上海淳瑞分公司办事处运营管理标准化方案.doc

上海淳瑞机械科技有限公司国内分公司办事处筹备及运营管理方案目前已设立以下国内分公司/办事处：1、 河北鸡泽分公司陈升云2、 山东济宁分公司刘世国3、 四川地区分公司陈远奎4、 江苏太仓分公司施金元5、 浙江桐乡分公司高文松已于2011年春季上海淳瑞国内分公司运营管理培训会议结束之际签订相关协议。本着以结果为导向，利益交换的原则，各国内分公司运营管理方案如下：分公司办事处设立标准：1、 大营销策略：一地，一厂，一司，一队。一地即在直径50公里范围内最少拥有30家的纺织企业。一厂即有一个样板厂。一司即建一个分公司/办事处一队即组建一个以文化为基础，销售为导向，服务为根本的优秀团队。2、 办事处筹备经费预算：办公室门面与仓库、宿舍租金总额预算为0.2-0.4万元/月，按付三押一共4个月的费用总额为0.8-1.6万元/个办事处。办公设备及装修费用预算总额标准为：3-4万元/个办事处。即办事处筹备经费预算总额为：3.8-5.6万元/个办事处3、 办公室门面规格标准：按整洁大方宽敞明亮原则，具体操作灵活性把握。办公室选址标准：样本厂的附近，或当地的车站等其他进出方便的地方。（如办事处需设广告牌，可选高速路口或车站。） 仓库规格标准：以能放2-6个货架为原则。仓库货架规格（长宽高）标准为：2*0.5*1.8米 宿舍规格标准：须具备2张床，2个床头柜，电视1台，统一形象，基本的住宿需求满足包括淋浴，卫生间，每天须有人打扫清洁。.4、 办公设备标准： 桌子2-5张、椅子2-5把、 沙发3-6人座、 茶几1个、 茶具1套、电脑1台 统一型号，统一配置。电话机（带传真）1个用于办事处的固定联系方式。打印机1台、基本办公用品包括笔记本，笔，文件夹等基本办公用品。 易拉宝 1个公司最新产品的易拉宝。工服每人1套很醒目的一眼就能看出来是上海淳瑞。5、 办公室装修标准：墙面背景色以白色为背景色，公司LOGO的蓝色为点睛色。5、办公室装修设计标准：“上海淳瑞机械科技有限公司”弧形向下喷墙上，LOGO的蓝色为标准色，字体为统一的宋体，字号为统一的字号。弧形下面是英文LOGO“Elitex Rebomb”，再下面是“淳瑞科技 精淳品质”“公司宗旨:客户至上 服务第一”目前公司LOGO在建议重新设计中。 公司名称初步按简洁的原则缩写为：ECR 其中：EElitex，CChunrui，RRebomb 或者：EElitex Rebomb，C.R.Chun Rui 上海淳瑞国内分公司办事处运营管理方案1、 人员基本薪资及补贴办法办事处人员按基本薪资标准化，地区补贴差异化的原则，参考如下：（1）办事处经理基本薪资：2500元/月，出差补贴70-80元/天，每月出差10-15个工作日。电话费补贴100元/月。（2）售后服务人员基本薪资：2000元/月，维修补贴按案例60-70元/天。电话费补贴50元/月。（3）销售人员基本薪资：1500-1800元/月，出差补贴50-60元/天，每月出差15个工作日。电话费补贴100元/月。（4）仓库保管员基本薪：800-1200元/月。注：电话号码须统一化，半年内交接公司号码。具体实施签约合同按公司薪资级别标准执行。2、办公室日常管理费用：平均50-100元/天，每月22个工作日即1100-2200元。3、办事处招待费用：办事处招待费用须结合订单情况，每月4次之内，每次费用500元之内，每月总额为2000元之内。4、办事处组织架构办事处组织架构按扁平化组织原则，每个办事处设立办事处经理1名，办事处经理对上对总公司营销中心总监报告，下设售后服务人员1名，销售人员1-2名，仓库保管员1名。办事处组织架构图如下：5、办事处建设的六步流程第一步，确定办事处组织架构。组织架构是一个组织管理流程和管理体系建立、运行的前提。对于一个完整的办事处来说，办事处负责人和销售人员是必备的两个关键岗位。针对淳瑞，则是懂技术和售后服务的管理人员，市场销售人员，以及仓库保管员。办事处组织架构确定后，进入各职能岗位人员招募阶段。大部分公司对新组建的办事机构从总部招募派出办事处负责人，办事处内部人员要通过办事处主任招募到位。第二步，制定办事处内部各岗位描述。工作计划和绩效考核围绕岗位描述的要求展开。在岗位描述中，要求对岗位职责的定量和定性指标明确具体。