万科标准化采购.doc

万科标准化采购过程的支持和技巧文/刘毅 明源地产研究院资深咨询顾问上期在万科战略采购方案设计与实施一文中介绍了万科战略采购方案的设计及实施流程，重点出组织分工，岗位权责，标准流程等方面进行了剖析。但是，万科战略采购得以有效地执行，除了有标准化的流程和制度、多年经验沉淀下来的实施策略外，背后还有一整套配备的工具和模板作为支撑。本文从贯穿整个战略采购过程角度出发，重点分析采购研究与规划，采购招标执行和合作过程评估三个重要阶段中，万科的标准化实施策略和方法。 研究规划阶段的采购标准万科战略采购的效率和效果明显高于同行业水平，来源于搭建了务实有效的标准采购执行过程，并明确各个过程的阶段性成果物要求，他们称为多跨半步的采购标准（图1）。万科在前期采购研究和规划方面将分为调研、分析、方案、选择、执行5大阶段：图1：多跨半步的采购标准1）调研阶段，通过多方渠道收集到该采购部品的市场行情，供方市场以及产品标准，并形成市场调研分析报告 。要真正做好采购的调研，有很多前期准备工作要完成。首先就是建立采购部门与各业务部门统一工作界面，以达成共识，万科结合设计，采购，工程多方面的意见，梳理出全集团通用的四级编号采购部品列表（如图2所示），明确了各项目标准化采购分类。图2：四级编号采购部品列表样表其次，基于采购部品列表，从战略采购分工角度出发制定分级的采购模式表明确采购责任主体，勾勒出清晰的集团/公司的采购管理边界。接下来，通过进一步分析各类采购产品的属性，确定调研策略和考察维度，梳理出工程/材料清单属性表（如图3所示）图3：工程/材料清单属性样表值得注意的是，对该部品的技术标准初判是作为调研阶段一个重要的成果输出，该标准涵盖了适用范围、引用标准、材料设备及配置要求等6部分的内容（如表1），而具体内容的丰富及补充则在不断的项目实践中，与供方共同梳理，逐步完善。表1：万科技术标准及质量要求文档样表序号名称备注1适用范围是全集团适用，还是区域适用2引用标准参考哪些国家标准，行业标准3材料、设备及配置要求4设计、制作、安装及施工要求设计，建造和验收的统一标准5成品保护如何防止后续工程对之前工程的破坏6本项目特殊要求一些特殊设计，技术要求说明2）分析阶段，通过调研阶段收集的数据进行分析评估，主要包含对供方市场采购风险的评估，市场需求预测和产品技术等多个方面。分析的结果向高层汇报，以供决策，同时还要形成后续实施方案的基础素材。3）编制实施方案，依据前期调研成果，以效率优先，质量优先，成本优先等维度考虑，采购责任主体各自编制自己的采购实施方案，出具不少于3个实施方案，方案会分别从供应商分析、商务合作模式两方面进行阐述和分析（表2），供高层决策。表2 实施方案结构框架第一部分：供应商分析1. 材料特性及供应商资源2. 材料档次选择3. 战略供应商数量及入围条件4. 供应商初步入围计划5. 供应商考察计划第二部分：商务模式1. 投标报价模式2. 评标办法3. 战略合作方式建议4. 招标计划5. 附件：如市场报价清单4 ）编制战略采购计划，编制完方案后，再通过上会，根据高层领导小组的审批意见明确最终选定方案，最后编制相应的战略采购计划（如图4）。战略采购计划重点对工作量和时间节点进行控制，一般控制在2个月左右，期间的实施策略是充分尊重各项目意见，将阻力消除在采购过程中。图4：战略采购工作计划样表招标过程中评标的方式和要点在前期明确采购产品及对潜在合约伙伴进行考察之后，即可进入到实际的招标执行阶段，而这其中的评标就作为对甄选优质供应商最重要的一环，这方面万科在也有自己一套标准做法，而且颇具特色。总体分为“技术商务评标-价格评标-综合得分评标”三个阶段：1）技术与商务评标，分别对供方技术、服务方式等进行评分，最后再将两者汇总出平均分，但商务标不包含对供方报价的考虑因素，更多是从供方提供的服务以及合作模式进行打分，主要体现对供方在产品品质和服务两方面的评价。2）价格评标，主要将供方的报价单独进行评分，价格满意度得分按以下方法计算：价格指数最低的公司价格满意度得分=最高的技术及商务综合得分价格指数最高的公司价格满意度得分=最低的技术及商务综合得分其他价格满意度得分按以下公式计算（即等差数列的计算模式）：价格满意度得分=（最高价格满意度得分-最低价格满意度得分）*（该公司技术及商务综合得分-最低技术及商务综合得分）/（最高技术及商务综合得分-最低技术及商务综合得分）+最低价格满意度得分3）综合指标（性价比），通过对前两者得分加权平均后，最后得到综合得分最高的供方，同时也就找到了“性价比”最高的供方。合同执行阶段的供方评估管理万科十分看重供应商管理系统的建立对规范房企的采购行为，形成内部公开、透明的采购管理系统和建立良好的供应商合作伙伴关系非常重要。为此，万科建立了网上供方管理平台，并建立对供应商的奖励、惩罚和扶持政策。另一方面，为了促进供方不断改进、提升质量，万科建立了对供应商的后评估和积分制度（如图5），逐步形成与供应商的长期合作伙伴关系，实现互利和共赢。图5 万科评估管理模式具体看来，通过对不同资质的供方设立不同的评估维度及指标，并细化成问题，形成评估问卷下发。一线人员只需要填写问卷，由专人根据不同问题的权重进行加权汇总，最终得到对该供方评估的综合得分。总体上看，万科的评估模式看似与其他企业没有太大区别，但其透过数据发现问题，通过数据分析督促供方改进问题、提升质量的办法很有借鉴意义。万科在评估结果的基础上，加入统计分析学的理念，从评估得分的“重要性”及“满意度”双维度进行分析。1） 重要性得分：将问卷进行汇总归类，分析各单个问题对总体得分趋势的影响程度，如下图所示：2）满意度得分：将问题进行汇总，对各单项问题的满意度进行一个优先级排序，如下图所示：3）策略矩阵：在对评估维度进行重要性和满意度双向评估作用下，得到万科对供方分析的策略矩阵，通过策略矩阵找出当前供方存在的亟待改进的问题，如下图：4）行动指数：在通过策略矩阵分析出当前需要重点改进的问题后，再进一步通过行动指数计算出最关键的问题，实现优先解决。如下图所示：经过从组织管控、流程制度到配套支撑三个层级分析万科战略采购模型，可以看出，万科的战略采购能够有效执行和落地，有三个方面值得房企借鉴和学习：明确的战略定位：万科每年都将战略采购纳入到企业经营层面上进行分析，从采购进行延伸，搭建自己强有力的供应链，并定位为万科的核心竞争力之一。高层参与，兼顾各方权益：采购执行前必须兼顾集团和区域各方的需求与