Excel基础教程 ppt课件

EXCEL2003 电子报表处理软件 Excel概述Excel的启动和退出Excel工作界面基本操作保护功能数据的输入 目录 工作表的格式化数据的管理公式函数的应用图表排版与打印高级应用 一 Excel概述 在日常办公事务中 人们经常要 写 和 算 写 写通知 写报告等 可通过文字处理软件进行 而 算 计算 统计数字等 则应使用电子表格来实现 Excel之所以被称为电子表格 是因为它采用表格的方式来管理数据 Excel以二维表格作为基本操作界面 Excel2003是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件 确切地说 它是一个电子表格软件 可以用来制作电子表格 完成许多复杂的数据运算 进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能 Office家族成员之一 电子报表软件 二 Excel2003的启动和退出 启动Excel的方法 用快捷图标启动 桌面快捷方式图标双击已存在的表格文件 扩展名为 xls的文件 启动用 开始 按钮中的 程序 项启动 1 2 3 4 从Excel窗口的 文件 菜单中选择 退出 命令单击Excel窗口标题栏右侧的关闭按钮按Alt F4键 退出Excel的方法 三 Excel工作界面 工作簿 工作簿 Workbook 是用于存储并处理数据的文件 启动Excel2003后 系统将自动建立建立一个名为Book1的新工作簿 一个工作簿是一个Excel文件 扩展名为 XLS 工作簿的名字就是文件名 xls 工作表 工作表标签 工作表 Worksheet 由单元格构成的表格 是工作簿的重要组成部分 又称电子 报 表格 系统默认一个工作簿包含三个工作表名称为 Sheet1 Sheet2 Sheet3一个工作簿最多有255张互相独立的工作表Sheet 工作簿是工作表的集合 一个工作簿可包含多个工作表 同一时刻一般只能对一张工作表进行编辑处理 正在使用的工作表 即活动工作表 显示为白色 在活动工作表标签的左侧有4个按钮 每个按钮显示不同的工作表 当前单元格 单元格 行和列的交点形成的每个网格称单元格 是工作表的基本单元 每个工作表有256列和65536行组成 取消按钮 单击该按钮 可取消此次对单元格的输入或修改操作 相当于按Esc键 输入按钮 单击该按钮 可确认此次键入或修改的内容 相当于按Enter键 插入函数按钮 调出 插入函数 对话框 以便于在单元格中输入或修改函数 地址栏 名称框 编辑栏 名称框 显示活动单元格的地址或单元格区域名称 也可以给单元格区域命名 编辑区 显示活动单元格中的内容 向活动单元格输入数据 公式或函数时 输入的内容会在单元格和编辑区中同时出现 单元格 是工作表的基本单位 1 列标由A B C 字母表示 行标由1 2 3 数字表示 2 每个工作表只有一个单元格为当前工作单元格 称为活动单元格 当选中某一单元格作为活动单元格进行操作时 它的四周就会出现粗黑线框 同时它的名称还会显示在表格左上方的名称框中 单元格 工作簿 255 3 为便于对单元格的引用 系统赋予每个单元格一个地址 列标 行号 如 F6表示的是第F列第6行交叉点处的单元格 A1 D4表示的是A1到D4单元格之间的巨型区域 行号 列号 单元格地址 C2 单元格地址 B8 单元格地址 4 单元格的选取 单个单元格 鼠标左键单击 或 编辑 菜单 定位 命令多个连续单元 鼠标变成空心十字时按住左键拖动鼠标 不连续单元格 选一单元格 按住Ctrl键 逐一选取 整行 列 单击相应的行号 列标整表 单击左上角行列交叉的全选按纽相临行 列 鼠标拖拽行号或列标 1 Excel文件的建立选择 文件 新建 命令来建立一个Excel文件 直接点击常用工具栏中的 新建 按钮 按Ctrl