会计报表系统稿.doc

第一讲 会计报表系统简述一、会计报表系统的分类1、专用会计报表系统2、通用会计报表系统3、财经电子表系统会计报表的分类按照会计报表的服务对象（使用对象）划分：对内会计报表、对外会计报表二、会计报表系统的主要功能（UFO按报表处理的思想设置功能）（一）提供各行业（21个）的报表模板（二）文件管理功能1、能生成三种文件：报表文件（.rep）、批处理文件（.shl）、菜单文件（.men）2、能进行不同格式文件的转换，可把文本文件和DBASE数据库的数据直接取到当前报表中进行数据处理3、支持多窗口显示和处理4、提供标准财务数据的“导入”、“导出”功能，可以与其他流行财务软件交换数据（三）格式管理功能 格式管理功能又包括设计报表格式和定义编辑公式（取数公式、计算公式、审核公式、舍位平衡公式等）。 其中，设计的报表格式和定义的编辑公式都保存在计算机的文件中，供编制会计报表时调用。 设计报表格式和定义编辑公式通常在会计报表系统初始化时进行，无需每月月末及每年年初进行；只有在报表格式发生变化时，才需要修改报表格式和修改编辑公式。（四）数据处理功能 数据处理功能相当于手工方式下的编制会计报表。 根据现行会计制度的规定，应于每个会计期末编制会计报表。 实际操作时，是找出该会计报表的格式，根据定义的编辑公式，由系统自动产生报表数据。 有些软件还提供了排序、审核、舍位平衡、汇总等功能。（五）图表功能 图表功能是指根据会计报表的数据自动生成有关分析图表。 图表与报表存在着紧密的联系，当报表中的源数据发生变化时，图表也会随之发生变化。 一个报表文件可以生成多个图表。 图表功能常采用“图表混排”的方式，方便地进行图形数据组织，制作直方图、立体图、园饼图、折线图等多种图示的分析图表。 有些软件还提供编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色等功能。（六）打印功能 采用“所见即所得”的打印功能，报表和图形均可打印。（七）二次开发功能 UFO提供批命令和自定义Windows风格的功能菜单。三、会计报表系统的基本工作过程 会计报表系统的工作过程基本可以分为报表的格式、公式设置、报表的数据处理、报表输出。 从会计工作的角度来讲，会计报表数据处理主要包括：编制会计报表、汇总会计报表、合并会计报表和分析会计报表四项工作； 从报表软件的操作来讲，会计报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等工作。会计报表系统的基本工作过程图示四、会计报表系统的数据采集1、账务处理子系统（资产、负债等）2、会计报表子系统本身（例如净利润）3、外部数据（计划、预算）五、会计报表系统的工作模式（一）固定格式的会计报表的一般工作模式1、系统初始化 定义表名 设置报表的结构 定义关键字 会计报表的公式2、定期编制会计报表（二）格式和数据会发生变化的会计报表的一般工作模式1、系统初始化2、编制会计报表 当格式和数据未发生变化时，编制会计报表工作与固定格式的会计报表相同。 当格式和数据已发生变化时，应先对系统初始化的报表格式和取数公式进行修改，然后再由计算机自动编制会计报表。（三）临时所需会计报表的一般工作模式 第1步：定义表名、设置表的结构、定义会计报表的单元公式等内容。 第2步：录入无法自动取数的数据、重计算、显示或打印会计报表。六、UFO报表的基本术语（一）报表及报表文件 报表（单张有数据的报表） 报表文件（含格式和多张有数据的报表）（二）两种工作状态 格式状态 设计、修改报表的格式 设计、修改报表的公式 数据状态 管理报表的数据（增加或删除表页、输入数据、汇总、审核等） 在数据状态能看到报表所格式但不能修改（三）单元及单元属性 报表中由表行和表列确定的方格称为单元。 