文件编号管理方法.doc

张家港保税区大冈汽车贸易有限公司文件编号管理方法第一节 文件分类一级文件：总部下发的资料及文件（含培训/会议资料）二级文件：公司内部制定的各部门管理文件三级文件： 1、合同、协议；2、工作联络单；3、会议纪要；电子文件：门户网站、邮件等各类电子档文件第二节 文件编号 为保障公司各部门管理文件在制定、发布、实施和流通过程的有效性，统一规定文件编号方式具体如下：一级文件（总部下发的资料及文件）编号： XX -XX-XXXX- XX序号 时间职能部门代码品牌代码品牌代码：上海大众 DZ ； 东风日产 RC 职能部门代码：部门名称前两位拼音缩写（详见附表）时间：用数字表示，例：2012年1月：1201序号：当月文件数排序，例第1个文件为01一级文件编号举例：DZ-XS-1201-01系上海大众总部2012年1月下发的销售部第一份文件资料二级文件（公司内部制定的各部门管理文件/表单编号：公司内部制定的各部门管理文件编号： XX XX - XXXX XX序号（如：第1个表格为1.） 时间职能部门代码公司代码公司代码：大冈DG；大冈恒信HX职能部门代码：部门名称前两位拼音缩写（详见附表）时间：用数字表示，例：2012年1月：1201序号：当月该部门文件数排序，例：第一个文件编为01二级文件编号举例：“DG-XZ-1201-01”系2012年1月大冈行政部发布的第一份内部管理文件公司内部制定的各部门表单号： XX XX - XX序号（如：第1个表格为1.） 职能部门代码公司代码公司代码：大冈DG；大冈恒信HX职能部门代码：部门名称前两位拼音缩写（详见附表）序号：该表单在相关部门排序二级文件表单编号举例：“DG-XZ-05”系大冈行政部发布使用的第五份表单三级文件（合同、协议；工作联络单；会议纪要）1、 合同、协议分类别存档，不单独编号2、会议纪要按规定格式填写，不单独编号3、工作联络单编号/文号： G - XX XXXX - XX 序号 时间 职能部门代码 工作联络单简称工作联络单简称：G职能部门代码：部门名称前两位拼音缩写（详见附表）序号：该工联单在相关部门发布的序号工作联络单编号举例：“G-FW-1210-5”即服务部2012年发布的第五份工作联络单注：上海大众与东风日产工作联络单各有固定的模版，但工作联络单的编号方式相同。电子文件（门户网站、邮件等各类电子档文件）编号1、 总部各网部上收到的电子文件或重要邮件等需编排好“阅览签收栏”后打印成纸质文件；2、 电子文件在电脑中以文件包的形式进行存档，电子文件包编号方式：职能部门名称+时间例： 第三节 文件管理管理期限与责任人文件保管期限分为短期（5年）、长期（15年）、永久三种文件类型保管权限保管责任人保管期限一级文件行政部行政经理永久二级文件各部门经理各部门经理永久三级文件行政部行政经理-合同/协议永久各部门部门经理-工作联络单/会议纪要长期电子文件行政部行政经理短期附：公司各职能部门代码上海大众大冈4S店职能部门代码职能部门代码公司层DG市场部SC行政部XZ财务部CW销售部XS客户关爱部KH 服务部FW东风日产大冈专营店职能部