N键来完成新建操作 2 Excel文件的打开使用 文件 打开 命令直接单击工具栏中的 打开 按钮 按Ctrl O键3 Excel文件的保存 四 工作薄与工作表的基本操作 4 改变默认的工作表数目 工具 选项 命令 弹出 选项 对话框 单击其中的 常规 选项卡 如图所示 微调框中输入 5 工作表的选定单击 选定单个工作表选择相邻多个工作表 shift 工作组 选择不相邻多个工作表 ctrl选择全部工作表 右键快捷菜单 6 工作表的插入 删除选定一表 插入 工作表 编辑 删除工作表 命令选定一表 右键单击可见插入 删除等命令 7 工作表复制 移动 同一个工作簿 拖动标签 ctrl不同book之间 如图 或右键 移动或复制工作表 8 工作表的重命名 双击要改名的工作表标签 使其反白显示 直接输入新名 然后按即可 右键快捷菜单 重命名 菜单 格式 工作表 重命名 9 切换工作表 出现在工作表中的 直接单击相应的标签未出现在工作表中的 使用滚动按钮切换快捷键 Ctrl PageupCtrl Pagedown 10 工作表的隐藏和恢复选定要操作的表 使用 格式 工作表 隐藏 取消隐藏 11 改变工作表显示比例 视图 显示比例 命令 在格式工具栏上有提示操作 请问有没有快捷方式 当一个工作表数据超过一屏幕时 滚动会使表头移出当前屏幕 而不利于观看 有时 我们希望数据上下移动时 表头不动 左右移动时 表题列不动 拆分屏幕使之成为多个窗口 目的是使同一工作表中相距较 甚 远的数据能同时显示在同一屏幕上 分割有菜单法和鼠标拖动法两种 12 拆分与冻结工作表 以 销售统计表 xls 为例 先来看拖动法 拖动 水平分割条 可将屏幕分成上下两个部分 拖动 垂直分割条 可将屏幕分为左右两个部分 水平 垂直同时都分割 最多可以分割成四个窗口 取消拆分 可通过鼠标双击拆分线来完成 或将拆分框拖拽出工作区均可取消相应的拆分框 菜单 窗口 拆分 窗口 冻结窗格 若要取消拆分 执行 窗口 取消拆分 命令取消冻结 可选择 窗口 撤消窗口结 拆分后 Excel工作窗口中有一个拆分框 拆分后的窗口被称为窗格 在数据多的情况下 每个窗格都有各自的滚动条 拆分后的工作表还是一张工作表 对拆分后任意一个窗格中的内容的修改都会反映到另一个窗格中 对于一张较大的工作表 可以将其按横向或者纵向进行拆分 这样就能够同时观察或编辑同一张工作表的不同部分 再来看菜单法 五 保护和隐藏功能 所谓保护即知道密码方可修改工作表或工作簿 密码区分字母的大小写 sheet 工作簿 1 保护工作簿工作簿的保护有两个方面 第一是保护工作簿 防止他人非法访问 第二是禁止他人对工作簿或对工作簿窗口的非法操作 2 对工作表的保护 如果不允许对工作簿中工作表进行移动 删除 插入 隐藏 取消隐藏 重命名或禁止对工作簿窗口的移动 缩放 隐藏 取消隐藏或关闭 操作步骤如下 工具 保护 保护工作表 如果选勾复选框 工作表将不能移动 删除 插入等键入密码 若要取消这种保护 可以选择 工具 保护 撤消工作簿保护 3 保护单元格 首先使工作表处于非保护状态 撤消工作表保护 选定需要锁定或取消锁定的单元格区域 格式 单元格 保护 标签 注意 清除 锁定 复选框并单击 确定 按钮 重新对工作表实施保护后 本操作中取消锁定的单元格就是可以进行修改的单元格 其余单元格为保护单元格 1 隐藏工作簿隐藏 打开要隐藏的工作簿 单击 窗口 隐藏 退出Excel 退出时选择保存 下次打开该文件时 以隐藏方式打开 可以使用其数据 但不可见 取消隐藏 4 隐藏功能 窗口 取消隐藏 对工作簿和工作表除了上述密码保护外 也可以赋予 隐藏 特性 使之可以被其他工作表调用 但其内容不可见 从而得到一定程度的保护 2 隐藏工作表隐藏工作表 打开要隐藏的工作表 格式 工作表 隐藏 单击 保存 隐藏工作表后 屏幕上不再出现该工作表 但可以引用该工作表中的数据 