系统管理1(讲稿).doc

第二章 系统管理1.1用友ERP-U8管理软件的总体结构和功能在上一节课我们学习了用友ERP-U8管理软件的总体结构，这种结构设计是为了服务于企业不同层面的管理需要。它由多个部分组成：财务管理、供应链管理、生产管理，每个部分下又包括若干个子系统，具有相对独立的功能，彼此之间又具有紧密的联系，通过不同的数据传递方式联系在一起，并且拥有公共的基础信息、相同的账套和年度账，共用一个企业数据库。系统管理理论是现代系统论在管理学中的运用。根据系统管理理论，系统的基本含义可以概括为：由相互关联、相互作用的若干组成部分构成的、具有特定目的和功能的有机整体。系统管理理论就是以系统的观点来看等管理问题的理论。任何事务都具有系统的特征，这种系统是由若干组成部分依照一定的结构形成的具有特定功能的动态的有机整体。它通过与周围的环境不断地进行物质、能量和信息的交换而生存和发展。把系统管理理论的规律性认识引入实际工作中，有利于更好地实现管理目标，发挥管理系统整体的优化效能。（潘潇，2001） 用友U8软件中的系统管理就好比是这样一个神经中枢，它负责对系统的公共任务进行统一管理，为各个子系统提供一个公共管理平台。那么它具体包括哪些方面的管理功能呢？账套管理、年度账管理、操作员及权限管理、系统运行安全管理。1.2 账套管理和年度账管理首先来看什么是账套？它是为独立核算的企业在计算机中建立的一套完整的账簿体系。既可以为企业建立独立的账套，又可以为企业内不同的独立核算的部门建立账套。账套是一组相互关联的数据。但各账套数据之间相互独立，互不影响。年度账管理：年度账的作用主要是考虑到管理上的方便性，把企业数据按年度进行划分，作为系统操作的基本单位。从操作上来看，账套是：企业应用会计信息系统之始，首先需要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称之为建账，这里的“账”是“账套”的概念。账套管理的特点是“多账套管理”：在计算机管理信息系统中，每一个企业的数据都存放在数据库中，称为一个账套。手工核算方式下，可以为会计主体单独设账进行核算，在计算机中则体现为多个账套。在用友ERP管理软件中，可以为多个企业（或企业内多个独立核算的部门）分别立账，各账套间相互独立，互不影响，系统最多允许建立999套企业账套。 年度账与账套是什么关系？在ERP系统中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以放不同年度的会计数据，不同年度的数据存放在不同的数据库中，称为年度账。 便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年的数据管理结构调整等；方便数据备份输出和引入；减少数据的负担，提高应用效率。工作内容：建立年度账、年度账的引入和输出、结转上年数据、清空年度数据。账套管理功能一般包括建立账套、修改账套、删除账套、引入/输出账套。年度账还包括结转上年数据，清空年度数据。账套管理与年度账管理功能比较：用友财务软件为了加强企业信息的安全管理，提供了账套管理和年度账管理两项管理功能，这两项功能在企业信息管理上有相同的地方，但更有很多的区别。1.3 系统管理权限谁能登录系统管理？系统管理员、账套主管1系统管理员：职位概要-负责整个系统的安全运行和数据维护。系统默认：ADMIN代码，工作内容：按岗位分工要求设置系统操作员，分配其对应权限。按已确定的企业核算特点及管理要求进行企业建账。随时监控系统运行过程中出现的问题，清除异常任务、排除运行故障。保障网络系统的安全，预防计算机病毒侵犯。定期进行数据备份，保障数据安全、完整。系统管理员：可以指定账套主管；对系统内所有账套的操作员赋权。权限设置、系统运行安全管理、系统运行监控、注销当前操作员、清除系统运行异常、察看上机日志、设置自动备份计划、升级数据。2账套主管：工作任务-确定企业会计核算的规则。对年度账进行管理。为所管辖账套内的操作员进行赋权。组织企业业务处理按既定流程运行。账套主管：默认拥有该账套全部权限；只能对其所管辖账套的操作员进行授权3操作员及权限的管理：必要性-企业应用ERP财务管理软件时，首先明确指定各系统授权的操作人员，并对操作人员的使用权限进行明确规定，以避免无关人员对系统进行非法操作，同时也可以对系统所包含的各个功能模块的操作进行协调，使得流程顺畅，从而保证整个系统和会计数据的安全性和保密性。工作内容：角色管理、用户管理、权限管理。角色管理：角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色(他们既可以是同一个部门的人员，也可以分属不同的部门但工作职能是一样的)。