会展项目管理问题与对策论文.doc

会展项目管理问题与对策论文 会展项目管理实训课程是培养会展管理类专业人才的核心实践课程该课程实施效果的好坏直接关系到会展管理专业人才的培养质量自年会展管理类专业开办以来各高校在会展项目管理实践教学上进行了许多积极的探索目前多数高校采用的是展会现场服务实践为主课内单项实训为辅的实践教学模式由于受展会时间、现场服务内容等条件的限制该模式存在：“实践内容不系统、与理论教学内容差距较大、学生专业素养及实际操作技能难以得到全面提升”等问题为此本文在借鉴财务、营销等沙盘模拟实训课程教学成功经验的基础上对会展项目管理沙盘模拟实训课程的内容及教学实施等问题进行了较深入的探讨提出了一种新的教学思路以解决目前会展项目管理实训课程教学实施中遇到的问题 一、会展项目管理沙盘模拟实训课程教学的基本构想 会展项目管理沙盘模拟实训课程是把会展项目的基本状况和管理运作任务全部展示在模拟沙盘上将复杂、抽象的管理理论以最直观的方式让学生体验、学习的体验式情景教学方式其基本构想包括：教具设计和教学实施首先课程的教具由68张沙盘盘面组成分别代表68个相互竞争的会展项目管理团队沙盘盘面按照会展项目管理过程划分为启动管理区、计划管理区、执行与控制管理区以及项目结束管理区四大区域每个管理区域内设置有具体工作任务例如：启动管理区域内设置有：团队组织与分工、编写项目建议书及可行性研究报告等工作任务其次教学实施前应把会展项目所处的内、外环境抽象为一系列的规则及条件展示在盘面上再由学生组成68个相互竞争的团队在沙盘上进行35年的运营与管理模拟实训实训要求学生将团队组织、战略规划、资金筹集、市场营销、成本控制、进度控制、质量控制、合同管理、风险管理等管理理论与方法渗透到每项工作任务的实际操作中学生通过参与模拟经营对抗演练教师评析学生感悟等一系列实训活动会对会展项目管理全过程有一个的体验完成理论知识与实践操作的有机结合、团队协作精神的培养、管理技能及决策能力的提高 二、会展项目管理沙盘模拟实训课程的教学内容及实施步骤 (一)会展项目管理沙盘模拟实训课程的教学内容 会展项目分为会议、展览与特殊活动三种类型会展项目管理沙盘模拟实训课程的教学内容可以按照各高校人才目标的要求选择其中两种或一种类型的会展项目进行实训所选项目经营周期设定为每年举办一次要求举办三到五次实际教学中可依据教学需要采用指定项目模拟竞争与非指定项目探索创新两种方式中的一种但无论选择一种均应要求学生依据所学专业知识及会展项目管理程序完成组织搭建、人力资源分配、资金筹集与管理、项目营销、人员沟通、冲突与风险解决等各项管理工作及书面报告通过书面报告的评析检验所做管理工作及决策的有效性及正确性 (二)会展项目管理沙盘模拟实训课程的教学实施步骤 1、组织准备工作 组织准备工作是会展项目管理沙盘模拟的首要环节主要内容包括三项工作：首先教师讲解课程的性质、任务、操作过程使学生对该课程有所认识；其次依据学生的意愿进行分组每组一般为56人可将一个班的学生组成了68个相互竞争的模拟团队；最后由学生协商确定项目经理、策划、运营、财务、人力等主要管理岗位人选明确岗位责任要求在35年的模拟经营过程中应进行岗位互换以体验角色转换后考虑问题出发点的相应变化让学生学会换位思考 2、确定项目进入初始状态 如果选择指定项目模拟竞争方式实施教学教师应宣布项目说明项目的历史背景、明确项目的主题、讲明该项目所拥有的各类资源、所处的市场环境及要遵循的市场规则使学生对所要进行的项目有一个较清楚的认识并把从老师那里获得的人、财、物及客户资源等基本信息展示到沙盘盘面上为下一步项目的运营管理做好铺垫如果选择非指定项目进行探索创新方式实施教学教师应组织学生查阅相关资料让学生们依据查阅的资料发现并确认市场机会确定会展项目的类型、主题、基础资源及市场条件并将资源及市场条件展示在沙盘上进入运营管理的初始化状态 