文件控制(一)PPT课件

海宁奥通汽车零件有限公司 文件的控制与管理培训 一 吴伟锋2010年9月18日 1 一 文件的概述 中国大百科全书 档案学分卷 1990年 指出 文件是 组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的材料 是人类记录 固定 传递和储存信息的一种工具 什么是文件 文件document 信息及其承载媒介 示例 记录 规范 程序文件 图样 报告 标准等 2 二 文件的价值与作用 文件的价值是传递信息 沟通意图 统一行动 A 动态性 随环境变化要求 有效性要求 B 增值性 改善管理活动及提升效益 文件的作用 增加管理控制功能 使操作者得到足够的信息 培训 增加各种政策 程序解释的一致性 方便程序的审核及修改 提供管理效能的证明 审核的依据 过程确定 实施及控制 3 三 质量体系文件的基本要求 1 系统性要求1 1系统性将质量体系所采用的全部要素 要求和规定转化成各项方针和程序 1 2编辑方法的规定以及各层文件应分布合理 2 协调性要求2 1与其他管理规定相协调 2 2体系文件之间及相关技术标准 规范2 3过程接口的协调等3 唯一性要求3 1清楚 准确 全面 简单扼要的表达方式 3 2不允许对同一事物有相互矛盾的不同文件 3 3企业质量体系文件风格可具备自己的特色4 适用性要求4 1遵循 最简单 最易懂 的原则编写文件 4 2文件的规定能指导实际 且能够实现 4 3依据质量标准的要求和企业的实况 4 4不适用的情况下 立即按规定程序修改 4 四 文件的控制与管理 编制文件化的程序 以规定 1 文件的适用性在发布前得到批准2 需要时 对文件进行审核 更新并重新批准3 确保文件的更改和现行修订状态得到标识4 确保在使用文件的场合 得到现行文件的有效版本5 确保文件清晰 易于识别和检索6 确保对外来文件进行识别并控制其发放7 防止作废文件的非预期使用 如因任何原因需保存此类文件 则应给予适当的标识 5 4 1文控員的角色 文控员是ISO管理体系文件保持受控状态的重要人员 负责体系文件及相关记录的保存 控制和管理 确保文件和记录的安全性和有效性 4 2文控員的工作职责 参考 1 外来文件的分发 核查与管理 2 外发文件的监控 3 受控文件会签 评审 编号 分发的监督和实施 4 文件更改时更改记录 会签 评审 分发 回收 销毁与作废 5 文件的保存 整理 保存期限的监控 6 定期对文件进行检查 评审 使用状态 适宜性 是否按规定执行等 7 协助完成内部审核工作 8 记录的归档 分类储存 按保存期限定期销毁 6 4 3文件分类 体系文件总分类 1 质量手册2 程序文件3 作业指导书4 质量记录 作业指导书分类 1 产品图 2 工艺流程图 3 样品 4 FMEA 5 检验指导书 6 操作指导书 7 各类指导书等 外来文件分类 1 法律法规2 客户图纸或要求3 供应商提供资料4 标准 体系标准 国家标准 行业标准等 7 4 4文件可是用的媒体 纸张计算机磁盘光盘计算机硬盘照片音像制品实物样品 技术部需尽快对客户样品整理列清单 取决于 顾客的要求法律法规的要求组织的需要组织的资源配置使用的方便性管理的需要 8 4 5文件的标识4 5 1文件的编号见 质量体系文件编号规定 4 5 2文件的版本见 文件和资料控制程序 4 5 3文件的状态 受控 非受控 作废公司相关文件 质量记录控制程序 技术文件管理规定 9 4 6文件编写要求 职责分明 语气肯定 不使用模糊语言 如 大致上 基本上 可能 也许 之类词语 结构清晰 文字简明 格式统一 文风一致 有经验的当事人参与编写质量体系编写原则 符合性质量体系文件应覆盖相关标准的全部条款要求 同时还应考虑符合有关法律 法规的规定和顾客的要求 适宜性质量体系文件应描述本组织的质量体系 并体现组织的特征及产品特点可操作性质量体系文件 应能具体实施和操作 并能检查和及时反馈 10 4 7文件的审核和批准 适宜性 充分性 由内行 责任者审批 跨部门作业文件 由更高一级的人员审批4 8文件的修改 工程变更控制程序 修改申请经审批后才能修改 文件修改申请单 可以做换页修改 修改的内容特别少的情况下 可以在修改处签字即可 修改征求原编写人员或单位意见 修改后文件需重新审批 11 4 9文件的定期评审 定期检讨文件的充分性和适宜性 评审周期自己决定 原编写单位为评审主导4 10文件的回收与发放发放范围的确定 依据实际使用的需要来确定发放范围 12 4 11文件的保持使用部门 建立文件一览表 防止丢失 防止破损 防止涂改 受污文控中心 使用安全的保存形式 保管方法 丢失补发 破损换发 受污换发 制定相应的管理制度 丢失 损毁 私自复制等处罚措施4 12作废文件的处置 作废文件的处理 盖作废章 防止保留的作废文件非预期使用 13 4 13外来文件的控制外来文件分类 1 法律法规2 客户图纸或要求3 供应商提供资料4 标准 体系标准 国家标准 行业标准 客户标准 TS16949标准等 设备说明书等日常使用的外来文件 直接转交使用部门所有外来文件由使用部门整理保存 建立清单入册客户传真 邮件及其他电子文件 外来文件需不需要审批 14 五 文控常见问题及解答 1 记录的保存期怎样定义 2 文件修订和换版的关系 3 哪些记