水利工程档案管理.ppt

如何做好湖北省水利工程建设项目档案管理与验收工作 湖北省水利厅办公室黄碧梅联系电话 027 87221616做好全省水利工程建设项目档案管理和验收工作的重要意义 如何做好水利建设工程档案管理工作 如何开展水利建设工程档案验收工作 如何开展水利建设工程档案整理工作 一 充分认识做好水库除险加固工程档案管理和验收工作的重要意义档案是珍贵的文献 是重要的信息载体 是历史的印记 工程档案 既是工程建设过程的真实记录 又是竣工运行以后工程检修 维护和管理的重要依据 一 做好全省水利工程建设项目档案管理和验收工作的重要意义 1 档案是水利工程建设过程的真实记录 3 档案是水利工程运行维护的重要依据 2 档案是水利工程建设质量终身责任制的重要凭证 4 档案合格是水利工程竣工验收的必备前提 1 档案是水利工程建设过程的真实记录 完整 详尽的工程档案可以反映出工程建设项目从立项到竣工 从材料到成型 从决策到实施的全过程 是了解 研究一项工程来龙去脉的最权威资料 是工程建设活动的真实记录 如果只有工程实物而没有工程档案 若干年后 我们将无从知晓工程的基本情况 就不能对工程建设各阶段的正确性 科学性作出客观准确的判断 一 做好全省水利工程建设项目档案管理和验收工作的重要意义 2 档案是水利工程建设质量终身责任制的重要凭证 国家规定水利工程建设质量实行终身负责制 建立规范的工程档案 是促使当事人履行责任的重要凭证 真实的 完整的档案记录 使相关建设责任考有所据 能够促使参建单位和相关责任人进一步强化 责任 质量 安全 三个意识 努力建设高质量的精品工程 3 档案是水利工程运行维护的重要依据 详实的档案信息是水利工程调度指标核定和调整的依据 有了这一依据 就可以对水利工程关键部位 关键单元 关键设施及管网的检修维护工作提供重要查考 如果没有这个基础 紧急情况下就会 瞎子摸象 无从查考 甚至危及水利设施安全或人身安全 直接影响防洪抗灾大局 4 档案合格是水利工程竣工验收的必备前提 所有水利工程项目必须履行档案验收手续 凡档案内容与质量不达标的 不得通过档案验收 未通过档案验收或档案验收不合格的 不得进行或通过工程竣工验收 我们要把工程档案管理作为水利工程建设的重要组成部分 严格实行同步管理 抓紧做好工程档案验收的各项准备工作 1 什么是水利工程档案 二 如何做好水利建设工程档案管理工作 水利工程档案是指水利工程在前期 实施 竣工验收等各建设阶段过程中形成的 具有保存价值的文字 图表 声像等不同形式的历史记录 2 什么是水利工程档案工作 如何做好水利建设工程档案管理工作 水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分 项目法人应加强领导 将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中 与项目建设同步管理 明确相关部门 人员的岗位职责 健全制度 统筹安排档案工作经费 确保水利工程档案工作的正常开展 3 项目法人关于档案工作的职责是什么 如何做好水利建设工程档案管理工作 项目法人对水利工程档案工作负总责 须认真做好自身产生档案的收集 整理 保管工作 并应加强对各参建单位归档工作的监督 检查和指导 项目法人应认真做好参建各方有关档案的接收 归档和向厅及流域机构档案馆的移交工作 大中型水利工程项目法人均应建设与工作任务相适应的 符合规范要求的专用档案库房 配备必要的档案密集架 铁皮档案柜 等装具及计算机 空调 去湿机以及防火 防盗等档案保管基础设施 4 参建各方关于档案工作的职责是什么 如何做好水利建设工程档案管理工作 勘察设计 监理 施工等参建单位 应明确本单位相关部门和人员的归档责任 切实做好职责范围内水利工程档案的收集 整理 归档和保管工作 属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料 在完成收集 整理 审核工作后 应及时提交项目法人 5 什么是档案工作与工程建设进程同步管理 如何做好水利建设工程档案管理工作 具体内容就是 从立项时 就应开始进行文件材料的收集和整理工作 签订协议 合同 时 要对水利工程档案 包括竣工图 的质量 份数和移交工作提出明确要求 检查工程进度与施工质量时 要同时检查水利工程档案的收集 整理情况 进行单元与分部工程质量等级评定和工程验收 包括单位工程 