利用sharepoint建立强大的问卷系统.doc

学习资料收集于网络，仅供参考Sharepoint建立强大的问卷基础结构Jim Bradley没有信息就做不出明智的决策。光靠直觉是不够的，当您的决定会影响整个公司业务时更不能只靠直觉。无论您是要决定在哪里举办小组派对，或是打算重新配置 50% 的公司资源以推出新产品，都需要有信息。但是您要如何取得这些信息？问卷是集思广益的一种有效而划算的方法，从客户对产品的满意度，乃至员工对上次小组会议供应的三明治是否喜欢，无所不包。问卷能够产生未来产品、系统或流程改良和开发所需的要素。那么身为 IT 专业人员的您，要如何应用问卷系统来收集、储存数据，使信息的运用更有意义呢？或许您已经再有收集、建构和分析这类资料的工具。不过，2007 Microsoft Office System 不但提供这些工具，而且使用起来相当简单。进行问卷调查的方法多得很，重点在于根据特定需求找出适当的方法。举例来说，如果受访者不多且内容并非关键，那么电子邮件型态的问卷就非常适合进行即席、实时的数据收集。如需详细信息，请参阅下方的使用电子邮件进行快速问卷调查信息广告牌。要是受访者人数较多且攸关关键数据，这种比较复杂的方案比较适合用数据库为导向的问卷。如需本主题的详细信息，请参阅下方的建置以数据库导向的问卷解决方案信息广告牌。在本文中，我将把重点放在另外一套比较全面化且富弹性的解决方案：以 SharePoint 为基础的在线问卷。这种方法同时适用于各种复杂程度的关键及非关键问卷。因为 SharePoint 问卷是以网络为基础，所以只要可以存取网页浏览器的人，都可以接受问卷调查 它甚至还支持行动装置。在 SharePoint 问卷中，回答可以具名亦可匿名，另外也提供实时结果，还可以存取分析工具。这种问卷是使用 Windows SharePoint Services 3.0 (WSS) 含 Forms Server 和 InfoPath，或是 Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) 含 Forms Services 和 InfoPath 实作而成 (图 1 中有各项技术的描述)。这两种案例基本上都提供相同的功能，所以我会把讨论重点放在后者的组合上。有关 SharePoint 产品及其功能的完整比较，请参阅 Microsoft Office SharePoint Server 2007 产品比较下载，网址是 /en-us/sharepointserver/HA101978031033.aspx。Figure1实现 SharePoint 问卷的 Microsoft 技术 技术描述Microsoft Office InfoPath 2007Microsoft Office InfoPath 2007 是建立窗体和收集信息的工具。如需详细信息，请参阅 /infopath。Windows SharePoint Services 3.0前身为 SharePoint Team Services 的 Windows SharePoint Services 3.0 是建立扩充 SharePoint 应用程序的基础。如需详细信息，请参阅 /technet/windowsserver/sharepoint/techinfo/overview.mspx。Microsoft Office SharePoint Server 2007Microsoft Office SharePoint Server 2007 (前身为 SharePoint Portal Server 2003) 提供一套服务器端的基础结构，可将 Office 2007 客户端转换成 SharePoint 应用程序的内容产生器和取用者。如需详细信息，请参阅 /sharepoint。InfoPath Forms Services，Microsoft Office Forms Server 2007InfoPath Forms Services 让使用者不需要安装 InfoPath，即可在网页浏览器中完成 InfoPath 窗体，使得问卷与各种平台、各种浏览器相容。