采购控制程序2012.doc

xxxxxxxxxxxxxxx有限公司管 理 体 系 程 序 文 件采 购 控 制 程 序 编 制 概 况编 制： 日 期： 审 核： 日 期： 批 准： 日 期： 1目的为了确保采购的设备物资符合质量、环境保护、职业健康安全的要求，并得到验证和正确防护，对采购过程进行有效的控制，特制定本程序。2 适用范围本程序适用于公司承建的工程项目所需物资、设备的采购及贮存控制。3 定义 采用公司管理手册中的术语定义。4 职责4.1 设备物资部是本程序的主管部门。负责程序的编制、修改和更新；负责全公司机械设备、物资采购管理工作。4.2 项目工程技术部门负责提供采购物资的规格型号和设计数量。4.3 设备物资部负责工程设备、机械设备和公司所管工程A类物资合格供方的选择、采购计划编制、采购合同签订和验证，建立合格供应商名册。经设备物资部授权后，项目部设备物资部门执行本条职责。4.4 项目部负责B类物资合格供方的选择、采购计划编制、合同签订和验证；C 类物资由项目部负责采购。4.5 科技开发部、中心试验室分别负责公司测量仪器和试验设备的采购和验证工作。4.6 公司分管领导批准A类物资的合格供应商；项目部主管领导批准B类物资的合格供应商。4.7 各级材料保管员负责采购产品的验证和贮存。5 工作程序5.1 供应商评价、选择准则 5.1.1 必须是经工商行政部门注册，具有法人资格和营业执照的合法生产厂商或经销商，获取复印件。5.1.2 产品必须符合国家或行业标准及施工合同的要求，质量稳定可靠，符合环境保护，职业健康安全法规和标准的要求。5.1.3 供货能力应满足要求，售后服务好、社会信誉高、价格合理，获取有关信誉复印证件。5.1.4 供应商应具备对产品的监测能力和有稳定的技术队伍。获取相关的印证材料。5.1.5 评价、选择由项目部物资采购领导小组组织实施。5.2 供应商的评价和选择 5.2.1 项目部负责所需物资供应商的调查评价。5.2.1.1向预选供应商寄发供应商综合情况调查表,请供应商填写后,与表注要求提供的相关资料一并寄回项目部,由调查人填写调查意见。5.2.1.2根据对预选供应商的调查情况,属于A类物资由项目部把供应商综合情况调查表报公司设备物资部,设备物资部组织有关人员以会议的形式对供应商进行评价,并将评价情况填写供应商评价记录表。评价人员由公司分管领导、设备物资部、生产管理部、中心试验室、科技开发部的有关人员组成。属于B类物资由项目部物资采购领导小组以会议的形式对供应商进行评价，并将评价情况填写供应商评价记录表，采购领导小组由项目经理、物资、技术、经营、财务部门的有关人员组成。5.2.1.3设备物资部根据A类物资供应商的评价情况填写合格供应商审批表以及能证明其产品质量符合国家标准或行业标准的有效证件复印件，报分管领导批准。对批准的合格供应商建立合格供应商名册、登记、编号发放到采购部门。5.2.1.4项目部设备物资部门根据B类物资供应商的评价情况填写合格供应商审批表报项目部主管领导批准,批准的合格供应商要建立合格供应商名册，供采购使用。5.2.2 C类物资由项目部按规定采购。5.3供应商的重新评价5.3.1供应商在供货过程中的重新评价由项目部工地试验室和物资人员以下述方式或方法进行；检查货物的包装、质量证明书、合格证；检查货物的外观质量；对货物进行检验试验；检查均衡供应能力。重新评价要填写合格供应商重新评价表。重新评价的间隔期不大于15个月。5.3.2对重新评价中发现供应商供应的产品不能满足要求时，要限期整改。不能按期整改，满足不了我方要求的要将其名单从合格供应商名册中删除。 5.4 收集采购信息和编制采购计划5.4.1 项目部根据施工计划和施工图纸要求收集采购信息，编制A类物资、工程设备需求计划上报公司设备物资部。