阶段和竣工验收 时 要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量 6 如何开展文件材料的收集归档工作 如何做好水利建设工程档案管理工作 一般是由产生文件材料的法人和参建单位负责 中小河流治理工程和小型水库除险加固工程的项目法人和设计 监理 施工等参建单位分别依据 湖北省长江堤防除险加固工程档案分类方案归档范围和保管期限表 及 湖北省病险水库除险加固工程档案分类方案归档范围和保管期限表 负责对工程建设和管理活动中形成的具有保存价值的文字 图表 声像等材料进行收集 分类 编号 编目等档案收集 整理归档工作 7 文件材料归档要求是什么 如何做好水利建设工程档案管理工作 水利工程文件材料的收集 整理应符合 科学技术档案案卷构成的一般要求 gb t1182 2008 归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求 即内容应完整 准确 系统 形式应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 竣工图及声像材料须标注的内容清楚 签字 章 手续完备 归档图纸应按 技术制图复制图的折叠方法 gb t10609 3 1989 要求统一折叠 8 如何衡量水利工程档案是否完整 准确 系统 如何做好水利建设工程档案管理工作 完整 是要求工程档案资料不能缺项 即所有应归档材料的类项必须齐全 准确 是指档案资料所反映的内容要准确 其中包括文字 数字 图形都要准确 特别是竣工图要能准确反映工程建设的实际状况 系统 是指所有应归档的文件材料 应保持其相互之间的有机联系 相关的文件材料要尽量放在一起 特别要注意工程项目文件材料的成套性 9 竣工图编制有哪些要求 如何做好水利建设工程档案管理工作 项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图 施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图 竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖 竣工图章 有关单位和责任人应严格履行签字手续 每套竣工图应附编制说明 鉴定意见及目录 10 为何检查水利工程档案重点检查竣工图的编制情况 如何做好水利建设工程档案管理工作 竣工图是水利工程档案的重要组成部分 是水利工程建设最终 或某一阶段 实际情况的反映 是工程建成后 投入运行 维护必不可少的依据 必须做到完整 准确 清晰 系统 修改规范 签字手续完备 11 怎样检查竣工图的质量 如何做好水利建设工程档案管理工作 工程竣工图都必须做到图物相符 竣工图都必须加盖竣工图章 签字手续必须完备 变更的地方必须用碳素或蓝黑墨水标注清楚 并注明变更依据 变更通知的字号 重新绘制的竣工图应将重新绘制的原因或有关变更依据 绘制到新竣工图的说明栏内 通过设计变更通知单 查找相应的图号 检查该图是否进行了修改 12 为什么还需开展其它载体档案的归档工作 如何做好水利建设工程档案管理工作 工程建设声像档案和电子档案是纸质载体档案的必要补充 各参建单位应指定专人负责照片 录音 录像等声像材料和电子文件的收集 整理 归档工作 工程建设重要阶段 重大事件及事故必须要有完整的声像材料归档 归档的声像材料均应标注事由 时间 地点 人物 作者等内容 电子文件的整理参照 电子文件归档与管理规范 gb t18894 2002 执行 13 监理单位对施工单位档案有什么责任 如何做好水利建设工程档案管理工作 监理单位负责对施工单位提交的归档材料进行审核 确认 并按标段 合同 编写档案资料质量审核意见 14 何时进行工程档案资料的移交与接收工作 如何做好水利建设工程档案管理工作 移交与接收工程档案资料的时间 视工程建设的实际情况而定 一般单位工程完工后 就应完成有关工程档案的收集 整理工作 随后即可进行档案资料移交与接收工作 整个工程档案资料 包括竣工验收的文件材料 的交接工作 应在竣工验收后的3个月内完成 15 为什么工程档案要坚持集中统一管理 如何做好水利建设工程档案管理工作 集中统一管理本单位工程项目的全部档案 是 档案法 赋予每个单位档案部门的职责 便于查阅利用和安全保管 其它任何部门或个人均不能长期保存其在工作中形成的各种门类的档案材料 