若对工作簿实施 结构 保护后 就不能隐藏其中的工作表 取消工作表的隐藏 格式 工作表 取消隐藏 在弹出的对话框中选中要取消隐藏的sheet 确定 隐藏单元格内容 格式 单元格 保护 隐藏 若需要隐藏的单元格区域有保护 则要先取消单元格保护 工具 保护 保护工作表 使隐藏特性起作用 隐藏单元格内容是指 单元格的内容不在数据编辑区显示 3 隐藏单元格的内容 例如 对存有重要公式的单元格进行隐藏后 人们只能在单元格中看到公式的计算结果 但在数据编辑区中看不到公式本身 而隐藏之前却可以看到 取消工作表的保护 方法如前 选定要取消隐藏的单元格区域 单击 格式 单元格 对话框中单击 保护 标签 清除 隐藏 复选框 最后单击 确定 按钮 取消单元格隐藏 1 隐藏行 列 法一 格式 行 隐藏法二 右键快捷菜单 隐藏 4 隐藏行或列 鼠标变为 形状时双击 单击 格式 行 或 列 取消隐藏 也可用鼠标拖动的方式来完成 把鼠标指针指向已隐藏行的下一行的行号最上端 或已隐藏列右列的列标最左侧 当鼠标指针出现为 向下 右 拖动鼠标即可 2 取消行 列 的隐藏 六 数据的输入 输入文本输入数值输入日期和时间快速填充数据 每个单元格最多包含32000个字符 文本包含任何字母 中文字符 数字和键盘符号组合 当数字作为文本输入时 1 输入文本 存储数据 取消输入 默认单元格内左对齐 数字前输入单引号 表示输入的数字作为文本处理 如 1234 Enter键或Tab键 上 下 左 右的光标键 或在其它单元格单击鼠标 都可以存储当前单元格中输入的数据 若在未存储之前 取消输入的数据 按Esc键 进入修改状态的方法 按F2或双击单元格内换行 按Alt Enter组合键可强制在某处换行 确认操作 取消操作 2 输入数字 对齐方式 默认右对齐 正数 直接输入负数 带括号或使用 号 如 15或 15 均表示负数 小数 工具 选项 编辑 正数 设置小数位数负数 设置尾数0的个数 输纯分数 应在分数前加 0 和一个空格 要避免把输入的数字当作日期 如 03 4 提示两点 一 当要输入并显示多于11位的数字时 系统自动以科学记数法 如7 89E 08 表示 而编辑栏中仍将显示输入的内容 无论显示的数字的位数如何 Excel单元格中只保留15位数字精度 若超过15位的数字 则多余数字位将转换为0 低位 二 当输入一个超过列宽的较长数字时 Excel会自动采用科如果单元格中给出 标记 说明列宽已不足以显示数据 扩大列宽后数据会重新完整地显示 但系统 记忆 了该单元格的全部内容 当选中该单元格后 在编辑栏中会显示完整内容 3 输入日期和时间 1 输入日期 使用分隔符 或 1996 10 1 1996 10 1 01 OCT 96 1 OCT 963 4 3 4 则显示 3月4日 2 输入时间 hh mm ss19 15 7 15空格PM 19时15分 下午7时15分 12小时制 AM或PM PM或P表示下午 AM或A表示上午 如 8 20PM 日期和时间视为数字处理 右对齐 输入时 必须严格按照规则 当输入的不是合法的日期时系统自动认为是文本 被当做字符串来处理 就左对齐了 如 2011 3 4 3 日期和时间的组合输入既要输入日期又要输入时间 则用空格分隔开如 1996 10 0119 15 96年10月1日19时15分 输入当天日期 ctrl 组合输入当前时间 ctrl 组合 日期时间的输入有无快捷键 4 填充 在Excel中 利用数据的填充可以将大量数据迅速地输入到工作表中去 对于有一定规律的数据和公式 Excel提供快速序列填充 主要包括等比序列 等差序列 日期序列 自定义序列等 对于不同的序列 填充方法稍有不同 1 填充柄自动填充适用于填充相同文本序列 等比序列 等差序列 日期序列甚至是自定义序列 但必须告诉Excel在开始时如何去做 步骤如下 在第一个单元格区域中输入数据 