物资需求计划表中A类物资总需用量应由项目技术部门经项目总工程师审核批准后提供给物资部门。属于B类物资需求计划上报项目部设备物资部门，由项目经理审批。5.4.2 设备物资部收到各单位上报A类的物资、工程设备需求计划表后，及时进行审核、汇总、审批。由设备物资部采购的产品由设备物资部编制计划；经授权由项目部采购的产品由项目部编制计划。5.4.3 物资需求计划分别由封面、编制说明和物资需求计划表组成，其内容如下：a)产品的名称、规格、型号、数量、到货时间。b)到货地点、收货单位及详细地址、邮政编码、开户银行及账号、联系人及电话等。c)有特殊要求的产品，应明确交货依据、验收条件，包括规范、标准、图样、检验规程。5.5 招标采购设备物资的招标采购详细情况根据中铁十一局集团第四工程有限公司物资管理办法中物资采购和招标采购程序执行。5.6签订购销合同5.6.1签订购销合同必须选择合格供应商名册中的生产厂商、供应商。签订购销合同前要进行质量、价格、服务、环境等方面的咨询调查，并做好记录。5.6.2确定供应商后，由项目负责人或项目负责人委托部门与供应商签订工矿产品购销合同。工矿产品购销合同采用供方或我方的格式不限。签订购销合同时应认真核对产品型号、规格、数量、技术标准、供货时间是否与物资需求计划一致、做到准确无误。经本级领导批准后加盖合同专用章。5.6.3当工矿产品购销合同的条款不能完全表明双方的意向时，双方协商可附签协议，其协议与合同具有同等效力。5.7 采购产品的验证5.7.1 采购产品的验证由产品采购人员进行点收验证。验证的内容包括：外观检查、产品质量证书、产品标牌、规格型号是否符合要求，清点合格证与随货证明资料、附件是否齐全，计量或点验产品数量。5.7.2 对于需要做试验的采购产品，使用单位委托项目部工地试验室进行检验。详细情况按产品监视和测量控制程序。凡经验证、检验、试验不合格的产品，按不合格品控制程序执行。5.7.3 当施工合同中规定顾客或其代表在我方或供应商货源处对采购产品进行验证时，应在购销合同中加以明确，物资部门人员应提供必要的条件，协助顾客验证。但顾客的验证不能替代本企业的验证，不免除本企业提供合格产品的责任。5.7.4采购物资要符合环保和职业健康安全的条件。5.8 采购产品的管理与防护，执行施工和服务提供控制程序。5.8.1材料入库要开据点验单，并建立物资明细帐，材料的发放须开据发料单，否则不得发料。5.9 顾客产品5.9.1顾客产品执行生产和服务提供控制程序6 相关文件6.1 x x x x x x x有限公司物资管理办法 公司设物 2010 56号7 记录7.1 供应商综合情况调查表ZT1300JL-09017.2 供应商评价记录表ZT1300JL-09027.3 合格供应商审批表ZT1300JL-09037.4 合格供应商名册 ZT1300JL-09047.5 合格供应商供货问题记录和重新评价表ZT1300JL-09057.6 物资需求计划表ZT1300JL-09067.7 授权书ZT1300JL-09077.8 工矿产品购销合同ZT1300JL-09087.9 点验单ZT1300JL-09097.10发料单ZT1300JL-09107.11丢失、损坏、不适用及不合格产品记录表ZT1300JL-09117.12物资明细帐ZT1300JL-0912以上记录由设备物资部门保管，保管期为5年。8 附录记录的表格式样：供应商综合情况调查表表号：ZT1300JL-0901 编号：供应商名称法定代表人地址邮编电话产品名称型号规格P.O32.5 P.O42.5等各种规格采用标准固定资产流动资产产品质量生产（供应、）能力综合情况信誉情况调查意见调 查 人 调查日期 注：1、“信誉情况调查意见”栏（含）以下由调查方填写。 