Forms Services 需要用到 Windows SharePoint Services 3.0，不过您也可以使用名为 Microsoft Office Forms Server 2007 的独立产品取得相同功能。如需 Forms Services 的详细信息，请参阅 /ms540731。如需 Forms Server 的详细信息，请参阅 /en-us/formsserver/FX100490391033.aspx。规划和实作设计问卷时必须事先考虑几项要素，行前分析是一定要的，请确实投入时间详拟问卷计划。在最初的规划阶段中，您应该界定问题的范围、期望取得的数据类型、判断需要采用的技术、确立预算和管理方面的需求。接下来可以进展到实作阶段，大致的工作流程是设计问卷窗体、发布问卷窗体、收集和查验答案、汇整和分析资料，然后报告结果。问卷实作的工作流程一般包括至少一名问卷设计人员、受访者和一名分析师 (如 图 2 所示)。想当然尔，问卷工作流程可以简单也可以复杂。比方说，公司上下的全面问卷调查很可能需要好几回合的设计编排和核准。可能会有自动通知来提醒受访者、提供各种支持和疑难解答表、管理员可检视实时结果，并且有清楚的流程来判断传达最终分析结果。如此错综复杂的工作流程，确实需要以网络为主的系统来支持工作流程和报告功能。图 2从窗体设计到数据分析的问卷工作流程(按影像可放大)对全方位解决方案的期望对全方位的问卷解决方案，您应该期望它符合一长串的重要需求。对于这类解决方案，个别小组或业务单位应该不需要 IT 部门的协助，就算缺乏程序设计技巧，也能建立、散发和收集问卷结果。窗体建立工具应该提供容易使用的所见即所得 (WYSIWYG) 接口，以及一组丰富的功能使管线、分支和条件逻辑更具效率。而且想当然尔，问卷窗体建立工具也应该配合各种规模大小和复杂度的问卷。此外，问卷应该在网页服务器上执行，而且应该与集中维护的 SQL Server 数据库相整合，这样各个部门就不用维护专用的 SQL 数据库。任何可以存取因特网的受访者应该能够从任何标准兼容的浏览器完成问卷。问卷流程应该轻易地链接工作流程，而且应该在不危及安全性的情况下满足商务需要。另外，对许多组织来说，问卷解决方案应该提供多语言支持。MOSS 2007、WSS 3.0 和 InfoPath 2007 互相搭配使用时，可创造出一套能解决所有这些需求的整合解决方案。图 3 说明 SharePoint 堆栈内的各个组件如何彼此搭配运作。在探讨这套完整的问卷解决方案之前，我想要稍微讨论一下单独使用 WSS 可以达成什么成果。接下来我会说明搭配使用 MOSS 和 InfoPath 后可以获得什么附加的好处。图 3SharePoint 堆栈的组件(按影像可放大)单独使用 WSS即使没有其他组件，您还是可以使用 WSS 来建立和实作问卷。事实上，WSS 包含一个内建的问卷模板，让整个程序更加简单。若要建立问卷，单击 开始 | 所有程序 | 系统管理工具，然后选取 SharePoint 3.0 管理中心。从下拉式清单选取 网站动作，然后单击 建立。接着会显示 建立 页面，显示 文档库、通讯、追踪、自定义列表 和 网页 的标题。每个标题下都有个模板选项。在 追踪 下，单击 问卷。此时，WSS 会引导您逐步完成问卷建立程序。您可以建立开放式或封闭式的问题，并指定问题是否可以不作答。您甚至可以建立分支逻辑问卷，这类问卷会根据答案引导受访者往下继续不同的行径。问卷可以是匿名的，或者必要时，也可以确认受访者的身分。您还可以选择是否在问卷中指定工作流程。问卷是以浏览器为主，所以建立或回答问卷并不需要特殊的软件。若要完成问卷，受访者只要前往 SharePoint 网站，然后完成窗体就行了。访问权限是继承自上层网站，但可以直接从 SharePoint 动作 菜单编辑。问卷的答案会储存到 SharePoint 问卷网站，您可以透过列表的形式或图形摘要，或是导出到 Excel 来检视结果。若要反复进行，不需要额外的软件，就可以透过 WSS 来达成此解决方案 (经由 图 4 所示的流程)。