选择填好数据的单元格或区域 将光标移至区域的右下角填充柄处 鼠标左键拖动填充柄至最后一个单元格松开鼠标即可 思考 若要填充相同的内容 2 输入序列 在序列的第一个单元格中输入数据作为初始值 选定序列所填充的单元格区域 此步骤可省略 编辑 填充 序列 弹出 序列 对话框 选择填充类型 填入步长值 如果没有选定序列所在的区域 需选择序列产生的方向和填入终止值 用以确定数据区域的范围 注意 在选定单元格区域的情况下 序列 对话框的 终止值 不用填写 单击 确定 按钮即可完成序列的填充 练习 在单元格A1 A10中填入序列数字2 4 8 16 4096 选择 工具 选项 命令 在 输入序列 框中输入相应的数据项 每个数据项以Enter键分隔 输入完毕后单击 添加 按钮即可用户也可根据需要随时删除或编辑自定义序列 经常使用有一定的规律相对固定的文本 如学生姓名等 可设定为自定义序列 3 自定义序列 设置方法 使用时只需输入该序列的第一个数据 拖动填充柄即可实现自定义序列的填充 使用方法 按住Ctrl键 选定所有需要输入相同数据的单元格在最后选定的单元格中输入数据 按Ctrl Enter键 4 在不连续单元格中输入相同内容 作业NO 0902制作学生成绩表 七 工作表的修饰 工作表格式化是指通过格式设置或套用系统模板获得所需格式的表格 行列的修饰单元格的格式化工作表的格式化 1 行和列的设置 调整单元格的行高和列宽 方法一 采用菜单命令 格式 菜单 行 命令 或 列 命令 方法二 采用拖放操作拖动鼠标来调整行高 或列宽 行和列的设计 增 删 改 1 单击某一行的行号选中该行或某一行的某个单元格 选择菜单 插入 行 命令 添加一行或一列的方法 2 右击某一行的行号 从快捷菜单中选择 插入 选项 当然 在选中该行后 在该行任一单元格上右击 插入 也可 3 选中一行中任意单元格 在其上右击 从弹出的快捷菜单中选择 插入 选项或选择 插入 行 命令 弹出 插入 对话框 选 整行 单选按钮 并单击 确定 整行 整列的删除 选中要删除的整行 或整列 编辑 菜单中的 删除 命令 或右键快捷菜单 删除 删除行 列 数字选项卡数值 设置小数位数货币 设置货币样式日期 日期的表示形式百分比 0 2 20 科学计数法 0 145 1 45E 01 2 单元格的修饰 快捷键 1 格式 单元格 设置对齐方式默认情况下 Excel根据单元格中数据的类型 自动调整数据的对齐方式 用户也可利用 单元格格式 的 对齐 选项卡进行设置 文本对齐方式 水平 垂直文本控制 合并单元格文本方向 旋转度 设置字体 字体选项卡 字体 字形 字号 下划线 颜色 框线的设置 使用 格式 工具栏上的 边框 各按钮 或执行 格式 单元格 命令 可以为表格设置线条和边框线 单击 格式 工具栏上 边框 按钮右边的小箭头 屏幕出现 边框 各小图标 单元格底纹 满足条件的单元格显示特定的格式 2 格式 条件格式 例 将小于60分的用红色倾斜显示 大于90的绿色倾斜加粗 使用格式刷 首先选中要复制格式的单元格 然后单击工具栏上的 格式刷 按钮 最后在要复制到的单元格上单击 3 格式的复制 选择性粘贴复制后 单击鼠标右键选择 选择性粘贴 4 单元格的插入与修改 移动与复制 清除与删除 插入 选中要插入的单元格或区域 选择 插入 单元格 弹出 插入 对话框 在提供的四种选择中选择所需的一种 再单击 确定 按钮 若在原数据上略加修改且数据较长时 可通过双击单元格来进行修改 此时状态栏显示为 编辑 也可单击要修改的单元格 重新录入新数据 状态栏显示为 就绪 修改单元格内容 通过菜单方式完成复制和移动单元格内容与Word相同 不再赘述 通过鼠标拖动方式完成复制和移动单元格内容步骤如下 1 选定要被移动的单元格区域 将鼠标移到区域边框线上 鼠标指针将变成移动箭头形状 移动与复制单元格内容 2 