单元属性包括：单元类型、对齐方式、字体颜色等。 单元类型有数值型、字符型和表样型。（四）区域与组合单元 区域也叫块，由一组相邻的单元组成的矩形块。 组合单元由同行（或同列）相邻的两个或两个以上的单元组成的区域。第二讲 报表系统初始化一、定义报表(文件)名二、设置报表的结构(空表)三、定义关键字四、编制会计报表公式 保存报表格式已定义好的各种公式 二、设置报表的结构（空表）（一）报表的一般结构观点1 观点2标题 表头表头 表栏表体 表体表尾 补充资料（二）用友UFO报表（建立结构）在“格式”状态：使用“格式”菜单建立报表结构1. 定义【表尺寸】：行数（格线不占行）、列数（即常说的栏数）2. 输入表中的固定内容（定义单元属性，标题在组合单元中输入较好）3. 确定【行高】4. 确定【列宽】5. 画格线【区域画线】（三）用友UFO报表（修改结构）在“格式”状态：使用“编辑”菜单修改报表结构1.【插入、追加、交换、删除】：行、列2. 修改表中的固定内容（修改单元属性，修改组合单元）3. 调整行高4. 调整列宽5. 调整格线【区域画线】三、定义关键字1.单位编号 2.单位名称 3.年 4. 季5.月 6.日四、会计报表公式（一）单元公式单元公式又称取数公式、运算公式、计算公式。它是指为报表单元赋值的公式。 利用单元公式可以将报表单元赋值为数值，也可以赋值为字符。 单元公式的定义应在格式状态下进行。 既可在报表数值单元中键入“=”号直接定义“单元公式”，又可使用“数据”菜单“编辑公式”下的“单元公式”项定义。1、常用账务函数的基本格式 函数名(科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1 ，编码2)UFO报表定义“单元公式”的操作方法 UFO报表定义“单元公式”的操作必须在格式状态下进行。 进入UFO表，如果报表处于关闭状态，应先打开报表；如果报表在数据状态下，可单击“格式/数据”按钮将其转换为格式状态。 在UFO报表中输入“单元公式”的操作有直接输入公式、利用函数向导输入公式两种方法。（1）直接输入公式法 该方法适用于对UFO报表公式、函数运用了解较深入的用户使用。采用直接输入公式法输入公式可提高速度。该方法主要有四大操作步骤。选中需要定义公式的某一单元；单击编辑栏中的fx按钮或按“=”键，系统弹出“定义公式”窗口；也可在“数据”菜单中指向“编辑公式”，然后单击“单元公式”项，系统弹出“定义公式”窗口；在“定义公式”窗口输入计算公式；需要注意的是：凡是公式中涉及到数学符号的均需输入英文半角字符。单击确认按钮，选中的单元出现“公式单元”字样，该单元公式定义完毕。（2）利用函数向导输入公式法 该方法适用于对UFO报表公式、函数运用不太了解的用户使用。利用函数向导输入公式法输入公式简单直观。该方法主要有10大操作步骤。选中需要定义公式的某一单元；在“数据”菜单中指向“编辑公式”，然后单击“单元公式”项，系统弹出“定义公式”窗口；在“定义公式”窗口单击【函数向导】按钮，系统弹出“函数向导”对话框；在对话框左边的函数分类中选择“用友账务函数”；在对话框右边的函数列表中选择某函数，如发生额选“发生(FS)”、期末余额选“期末(QM)”；单击下一步按钮，系统弹出“用友账务函数”对话框；在“用友账务函数”对话框中，单击【参照】按钮，系统弹出“账务函数”对话框；在“账务函数”对话框的“账套号”框中选择“默认”，在“会计年度”框中选择“默认”，在“科目”框中输入科目编码，在“期间”框中选择“月”，在“方向”框中选择“默认”；单击确定按钮，系统返回“用友账务函数”对话框；单击确定按钮，系统返回“定义公式”窗口；单击确定按钮，完成该单元的公式输入。