这是 档案法 与有关法规明确规定的 1 水利建设工程档案验收何时进行 三 如何开展水利建设工程档案验收 大中型水利建设工程档案验收 与竣工技术预验收或主体工程完工验收同步进行 在竣工技术预验收组或主体工程完工验收委员会中成立档案专项验收小组 对工程档案进行验收 工程竣工验收时应有档案人员作为验收委员参加 凡档案内容与质量达不到要求的病险水库除险加固工程 不得通过档案验收 未通过档案验收或档案验收不合格的工程 不得进行或通过工程竣工验收 2 水利建设工程档案验收结果有哪些 三 如何开展水利建设工程档案验收 依据 水利工程建设项目档案验收评分标准 简称 评分标准 水办 2008 366号的附件2 对档案管理及档案质量进行量化赋分 满分为100分 验收结果分为3个等级 总分达到或超过90分的 为优良 达到70 89 9分的 为合格 达不到70分或 应归档文件材料质量与移交归档 项达不到60分的 均为不合格 3 申请水利工程档案验收应具备哪些条件 三 如何开展水利建设工程档案验收 1 项目主体工程 辅助工程和公用设施 已按批准的设计文件要求建成 各项指标已达到设计能力并满足一定运行条件 2 项目法人与各参建单位已基本完成应归档文件材料的收集 整理 归档与移交工作 3 监理单位对主要施工单位提交的工程档案的整理与内在质量进行了审核 认为已达到验收标准 并提交了专项审核报告 4 项目法人基本实现了对项目档案的集中统一管理 且按要求完成了自检工作 并达到 评分标准 规定的合格以上分数 4 项目法人如何进行档案自检及验收申请 三 如何开展水利建设工程档案验收 项目法人在监理单位对工程档案进行审核并提交档案监理审核报告后 应组织所有参建单位按 评分标准 的各项要求对工程档案进行自检 自检时 应重点检查工程档案资料的内容是否达到完整 准确 系统的要求 案卷质量是否符合规范要求 5 全省水利建设工程档案验收组如何组成 三 如何开展水利建设工程档案验收 对省水利厅主持验收的大型及中型水利建设工程 省水利厅档案部门负责组织大型及部分中型水利建设工程档案专项验收 市 县水利 水电 水务 局档案部门按照分级管理的原则 组织有关中 小型水利建设工程的档案专项验收 由省水利厅组织的档案专项验收小组成员包括 厅档案部门 省档案局 长江委档案馆 市 州 水利 水电 水务 局档案部门的代表及有关水利专家组成 6 全省水利建设工程档案验收有哪些验收程序 三 如何开展水利建设工程档案验收 1 档案验收小组作为竣工技术预验收成员 一并与其他验收小组在现场检查工程建设情况 听取项目法人 设计 监理 施工等单位工作报告 2 档案验收小组组长宣布验收小组组成人员名单 3 项目法人汇报档案自检情况 4 监理单位汇报档案审核报告 三 如何开展水利建设工程档案验收 5 按比例抽查档案案卷质量 查看档案资料的完整性 准确性和系统性 6 档案专项验收小组结合检查情况按 评分标准 逐项赋分 并进行综合评议 讨论 形成档案专项验收意见 7 验收小组与项目法人交换意见 通报验收情况 8 将档案专项验收意见提交工程竣工预验收会讨论 纳入竣工技术预验收工作报告及竣工验收鉴定书初稿 7 全省水利建设工程档案档案专项验收意见的内容是什么 三 如何开展水利建设工程档案验收 1 前言 验收会议的依据 时间 地点及验收组组成情况 工程概况 验收工作的步骤 方法与内容简述 2 档案工作基本情况 工程档案工作管理体制与管理状况 3 文件材料的收集 整理质量 竣工图的编制质量与整理情况 已归档文件材料的种类与数量 如何开展水利建设工程档案验收 4 工程档案的完整 准确 系统性评价 5 存在的问题及整改要求 6 得分情况及验收结论 7 附件 档案验收小组成员签字表 1 水利建设工程档案验收何时进行 如何开展水利建设工程档案验收 大中型水利建设工程档案验收 与竣工技术预验收或主体工程完工验收同步进行 在竣工技术预验收组或主体工程完工验收委员会中成立档案专项验收小组 对工程档案进行验收 工程竣工验收时应有档案人员作为验收委员参加 凡档案内容与质量达不到要求的病险水库除险加固工程 不得通过档案验收 未通过档案验收或档案验收不合格的工程 不得进行或通过工程竣工验收 四 如何开展水利建设工程档案整理工作 湖北省水利建设工程档案整理程序1 分类 2 组卷 3 卷内文件排列 4 拟写案卷题名 5 复查定卷 6 加盖档案章 7 编写文件页数 8 编制卷内目录 