按住鼠标左键拖动到需要移动数据的目标位置 松开按键即可完成数据的移动 如果鼠标移动时按住Ctrl键将完成数据的复制操作 3 如果在鼠标移动时按住Shift键将以插入方式移动或复制单元格内容 目标单元格原有内容相应右移或下移 思考有无快捷键 清除 将单元格或区域的内容清除 使之成为空白区域 删除 将单元格或区域的整个内容 包括内容和单元格本身 去掉 然后它的右邻 或下邻 单元格产生移动来顶替当前空间 明确 删除 和 清除 是两个不同的概念 删除与清除 数据的清除包括四个方面 数据的格式 批注 内容及全部 我们可以只清除其中一个方面 如只清除数据的内容 这时格式仍然保留 例5 2 清除单元格B3 B4 B5的全部内容 操作步骤如下 选定区域B3 B5 选择 编辑 清除 全部 说明 在 清除 子菜单中 全部 清除所有信息 格式 只清除格式 内容和批注不变 内容 只清除内容 格式和批注不变 批注 只清除批注 在单元格的右上角有红色小三角的表示有批注 若只需要清除数据的内容 保留数据的格式 批注等 还可以用以下简单的方法 方法一 选定B3 B5 按键 方法二 选定B3 B5 指针放在单元格区域内并用快捷菜单中的 清除内容 项 清除单元格 单元格还在 清除内容 格式 批注删除单元格 单元格不存在 将选定的单元格从工作表中删除 右键快捷菜单 删除 或 编辑 菜单 删除 Backspace键或Del键 5 插入批注 选择 插入 菜单的 批注 命令 就会出现一个文本框 直接输入内容即可 此时 在当前单元格的右上角有一个红色三角形 当鼠标经过它时 批注会自动显示 批注就是单元格的说明 备注 3 工作表的格式化 1 选定要套用格式的区域 格式 自动套用格式 2 选择自动套用格式 撤消选择 无 样式 1 数据清单2 数据排序 重点 3 数据筛选 重难点 4 分类汇总 重难点 八 数据管理 Excel工作表中单元格构成的矩形区域 又称数据列表 记录 数据清单中的每一行 第一行称为表头 每一行对应数据库中的一个记录 字段 每一列称为字段 列标是数据库中的字段名称数据清单中不允许有空行或空列 不能有数据完全相同的两行记录 1 数据清单 避免在一张工作表中建立多个数据请单 数据表格的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列 避免在数据表格的各条记录或各个字段之间放置空行和空列 最好使用列名 并把列名作为字段的名称 建立数据清单时 注意的问题 1 简单排序例如 如何对 学生成绩统计表 xls 中的学生按 计算机基础 成绩降序排列 2 复杂数据排序例如 对 学生成绩统计表 xls 中的学生按下列方式排列 首先按 计算机基础 成绩降序排 如果 计算机基础 成绩相等 则按 高等数学 成绩降序排 如果 高等数学 成绩也相等 则按 大学英语 成绩降序排 2 数据排序 当用户只对数据列表中一部分数据感兴趣时 可以使用数据筛选功能 数据筛选将不感兴趣的记录暂时隐藏起来 只显示感兴趣的数据 数据筛选分为两种 自动筛选高级筛选 3 数据筛选 步骤如下 在数据清单以外的位置建立条件区域 数据 筛选 自动 高级筛选 命令 1 自动筛选全部 显示所有行 前10个 显示由数据项或百分比指定的上限或下限范围内的行 自定义 使用当前列中的两个条件值 或者其他比较运算符 而不是 与 运算符 默认运算符 空白 只显示此列中含有空白单元格的数据行 非空白 只显示此列中含有数值的数据行 例1 将 学生成绩统计表 xls 中的计算机基础不及格的学生筛选出来 2 高级筛选能实现更复杂的筛选功能例1 将 学生成绩统计表 xls 中的计算机基础不及格或者英语不及格的学生筛选出来 例2 将 学生成绩统计表 xls 中的计算机基础不及格或者英语不及格的男生筛选出来 2 打开高级筛选对话框 4 单击 确定 按钮 定义 是对数据清单按某个字段进行分类 