公文写作培训 PPT课件

党政机关公文规范 1 中共中央办公厅 国务院办公厅 关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 2 中华人民共和国国家标准 党政机关公文格式 GB T9704 2012 2012年6月29日发布 2012年7月1日实施 基本要求版面 A4用纸天头 上边距 为37mm 公文用纸订口 左边距 为28mm 版心尺寸为156 225mm 字体 如无特殊说明 公文各要素一般用3号仿宋字体 行数和字数 一般每页22行 每行28个字 并撑满版心 特定情况可作适当调整 公文应当双面印刷 公文应当左侧装订 通用格式 版头 公文首页红色分隔线以上的部分 包括份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 主体 首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上的部分 包括标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 版记 首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分 包括抄送机关 印发机关和印发日期 页码 公文由三部分组成 一 版头 1 份号涉密公文一定要标注份号 不涉密公文也可标注份号 份号一般用6位3号黑色阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行 2 密级和保密期限国家秘密分为秘密 机密和绝密三种 一般用3号黑体 顶格编排在版心左上角第二行 保密期限的数字用阿拉伯数字标注 新 保密法 规定 市州一级机关无绝密定密权 县级机关无定密权 县级机关可通过派生定密或报请定密形成密级文件 注意 未标注保密期限的国家秘密事项 其保密期限按照绝密事项30年 机密事项20年 秘密事项10年认定 派生定密 机关 单位执行上级确定的国家秘密事项 需要定密的 根据所执行的国家秘密事项的密级确定 报请定密 下级机关 单位认为本机关 本单位产生的有关定密事项属于上级机关 单位的定密权限 应当先行采取保密措施 并立即报请上级机关 单位确定 没有上级机关 单位的 应当立即提请有相应定密权限的业务主管部门或者保密行政管理部门确定 3 紧急程度根据紧急程度分别标明 特急 加急 用3号黑体字 顶格编排在版心左上角 如需同时标注份号 密级和保密期限 紧急程度 按照份号 密级和保密期限 紧急程度的顺序自上而下分行排列 4 发文机关标志上行文发文机关标志与页面上边缘的距离为72mm 一般使用红色小标宋字体 字号不大于上级机关 形式 1 发文机关全称或规范化简称加 文件 二字 2 发文机关全称或规范化简称 联合行文时 可并用发文机关名称 一般主办机关排列在前 也可单独用主办机关名称 但上行文一般不单独使用主办机关名称 联合行文机关过多时 必须保证公文首页显示正文 5 发文字号发文字号由 机关代字 年份 顺序号 组成 如国发 2012 12号 机关代字要求准确 规范 无歧义 易识别 并固定使用 避免与上级机关发文机关代字雷同 多个单位联合行文时 编主办机关发文字号 年份一定要用全称 不能简化 使用中文六角括号 顺序号不编虚位 6 签发人签发人由 签发人 三字加全角冒号和签发人姓名组成 居右空1字 签发人 三字用3号仿宋体字 签发人后面标注姓名 用3号楷体字 多个签发人按发文机关排列顺序 一般每行排两个 签发人 3字与第一个签发人同行 签发人应为单位主要负责人或主持工作的负责人 外出报告单 二 主体7 公文标题标题一般用2号小标宋字体 编排于红色分隔线下空二行位置 分一行或多行居中排布 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题由 发文机关名称 事由 文种 组成 局关于 情况的报告发文机关事由文种1 关于 情况的报告 2 局关于 的情况报告 3 关于 局 情况的报告 1 泸州市 局2012年工作总结 2 泸州市 局关于报送2012年工作总结的报告 标题 事由 要突出请示报告事项 局关于 工作经费的请示 局关于 工作有关事项的请示 局关于 工作的请示 4个以上 含4个 机关联合行文时 标题中发文机关名称可简略 简略不等于省略 比如 市财政局市农业局市林业局市商务局关于 的请示 就可以简略为 市财政局等4部门关于 的请示 联合行文各部门必须是同级的 同级政府 同级政府各部门可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文 8 主送机关主送机关应当使用机关全称 规范化简称或者同类型机关统称 其中 使用简称要规范准确 不得随意编造机关简称 泸州市人民政府部门简称 泸市府办函 2010 222号 除主送机关外 标题 正文 抄送机关 附件等使用简称时都应为规范化简称 主送机关编排于标题下空一行位置 居左顶格 回行时仍顶格 最后一个机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多 公文首页不能显示正文时 可将主送机关名称移至版记部分 