ACCESS关系数据库管理系统[]PPT课件

1 第2章Access关系数据库管理系统 内容包括 Access2000的启动与退出使用Access2000定义数据库和表表中记录的各种操作表的显示格式设置和表的打印查询的概念 类型和各种查询的建立方法窗体的概念 窗体的建立与操作报表的设计方法数据的安全性实现方法数据库实用工具 2 本章目录 2 1Access2000入门2 2数据定义2 3数据操作2 4设置表的显示格式2 5打印表2 6数据查询2 7窗体2 8报表2 9数据访问页 宏和模块2 10数据库安全设置2 11数据库实用工具 3 2 1Access2000入门 2 1 1启动与退出Access20002 1 2Access2000数据库的组成 界面和操作2 1 3Access2000的帮助系统 4 2 1 1启动与退出Access2000 Access2000启动在Windows操作系统中 单击 开始 菜单 在 程序 子菜单中选取 MicrosoftAccess 便可启动Access2000 5 2 1 1启动与退出Access2000 续 退出Access2000可以采用下列任何一种方法 直接单击Access2000应用程序窗口的 关闭 按钮 使用快捷键Alt F4组合键 在Access2000应用程序窗口 执行 文件 菜单中的 退出 命令 6 2 1 2Access数据库的组成 界面和操作 Access2000数据库的组成Access2000数据库的基本对象如下 表查询窗体报表宏页模块 7 2 1 2Access数据库的组成 界面和操作 续 Access2000的界面和操作Access2000的基本界面与Windows界面的风格是一致的 包括 标题栏 菜单栏 工具栏 状态栏 Access2000的操作用户可以选择以下任意一种方法发出操作命令 单击菜单栏的某个菜单 选择其中的操作指令 工具栏包含了常见的命令 单击工具栏的某个图标 可以执行相应操作 8 2 1 3Access2000的帮助系统 Access2000具有便捷的帮助系统单击 Office助手 图标 或者按F1键 系统会根据用户当前的操作给出相关提示输入有关主题的关键字 可搜索相关的帮助信息 如果对某个操作不清楚 可以从 帮助 菜单中选择 这是什么 命令 可以看到系统的有关说明 选择 选项 可以对Access2000帮助系统的各种参数进行设置 9 2 2数据定义 2 2 1数据库的建立与打开2 2 2字段的数据类型2 2 3设计表结构2 2 4定义表之间的关系2 2 5修改表结构2 2 6表的复制 删除与重命名 10 2 2 1数据库的建立与打开 新建一个数据库的方法有两种 在启动时新建在Access的启动对话框里 选择新建数据库的 空Access数据库 单选按钮 然后单击 确定 按钮 出现 新建数据库 对话框 然后命名新建数据库 选择存储文件夹 在Access系统窗口中新建选择 文件 菜单中的新建命令 或者单击工具栏上的 新建 按钮 11 12 2 2 2字段的数据类型 Access2000提供了多种数据类型供用户使用 包括 文本备注日期 时间货币自动编号是 否OLE对象超链接查阅向导 13 2 2 3设计表结构 在Access2000中 创建表结构的方法有多种 大多数情况下采用设计器设计表结构 表设计器是一种可视化工具 表设计器有两部分 上半部分是一个表格 表格的每行用来定义字段名称 数据类型 长度以及是否允许空值 下半部分用来定义字段的其他属性 14 1 设计表结构 下面以商品表为例 介绍如何创建表结构商品表Article结构 15 2 设计表结构的步骤 进入表设计视图窗口 输入字段名 字段类型和字段约束 定义主键 定义字段的有效性规则 有效性文本和默认值 定义输入掩码 定义索引 退出表设计视图窗口 保存定义的表 16 进入表设计视图窗口 输入字段名 