做好电子档案管理,强化档案信息化建设.doc

本文由zy2164贡献 pdf文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT，或下载源文件到本机查看。 维普资讯 煤 炭 工 程 20 0 7年第 1 O月 做繁堆 子档案管罄 _ 毒 王英杰 ,尹小群 ( 中煤 国际工程集 团 沈 阳设计研究 院 ,辽 宁 沈 阳 _ 一 | 一 0棼 羹 10 1 ) 10 5 摘 要 :随着信 息技 术 的 不断发展 和应 用 的不 断深入 ,做 好 电子档 案 管理 工作 日显 重要 ,电 子 档案 管理 系统逐 渐成 为各行 各 业信 息化建 设 的重要 组 成 部 分. 只有 利 用各 种 先 进 的技 术 手段 . 建设档案信息化,档案部 门才能成为企业真正的信息 中心 ,从而参与生产,服务 生产.文章阐述 了档 案信 息化 建设 的意 义与 主要 内容 . 关键 词 :电子档 案 管理 ;信 息化 建设 ;步骤 中图分 类号 :G 7 25 文献标 识码 :B 文章 编号 :1 7 9 9 2 0 )00 0 -2 6 1 0 5 (0 7 S -140 与 生 产 ,服务 生产 . 电子档案 管理 这一 概念来 自于西 方.在我 国 的应 用始 于2 0世纪 9 代初 ,当时主要 应用 的是 以 目录管理 为 主 o年 要特征 的第一代档案管理软件 .到 19 9 8年 ,出现 了以清华 加强电子档案管 理 ,建设 档案信 息化 ,首先实 现 了档 案管理从 收 集到 管理 和利 用 的 自动化 ,提 高 了工 作 效率 ; 其次在使用 电子 档案管 理系统 的过 程 中,对 档案管 理 的各 个环节必须加 以规 范 ,从 而制订 和完善 了电子档案 管理制 度 ;再次 ,通过辅助 编研 等技术 手段 ,对 档案数 据进 行有 效地组织和挖 掘 ,整合企 业资 源 ,为建设 企业 知识管 理 系 统 打 下 良好 的 基 础 . 紫光 ,超星等为代表 的以 电子 文件管 理为 主要 特征 的第二 代档案管理软件 .近 几年 ,随着信息 技术 的不断 发展 和应 用的不断深入 ,电子档 案管理 系统逐 渐成 为各行各 业信 息 化 建 设 的重 要 组 成 部 分 . 1 档 案信 息化建 设 的必要性 与意 义 做好 电子档案管理工作 ,建设档 案信息化 ,从外 因看 , 首先是建设法制 国家 ,服 务和谐 社会 的需要 .法制 国家是 一 2 档 案信 息化 建设 的主 要 内容 2 1 管理 流程再 造 . 要实现 电子档 案 的规范化 管理 ,使 电子 文件 的归档 和 管理制度化 ,规范 化 ,必须 检查 企业现 有管理 模式 与规 范 化管理 的差距 .电子档 案管理 规范化 涉及 方方 面面 ,但必 须解决三个主要问题 : 1 )归档范围 .明确各个部 门档案归档 的内容 和归档范 围 ,确 定各 类档案 的归 档介质 ,份 数 ,以及 在 电子档 案管 理 系统 中的管理模式 . 2 )归档流程 及方式.对各 种应 用系统( O 如 A,P M) D , 各种设计 系统 中产 生的 电子文件 信息 和属性 信息 如何确 定 其最终版本 ,如何 确认 其对 应 的档 案管理 类 型 ( 例如 P M D 个契约型社会 ,凡事必 讲证 据 ,讲 依据 ,而 只有 档 案能 够提供具有唯一法律 效力 的凭证 ,因此为 了满足 社会 发展 的需要 ,重视 档案管 理工作 ,提 高档 案利用 效率是 必然 的 趋势 .