假设您已经建置好一个设计完善的 SharePoint 网站，各部门应该不太需要 IT 的协助便可建立和实作问卷。图 4以 Windows SharePoint Services 为基础的问卷(按影像可放大)当问卷需要自定义时，只采用 WSS 的程序会浮现一项明显的限制。WSS 使用各种不同的预设 ASPX 网页 (AllItems.aspx、DispForm.aspx、EditForm.aspx、NewForm.aspx、overview.aspx 和 summary.aspx) 来建立问卷清单。虽然不用 WSS 中继承的参数就可以自定义网页，但是大多数功能都是源自不容易自定义的网页组件。另外，只采用 WSS 的解决方案最适合不需要整合外部数据源的问卷，例如贵公司的 ERP 系统。如果您的确需要扩充问卷解决方案以包含自定义 UI 或与额外数据源整合，就应该认真考虑结合 MOSS、WSS 和 InfoPath 的解决方案。完整的问卷解决方案MOSS 包含许多功能可以扩充 WSS，但是就目前来说，我只想把重点放在单一组件上 那就是 InfoPath Forms Services。透过 InfoPath Forms Services，只有问卷设计人员需要在她的计算机上安装 InfoPath。其他人可以透过网页浏览器来存取问卷。在 InfoPath 中，设计人员可选取使用浏览器填写窗体的选项。InfoPath 随后会建立一个可在任何标准兼容的网页浏览器上检视的窗体。除了一些进阶的 InfoPath 功能 (例如用户角色、垂直文字、对话框动作和进阶控件等) 之外，这个网页窗体执行的方式与 InfoPath 窗体并没什么两样。窗体接着会发布到 SharePoint 文档库或清单。在此同时，另一个称为设计检查的 InfoPath 功能会确保问卷窗体与 InfoPath Forms Services 确实兼容。InfoPath 窗体档案库与浏览器启用的窗体档案库之间并无差别。这两个例子中的窗体模板都是 .xsn 档案。InfoPath Forms Services 若非将窗体显示在浏览器中，否则就会下载文件到客户端然后直接在 InfoPath 中显示。若问卷设计人员在 SharePoint 网站上至少具备参与者权限，他就可以使用 SharePoint 文档库来发布窗体模板。拥有标准兼容的浏览器的受访者可以完成 InfoPath Forms Services 问卷，而他的答案接着会顺畅地传回 SharePoint 服务器。在 SharePoint 内，您可以安全地存放、剖析、共享和分析数据 (使用 Excel、SQL，或其他网络上可用的工具)。所有这些动作都不太需要 IT 管理协助就能达成。回传和效能问题不过，这有潜在的效能问题。例如，启用浏览器的窗体在 SharePoint 服务器上是以系统帐户的内容执行，也就是说如果窗体包含程序代码或数据联机 (如 图 5 所示)，那么该程序代码或数据联机会是在服务器上，而不是在客户端上执行。而复杂的窗体可能需要经常回传数据给服务器，无疑是增加服务器上的工作负载。图 5以 InfoPath Forms Services 为基础的问卷解决方案与额外的数据联机(按影像可放大)问卷使用回传的频率越高，前端网页服务器的负载就越大。不过，回传有时候是不可避免的，像是在实作响应分支的时候。为了尽可能避免对系统产生潜在的反效果，问卷设计人员必须清楚回传的问题，并了解若回传终究是免不了时，该如何有效地实作问卷。譬如说，设计人员应该在使用者按下 下一步 按钮时，使用类似精灵的问卷回传数据到服务器，藉此减少回传次数。InfoPath Forms Services 必须维护服务器上每个目前正在使用中的窗体状态。预设的会话逾时是 60 分钟，也就是说，如果填写复杂问卷的时间超过 60 分钟，而在这段期间内没有任何回传，那么服务器上就会关闭该会话。已经输入但未提交的数据将会遗失，受访者必须重填问卷。当大量受访者同时填写问卷窗体，以及在问卷有大量数据源或包括档案附件时，这种问题更是明显。