合同管理办法.doc

销售合同管理办法为更好的对销售合同进行管理，加强对销售合同执行的监督力度，规范对外经济行为，提高经济效率，特制订此办法。一、适用范围本办法所指销售合同包括文本合同、口头合同和电子合同；一份完整的销售合同由销售合同、合同附件（建造卡）、合同跟踪表、交车回执单四部份组成，有关修改合同的文书、传真件等均为合同的补充组成部分。二、职能部门二级公司市场部负责销售合同的保管、发放、收缴、销号、追踪、监督、审查归档，市场部指定专人负责销售合同的管理工作。三、合同管理执行流程销售负责人市 场 部制造公司售 后 部（交车）合同回款落实评审单财 务 部总 经 理合 同改装完成建造卡交车回执单四、合同的签订1、除货款即时清结者外，合同及合同签订后的补充均应采用书面形式；2、签订合同时，除明确合同上的各项条款外，必须注明合同对方单位名称、地址、联系人、电话、组织机构代码，如不能一一注明，须经对方单位负责人在合同上签字同意；3、为便于财务部开具车辆销售发票，要求所有合同必须填写客户详细单位名称和组织机构代码；否则因该原因影响回款和合同签订人的考核成绩，均由个人自行承担；4、合同签订后，合同签订人及时将合同及相关的附件提交回市场部统一管理，所提交的合同必须是完整合同；市场部对合同进行编号并登记；5、市场部根据合同内容给制造总部/华德公司提交制造卡，明确车辆配置、交货时间及地点；6、制造总部/公司按照制造卡的要求安排生产；7、非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号管理。五、合同评审1、合同评审由合同评审委员会进行：（1）专用车销售合同评审委员会成员由专用车销售公司总经理、销售总监、财务部、合同责任销售员、制造总部总经理、调度部、采购部、技术部组成。专用车销售公司负责审核合同内容，确认交车时间和车辆配置；制造总部负责对建造卡的内容进行评审，评审中若有不详或不解处，由市场部负责与合同签订人联系解答；（2）大客车销售合同评审委员会成员由大客车销售公司大区经理、财务部、合同责任销售员、市场部及华德公司相关人员共同组成。大客车销售公司负责审核合同内容，确认交车时间和车辆配置，并负责对合同及建造卡内容不详之处进行查询解答。华德公司负责对建造卡的内容进行评审。2、合同评审的内容：合同价格、车辆配置、交车周期、车辆质量、回款情况等；3、合同评审的结果提交市场部，由市场部留存备查。六、合同的履行1、合同经双方签字盖章后，即具有法律效力，应当实际、全面的履行；2、市场部和财务部应分别根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按合同进展情况和收付款情况一事一记；3、有合同履行中遇履约困难或违约定期核对情况，市场部应及时向销售总监汇报；4、市场部对合同和制造卡进行存档管理；5、市场部、财务部对合同的履行进行监督：（1）督促制造总部/华德公司及时安排生产，保证按时、按质交货；（2）关注货款的回收情况，对到期应付货款进行督促。七、合同的变更和解除1、变更或解除合同必须经相关职能部门负责人和公司销售总监审核通过方可执行；2、合同的变更或解除应按规定经审核后加盖公章或合同专用章；3、变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同同样具有法律效力；4、合同变更后，合同编号不变。八、合同管理1、空白合同由市场部统一管理；2、市场部按销售指标有计划的发放空白合同给销售负责人；3、以半年为单位，市场部定期清理已发放但未使用的空白合同；以年度为单位，每年年底各销售负责人应将剩余的空白合同交市场部；4、若有作废的合同，销售负责人应将其交回市场部核销；5、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，相关人员应保守合同秘密；6、市场部、财务部门应根据所立合同台帐，按公司要求，定期或不定期的汇总合同订立或履行情况，并向总经理汇报；7、市场部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理装订存档，不得随意处置、销毁、遗失；8、公司定期对合同管理工作进行考核；9、合同的管理到交车、货款结清为止。九、责任1、凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报和遗失