2、自本表本页取数的主要函数 自本表本页取数直接取单元或在单元前加？例：利润表的“主营业务利润”可用公式： C8C5C6C7例：资产负债表的“流动资产合计”可用公式： ptotal(?C7:?C19)3、自本表他页取数的函数 对于从本表他页取数，UFO报表采用某个关键字作为表页定位的依据或者直接以页标号作为表页定位的依据的方法，指定取某张表页的数据。方法一：采用某个关键字作为表页定位的依据从本表他页取数。该方法是使用SELECT()函数来完成从本表他页取数工作的。以“利润表”为例，E列为“本年累计数”的取数公式为： E6=?D6+select(?D6,年=年 and 月=月+1)方法二：直接以页标号作为表页定位的依据从本表他页取数例如：本表D5单元的数据从本表的第三张表页的C5取得 其取数公式为：D5=C534、从其他报表取数的函数 会计报表中，有些报表需要从其他报表中取数。从其他报表取数的函数是： .REP -单元 例如元月份“资产负债表”（本表表页为1）中的“未分配利润”（假定为H39）需要从元月份“利润表”（本表表页为1）的“净利润”（假定为D21）中取数。 其取数公式可写为：H39 =“利润表”D211（二）审核公式 审核公式是用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确的公式。 通常报表中的各个数据之间都存在某种勾稽关系，典型的勾稽关系如“资产负债表”中的“资产=负债+所有者权益”，系统提供利用这种勾稽关系定义审核公式的功能，用来进一步检验报表编制的结果是否正确。审核公式的定义： 如果报表处于关闭状态，应先打开报表。 定义审核公式的操作步骤如下：格式状态下，在“数据”菜单中指向“编辑公式”，然后单击“审核公式”项，系统弹出“审核公式”窗口；在“审核公式”窗口中的“审核关系”下方对话框中输入: C41=G41 MESS “年初数中 资产负债+所有者权益” D41=H41 MESS “期末数中 资产负债+所有者权益”单击确认按钮，“资产负债表”的审核公式定义完毕。（三）舍位公式 （又称舍位平衡公式） 舍位平衡公式是用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据，避免破坏原有数据的平衡关系的公式。 报表的数据生成后，特别是进行报表汇总后，有些数据往往很庞大，不方便阅读，另外在报表汇总时，各个报表的货币计量单位有可能不统一，这时就需要对报表的位数进行转换，例如，将小数位四舍五入减少位数或去掉小数位；将个位转换为百位、千位或万位，这种对报表的位数进行转换的操作，我们称其为进位操作。 进位操作完成以后，原有的平衡关系可能会因进位后四舍五入而被破坏，因此还需要对进位后的数据平衡关系重新调整，使舍位后的数据符合指定的平衡公式，即需要编制舍位平衡公式。 舍位平衡公式的定义也应在格式状态下使用“数据”菜单“编辑公式”下的“ 舍位公式”项定义。1、定义舍位平衡公式应注意的事项 为了完整、准确地定义舍位平衡公式，我们首先应把握有关注意事项。 每条公式占一行，各公式之间用半角的逗号隔开，最后一条公式不能用逗号等各种符号； 舍位平衡公式中只能使用半角的“+”、“-”符号，不能使用其他运算符及函数； 公式的左边只能是一个不带页号和表名的单元； 一个单元只能在公式的等号右边出现一次。2、定义舍位平衡公式 在UFO报表中定义舍位平衡公式，应按以下操作步骤进行。 在“数据”菜单中指向“编辑公式”，然后单击“ 舍位公式”，系统弹出“舍位平衡公式”窗口； 在“舍位平衡公式”窗口中的“舍位表名”编辑框里输入欲舍位的表名，例如对各分公司利润表汇总后的表名LYBHZ；在“舍位范围”编辑框里输入欲参加舍位的区域范围，例如D6：D21；在“舍位位数”编辑框里输入欲舍去的位数，例如2；在“平衡公式”编辑框里输入舍位公式，例如： D9=D6-D7-D8， D14=D9+D10-D11-D12-D13， D19=D14+D15+D16+D17-D18， D21=D19-D20 单击完成按钮，舍位平衡公式定义完毕。 