将字段值相同的连续记录作为一类 进行求和 平均 计数等汇总运算 例如 求 学生成绩统计表 xls 中男生和女生的英语平均成绩注意 在分类汇总之前 首先一定要对分类字段进行排序 否则分类汇总就没有意义了 4 分类汇总 先要对数据清单按分类的关键字进行排序 再执行 数据 的 分类汇总 命令 例4 19在成绩表中 按 班号 字段分类汇总 成绩 的平均分 即统计出各个班的平均分 5 输入有效数据 选定若干个单元格选 数据 有效性 命令 1 复制数据 方法一 使用 常用 工具栏上的命令按钮复制数据 方法二 用鼠标拖放来复制数据 2 移动数据 移动单元格区域的数据 其操作方法与复制操作基本相同 3 选择性粘贴一个单元格含有数值 格式 公式等多种特性 数据复制时通过 选择性粘贴 可以只需要复制它的部分特性 九 公式与函数的应用 Excel的主要功能不在于它能显示 存储数据 更重要的是对数据的计算能力 它允许使用公式和函数对数据进行计算 1 公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式 它以 开始 由常量 单元格地址和函数组成 选定单元格输入 输入包括要计算的单元格相应的运算 回车键或者在编辑栏中 按钮即可 2 函数是预先定义好的公式 由函数名 括号及括号内的参数组成 多个参数之间用 分隔 函数的分类 财务函数 日期与时间函数 数学与三角函数 统计函数 查找与引用函数 数据库函数 文本函数 逻辑函数和信息函数等九类 4 运算符有很多 excel2000提供了四类运算符即算术运算符 比较运算符 文字运算符和引用运算符 3 例 在J2单元格中输入 F2 G2 H2 I2 表示将单元格F2 G2 H2 I2中的数据相加 结果放在单元格J2中 当J2为活动单元格时 编辑栏中显示公式 F2 G2 H2 I2 算术运算符如 B3 2 B4 5 A1 4 A1 B3 B3 B4 字符运算符如 A1 B2 连接运算符 如 石家庄 计算机职业学院 石家庄计算机职业学院 关系运算符如 E1 5 C2 80 E24 冒号运算符 用来表示一个区域 如 A1 A5表示从A1到A5的所有单元格 A3 B4表示从A3左上角到B4右下角的巨型区域 空格运算符 表示几个单元格所共同重叠的单元格 逗号运算符 用于处理两个以上不连续的单元格或区域的引用 表5 1常见运算符 引用运算符如 A1 F4 A 1 A1 A 1 2 4或A1 C5 1 输入函数 选定输入公式的单元格 键入等号 以激活编辑栏 或直接单击编辑栏中的编辑公式按钮 键入公式 之后按键完成输入 公式的修改也是通过编辑栏来完成 右图为输入公式的一个例子 D1单元格的值为 A1 B1 C1 公式的自动填充 将鼠标移到单元格右下角的小方块 鼠标变成小十字时 按住鼠标左键 向下或向右拖动 到达目标后 放开左键 公式就被自动填充 2 单元格的引用相对引用 指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时 公式中的单元格地址会随着改变 举例 将E16的求和结果复制到E17 E18 E19等 选定E16 在其中输入 C16 D16 回车确定输入使用编辑栏中复制命令选定E17到E19处 用编辑栏中粘贴命令 结果自动得出 绝对引用 指在把公式复制或填入到新位置时 使其中的单元格地址保持不变 需在行号和列标前加上 例 在F2中输入公式 C 2 D 2 E 2 设置绝对地址需在行号和列号前加符号 例 在F2中输入公式 C2 D 2 E2 混合引用 是指在一个单元格地址中 既有绝对地址引用又有相对地址引用 有些函数不需要参数 有些函数需要多个参数 其中有些参数是可选的 不同的函数需要的参数也不相同 要正确使用函数必须按正确的次序和格式输入参数 在使用函数时 包含参数的圆括号必须配对 