9 编制卷内备考表 10 编制案卷封面和脊背 11 案卷装订 12 编制卷盒号 13 编制案卷目录 14 装盒排架 如何开展水利建设工程档案整理工作 一 分类湖北省水利建设工程档案分成a综合类 b建设管理类 c设计类 d施工类 e监理类 f财务管理类6大类 其中d e类按单位工程分类组卷 每一类中的文件材料依据文件材料的形成规律 保持文件间有机联系的原则 再进行清理分类 具体分类情况参见两份文件的附件 如何开展水利建设工程档案整理工作 二 组卷 一 组卷的含义 组卷 就是把一组有联系的文件 以卷的形式组合在一起 放入一个档案盒 以便于保管 保密和利用 二 组卷的要求 遵循文件材料形成特点和规律 保持文件材料的有机联系 将已办理完毕的具有保存价值的文件 按照特定的组卷方法组成案卷的一项业务工作 如何开展水利建设工程档案整理工作 1 原件要求 归档的文件材料应尽量为原件 原件内容 包括签名 签字 意见及原始记录等 一律用钢笔 碳素墨水 毛笔或黑色签字笔书写 不能有热敏纸 不能有铅笔 园珠笔 红墨水 纯蓝墨水 复写纸等书写字迹的文件材料 如有 需用黑笔描写 水库加固工程法人单位应保存1套档案原件 如何开展水利建设工程档案整理工作 2 组卷时应按 湖北省长江堤防除险加固工程档案分类方案归档范围和保管期限表 湖北省病险水库除险加固工程档案分类方案归档范围保管期限表 属类进行分类组卷 综合类 建设管理类的文件材料按文件反映的问题组卷 图纸按单位工程组卷 施工类 监理类文件材料先按单位工程组卷 在每个单位工程中再按问题或文件种类进行组卷 如果数量较多的文件材料 可按分部工程分别组卷 如何开展水利建设工程档案整理工作 3 组卷时 每一案卷内的文件都表达一个相对独立的内容 方便拟写案卷标题 若这内容收集到的文件材料很多 则组成多卷 依据时间或单位工程等依序排列 4 卷厚适度 为便于查阅 一般不超过4cm 5 案卷内不应有重份文件 6 保管期限应大体相同 如何开展水利建设工程档案整理工作 三 卷内文件排列 一 文件材料要在同一保管期限下 按内容结合时间的顺序排列 二 方法 1 卷内既有文字材料又有图纸时 文字材料在前 图纸在后 2 卷内纯属文字材料时 可参考文书档案排列方法 如何开展水利建设工程档案整理工作 1 正件在前 定稿在后 2 正件在前 附件在后 3 复文在前 来文在后 4 原件在前 复印件在后 5 不同文字的文本 中文本在前 其它文字文本在后 3 装订成本 印刷成册的材料一般不拆散重新排列 一般放在单张文件材料的最后面 若是采用塑料壳精装的材料则需拆散 编页码 如何开展水利建设工程档案整理工作 4 蓝图的整编 1 没有装订成册的蓝图应折叠 折叠后图纸的幅图规格为a4 297 210mm 2 折叠后图纸的标题栏应露在外面 3 无论是横幅或纵幅图 先按标题栏的长边方向折叠 再按标题栏的短边方向折叠 正反来回折叠成手风琴式 规格 使标题栏露在外面 4 装订成册的蓝图 只需按一件进行整理 如何开展水利建设工程档案整理工作 5 纸张修复 对破损 小于a4规格的文字材料和商标 合格证或纸质较脆 较薄之类纸张要用a4白纸进行修复与托裱 如何开展水利建设工程档案整理工作 四 拟写案卷题名为便于永久保存 装案卷的档案盒必须是无酸牛皮纸制的科技档案盒 卷皮格式如下图 不能用文书档案盒或塑料档案盒代替 根据卷内文件材料内容 用铅笔拟写案卷题名 案卷题名应简明 准确表明卷内包含的文件材料内容 如何开展水利建设工程档案整理工作 一 建设项目档案题名拟写方法 1 文字材料类 三段式 责任者关于问题的名称例 大禹公司关于漳河水库加固工程三干渠项目变更的洽商单2 表格 图纸材料类 1 项目名称 专业 子项或分部 表格 图纸名称 2 项目名称 表格 图纸名称例 漳河水库加固工程三干渠分部工程质量评定表例 三干渠分部工程竣工图 二 设备档案题名拟写方法 型号 设备仪器名称 文件名称例 xx型闸门订货合同 或合格证 说明书 开箱单等 如何开展水利建设工程档案整理工作 五 复查定卷复查定卷就是对所组成的案卷 进行一次全面的审查 对不符合要求之处立即纠正 以确保案卷质量 复查内容 1 案卷组成是否合理 2 卷内文件是否齐全完整 3 卷内文件排列是否系统科学 4 案卷题名是否恰当 如何开展水利建设工程档案整理工作 六 加盖档号章对每件文件材料加盖档号章 逐件编号 档号章的位置在每件文件材料首页上端空白处均可 