3、开展项目管理进行竞争模拟 开展项目管理、进行竞争模拟是会展项目管理沙盘模拟实训课程的主体部分应按会展项目管理程序展开教师指导学生进入项目第一个经营周期的启动管理区开始组织管理团队、明确分工及职责按要求完成区域规定的各项工作任务及经营管理文件的编写然后再依次进入计划管理区、执行与控制管理区以及项目结束管理区完成每个区域内的相关的工作任务及经营管理文件的编写最后学生将第一个经营周期内形成的所有经营管理文件按要求整理成册上交指导教师指导教师讲评后学生在总结经验教训基础的上再依次进入第二、第三个经营周期的模拟经营与管理具体实施中要注意商业竞争氛围的营造应注意以下几方面： 每个经营周期结束后应对经营成果及经营过程中生成的管理文件进行评析、总结按经营效果及利润进行排序以鼓励先进鞭策落后 下一个经营周期开始前要求学生针对上期经营存在的问题应做好人员岗位的调整、经营计划与策略的调整争取进步取得更好的经营效果及利润 经过35个经营周期的循环上升式的训练要评定出最终的优胜团队给予奖励 在这个过程中学生会产生思想的碰撞在学会沟通与协作、逐步感悟管理理论运用的魅力、深刻体验经营的艰辛与竞争的压力的过程中提升个人管理决策能力 4、现场案例解析 现场案例解析是沙盘模拟课程的精华所在教师对项目每个经营周期学生上交的书面报告将进行分析和评价指导学生深刻反思该经营周期的运营与管理成在里败在里竞争对手情况如何是否需要对项目下一个经营周期的发展战略及经营管理方式进行调整教师将应结合课堂整体情况找出大家普遍困惑的问题对现场出现的典型案例及模拟经营中所形成的经营成果数据用学生所学过的管理理论进行深入刨析让学生深刻感悟管理理论知识在管理实践中的运用在巩固所学过的管理理论的同时逐步提高分析问题、解决问题的能力 三、会展管理沙盘模拟实训课程设计及实施中应注意的问题 (一)会展沙盘模拟实训过程中指导教师的重要作用 虽然整个模拟过程都是学生们自行运作但是指导教师在其中所起的作用是非常重要的要求指导教师不但要拥有会展管理及运营方面的专业知识还要具备较强的指导、协调和控制能力最好具有会展管理及运营方面的实际经验因此各高校在课程开设初期应聘请会展项目管理专家参与课程设计与实施以解决专业教师实际工作经验不足的问题 (二)课程要体现商业竞争氛围避免将课程变成主题班会 其间的重要区别在于：课程要求每个经营周期均要形成管理文件及经营成果每个经营周期结束后指导教师要对每个团队的经营成果及管理文件进行评析、总结与排名以激励学生继续努力争取成为最终优胜团队学生通过“积极参与教师讲评自我总结改进管理”这样35个经营周期的竞争训练经历了挫折、失败与成功个人专业素养及实际操作技能将得到全面的提升 (三)在开展会展管理沙盘模拟实训课程的教学过程中教师必须注意引导学生诚信和亲历亲为 诚信是的企业生存之本是会展项目作大作强的重要保障也是学生未来健康发展应具备的基本素养在课程实施过程中教师要及时纠正那些投机取巧、不讲诚信的学生的不当行为引导他们树立诚信经营的观念和踏实的工作态度让他们懂得学习的目的是为了提高自己提倡勇于面对挫折和失败的精神 (五)会展项目管理沙盘模拟实训课程可设立评奖制度以鼓励学生竞争、创新的精神 例如：优胜团队可以获得在校园内组织一次模拟的机会项目启动经费可从校实验费用中划拨一部分不足部分鼓励学生通过商业运作的方式予以解决为了激励学生的热情对于模拟实战的收益及经费节余可留给学生自行分配 (六)会展项目管理沙盘模拟实训课程的教学安排 