圆括号和参数之间不能出现空格或其他字符 函数参数类型 函数功能 表5公式返回的错误值及产生的原因 参考 已知机试成绩和笔试成绩 计算总评成绩 例如 计算总评成绩 公式为 C2 0 4 D2 0 6 对总评成绩取整数 公式为 Round C2 0 4 D2 0 6 0 注意 Excel的所有公式都以 号开头 输入公式后按键确认 在单元格输入公式后 单元格会显示公式运算的结果 而在编辑栏内显示该公式本身 所有公式中输入的符号一律使用西文标点符号 在单元格输入数据或等号后 编辑栏左边出现 如果单击 或按键为放弃输入 用图表来描述电子表格中的数据是Excel的主要功能之一 Excel能够将电子表格中的数据转换成各种类型的统计图表 更直观地揭示数据之间的关系 反映数据的变化规律和发展趋势 使我们能一目了然地进行数据分析 常用的图表类型有柱形图 条形图 饼图 折线图 XY散点图等 十 绘制图表 一 创建图表1 使用快捷键创建选定区域 按下F11键 自动创建2 使用向导 如图1 2 3 4 选择数据 插入菜单 图表类型 确定数据系列 设置图表选项 确定图表位置 如果选择 作为新工作表插入 单选按钮 会在该工作簿中创建一个图表工作表 如果选择 作为其中的对象 单选按钮 将创建一个嵌入图表 二 认识图表 三 编辑图表 选定图表项选定绘图区选定数据序列 注意 当你选定了整个图表或其中的一个对象时 都会出现一个名为 图表 的工具栏 可以通过工具栏对图表进行编辑 图表的移动和缩放移动图表 选定后 当鼠标变成十字箭头时可以移动缩放图表 当鼠标变成8个控制点时可以缩放更改图表类型选定 图表 图表类型命令 适合的类型 确定即可修饰图表设置图表的标题格式 设置坐标轴格式设置绘制区或图表区的格式 改变图表图案 合并计算认识问题 合并计算和分类汇总 相同 对相同记录进行操作相异 合并计算是不需排序记录 且能同时操作很多表或者工作簿中进行 分类汇总是先将表中的数据进行排序 而且排序是在一个表中 合并计算的步骤 1 页面 一 页面设置 十一 排版与打印 2 页边距 3 页眉和页脚 4 工作表 二 打印文档 打印的方法与Word基本相同 下面对打印对话框不同点加以说明 选定区域 只打印工作表中选定的单元格区域 非相邻的选定区域打印在独立页上 此项优于在 页面设置 对话框中设定的打印区域 分页预览指定 删除 选定工作表 打印所有当前选定工作表的所有区域 按选定的页数打印 如果没有定义打印页数 则打印整个工作表 整个工作簿 打印当前工作簿中所有的工作表 也可直接单击 常用 打印 将根据先前在 页面设置 对话框中指定的选项 直接打印当前活动工作表 打印预览与打印选择 文件 菜单中的 打印预览 命令 或者单击 常用 工具栏中的 打印预览 按钮进入打印预览方式 1 打印预览 下一页 上一页 按钮 当打印的工作表多于一页时 单击 下一页 按钮 可以显示下一页 单击 上一页 按钮 可以显示上一页 缩放 按钮 使工作表在放大视图和全页视图之间切换 打印 按钮 可以打开 打印 对话框 设置 按钮 可以打开 页面设置 对话框 页边距 按钮 可以调整页边距 页眉和页脚 分页预览 普通视图 按钮 可以在分页预览视图和普通视图之间切换 关闭 按钮 可以返回到工作表的编辑窗口中 5 插入分页符 若选定A列某单元格 或选定某行 并插入分页符 则插入的是水平分页符 若选定某列并插入分页符 则插入的是垂直分页符 若在其他位置插入分页符 则同时插入水平分页符和垂直分页符 若工作表内容不止一页 系统会自动在其中插入分页符 工作表按此分页打印 有时某些内容需要打印在一页中 例如 一个表格按系统分页将分在两页打印 为了使该表格在一页中打印 可以在该表格开始处插入水平分页符 这样 表格独占一页 插入垂直分页符 则可以控制打印的列数 单击分页符插入位置 新页左上角的单元格 单击 插入 分页符 4 删除分页符 单击分页符