保存报表格式已定义好的各种公式 报表格式的所有内容定义好后，必须及时保存。为安全起见，各部分内容设置好后，都应及时保存起来。 最简单的保存方法是单击保存按钮。该方法适用于报表格式的部分内容已保存过的情况。 如果是第一次保存，则应执行以下步骤。在“文件”菜单中单击其下拉菜单“保存”，系统弹出“另存为”对话框；在“另存为”对话框的“保存在”的编辑框内输入报表文件名，例如“利润表”，保存文件类型选择系统默认的文件格式*.REP，即报表文件；单击保存按钮。第三讲 编制报表 根据现行会计制度的规定，应于每个会计期末编制会计报表（外部报表） 根据本公司的要求，在需要时应编制内部会计报表。 常用的内部会计报表也需定期编制（管理费用明细表、主要产品销售） 编制报表必须在数据状态下进行一、定期编制会计报表（一）定期编制会计报表的简捷步骤使用简捷步骤定期编制会计报表的前提条件是：本表的所有数据均能根据有关公式自动取数1.录入关键字2.表页重算（根据有关公式自动取数）显示或打印会计报表（有些软件在重计算时即显示出该张报表）（二）定期编制会计报表的常用步骤使用简捷步骤定期编制会计报表的前提条件是 ：本表的所有数据均能根据有关公式自动取数1.追加表页2.录入关键字3.表页重算 （根据有关公式自动取数） （三）少数数据不能取数的编表步骤1.追加表页2.录入关键字3.有两种方法 将无法自动取得的数据直接写在单元公式中 录入无法自动取数的数据（前提条件是本单元未定义公式）4.表页重算（根据有关公式自动取数）二、临时编制会计报表（一）透视数据编制会计报表透视是指采用从某一张表或多张表中抽取具有某种特定经济涵义的数据，形成一张“虚表”的方法。透视数据的操作步骤是(P370)1.打开表文件，进入数据状态2.选定需要透视的第1张表页（注：只能对所选表页及此后的表页数据进行透视）3.选定透视区域4.保存报表（二）采集外部数据编制会计报表采集外部数据的操作步骤是(P369)1.打开表文件，进入数据状态2.进行数据采集 选择菜单“数据”下的“数据采集”； 在“数据采集”对话框中选定要采集数据的文件名 点击采集按钮或双击该文件名执行数据采集3. 保存报表三、汇总会计报表（一）表页汇总 表页汇总操作步骤是(P371P373)1.打开表文件，进入数据状态2.进行表页汇总 选择菜单“数据”下的“汇总”“表页”，在弹出的“表页汇总步骤1/3”对话框中选择“汇总到本表的最后一张表页”或“汇总到新的报表” 点击下一步、完成按钮，默认汇总全部表页 点击下一步、完成按钮，默认“按物理位置汇总”（二）可变区汇总 可变区汇总操作步骤是(P371P373)1.打开表文件，进入数据状态2.进行可变区汇总 选择菜单“数据”下的“汇总”“可变区”，在弹出的“可变区汇总步骤1/2”对话框中指定对报表中的哪些表页进行可变区汇总 点击下一步按钮，在弹出的“可变区汇总步骤2/2”对话框中指定汇总可变区中的哪些可变行（可变列） 点击 完成按钮，生成可变区汇总的结果第四讲 报表分析、输出及用户文件管理一、会计报表分析（一）会计报表文字分析 采用文字分析的方法分析会计报表是传统会计工作广泛使用的一种分析方法。 最常见的会计报表文字分析报告，是在文字编辑软件(或称字处理软件)中撰写的，例如在WORD中、在WPS中撰写会计报表的分析报告。 可在报表旁进行简要文字分析 可使用软件的功能（工具字处理）进行（二）会计报表图表分析 可使用软件提供的功能进行，也可使用Excel的图形工具 UFO表中，为方便地进行会计报表数据的直观分析，特提供了图表分析功能。 