会展项目管理沙盘模拟实训课程在教学安排上可与会展项目管理理论课程相配合也可以在所有专业课学完之后独立开设无论采用一种方式都是要以提高学生巩固理论知识、提高应用技能、开拓创新能力为目标 会展项目管理沙盘模拟实训课程是解决会展项目管理实训的一种新思路但尚存在诸多的问题本文仅就会展项目管理沙盘模拟实训课程的教学内容及实施步骤等问题作了一些探讨抛砖引玉希望能引起业内人士更深入的讨论与研究以推进我国会展管理专业人才培养质量的提高 一、前言 以奥运会和上海世博会得成功举办为标志历史慷慨地给予了我国物流业一个巨大的商机和新领域会展物流而中国也正面临物流业与会展业结合的最佳历史时期会展物流是一种高端物流形式据统计其利润达30%至40%而一般物流业利润只有10%左右截止年我国会展物流总产值接近50亿而我国的会展项目举办正以每年20%的速度递增就意味着会展物流产值也将同步增长 如展馆布置和展台搭建所需用的大量建筑、装饰、包装、绿化材料各类展品及参展人员和商务人士、游客等的运输所形成的海陆空立体物流网面对如此极具潜力且快速增长的新兴产业但国内到目前还只有中展运、佳吉物流、中远物流等寥寥可数的专业会展物流企业具备一定的规模不到10%的国内物流企业初步有能力涉足会展物流新领域根本不能满足日益增长的会展业对专业物流的需要长期以来香港和境外企业包揽国内外展品运输总代理的局面并没有发生实质性的改变究竟阻碍了我国会展物流企业的发展如何采取有效的针对对策来尽快扭转这一尴尬的局面本文将针对上述二方面展开探讨 二、我国会展物流业存在问题 1、会展物流企业系统整合能力差运营成本高：会展物流的本质在于将展品等参展资料的运输、仓储、搬运、装卸等一些分散的活动整合成一个整体系统在此基础上把展品安全地从参展商所在地送达展馆还要在展会开幕式前提前送达为的是给参展商预留合理的布展时间（展台搭建和展品陈列）对于损坏的展品还能有时间通过紧急调运（空运）来弥补特别是国外展览因为涉及国内外运输和通关报检更是要对物流的每一个环节有时间上的合理安排和应急措施此外会展物流企业还要讲求经济效益就是以最小的成本来满足会展物流的要求而我国会展物流企业目前还处在扮演运输商的初级阶段国内物流公司一般只能为香港及境外企业提供分包服务其原因就是国内物流企业的资源布局没有对会展物流的整个过程有全局的整合和把控能力常常是就事论事如需要各类运输工具和仓储场所就临时去租用等一旦物流的任何一个环节出现问题只能被动去临时处理结果是很难保证展品按时到达物流效率低下问题层出不穷有时处理问题的费用就超过了物流报价造成成本居高不下很难实现赢利和确立自身的品牌 2、会展物流企业普遍信息化水平低：信息化是会展物流之魂会展物流企业一旦将展品从参展商处提走就面临一系列的信息需求：展品在各类运输工具之间的交接（现代会展物流基本是多式联运）、展品在各类仓储场所的转存配送、展品到达参展地（机场、港口、车站）后和参展商提货的信息沟通、展品报关报检等这一切都需要信息技术的保障反观我国物流企业在信息化上的投入严重不足不能有效满足参展商和物流企业间对展品临时变动的即时信息的互相沟通要求如：临时调整展品种类和运输路线及包装、展品在运输途中的信息的跟踪难以实现展品装船出去以后查不到货在什么地方遇到事故也难以及时采取补救措施状况等在国外展甚至会出现展品在展览国的海关等待提货而参展商还不知道展品已到的尴尬局面自然参展商不满意 