如需详细信息，请参阅提升 InfoPath 2007 窗体的效能，网址是 /bb380251。安全性考虑深入探讨安全性虽不在本文讨论范围内，但有些安全性考虑值得特别注意。首先，SharePoint 和 InfoPath 2007 遵守 Microsoft 在 2002 年初所实行的高可信度计算机运算计划。InfoPath 窗体采三种可能的安全性层级：限制、网域和完全信任。而且在预设的情况下，InfoPath 会自动判定和套用建议的安全性层级到窗体。数字签名功能有助于确保窗体是由特定的使用者所建立或填写，而且未经修改。而信息版权管理 (IRM) 可以限制对模板和已完成窗体的存取。为了防止恶意使用者上载包含有害程序代码的窗体，或使用 SharePoint 平台透过数据联机对其他系统发出攻击，InfoPath 会区别用户部署和系统管理员部署的窗体。只要窗体不含任何自定义程序代码，而且只设为 网域 安全性层级 (这可限制跨网域数据联机)，用户就可以上载窗体。对大多数问卷解决方案来说，这些参数已绰绰有余。当问卷设计需要 完全信任 安全性层级时，为了能够不受限制地存取资源，就必须有 IT 管理核准才能发布窗体。根据预设，需要 IT 管理核准的情况有：当窗体包含 Managed 程序代码、窗体模板中有定义跨网域数据联机、窗体使用集中管理的数据联机库中定义的数据联机，以及启用支持在行动装置上的转译选项等时候。在 完全信任 安全性层级，问卷设计人员可建立 InfoPath 窗体，并储存窗体模板。范本或 .xsn 档案会以电子邮件附件的方式传送到 SharePoint 系统管理员，或透过网络共享传递。IT 系统管理员接着会先检查问卷功能及当中所含的任何程序代码，然后再于实际执行系统上提供问卷。IT 系统管理员会将问卷模板上载到网站集合，然后启动问卷模板来完成部署作业。这两个程序都是在 WSS 管理中心 控制台的 应用程序管理 网页上完成。如此一来，IT 系统管理员可以将窗体发布委派给个别的部门，同时在窗体超出基本的数据收集活动范围时，仍然能够继续监督发布程序。在某些常见的案例中，IT 系统管理员监督是必要的：当窗体必须填入默认数据，以及当问卷结果提交到多个数据源时。在默认的情况下，网域信任窗体模板并不能建立跨网域资料联机，但是您可以采取几个动作来解决这项限制，包括： 授与窗体 完全信任 权限。 从数据联机库使用数据联机来建立网域信任。 透过集中管理的联机库使用网域信任。 完全信任和集中管理联机库两种选项在窗体发布期间都需要有系统管理员的核准。然而，数据联机库 (DCL) 可让用户发布的窗体使用网站集合层级维护的 DCL 跨越网域界线。这个 DCL 可由个别的部门加以掌控。不过有一点要注意的是，容许各个部门自行定义以服务器为主的数据联机，可能会有安全性方面的疑虑。最安全的选项是在集中管理的联机库中定义数据联机，然后让 IT 系统管理员部署进阶的问卷窗体来使用这些数据联机。集中管理的联机库之所以有利是因为它可用于所有的网站集合以及整个服务器数组。这容许系统管理员定义中央验证设定，以便存取本机 SharePoint 服务器以外的数据源。如需详细信息，请参阅在线文件关于数据联机、验证和替代存取对应，网址是 /ms771995.结论问卷提供一种有效的方式收集各种业务、各种等级的关键 (以及不太关键的) 信息。然而，建立有效率的问卷需要有适当的工具、完善的计划，以及在艺术与科学双方面取得均衡。事先进行周密的规划将有助您建造一套可让组织内各个部门建立、传送、接收、储存和分析问卷数据的解决方案。最有效的问卷是那些能产生及时且相关信息的问卷。为了在需要时收集信息，您的解决方案必须在不危及安全性的情况下，简化在部门层级建立和管理问卷的程序。InfoPath 提供的直觉化界面无须特殊训练就可以使用，让信息工作者能够建立高质量的问卷。而且透过 InfoPath，您不必执行繁复的 IT 管理工作，便可收集高质量的问卷数据。InfoPath 2007 与 WSS 和 MOSS 紧密地搭配运作，创造出丰富、复杂的问卷解决方案，与各式各样的平台和浏览器都相容。