一、 办事处经理工作职责：1、 办事处辖区市场业务和管理范畴的总负责人，承担办事处辖区市场任务指标，对营销中心总监负责；2、 负责办事处业务团队的建设，管理，考核，详细制定并描述每个人的岗负责分解办事处辖区市场各项任务指标，制定达成措施，并进行过程管理；3、 按时间进度详细制定办事处各部门及主管的业绩指标，同时督促各部门主管详细制定下属的阶段性业绩指标；4、 制定办事处各岗位人员的绩效考核办法，于每月初和月底组织绩效考核，并将考核结果反馈，帮助被考核人员持续提升绩效；5、 制定办事处回忆和报表制度，监控执行过程，分析报表内容，发现问题并听出真整改措施；6、 代表公司开展辖区市场的危机公关，重要或紧急信息于第一时间上报总部对口部门；7、 与公司总部各职能部门保持良好沟通，定期向公司提交各类作业报表，开展月度述职；8、 按要求完成领导交办的临时性工作。关键绩效指标：业务层面，达成办事处销售任务，客户服务与管理，管理层面，团队建设，办事处管理，辖区市场的管理。二、 仓库保管员工作职责：1、 办事处仓库零部件管理；2、 办事处资料管理，信息管理，物料管理，内务管理负责人，服装办事处负责人作做行政管理，对办事处负责人负责；3、 与公司总部客服部，销管部，市场部，人事部，财务部等相关职能部门保持良好沟通，确保办事处信息沟通和资源争取的通畅；4、 与总部人事部对接，负责办事处所有人员的上岗，离职，交接手续办理；5、 负责办事处所有人员的考勤记录，每月底最后一天经办事处主任审定后报送总部人事部；6、 负责办事处市场费用，差旅费用核销票据的收集，整理，初审，交办事处主任审核后，按规定时间将相关票据寄达总部，与对口部门对接，直至核销费用到达当事人；7、 负责公司下发政策，文件等在办事处对口负责人中的传达；8、 负责办事处所有市场/销售申请、报告，到总部对口部门的报批过程跟踪，并在第一时间将审批结果通知办事处负责人和申请人；9、 负责办事处公章管理，办事处财产、办公费用控制，电话费用，水电费用的控制，不得超标。10、 负责1次/天的办事处卫生清扫，达到规定标准；11、 辅助办事处主任，负责办事处向总部报表、部分申请等材料的制作，按规定时间向总部对口部门报送市场工作周报表，市场工作月报表，考勤表，以及其他临时性要求的报表；12、 按要求完成领导交办的临时性工作。关键绩效指标：仓库管理，信息传递，申请报送，报表报送，财务管理，卫生管理。三、 售后服务人员工作职责：1、 为客户提供全方位的技术指导，提高客户的使用水平和管理水平2、 电话指导或现场解决客户提出的各种问题。 3、 填写客服报表，有针对性的提出设备改进建议，协同客户文员介定机配件损毁责任。 4、 每月出具售后服务报表，分析原因，提出合理化建议。5、 出机前对客户到厂人员进行安装、调试、使用等培训。6、 到客户工厂督导设备安装调试工作。7、 为公司开展的产品推见会提供讲解、宣传、接待等服务。 8、 为业务员、外协业务员提供力所能及的销售技术支持。9、 客服工程师可在办事处经理不在的时候临时负责办事处经理的事宜，办事处经理离职后可承担办事处经理职责。四、 销售人员工作职责： 1. 负责业务片区客户与行业信息的日常收集、整理、汇报与跟进；2. 负责公司产品在业务片区的宣传推广与销售；3. 负责业务片区产品销售的适时预测与销售任务的完成；4. 负责客户订单/合同的谈判、签署以及销售交付；5. 负责产品售前、售中和售后与客户的协调处理。第三步，制定办事处工作计划方法及工作计划模板。一个办事处在拿到公司总部分配的年度任务后，要按季度、月度将任务逐级分解，并且要制定出保障年度、月度任务达成的具体措施，即年计划、季计划、月计划、周计划。即要确保月任务的达成，就要确保月内周计划的达成，要确保周计划的达成，则就要确保日计划的达成。第四步，制定办事处绩效考核办法及绩效考核工具。包括考核范围，考核时间，考核方式，绩效奖惩等。第五步，锤炼团队，系统培训，考核上岗。培训是提升员工技能，锤炼团队文化的最有效办法。对于一个逐渐壮大的外地办事处团队而言，进行系统培训，并且对培训的结果进行考核时必不可少的。培训工作 可以由公司总部专门负责培训的部门或办事处负责人开展。企业文化、品牌及产品知识、产品推广方案等都是涉及到的内容，但在一个团队发展壮大的不同阶段，培训内容要各有侧重。第六步，持续不断的日常过程管理。只要有组织存在，管理就是一项持续不断的工作。有了制度和流程后，持续不断的过程管理是保证制度与流程顺利施行的关键。6、 国内分公司办事处与总部对接7、 上海公司驻外地办事处登记所需材料： 上海企业在外地设驻XX办事处，一般而言，须提供以下材料：1.填写公司驻XX办事处登记表2.XX办事处租赁办公用房证明，包括房产证复印件以