3、会展物流相关配套有效供给不足服务水平低：当会展主办方在选择展会物流供应商时会面临选择：是用国内的物流企业还是境外的困惑是境外物流企业服务好但报价高国内企业报价虽较低但服务质量不能保证参展商也时常抱怨国内物流企业：一是当展品到达参展地的机场、码头、火车站之后参展商感到将展品搬运到展馆的地面运输方面多数展览会提供的服务不好货损货差时有发生时间上也难以保证一些展会在解决当地地面的快速运输方面还是个缺口数量不足有的甚至依靠搬家公司来帮忙会展方希望能很容易的找到这样一家富有经验的会展物流专业公司他们不仅提供展品的巡回展出运输及展品的专线往返配送而且能研究、协调、解决会展物流中的一切问题能提供全程服务 4、会展物流专业人才匮乏培养渠道单一：会展物流人才除了掌握一般物流专门知识具有一般物流技术与管理技能外还必须对会展业有所了解目前会展物流人才一般主要来自于两个方面一是物流相关从业人员转向会展物流这一块的二是学院毕业的会展或物流专业新人但无论是会展还是物流专业在我国都是新专业本身的专业课程设置不够不完善因此符合行业要求的会展物流人才数量不多高素质的职业会展物流经理人更是凤毛麟角截止年我国会展览物流人才缺口在30万以上此外还有一个最主要的问题是现在从业的会展物流人员的质量不高该行业还没有一个权威的从业证书来保证从业人员的职业资格要求会展物流是一个综合的高端物流需要海运、陆运、商务、港口、报关和项目管理和会展等各类人才所以一个合理的会展人才培养模式是我国会展物流企业能否生存和创立自身品牌的关键 三、我国会展物流业的出路 我们必须针对上述制约我国会展物流企业发展的障碍采取对策 1、破解会展物流企业系统整合能力差运营成本高：要破解这一障碍关键是物流资源布局无论是国内还是国外运输段会展物流商一定要有强大的运输及仓储网络就事论事式的临时租用各类运输工具和仓储场所只会增加运营成本和衔接脱节因为是临时的所以别人报价就高互相配合就不默契如果一个会展物流企业有长期稳定的业务它就不但能和各运输工具和仓储供应商建立长久的合作而取得优惠价格来降低自身运营成本同时还能在运输工具和仓储场所（如配送中心）自有化有所投入这样就更加降低了运营成本在衔接上也能更好地提高效率 2、破解会展物流企业普遍信息化水平低：要破解这一障碍关键是加大自身对信息技术的投入我国的会展物流企业一定要树立清晰的理念那就是在信息技术上的投入是提高竞争力的最好武器是能出效益的 首先是要建立EDI数据对接技术即确保会展物流公司和会展主办方及主要参展商的电脑对接以便及时掌握和沟通处理在实际运输过程中发生的问题；其次要建立GPS物流监控管理信息系统它主要跟踪运输工具与货物的运输情况与实时查询能满足参展商随时了解在途展品的位置与状态；我国的会展物流公司还要重视建立自身的电子营销网络实现网上订舱、单证制作、以及在铁路、港口、船舶、海关和商检等外界信息交换方面实现计算机管理与联网这样将大大提高过程控制效率为参展商的个性化服务提供条件 3、破解物流相关配套有效供给不足服务水平低：要破解这一障碍关键是区域化多方联合和尽可能提供个性化服务主要可以从以下两个方面考虑：一是与一定区域内的展览公司或会展中心的合作与区域内各机场、港口、车站、集装箱公司、仓储配送及快运公司等的合作；二是与该区域内的海关、商检和保险公司等部门的合作 因为目前我国的会展物流企业普遍实力不强还难以全国乃至世界范围内提供优质的物流服务所以认定一个区域先在该区域内做熟做精认真培植在该区域内的全套会展物流资源能保障在该区域内有能力为参展商提供全面的会展物流服务待创立一定的影响后再慢慢向外扩张应该不失为一种最好的策略此外服务创新即为参展商提供增值的个性化服务是另一个重要方面在现有会展运输、仓储、装卸等物流服务主体功能的基础上提供展品保管、跟踪、监控以及特定会展去程和回程运输策划相关方案等个性化服务；为顾客提供代办报关报检、各类单证制作和翻译及设计合理的展品运输保险等增值服务通过这些增值的个性化