其次是各 行各业 信息化 建设 的需要 .信 息化 建设 的 各种应用产生 了大量 的电子 文件 ,例如设计 院应 用 P M 系 D 统 和专业 设计 系统 ,制 造业 应用 O A,E P A P等 系统 R ,C P 都会产生大量 的电子文件 ,这些 电子文 件是有 别于传 统纸 介质档案 的新 的档 案类 型 ,如 何将 这些应 用成 果进行 有效 地归档 ,管理和利 用 ,是摆在 企业 管理者 面前 的一个 紧迫 的问 题 . 从 内因看 ,是 档案 部 门管 理和发 展 的需要 .电子文 件 的大量产生 ,使 档案 管理 部 门管 理档 案 的外 延扩 大化 了 , 因此其相应 的管理 职 能也必须 调整 ,档 案人 员 的业 务素 质 也必须适应这 一变革 .使用档 案管理 系统后 ,档案 部 门内 部可 以甩掉管理 台帐 ,对外 可 以利 用 网络 为领 导决策 提供 依据 ,为企业 发展提 供各种 服务 .只 有利 用这些 先进 的技 术手 段 ,档案部 门才 能成 为企业真 正 的信息 中心 ,从 而参 收 稿 日期 :20 0 2 0 7 8 1 会涉及工程设计类和科学技术研究类两 种类型档案 ,O A只 涉及文书档案一种类 型) ,归档方式是 自动还 是手动等 ,同 时要确定只管理到 目录级 的档案 的归档流程 . 3 电子文件格式 .必须明确文 书,科技 ,声 像 ,实物 ) 等 档案的电子文 件格式 ,其 中尤 以科技 档案 为重 .科技 档 案 电子文件 的主 要格式 有光栅 与矢 量两 种 ,而矢 量格式 又 作者简介 :王英杰 (9 2一) 16 ,女 ,辽宁黑山人 ,18 97年毕业 于大连外国语学院 日语语 言专业 ,现在 中煤 国际沈阳设计 研究 院信息中心工作. 14 0 维普资讯 20 0 7年 第 1 0月 煤 炭 工 程 以 .w d g文 件 为 主 ,因 此 对 科 技 档 案 要 确定 设 计 软 件 的 版 本 2 4 档 案 系统数 字 资源的 建设 . 档案系统资源 的建设是 指 现行应 用系 统归 档文件 的收 集和馆藏 档案的数字化两部分 内容. 现行应用系统 如 O A,P M 等产 生 的 归档 文件 一般 是 D 通过数据 的接 口实 现归 档文件 的 自动流转 ,即文 档一体 化 和科 档一体化 .接 口程序 一般 是一 次性 开发完 成 ,可 以保 证档案数据 与应用 系统最 终版 本 的数据 同步 .归 档后 的电 子文件 存放于文件服务器 中,也可 以存人数据 库中. 馆藏 档案 的数 字化 ,即利 用专 用扫 描设备 如工 程 扫描 并对其进行归档 ,以防止 归档 电子文 件 由于浏 览器 问题 导 致将来数据无法迁移 的情况 出现 . 2 2 基 础设 施 建设 . 主要是指软件和硬件 的基础设施建设 . 1 电子 档 案 管 理 系统 软件 . 电子 档 案 管 理 系 统 软 件 是 ) 系 统 的核 心 ,应 主 要 包 含 数 据 录 入 系 统 ,权 限 管 理 系 统 , 系统设置系统 ,WE B查询系 统等基 本模块 ,要 能通过 局域 网处理档案部 门所 有 的档案 管理业 务 ,完 成对 档案 的数字 化加工 ,数字档 案 的采集 ,处 理 ,存 储 ,归 档 ,组 织 ,发 布和利用等全过程 ,并交换档案 ( 即电子归档 ,包 括管理信 息 ,数字化档案和数字档案 ) ,通 过局 域网对企业各 部门提 供高效跨库 ,无缝 连接的信息服务 . 