印章等管理1、与公司签订的合同原件一律由财务部保管，相关责任部门只留复印。2、发票及收据由会计管理，采购后顺序编号并登记。3、出纳开据发票或收据时向会计取得，开据后交回，每月月末会计审核发票及收据的开据情况，及时正确