9 公文正文公文首页须显示正文 一般公文的首个盖章页应当同时显示正文 发文机关署名和印章 如无说明 均使用3号仿宋字体 包括表格内容 正文中标题字号的使用文种结构层次依次可以用一级标题 一 黑体二级标题 一 楷体三级标题 1 仿宋 不能标注为1 四级标题 1 仿宋标题序号一般不越级使用 请示 公文一般要求 一事一请 经费问题需另行请示可在请示中备注 所需经费另行请示 引用公文 中共中央 国务院关于实行党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的若干规定 中发 1997 13号 不规范 中央 国务院关于实行党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的若干规定 中发 1997 13号 中共中央办公厅 国务院办公厅发出 关于在全国乡镇政权机关全面推行政务公开制度的通知 中办发 2000 25号 公文引用不规范情况 1 按照 关于 的通知 泸市府办函 2012 号 要求2 按照市政府办公室泸市府办函 2012 号要求3 按照泸市府办函 2012 号要求4 按照 市政府办公室关于 的通知 要求5 按照市政府办公室 泸市府办函 2012 号 关于 的通知 要求 多次引用同一文件可在第一次引用时注明简称 比如 市政府办公室关于印发 规定的通知 泸市府办函 2012 号 以下简称 规定 注明简称后 在第二次引用这个文件时就可以使用 规定 10 附件 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行 不加冒号 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致 附件格式要求同正文 如附件与正文不能一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 注意附件顺序号是1 而不是1 附件为文件的 附件说明中标题文号都要完整 不规范情况 一是公文中带有附件的却漏标附件说明 二是正文中写明报送 上报 批转 转发等字样 相关内容就是作为正文而不是附件 却标注为附件 三是附件说明编排位置不规范 有的未左空2字而顶格编排 四是附件顺序号没有规范标注 五是附件名称后标注标点符号 六是附件说明回行后顶格编排 七是 附件 二字只标注 附 字 11 发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称 单一机关行文时 发文机关署名在成文日期之上 以成文日期为准居中编排 联合行文时 应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置 最后一个发文机关署名以成文日期为准居中编排 12 成文日期是公文的生效时间 是党政机关公文生效的重要标志 经机关负责人签发的公文 以签发日期为准 联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准 报送市政府的公文 报送时限一般要在成文日期5个工作日以内 成文日期使用阿拉伯数字在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排 13 印章印章是公文生效的标志 是鉴定公文真伪最重要的依据之一 上行文 一定要加盖印章 14 附注附注左空2字加圆括号编排在成文日期下1行 请示公文应当在附注的位置上标注联系人和联系方式 三 版记版记应置于公文最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 4号仿宋字体 放在附件后 15 抄送机关抄送机关可以是上级 平级 下级及不相隶属机关 依照先上级 再平级 后下级的次序排列 同一级别 按党委 人大 政府 政协 法院 检察院 军事机关的顺序排列 在政府系统行文 地方政府在前 部门在后 地方政府按行政区划的顺序排列 部门按机构的顺序排列 其余各单位则按其与该项工作或事项的相关程度排列 关系密切者排前面 标注中存在的主要问题有 一是给上级机关的行文仍用 抄报 二是将有些不是领导直接交办的请示 报告类公文直接抄送给领导个人 16 印发机关和印发日期版记中如有其他要素 应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开 17 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各放一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的附件与正文一起装订时 页码应当连续编排 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 发文机关标志 居中 小标宋字体 发文字号 居中 三号仿宋 距离版心上边缘35 下空2行 份号密级和期限紧急程度 顶格依次排列 公文标题 居中 2号小标宋 公文正文 首行空两字 3号仿宋体 主送机关 顶格 3号仿宋体 下空2行 下空1行 印章 端正居中下压成文日期 发文机关署名 以成文日期为准居中 