2 )服 务器和存储设备 .应 由企业信息 管理部 门统 一规 划 ,在此 不再 赘 述 . 仪 ,文档 高速 扫 瞄仪 等设 备 对馆藏 的 图纸 ,文 档 ,声像 等 档案进行 扫描 和: 等工 作 ,从 而实现 纸质 档案 向 电子 文 处理 件 的转 变 .数 字 化 的 过 程 分 为 鉴 定 ,整 理 ,扫 描 ,图 像 处 理 ,质量检验 ,电子文件挂接等几个过程 . 馆藏 档案如果全 部数 字化 ,对 于馆藏 量较 大 的单位 数 字化费用是相 当 高的.因此 ,数 字化 的原则 首先是 鉴 先 定后数字化 ,同 时兼 顾 用 为 本 ,抢 救 优 先 的原 则 , 利 3 输 入 设 备 . 主 要 是 对 馆 藏 档 案 进 行 数 字 化 处 理 ,包 ) 括工程图纸扫描仪 ,文档高速扫描仪 和普通平板 扫描仪 等 , 分别完成图纸 ,文件和照片等档案 的数字化处理工作 . 4 输 出设 备 .主 要 是 完 成 档 案 的打 印 输 出工 作 ,包 括 ) 这样才能保证 在 合理 的投 入 内取得 最好 的经济 效益 .对 于 已经失去利用 价值或 利用 价值 不高 的档案 ,则 必须 尽快 销 毁 以减轻库 房 的压力 .否则 ,既不 销毁 也不数 字化 只会使 以后 的工作难度加 大. 绘图仪 ,激光 打 印机 等.只有必要 的基 础设 施完 备后 ,才 能形成完整 ,有效 的电子档案管理系统 . 2 3 制订 电子档 案 管理制 度 . 为了适应 数 字资 源 多样 性 ,满 足 数 字资 源 长期 保 存 , 规范 电子档案管理 的需 要 ,有 必要 在实施 电子 档案 管理 系 统一 定时期 后制 订适 合 本单 位需 求 的 电子 档 案管 理制 度 . 从 目前情 况看 ,可 依据 的 国家标准 分别有 B T 184 G / 8 9 20 0 2电子文件归档与管理规范, 质档案 数字 化技术规 纸 3 结 语 随着信息技 术的不 断发展 ,电子 档案 的管理 与应 用也 会不 断地 深入 . 目前 ,除 了普遍 开展 的档案 数字 化工 作 以 外 ,许 多高端技 术如 全文检 索 ,电子印章 ,电子 文件加 密 等技术也在一些 用户 中得到 了不 同程度 的应 用 ,这些 应用 为构筑企业数字 踏案 馆和 企业 知识 管理平 台打 下了 良好 的 基础.在 I T业人 士与广大 用户 的共 同努力 下 ,档案信息 化 建设 工作 必将 为 企业发展和社会进步做 出更 大的贡献. ( 责任 编辑 郑燕凌) 范 D / 3 0 5 等相关标准 ,但前者是原则 性的规定和 A T 1 20) 要求 ,对于实施 而言 ,还必 须有 具体 的可操 作 的电子 文件 归档与管理标准. 目前各企 事业单 位都 在积 极探 索制 订 电 子档案管理的相关 规范 ,力 求从 管理 和技 术上保 证 电子文 件的真实性 ,完整性和有效性 . 信 息 资讯 建设 信 息 我国将新建 5 0座 煤 矸 石综 合 利 用 电厂 近 日,国家发展和改革 委员会 印发了 关于 2 0 2 1 0 7 0 0年煤矸石综合 利用 电厂项 目建设有关事 项 的通 知 ,确定 2 0 07 2 1 全 国 将 新 建 煤 矸 石 综 合 利 用 电厂 5 00年 0座 ,总 装 机 容 量 2 0 00万 k . W 据 了解 ,