图表以对象的方式插入到报表中，达到了图文并茂；也可以在图表窗口中只以图表的形式存在。1. 图表说明 UFO提供了直方图、圆饼图、折线图和面积图共4大类10种格式的图表 UFO表中的图表是利用报表文件中的数据直接生成的；图表与报表数据存在着密切的联系，当报表数据发生变化时，图表也会随之变化。 如果删除报表数据，图表也会随之消失。 一个报表文件可以生成多个图表，最多可以保留12个图表。 2. 图表分析的方法步骤 （1）追加图形显示区域（格式状态）（2）选取数据区域（数据状态，区域不能少于2行2列，最好有栏的标题 ）（3）插入图表对象 （一般将图表对象插入到事先已增加的图形显示区域内）（4）编辑图表对象 编辑标题 改变主标题的字型、字体 定义数据组 改变图表格式 对象置前/对象置后 删除图表 关闭图表二、会计报表输出 会计报表查询输出会计报表查询输出，又称为屏幕输出、屏幕显示、显示输出，它是最为常用的一种输出方式。不同的报表系统，其查询输出操作的具体方法会有不同。1. 采用简捷操作方法打开报表：在资源管理器中双击需打开的报表2. 表页排序 采用表页排序功能将各表页按我们日常翻阅查找的顺序排列，可以提高表页查找速度，使我们更快、更方便地找到需要的报表数据 表页排序的操作步骤如下：（1）单击数据/格式按钮，进入数据状态；如果已在数据状态，该步骤应省略。（2）在“编辑”菜单中指向“排序”，然后单击“表页”，系统弹出“表页排序”对话框；（3）在“表页排序”对话框中选择“第一关键字值”为“年”，表页排序方向选择“递增”；（4）在“表页排序”对话框中选择“第二关键字值”为“月”，表页排序方向选择“递增”，其他选项可省略；（5）在“表页排序”对话框中单击确认按钮，系统将自动对报表的各表页按年份递增顺序排列，如果年份相同，则按月份递增顺序排列。 会计报表打印输出会计报表一般都要求打印输出，它是会计报表较常用的一种输出方式。不同的会计报表，打印输出的要求会不同。例如资产负债表、利润表等月报要求每月打印，而现金流量表只需年末打印。在UFO表中，显示的会计报表数据可随即打印，也可以说，在显示会计报表时单击工具栏中的打印按钮即可打印输出会计报表。每个会计报表在首次打印时，最好采用页面设置、打印设置、打印预览和打印四个步骤；而以后打印时，可只进行“打印”一个步骤。 会计报表图形输出会计报表图形输出属于先进的输出方法。不同的报表系统，其图形输出操作的具体方法也会有不同。会计报表的图形输出，通常包括以下操作内容。图表窗口图表窗口是一个特殊的窗口，它与图表对象窗口不同。在图表窗口中看到的仅仅是图表文件，只能对图表文件进行操作，不能观察报表的格式和数据。图表对象预览与打印图表对象预览与打印功能用于只预览与打印图表对象，不预览与打印报表的数据。如果要将图表和报表一起打印，可以选取“文件”菜单中的“打印”。如果一个报表中存在多个图表对象，图表对象预览与打印功能只对最上层的图表对象有效。可以利用对象置前/对象置后功能将需要打印的图表对象放置在最上层。三、用户文件管理 用户文件通用的简单管理方法1.应建立哪些报表文件2.按系统使用的当前路径存放所有报表3.按报表系统提供的功能限制报表文件的访问权限 按本单位的使用要求管理用户文件1.会计报表文件的命名2.会计报表文件的存放路径第五讲 会计报表系统服务一、报表格式的加锁与解锁 加锁与解锁在格式状态或数据状态均可进行 加锁与解锁均使用口令进行 外部会计报表格式，一旦设计好后基本不变，可对其加锁，以防止非法修改。 如果报表格式发生变化，可以先解锁，然后修改格式； 格式修改完毕，应及时再加锁。（一）报表格式的加锁操作在UFO表中打开报表；单击“格式”的下拉菜