设置字段的数据类型和字段属性 定义输入掩码 定义字段的有效性规则 退出并保存定义的表 17 2 2 4定义表之间的关系 由于表之间的字段存在着相互联系 即外键与主键的联系 因此需要对表与表之间的关系进行定义 进行参照完整性约束 18 打开 关系 窗口 编辑关系 设置联结属性 完成关系的创建 19 2 2 5修改表结构 修改表结构的方法选择需要修改结构的表 单击鼠标右键 在快捷菜单中选 设计视图 命令 选中要修改的表 单击上方命令栏的 设计 图标 进入要修改的表的设计视图 注意事项如果要修改或删除的字段与其他表建立了参照关系 则不能修改或删除该字段 主要的操作包括 插入新字段 修改字段名 修改字段的数据类型和长度 删除字段 移动字段 20 2 2 6表的复制 删除与重命名 复制表的方法有两种在表对象中 选择某个表的图标 单击鼠标右键 在快捷菜单中选择 复制 命令 可选择复制表结构或复制表的结构和数据 打开需要复制的表 在 文件 菜单中选择 另存为 命令 删除表在数据库窗口中 选择某个表的图标 按Delete键 重命名表选择需要重新命名的表的图标 单击鼠标右键 在快捷菜单中选择 重命名 命令 输入新的表名 21 2 3数据操作 2 3 1记录的添加与浏览2 3 2记录的修改2 3 3记录的删除2 3 4记录的排序 查询和筛选 22 2 3 1记录的添加与浏览 记录的添加在表中输入所需数据的方法 单击工具栏上的 新记录 按钮 或选择 插入 菜单栏中新记录命令 把鼠标指针移动到最末一行的空白格中 输入数据 单击 工具 栏上的 新记录 按钮 鼠标指针会自动移动到最末的空白行 输入数据 记录的浏览打开表之后 可以通过记录选定器 定位按钮和滚动条浏览表 23 2 3 2记录的修改 记录的修改主要包括数据的修改 剪切 复制与粘贴打开表后 把鼠标直接移动到要修改的字段 对数据进行修改 修改完成后 单击 保存 按钮即可 24 2 3 3记录的删除 记录的删除方式有两种 删除一条记录单击该条记录左边的记录选定器 选定需要删除的记录 然后单击鼠标右键 在弹出的菜单中选择 删除记录 或者按键盘上的Delete键 可以删除选定的记录 删除多条记录单击删除的第一条记录的记录选定器 同时不要松开鼠标 继续向下拖动 直至覆盖要删除的所有记录为止 然后单击鼠标右键并在弹出菜单中选择 删除记录 25 2 3 4记录的排序 查询和筛选 排序根据某个字段 对记录进行排序查询在表中选中要查找的字段 单击工具栏上的查找按钮 系统就会弹出 查找和替换 对话框 如果不完全知道要查找的内容 可以使用通配符 或 来指定要查找的内容筛选按选定内容进行筛选按窗体进行筛选 26 2 4设置表的显示格式 2 4 1设置表的行高和列宽2 4 2设置列的显示格式 27 2 4 1设置表的行高和列宽 常用设置行高和列宽的方法有两种 手工调整移动鼠标指针到行与行或列与列之间 当鼠标指针变为十字形时 按住鼠标不放 通过拖拽来调整列宽 修改某一行的行高时 会使整个数据表的行高都会随之变化 而修改某一列的列宽时 只使当前列的宽度发生变化精确调整在数据表的字段标题上单击鼠标右键 从弹出的菜单中选择 列宽 命令 在对话框中输入列宽数字值 也可以在对话框中单击 最佳匹配 按钮 来自动选择合适的宽度 28 2 4 2设置列的显示格式 列的隐藏和恢复可以在不改变表结构的前提下 将某些字段隐藏起来 列的冻结和取消采用 冻结列 的功能 使某一个或多个列可以一直驻留在屏幕上 改变字体和字号可以对表中文字的字体 字号进行修改 改变单元格的显示效果可以对数据表的整体显示效果进行设定 29 2 5打印表 2 5 1打印设置2 5 2打印预览和打印 30 2 5 1打印设置 与其他Office文档的打印设置相同打开欲打印的数据表 单击 文件 菜单 选择 打印 命令 启动 打印 对话框 即可以对打印方式进行个性化设定 31 2 5 