成文日期 右空4字编排 用阿拉伯数字 附注 请示件标注联系人及联系方式 抄送机关 左右各空1字 印发机关 左空1字 印发日期 右空1字 版记 内容全部用4号仿宋 页码 双面印刷 单页居右空一字 双页居左空1字 Page 41 公文格式变化 Page 42 公文的排版规格与装订要求 一 排版规格 正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28个字 二 装订要求 公文应左侧装订 不掉页 两页页码之间误差不超过4MM 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各项 4处 平订钉锯与书脊间的距离为3MM 5MM 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 Page 43 Page 44 Page 45 1 以下发文字号哪一个正确 1 泸市府 2012 7号 2 泸市府 2012 第7号 3 泸市府 2012 07号 4 泸市府 2012 7号 5 泸市府 2012 7号 小测试 Page 46 2 以下签发人标识方法哪一个正确 1 签发人 王平李洁 2 签发人 王平李洁 3 签发人 王平李洁 4 签发人 王平李洁 5 签发人 王平李洁 Page 47 3 以下结构层次序数哪一个正确 1 一 一 1 1 2 一 一 1 1 3 一 一 1 1 4 一 一 1 1 Page 48 4 以下标题哪一个正确 1 泸州市 局关于请求解决 四川农村年鉴 入编经费的请示 2 关于请求解决 四川农村年鉴 入编经费的请示 3 泸州市 局关于解决 四川农村年鉴 入编经费的请示 4 关于解决 四川农村年鉴 入编经费的请示 Page 49 5 以下附注的标识方法哪一个正确 1 附 1 2 2 附件 1 2 3 附件 1 2 Page 50 常用公文文种辩析请示和报告 共同点 1 行文方式一致 属上行文 2 报送的要求一致 都是上级机关 3 签署的形式一致 都应署签发人 不同点 1 行文目的不一样 报告 只让上级机关了解 掌握情况 而 请示 则需要上级机关答复和批准 报告 是阅件 请示 是办件 2 行文时限不一样 请示 必须是做之前请示 报告 则可以是事前 也可以事后 3 结束语上也有区别 请示 一般写成 妥否 请批复 报告 一般写成 特此报告 以上报告 请审阅 等 请示应注意以下几点 1 党委以外的其他行政机关向党委请示 报告事项 应以党组 党委 名义行文 2 向上级机关请示问题 应当一文一事 不得在非请示公文中夹带请示事项 3 向上级机关的请示 不得同时发送下级机关 Page 51 公告和通告 共同点 1 都是周知性公文 2 内容都不涉密 3 都要公开发布 不同点 1 内容适用范围不同 公告用于向国内外宣布重要事项 公布某些法定的专门事项 通告用于向一定范围内公布应当遵守或周知的事项 2 制发单位不同 公告由较高级别的国家机关 人大机关和有关法律 法规指定机关制发 规定性通告多由政府机关发布 周知性通告任何行政机关 团体 单位均可发布 3 发送对象不同 公告向国内外有关方向 法定有关方面发布 通告向一定范围内的机关单位和人员发布 4 作用不同 公告强调法定权威性 有较强的法律效力或行政效力 基层行政机关和企事业单位一般不用公告行文 规定性通告有一定的规定性 涉及的事项往往要求一定范围的机关 单位 群众遵守或办理 有一定约束力 周知性通告只有告知性作用 Page 52 决定决定是领导机关对重要事项或重大行动作出安排和决策所使用的一种下行公文 任何机关 单位 团体都可以使用决定 决定都带指令性 起引领 指导作用 根据用途的不同 可以分为三种类型 一 部署指挥重要工作的决定 适用于对重要事项或重大行动作出安排 如 泸州市人民政府房屋征收决定 二 处理具体事项的决定 如批准有关条约 文件 设置或撤销机构 变更或撤销下级机关不适当的决定事项 安排处理人事问题 决定召开重要会议 处理某项具体工作等 三 奖惩决定 如 关于2010年度科学技术奖励的决定 关于授予李长贵等 泸州市见义勇为勇士 荣誉称号的决定 从写法上看 决定一般不写正文前的主送机关 Page 53 意见按照性质和用途的不同 可分为三类 一 指导性意见 是党政机关用于布置工作的下行文 对下级有一定的规范作用和行政约束力 如 2010年经济体制改革工作的意见 二 建议性意见 是向上级提出工作建议 设想的上行文 又可分为呈报类意见和呈转类意见 呈报类意见是向上级机关提出某方面工作的建议 意见 向上级献计献策 以供上级决策参考 如 省委办公厅 对 公文主题词表 讨论稿 的意见 就是为中办秘书局修改提出参考 呈转类意见是职能部门就开展和推动某方面工作提出初步设想和打算 呈送领导审定后 批转更大范围的有关方面执行 如 泸州市人民政府关于批转市环保局关于环保支持工业发展22条意见的通知 三 评估类意见 是业务职能部门或专业机构就某些专门工作 业务工作经过调查 研究后 把商定的鉴定 评估结果写成意见送交给有关方面的平行文 主要用于不相隶属组织间 如 关于泸州市创建国家卫生城市工作的考核鉴定意见 Page 54 