Excel数据处理PPT课件

1 第8章Excel2003数据处理 建立数据清单数据的排序数据的筛选数据的分类汇总 2 8 1建立数据清单 8 1 1建立数据清单 首先在工作表的首行依次输入数据清单的各个主要字段 在要加入记录的数据清单中单击任一单元格 选择 数据 记录单 菜单项 打开记录单对话框 依次输入记录数据 完成后单击 新建 按钮 输入下一条记录 重复操作 输入所有记录 然后单击 关闭 按钮 3 8 1 2管理数据清单 数据清单中的各项记录可以直接在单元格中进行编辑 也可以在记录单中进行编辑 利用记录单既可输入记录 也可查看 修改 添加 删除和浏览记录等 在要修改的数据清单中单击任一单元格 选择 数据 记录单 菜单 然后便可在打开的记录单中查看和修改数据清单 单击 条件 按钮 将要查找的条件输入某字段后文本框中 然后单击 上一条 或 下一条 按钮 就可以迅速找到要找的记录 若要删除当前记录 只需单击 删除 按钮 在弹出的提示对话框中单击 确定 按钮即可 4 8 1 3数据清单建立原则 每张工作表只使用一个数据清单 将相似项置于同一列 使清单独立 在数据清单与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行 这样在执行排序 筛选和自动汇总等操作时 便于Excel检测和选定数据清单 将关键数据置于清单的顶部或底部 显示行和列 使用带格式的列标 使用单元格边框 避免空行和空列 不要在前面或后面键入空格 5 课堂练习 制作客户信息表 新建一个工作簿 将其保存并命名为 产品销售 然后将 Sheet1 工作表重命名为 客户信息表 为工作表各单元格添加上边框 在工作表的首行依次输入客户信息表主要字段 单击任一单元格 选择 数据 记录单 菜单项 在打开的对话框中添加数据清单中的数据 6 8 2数据的排序 8 2 1单列排序 要快速地根据某一列的数据进行排序 可先在需要排序的数据列中 单击任一单元格 然后单击 常用 工具栏上的两个排序按钮之一 升序排序 按钮 按字母表顺序 数据由小到大 日期由前到后排序 降序排序 按钮 按反向字母表顺序 数据由大到小 日期由后到前排序 7 8 2 2多列排序 单击任一单元格 选择 数据 排序 菜单 打开 排序 对话框 分别在 主要关键字 次要关键字 和 第三关键字 框中选择需要的字段名和排序次序 单击 确定 按钮 8 课堂练习 对客户信息表排序 打开前面制作的 产品销售 工作簿 选择 客户信息表 工作表 选中 购买数量 列的任意单元格 然后单击工具栏的 升序排序 按钮进行单列排序 选择 数据 排序 菜单打开 排序 对话框 然后输入关键字进行多列排序 9 8 3数据的筛选 8 3 1自动筛选 单击工作表中任一单元格 选择 数据 筛选 自动筛选 菜单 此时 标题列右侧出现自动筛选箭头 单击某个标题右侧的箭头按钮 从列表中选择要显示的选项 便会自动筛选出结果 10 8 3 2高级筛选 高级筛选可以允许使用多个条件 使用高级筛选时 可以用两列或多于两列的条件 也可以用单列中的多个条件 甚至计算结果也可以作为条件 方法是 输入列标志与筛选条件 然后单击数据清单中的任一单元格 选择 数据 筛选 高级筛选 菜单 打开 高级筛选 对话框 然后在其中进行设置 确定即可 11 上面的为 与 条件筛选 下面的为 或 关系筛选条件及筛选结果 12 8 3 3取消筛选 若要取消对某一列的筛选 可单击该列筛选箭头 从弹出的列表中选择 全部 选项 若要取消对所有列进行的筛选 可以选择 数据 筛选 全部显示 菜单 若要删除数据清单中的筛选箭头 可以选择 数据 筛选 自动筛选 菜单 13 课堂练习 筛选客户信息表 选择 数据 筛选 全部显示 菜单 取消数据筛选 再选择 数据 筛选 自动筛选 菜单 删除数据清单中的筛选箭头 单击工作表中任一单元格 选择 数据 筛选 自动筛选 菜单 单击 购买产品 标题后的三角按钮 从弹出的下拉列表中选择 显示器 将包含产品 显示器 的记录筛选出来 次单击 购买产品 标题后的三角按钮 从弹出的下拉列表中选择 全部 还原工作表 14 8 4数据的分类汇总 8 4 1分类汇总 在工作表中将需要进行分类汇总的列进行升序或降序排列 选择该列中的任意一个单元格 选择 数据 分类汇总 菜单 打开 分类汇总 对话框 然后在其中进行设置 确定即可 15 8 4 2删除分类汇总 在分类汇总数据清单中选择任一单元格 选择 数据 分类汇总 菜单项 打开 分类汇总 对话框 在 分类汇总 对话框中单击 全部删除 按钮 即可删除分类汇总 16 课堂练习 对客户信息表分类汇总 单击 购买产品 列中的任一单元格 单击 常用 工具栏中的