2打印预览和打印 打印预览打印预览使用户可以事先检查和查看打印效果 打印当通过打印预览从屏幕上看到满意的打印效果后 就可以通过打印机将结果打印出来 打印表的方法 打开一个表后 用户可以单击工具栏上的 打印 按钮 即可实现打印 在表的打印预览视图中 单击 打印 按钮 选中某个表的图标 单击鼠标右键 在弹出菜单中选择 打印 命令 32 2 6数据查询 2 6 1查询的概念及类型2 6 2使用设计视图创建查询2 6 3设置查询条件2 6 4创建交叉表查询2 6 5使用查询向导 33 2 6 1查询的概念及类型 查询的概念所谓查询就是根据用户对数据库中数据的需求 按照给定的条件 从数据库的一个或者若干个表中选取数据 形成一个虚表 即视图 数据库系统只存储其定义 而并不存储其数据 查询中的数据会随着基本表的数据变化而变化 查询的类型Access数据库支持的主要查询类型包括 选择查询 交叉表查询 汇总查询 更新查询 删除查询 追加查询等 34 2 6 2使用查询设计视图建立查询 创建查询的有许多种 创建使用设计视图创建查询的步骤如下 启动查询设计视图窗口选择查询所基于的表或其他查询选择查询的字段定义查询的条件显示查询保存查询 35 启动查询设计视图窗口 选择查询需要的表或查询 显示查询 保存查询 定义查询的字段 36 2 6 3设置查询条件 设置查询条件的一般方法参数查询表达式查询汇总查询 37 1 设置查询条件的一般方法 用户在查询时往往希望只显示符合一定条件的数据 此时可以针对某一个或多个字段指定查询条件 使查询结果中只包含符合查询条件的记录 38 2 参数查询 用户还可以在 准则 行中使用参数进行查询 参数查询允许用户在查询时 可以根据需要输入查询条件 例如在库存Stocks字段的 准则 行的框格里键入提示文字 将文字用方括号 括起来 即 查询库存量是 当运行查询时 会出现一个 输入参数值 的对话框 用户还可以指定包含多个参数的条件 39 3 表达式查询 用户可以在网格的 字段 单元格中建立一个计算表达式 并给该表达式定义一个标题名 在创建这种字段列时 必须在 字段 单元格中输入表达式 在表达式中不仅可以对字段进行加 减 乘 除等算术计算 还可以使用Access2000提供的众多内部函数及AND OR XOR NOT等逻辑运算符 40 4 汇总查询 汇总查询是对一组记录执行计算 计算该组中该字段值的合计值 平均值 最小值 最大值 个数等值 建立汇总查询时应在查询设计视图中对 总计 行进行设置 总计 行在缺省情况下并不显示出来 要显示该行 只需在工具栏中单击 总计 按钮 或从 视图 菜单中选择 总计 命令 总计 行中的每个字段的对应值均为GroupBy 单击 总计 行中的任何一个字段列 在框中就会显示一个向下的箭头 单击该箭头后会下拉显示十二种功能操作符 41 4 汇总查询 续 12种功能操作符 这些操作符的具体含义如下 GroupBy 用来指定某个字段为记录分组字段 Sum 计算每一组记录中该字段的合计值 Avg 计算每一组记录中该字段的算术平均值 Min 计算每一组记录中该字段的最小值 Max 计算每一组记录中该字段的最大值 Count 计算每一组记录中该字段值的个数 不包括字段值为Null 42 4 汇总查询 续 Var 计算每一组记录中该字段所有值的样本方差 First 返回每一组记录中该字段的第一个值 Last 返回每一组记录中该字段的最后一个值 Expression 该选项可以在查询网格的字段行中建立计算字段 Where 该选项可以限定表中的哪些记录可以参加分组汇总 StDev 计算每一组记录中该字段值的标准差 若该组只包含一个记录 返回Null值 43 2 6 4创建交叉表查询 交叉表查询用于对相同类型的数据进行统计 并在水平与垂直方向同时对数据进行分组 交叉表查询与Excel表格一样 一般都是用来为图形提供相应的统计数据 