采购控制程序.doc

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除 宁波湖编物业管理有限公司 章节号7. 4 采购控制程序 版 本1/0 页 次 1/6 1 目的对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。2 适用范围适用于对服务所需物资的采购、承担服务项目分包合同的供方提供服务的控制，对供方进行选择、评价和控制。3 主要职责3.1 办公室负责办公用品、工作服装等物资的采购控制；3.2 各管理处负责机电设备和维修物资的采购控制；3.3 分管质量的副总经理或总经理负责服务项目分包的采购控制；3.4 总经理负责合格供方名录的审批。3.5 各相关部门质量检查员负责对采购物资的实物质量、分包服务项目的服务质量进行检验和检查。4 程序4.1 采购产品4.1.1 采购产品分类：a重要物资：维修建材、五金、机电及工作、保安器材、清洁用品等；b一般物资：零星采购的工具、维修与检测设备等； c. 外包服务项目：绿化、电梯维护、水箱清洗、垃圾清运、复印机维护保养、中央空调维护保养等。办公室负责编制采购物资分类明细表包括重要物资的进货检验规程，经管理者代表批准后实施。4.1.2 采购物资的审批a各部门根据工作需要填写物料申购表或电话请示公司领导审批，或视具体情况再报上级有关部门批准。 宁波湖编物业管理有限公司 章节号7. 4 采购控制程序 版 本1/0 页 次 2/6b.物料申购表应清楚写明部门、物资名称、规格、数量、价格(估价)、申请购买时间、用途、质量要求等。4.1.3 各相关部门负责实施采购。对于重要物资，应在合格物资供方名录中选择供方。对于第一次大量采购的重要物资，应与供方签订采购合同，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等； 采购前，采购人员应核实物料申购表，并与供方沟通，确保规定的采购要求是充分的。4.1.4 外包的服务项目由分管副总或总经理与合格服务供方签订合同，合同的内容应包括：服务项目、服务内容、责任人、服务质量标准、履行期限、考核方法等。4.2 对合格物资供方的评价4.2.1 合格物资供方应具备的条件：a具备持续稳定的合格产品供货渠道；b具有良好的供应物资业绩；c具有质量保证能力的证明(必要时)；d价格合理；e服务良好。4.2.2 各相关部门根据采购物资的要求和服务需要，通过对物资和服务的质量、价格、履约率等进行比较，选择合适的供方，填写物资供方评定记录表进行评定，对同类的物资的供方，应同时选择几家以作比较，对符合要求的供方列入合格供方名录；将合格供方名录及物资供方评定记录表报管理者代表审核、总经理批准。4.2.3 对提供大件重要物资的供方，应提供质量证明文件，以证实其产品质量，适当时包括以下内容：a.质量管理体系认证证书； 宁波湖编物业管理有限公司 章节号7. 4 采购控制程序 版 本1/0 页 次 3/6b.本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；c.本公司及供方其他顾客的满意程度调查；4.2.4 对第一次提供重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，应经样品检验及小批量试用，试用合格才能填写物资供方评定记录表，列入合格供方选择范围，经管理者代表审核、总经理批准后，可列入合格供方名录。4.2.5 零星物资的采购，由使用人员对其规格型号进行验证即为对此供方的评价和控制，不列入合格供方名录。4.2.6 对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。4.3 服务供方的评价4.3.1 合格服务供方应具备的条件：a应在工商部门注册、具有法人资格；b有从事过类似服务项目的优良业绩；c良好的质量保证能力；d.有承担相应服务项目的工作条件和实力，必要时，提供单位、人员的资质证明；e服务供方在签订合同前，应提交对分包项目的服务方案：包括服务内容、责任人、服务标准、完成时间、质量保证等。4.3.2 各相关部门依据条件，对拟选择的服务供方填写服务供方评定记录表进行评定，对符合要求的供方列入合格供方名录；将合格供方名录及服务供方评定记录表报管理者代表审核、总经理批准；4.3.3 分管副总或总经理与合格服务供方签订服务合同，各相关部门依据合同对供方的服务质量进行验证，填写相应的检查记录。4.4 对合格供方的定期复评4.4.1 办公室组织有关部门，每年对合格物资供方进行一次跟踪复评， 宁波湖编物业管理有限公司 章节号7. 4 采购控制程序 版 本1/0 页 次 4/6填写物资供方业绩评定表，评价时按百分制，产品质量评分占50，售后服务评分占20，其他(如价格、交货期等)占30。评定总分低于60(或产品质量评分低于42分)，应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，并加强对其供应物资质量的验证，执行4.6.1条款。如果连续二次评分不及格，应取消其供货资格。4.4.2 办公室组织有关部门，每年对合格服务供方进行一次跟踪复评，填写服务供方业绩评定表，评价时按百分制，服务工作质量评分占50，服务态度占20，其他(如价格、服务及时性等)占30。评定总分低于60(或工作质量评分低于42)，应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表审核、总经理批准，并加强对其提供服务的验证，执行4.6.2条款。如果连续二次评分不及格，应取消其服务资格。4.5 采购信息4.5.1 采购信息应表述拟采购的产品的特性，适当时包括：a. 产品采购批准的要求； b对产品的验收要求；c适当时的质量管理体系要求；d其他要求，如价格、数量、交付、人员等。4.5.2 本公司的采购文件包括：物料申购表、采购物资分类明细表、采购合同及附件等，由各相关部门保管。采购文件在发放前，应由相关部门负责人、分管副总或总经理对采购要求是否充分进行审批对。4.6 采购产品的验证4.6.1 对采购物资的验证可以有以下几种形式：a.由各部门质量检查员进行进货验证；b.由业主或住户在本公司现场实施验证； 宁波湖编物业管理有限公司 章节号7. 4 采购控制程序 版 本1/0 页 次 5/6c.由本公司在供方现场实施验证；d.由业主或住户在供方现场实施验证。对后两种情况，管理部门应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。4.6.1.1 验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。根据采购物资进货检验规程进行验证，并填写采购物资质量验证记录。4.6.1.2 业主或住户的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后业主或住户拒收的可能。4.6.2 对供方服务质量的验证的方法可包括：a接受服务部门的质量检查员对供方服务质量进行验收；b征求业主和住户对供方服务质量的意见。验证方式按服务项目分包合同中的规定执行，并做好相应的检查记录。4.6.3 对合格供方的产品或服务在使用过程中出现的严重不合格，相关部门部应填写不合格服务/品通知单，通知供方限期改正，具体按不合格服务/品控制程序执行。如连续两次不符合要求，相关部门应报分管领导审核，经总经理批准后，取消其合格供方的资格。4.7 按各相关部门负责建立并保存与本程序相关的记录。5 相关文件 不合格服务/品控制程序 采购物资进货检验规程6 质量记录 物料申购单 QR-74-01 物资供方评定记录表 QR-74-02 服务供方评定记录表 QR-74-03 合格供方名录 QR-74-