不限于右上角 档案号章格式如下图 如何开展水利建设工程档案整理工作 1 填写档号 档号即案卷编号 案卷编号根据分类方案统一编制填写 此时可暂不填写 待完成步骤十后再返回来填写档号 2 填写序号 即卷内文件排列顺序号 序号的给定是以件为单位 每份文件或每张图纸为一件 1 文件正本与定稿为一件 正文件与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 如何开展水利建设工程档案整理工作 2 各种报表 图册 一册为一件 3 来文 或去文 与复文可为一件 其中外单位的来文与本单位的复文为一件 本单位向上级单位的去文与上级单位的复文可各为一件 如何开展水利建设工程档案整理工作 七 编写文件页数1 编写范围 需永久或长期保存的案卷 卷内文件材料以件为单位编写页数 每件文件材料均从 1 开始编写页数 每件文件材料以有书写内容的页面为一页 逐页编写 不得遗漏号或重号 单面书写的文字材料在右下角编写 双面书写的文字材料正面在右下角 反面在左下角编写 2 经印刷装订有正式页数的文件材料 归档时不需要编写页数 但需要在卷内备考表中说明 并写明总页数 3 编写工具 用铅笔编写阿拉伯数字 4 卷内目录 卷内备考表不编写页数 如何开展水利建设工程档案整理工作 八 编制卷内目录卷内目录排列在卷内文件首页之前 式样如下表 如何开展水利建设工程档案整理工作 1 序号 即卷内文件排列流水号 2 文件编号 1 文件 填写请示 批复 函等文件的文件编号 文件无编号则空着 2 图纸 填写图号 例 建施 1 结施01 3 许可证 填写许可证号 如何开展水利建设工程档案整理工作 3 责任者 1 文件以落款盖章为准 填写文件的直接形成单位 2 文件有两个以上责任者时 尽量都填上 太多时 选择两个主要责任者 其余用 等 代替 3 图纸填写图章上的编制单位 4 表格填写表格编制单位 5 责任者可填写规范通用的简称 如何开展水利建设工程档案整理工作 4 文件题目 即文件标题或图纸 表格的全称 5 日期 文件或图纸的形成日期 格式为20080612 8位数 6 页数 1 填写每件文件材料的总页数 2 图纸有图样目录时 仍要编制 卷内文件目录 原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录 若该套图纸需要组成几卷 图纸目录放在第一卷内 如何开展水利建设工程档案整理工作 九 编制卷内备考表卷内备考表应排列在卷内文件之后 或直接印制在卷盒内底面 1 标明卷内文件的总件数与总页数及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题 2 立卷人签名并填写立卷时期 检查人签名并填写检查日期 3 互见号 填写反映同一内容不同载体的档号 如电子档案 照片档案等 并注明载体形式 如何开展水利建设工程档案整理工作 十 编制案卷封面和脊背案卷封面和脊背可手写或打印在牛皮纸上粘贴 避免用 白色 g的打印纸 易磨损 一 填写案卷封面1 档号 就是案卷编号 全省水利建设工程档案案卷编号采用代字和代号混合编制 如 2 a 1 3 其中 表示本单位目前采用的工程档案代号 2代表本项目是第2个项目 a表示综合类 1代表工程前期 3代表案卷顺序号 每卷案卷档号定下后 则需用黑色笔将卷内每件档案的档号章补充完整 如何开展水利建设工程档案整理工作 2 档案馆号 不填 3 案卷题名 用黑色笔填写已拟写好的案卷题名 4 立卷单位 填写负责组卷的部门或单位 5 起止日期 填写卷内文件形成的最早和最晚的时间 年 月 日 年度应填写四位数字 6 保管期限 填写划定的期限 永久 长期 短期 卷内文件材料有两种以上保管期限时 填写最长的期限 7 密级 根据已划定的密级填 若没有则不填 如何开展水利建设工程档案整理工作 二 编制案卷脊背1 保管期限 档号 案卷题名的填写方法同案卷封面 2 案卷题名 栏文字采用竖排版 如何开展水利建设工程档案整理工作 十一 案卷装订 一 全省水利建设工程档案可采用装订和不装订两种形式 1 不装订 拆掉卷内每件文件材料上的钉书钉 回形针 铁夹等金属物 依照序号整齐装入档案盒内 2 装订 1 拆掉钉书钉 回形针 铁夹等金属物 2 将整卷文件放整齐 在文件左侧用棉线按三孔一线 8字装订法 装订 3 图纸装订要加垫纸板并包脊背 4 装订线外有字迹的文件材料要加边 如何开展水利建设