可使用交叉表查询向导或设计视图来建立交叉表查询 用户必须为交叉表查询指定一个或者多个行标题 一个列标题 一个值选项 44 2 6 5使用查询向导 对于初学者来讲 最简便的方法是使用向导创建查询 创建选择查询创建交叉表查询 45 1 使用查询向导创建选择查询 使用查询向导创建选择查询的步骤如下 启动向导 进入简单查询向导对话框 在 表 查询 框中选择数据来源 通过右箭头按钮 把需要的字段添加到 选定的字段 栏中 确定采用明细查询或是汇总查询 如果选择汇总查询 则可以对字段进行求和 平均值 最大值 最小值运算 确定查询标题 并决定是 打开查询 还是 修改设计 单击 完成 按钮 完成查询设计 46 2 使用查询向导创建建交叉表查询 使用查询向导创建交叉表查询的步骤如下 在 新建查询 对话框中选择 交叉表查询 选项 确定数据源 可选择表或者查询作为数据源 从可用字段中选择做字段做行标题 交叉查询最多只能选择三个字段作为行标题从 选择字段做列标题 对话框中选择作为列标题的字段 选择进行交叉计算的字段和计算方式 确定查询的标题 单击 完成 按钮结束 47 2 查询向导建立交叉表查询 续 单击查询窗口的 新建 按钮 打开 新建查询 对话框 在 新建查询 对话框中选择 交叉表查询向导 选项 单击 确定 按钮进入 交叉表查询向导 对话框 如下图所示 在对话框中 确定数据源 单击 下一步 按钮 从可用字段中选择作为行标题的字段 交叉查询最多只能选择3个字段作为行标题 在这里只选择客户号M id字段作为行标题 如下图所示 单击 下一步 按钮 选择作为列标题的字段 在这里把商品号Article id字段作为列标题 如下图所示 单击 下一步 按钮 从对话框中选择进行交叉计算的字段和计算方式 在这里将数量Quantity字段指定为进行交叉计算的字段 其计算方式为总计 如图所示 单击 下一步 按钮 在随后的对话框中 把查询的标题命名为 订单销售量交叉表 单击 完成 按钮 48 2 7窗体 2 7 1窗体的概念2 7 2使用窗体向导创建窗体2 7 3使用设计视图创建窗体2 7 4窗体的修改与操作 49 2 7 1窗体的概念 窗体是用来浏览和编辑数据的工具 使用户能够以更个性化的方式来显示数据库中的记录 依据数据表和查询所建立的窗体 既在数据的展现形式上有所变化 也可以通过窗体上的命令按钮对原始数据进行更新或修改 使用窗体可以更好地显示数据和更新数据 通过窗体上的文本框 对象框等控件 可以查看在表中不能直观显示的图片信息 窗体的命令按钮可以打开相关窗体 并与特定的宏和代码模块进行联系 完成特定操作 50 2 7 2使用窗体向导创建窗体 使用窗体向导创建窗体的步骤 进入查询向导的 选择数据源 对话框 选择数据表 查询及其中的字段 从4种布局中选择需要的一种 视图左边的预览窗口会同步地显示某种布局的视图效果 选择样式 为该窗体命名 单击 完成 按钮结束 51 使用向导创建窗体 选择数据表 查询及其中的字段 选择布局 选择样式 命名窗体 运行窗体结果 52 2 7 3使用设计视图创建窗体 使用窗体设计视图创建窗体 使用户拥有更大的自主权 它是从空白窗体开始进行设计的 步骤如下 打开一个空白窗体 指定数据来源 设计窗体的字段 设计窗体的其他功能和界面 将设计好的窗体保存 53 2 7 3使用设计视图创建窗体 续 1 指定数据来源 2 打开一个空白窗体 3 设计窗体的字段 4 设计窗体的其他功能和界面 5 运行窗体结果 54 2 7 4窗体的修改与操作 修改窗体在 窗体 对象窗口中 选择需要修改的窗体 单击 设计 按钮 进入窗体设计视图 就可对选择窗体进行修改 窗体操作打开窗体的方法用鼠标选择需要打开的窗体 然后单击 打开 按钮 直接用鼠标右键双击需要打开的窗体 55 1 窗体操作 窗体打开后 用户就可以在窗体中直接操作数据 在窗体的下方有 记录选择框 其中5个按钮的功能依次为 