2、诚请提供营业执照、生产许可证、产品合格证、质量认证等证件的复印件随同本表寄回。 供应商评价记录表表号：ZT1300JL-0902编号： 地点机关四楼会议室时间2006.06.8主持人李华记录人张志雄参评部门及参评人副总经理 ： 科技开发部：中心实验室：纪检监察部： 设备物资部：评价内容中联巨龙淮海水泥有限公司是家大型水泥生产企业，该水泥质量符合国家标准，品种齐全，能满足我公司施工生产的需要，产品符合环境保护和职业健康要求。评价意见经调查、评价，同意上报该单位为合格供应商。合格供应商审批表表号：ZT1300JL-0903编号： 供应商名称中联巨龙淮海水泥有限公司法定代表人王茂田地 址江苏省徐州市九里区北郊茅村北邮编电 话05167182610产品名称普通硅酸盐水泥型号规格PO32.5 PO42.5等各种规格采用标准GB175-1999固定资产13982万元流动资产10000万元申报理由该供应商的产品质量符合国家标准，该单位重合同守信誉，水泥品种齐全， 能满足我公司施工生产的需要。 申报人： 日期：2006.6.9审核意见 审核人： 日期：审批结果 审批人： 日期：备注合格供应商重新评价表ZT1300JL-0905 编号： 供应商名称评价方法评价描述重新评价意见记录单位记录人 注: 此表填写一式二份。记录单位自存一份,报公司归口业务部门一份。授 权 书表号：ZT1300JL-0907 编号： ：现授权你单位所需下表所列A类物资，在公司公布的合格供应商名册内选择供应商，负责编制采购计划，签订购销合同和验证采购等工作。工程项目名称：编号物资(工程设备)名称规格型号计量单位数量（本授权书一式二份，一份授权部门保存，一份送采购单位）授权部门负责人： 授权部门（盖章）： 年 月 日工矿产品购销合同表号：T1300JL-1008供方：_ 合同编号：_ 需方：_ 签订地点：_ 一、产品名称、商标、型号、厂家、数量、金额、供货时间及数量。 签订时间：_ 产品名称牌号商标规 格 型 号生 产厂 家计量单位数量单价总 金 额供(提)货时间及数量合计人民币金额(大写) (注：表格不够用时可另附页)二、供方对质量要求、技术标准、健康安全和环保的要求负责的条件和期限：三、交（提）货地点、方式：四、运输方式及到达站港及费用负担：五、合理损耗及计算方法；六、包装标准、包装物的供应与回收； 七、验收标准、方法及提出异议期限；八、随机备品、配件工具数量及供应办法；九、结算方式及期限；十、如需提供担保，另立合同担保书，作为本合同附件；十一、违约责任；十二、解决合同纠纷的方式；十三、其它约定事项。供 方单位名称:(章)：单位地址:法定代表人委托代理人电 话电报挂号开户银行帐 号邮政编码需 方单位名称:(章)：单位地址:法定代表人委托代理人电 话电报挂号开户银行帐 号邮政编码签(公)证意见 经办人： 签(公)证机关(章) 年 月 日(注:除国家另有规定外， 签(公)证实行自愿原则)有效期限: 年 月 日至 年 月点 验 单供货单位： 表号：ZT1300JL-0909点收单位： 年 月 日 点字第 号原单号材料名称规格计量单位数量金额备 注数量实收数量购入单价总价合计点验说明业务主管： 验收员： 保管员：合 格 供 应 商 名 册表号：T1300JL1004序号产品名称型号规格供应商名称地 址邮 编电 话联系人编号：物 资 需 求 计 划 表表号：T1300JL1006编号： 序号物资名称型号及规格单位总需用量月（季、年） 进 货 安 排到 站物 资 明 细 帐物资名称： 表号：T1300JL-1012计量单位： 规格型号： 编号： 年单据号摘