我们在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。用户管理：用户是指有权登录系统，并对系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。 权限管理：三个层次-功能级权限管理：各功能模块的相关业务的查看和分配权限；数据级权限管理：两方面，字段级和记录级；金额级权限管理：对不同岗位和职位的操作员，限制制单时可使用的金额数量。注意：赋权的顺序和设置的地点不同。必须先对功能权限进行分配，才能够对数据和金额权限进行设置。功能权限是在“系统管理”中进行设置的，而数据和金额权限是在“企业应用平台”中进行设置。1.4 企业管理信息化信息化一词是由日本学者在20世纪70年代提出的。所谓信息化，可以认为是现代信息技术与社会诸领域及其各层面相互作用的动态过程及其结果。企业管理信息化是指在企业管理的各个环节应用现代信息技术，加快企业管理信息的传递、加理和处理速度，使这些信息资源得到可靠的保存和有效的利用，及时地为企业管理工作者提供决策依据，促进企业管理水平的提高。“企业管理信息化”是“信息化”概念对企业管理的应用。企业管理信息化可以理解为这样一个过程、活动或状态：基于并发展、集成各类现代信息技术，全面科学地处理企业管理信息，为企业管理和决策提供全面、及时、准确和适用的信息服务，从而实现以信息及信息技术全面支持、促进企业所有经营管理活动，达到企业经营管理目标。企业管理信息化是一个企业不断应用信息技术、深入开发应用信息资源于企业计划、组织、决策、控制等管理活动的过程。我国的企业管理信息化起步于20世纪80年代中期，迄今为止已经经过了近20年。企业管理信息化的发展可以划分为以下三个阶段：（1）会计电算化阶段（20世纪80年代中期-1997年）（2）财务业务一体化阶段（1997年-1999年）（3）从财务管理软件或制造资源计划（MRPII）转向企业资源计划（ERP）阶段（1999年-至今）。虽然各个阶段管理信息化建设内容有所不同，但它们的目标是相同的，即充分利用计算机信息系统，使企业资金流、信息流和物流集成与同步，提高企业管理的效率和水平，进而提高企业经济效益和竞争能力。1.5 新经济环境下如何运用会计电算化促进会计改革面临信息经济时代对会计行业提出的新要求，运用会计电算化手段将能促进会计改革。会计电算化是会计发展的一个历史性的飞跃，而会计电算化的普及和应用，不仅仅体现在会计核算工作。实现会计电算化的过程，也是促进会计工作标准化、制度化、规范化的过程，是促进会计、会计工作改革和发展的过程。会计数据处理更加准确快速、提高会计信息质量的精准度、改革财会人员的知识结构和工作职能、改革会计数据的修改技术与内部控制制度、为建立定期报告和实时报告结合的财务报告制度提供技术支持并突显会计信息分析的重要性。在手工条件下，会计核算工作要由许多人共同完成，实现电算化后，输入一张会计凭证，会计电算化系统可自动进行记账、汇总、转账、结账、出报等一系列工作；对于大量重复出现的业务，系统可以按模式凭证自动生成记账凭证。对于编制会计报表、运用移动平均法进行成本计算等非常复杂和时间性要求很高的会计核算工作，会计电算化也可以按照一定的程序，由计算机及时抽取数据，随时输出报表，复杂的会计核算工作不仅仅变得简单、迅速。而且大大提高了会计资料的准确性。实现会计电算化后，利用计算机可采用手工条件下不愿采用甚至无法采用的复杂、精确的计算机方法，从而使会计核算工作做得更细、更深，更好地发挥其参与管理的职能。会计信息必须有用，能够满足决策者的需要，这就是会计信息的质量属性，包括相关性、可靠性、重要性、及时性等，使会计信息向多种量度发展。同时，随着处理数据的增加，单位信息成本将越来越低，效益更大。实行会计电算化，要求会计人员既要掌握会计专业知识，又要掌握计算机知识、网络知识、信息管理知识等，因此，会计电算化将促进会计人员的知识结构向既博又专的方向发展，从而提高会计人员的素养。会计电算化后，手工条件下对账簿记录错误的划线更正将不再适应，取而代之的是修改权限、修改标志、凭证冲销等方法，对于经过审核、记账，甚至结账后发现的错误记录，还可以利用电算化系统提供的反结账取消审核等功能进行修正，这在手工条件下是不可想象的。而手工内部控制制度则一部分保留，一部分更正，还有部分将转化为计算机程序控制。传统的会计是按月、年编制的定期报告，这种报告在经济生活较为稳定的情况下决策是有用的，信息使用者可以较准确地预测企业下一年度甚至今后几年的业绩。但在以竞争为核心的知识经济时代，产品寿命周期不断缩短，创新不断加速，经营活动的不稳定性日趋显著，竞争越来越激烈，这时仅仅依靠定期报告是难以准确把握企业命脉的。因此，建立一套既能提供定期报告又提供适时信息的财