将窗体中的数据直接切换到第一条记录 将窗体中的数据直接切换到当前记录的前一条记录 将窗体中的数据直接切换到当前记录的后一条记录 将窗体中的数据直接切换到最后一条记录 将窗体中的数据直接切换到最后一条记录之后的空记录 即添加一条记录 如果用户想快速查看某一记录号的记录 可以直接在 记录选择框 中输入记录号 并按Enter键 56 2 8报表 2 8 1自动创建报表2 8 2使用向导创建报表2 8 3报表设计视图创建报表 57 2 8 1自动创建报表 Access2000提供了自动创建报表功能 使用户可以按照系统提供的缺省的报表格式 依据某个数据表 查询 快速建立报表 步骤如下 在报表对象窗口中单击工具栏上 新建 按钮 在 新建报表 对话框中 根据需要选择自动创建报表 表格式 单击 确定 按钮 得到表格式报表 切换到报表设计视图 可以看到一张报表包括页眉 页脚和主体等部分 在报表的主体部分以文本框 标签等控件形式 显示了数据表中的各种字段信息 最后单击 保存 按钮 并命名报表 58 2 8 2使用向导创建报表 用户可以使用 报表向导 来方便地进行报表的建立 与自动创建报表不同的是 向导允许用户根据自己的具体要求进行一定的自主设计 步骤如下 在 新建报表 对话框中 选择 报表向导 在下方选择数据来源 启动报表向导 选择数据源和表中的字段 向导要求用户选择 分组级别 的字段名 向导要求用户对数据信息指定排序方式 选择数据布局 用户可以选择报表的显示样式 输入报表标题 然后单击 完成 按钮 系统显示创建的报表 59 2 8 3使用设计视图创建报表 使用设计视图创建报表和使用窗体设计视图创建窗体方法类似 步骤如下 打开报表设计视图 向报表中添加控件 修饰设计的报表 保存设计的报表 60 2 8 3使用设计视图创建报表 续 1 报表设计视图 2 设计的客户信息一览表报表 3 设计的客户信息一览表报表 61 2 9数据访问页 宏和模块 2 9 1数据访问页2 9 2宏和模块 62 2 9 1数据访问页 数据访问页是特殊的页面 用于在InternetExplorer中显示和更新Access数据库中的数据 数据访问页类似于窗体 可以输入 修改或删除数据库中的数据 可以通过向导或者设计视图创建数据访问页 用户可在设计视图中修改数据访问页 在IE浏览器中 就可以按通常的方法浏览数据访问页 63 2 9 2宏和模块 宏宏是指一个或多个操作的集合 其中每个操作实现特定的功能 对于简单的细节工作 譬如打开和关闭窗体 显示和隐藏工具栏或运行报表等 使用宏是一种很方便的方法 模块模块是一个使用VisualBasicforApplications 简称VBA 编写的 完成特定功能的 有内部数据的程序的集合 VBA语言提供了很多控件和函数 使用方便灵活 64 2 10数据库安全设置 2 10 1设置数据库密码与数据库加密2 10 2设置用户账号2 10 3设置用户权限2 10 4数据库复制 65 2 10 1设置数据库密码与数据库加密 设置数据库密码保护数据库的最简单的方法是为Access2000数据库设置密码 设置密码后 打开数据库时显示要求输入密码的对话框 只有输入正确密码的用户才可以打开数据库 数据库加密与解密若要更深层次地保护数据库 Access2000还提供了更高级别的数据库保护措施 这就是对数据库进行加密 需要指出的是 虽然加密后的数据库的保密性有很大的加强 但是其运行速度会变慢 数据库的解密操作方法与加密相似 66 2 10 2设置用户账号 在Access2000中 为了数据库的安全 可为使用数据库的用户设置用户账号 设置管理员账号新增用户并设置账号删除用户 67 2 10 3设置用户权限 在数据库窗口中 选择 工具 安全 用户与组权限 菜单项 系统弹出 用户与组的权限 对话框 可以在此设置用户与组的权限 68 2 10 4数据库复制 在Access2000中