您的企业将可藉此驾驭最重要的资产之一：信息。使用电子邮件进行快速问卷调查即席的问卷是向一小群受访者迅速收集资料的基本工具。以电子邮件为主的问卷最适合这类的实时研究调查，既可迅速建立，亦无须专用的服务器或 IT 协助。其中一个最简单的方法是，内嵌在 Microsoft Outlook 邮件的投票按钮，它可让您传送、接收和列表显示单面向问卷。开始投票按钮问卷之后，您的收件者会收到一封内含投票区的电子邮件，当中会显示下拉式选项列表。收件者可以按下其中一个选项来响应。弹出窗口接着会显示一则讯息：您选择回应：，并提供选项来 传送 或 编辑 回应。问卷设计人员，或是指定的代理人，会透过电子邮件收到个别的响应，并手动将结果制作成列表。如果问卷包含大量收件者，您应该在 Outlook 中建立规则 (使用规则精灵)，自动将响应路由到专用文件夹，如 图 A 所示。图 A问卷响应自动路由到专用文件夹(按影像可放大)不过，投票按钮功能蛮有限的。插入电子邮件讯息中的问卷窗体所能收集的数据更多，但是手动撷取数据及制作列表其实并不容易管理。以电子邮件为主的问卷比较复杂的一点，就是使用 VBScript 来自定义 Outlook 问卷。自定义窗体其实比较方便收集和分析大量复杂的数据。若要存取 Outlook 2007 中的开发人员功能，您必须先显示 开发人员 索引卷标，如 图 B 所示。图 BOutlook 2007 中的 开发人员 索引卷标(按影像可放大)一般 Outlook 用户可能不具备建立自定义 Outlook 窗体的知识。但是 InfoPath 2007 提供的新功能可以让实作自定义窗体更容易。问卷设计人员不需要特殊的专才，就可以透过三种方式建立 InfoPath 窗体和模板： 透过汇入现有的 Microsoft Word 文件或 Excel 电子表格。 透过下载预先设计的 InfoPath 模板，然后修改它们来满足特定需要。 使用 InfoPath 的窗体设计功能从头开始设计模板。 这三种情况下的模板都可以发布到 Outlook，并透过电子邮件散发。使用 InfoPath 2007 和 Outlook 2007，IT 只需要稍微从旁协助 (有时甚至完全不需要)，不出几个小时信息工作者就可以建立出包含二十个问题的问卷，以电子邮件寄给群组，在 Outlook 中接收结果，然后以 Excel 电子表格分析数据。此案例中有个唯一的实际需求：所有参与者都必须在计算机上安装 InfoPath 和 Outlook。而且 InfoPath 2007 实际上会扩充 Outlook 2007 的功能，所以收件者可以直接从 Outlook 接口响应问卷。但是 InfoPath 不光是支持以电子邮件为主的问卷而已。您还可以建立模板，查询和提交数据到 Web 服务和 SQL Server 数据库，或者您可以使用现有的 XML 文件或 XML 架构当做数据源。换句话说，只需要一点点训练和程序代码 (或是完全不用加入程序代码)，使用者便能感受到 XML 的强大功能和弹性。使用电子邮件作为问卷解决方案还有一些明显的缺点。比方说，这些问卷并不是匿名的，因为受访者必须提供电子邮件地址。这可能会妨碍受访者诚实作答而扭曲结果。另外也有安全性方面的考虑，例如网络钓鱼攻击，因此使用以电子邮件为主的问卷所收集到的数据类型和深度其实有限。建置数据库导向的问卷解决方案以电子邮件为主的问卷并不适合比较复杂且牵涉大量受访者的研究调查 要管理和分析所有资料，光靠 Outlook 中的单一文件夹是不够的。更稳固的解决方案是将问卷的响应导向数据库。数据库所提供的进阶存放、索引、处理和报告功能都相当有帮助。例如，Microsoft SQL Server 2005 包含了 SQL Server Reporting Services，可用来自动处理问卷结果。若要建立可以提交响应到数据库的 InfoPath 窗体模板，您必须先在网络内建立 Access 或 SQL Server 数据库。接着，在 InfoPath 中，您可以使用设计窗体模板精灵开始建立模板的程序。这个动作会开启