函函是不相隶属机关单位之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项所使用的一种公文 函属平行文 主要用于平行机关之间或不相隶属的机关单位之间 特殊情况下 也可用于上下级机关之间对一些事务性的具体问题的联系 还可用于机关单位与个人的公务联系 函的应用比较广泛 行文比较自由 印发方便 使用频率较高 1 平级机关或不相隶属的机关单位之间的公务联系 往来 比如考察函 2 向无上下级隶属关系的业务主管部门请示批准有关事项 比如市政府办公室就人事方面的问题需要人事局批准的 3 业务主管部门向无上下级隶属关系的机关单位答复审批事项 同上 4 机关单位对个人的公务联系 如答复群众来信之类 5 上下级机关之间涉及一些事务性的具体事项的联系 询问答复 Page 55 批转 转发 印发 批转 具有严格的等级性和系统性 它只能是上级对下级机关上报的公文的批转 平行机关之间的公文不能互相批转 而且 批转只能在其管辖的大系统内使用 不能超越系统序列 若确有必要跨系统批转 必须由相关系统联合行文 如 党委只能批转党的工作部门和下级机关的公文 不能直接批转政府直属部门和政府所辖地区机关的公文 若确有必要 则应与政府联合批转 如 如 泸州市人民政府关于批转泸州市城市规划区国有建设用地管理办法的通知 转发 不受等级和系统制约 下级可以转发上级的 平行机关之间可以互相转发 甚至可以跨系统转发 印发 即批语和被印发的文稿 这两部分均是发文机关自制的 如条例 规定 办法及方案 计划 会议纪要 领导讲话稿等 都属于自制性质 一般采用 印发 形式发文 如 泸州市人民政府关于印发泸州市矿产资源总体规划 2008 2015年 的通知 印发 经市委同意 现将 印发你们 转发 批转 已经市委同意 现转发或批转你们 Page 56 主要行文规则一 行文总规则 一 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 应尽量少发文 发短文 发管用的文 把握好发文规格 不能随意升格发文 实践中注意按对应发文原则进行控制 Page 57 二 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 Page 58 三 一般不得越级行文 越级行文的特殊情况 一是遇有重大突发事件 包括重大自然灾害 重大事故灾难 重大公共卫生事件和社会治安事件等 主要是为了抢时间 不误事 二是直接的上级机关乱作为 或者违法违纪的 对处分决定不服的 可以越级行文 Page 59 二 向上级机关行文的规则 一 原则上主送一个上级机关 根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关 不抄送下级机关 这样既有利于事项的办理 又有利于上级机关和同级机关同时了解情况 原则上主送一个上级机关 主要是为了明确主办机关的责任 防止推诿 扯皮 下级两个机关联合行文时 可以主送两个上级机关 比如 市委 市政府联合向省委 省政府请示工作时 可以主送省委 省政府 不抄送下级机关 是指向上级机关的 请示 报告 意见 等均不抄送下级机关 Page 60 二 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级党委 政府同意或者授权 属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门 目的 为了加强党委 政府的集中统一领导 强化本级党委 政府的责任 另一方面为避免行文升级 升格 属于部门职权范围内的事项 应当直接报送上级主管部门 不再经过本级党委 政府行文 体现了党委 政府与其部门的职权划分和责任范围 Page 61 三 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 这一行文规则体现了责权相适应的原则 有助于约束转报机关的行文行为 强化和落实行文责任 提出办理的倾向性意见 供上级机关参考 有利于提高上级机关的办理质量与效率 Page 62 四 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 一文一事 有利于上级机关审阅 批示和答复 向上级机关请示问题 应当附有背景材料 情况说明等 以利于请示公文的办理 报告中夹带请示事项 作为阅件办理 有可能误事 Page 63 五 除上级机关负责人直接交办事项外 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 落实上级机关负责人批示办理情况的报告 不属于直接交办的范畴 六 受双重领导的机关向一个上级机关行文 必要时抄送另一个上级机关 目的是为了沟通情况 Page 64 三 向下级机关行文的规则 一 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关 Page 65 二 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 党委 政府授权后由其办公厅 室 行文 这是为党委 政府简政 其他部门和单位在履行职能活动中 有工作任务 政策措施等需要向