订单管理程序PPT课件

1 订单管理程序 撰写人 刘宏毅 2 目的本程序规定了订单管理的要求 范围本程序适用于所有订单的处理 定义 广义的订单指公司与和顾客签署的涉及双方责任和义务的具有法律效力的产品协议文本 包括销售合同 项目合同 报价单 订货确认单 这里仅指订货确认单 3 职责销售人员 负责客户的开拓 客户报价 订单洽谈 合同签订 订单接收 货款的催收 销售助理 订单的制作 初审 确认 跟进 货运安排及跟踪 协助业务员跟收货款 销售经理 负责订单的费用的控制及按权限批准订单和销售合同 总经理 赊销或特殊订单的批准供应链部 负责订单原材料的准备 订单的按时生产交货 货品品质保证 4 订单管理程序 产品报价 销售人员销售部人员应根据公司的政策 对客户的询价作出书面的 报价单 明确价格 票据 运输费用 结算条件等各成交要件 注意 1 销售人员须按权限报价 超出权限的要取得相关人员书面批准方可对外报价 2 非销售人员不能对外报价 5 订单的接收 好的开始 是成功的一半销售部人员负责接收客户提供的订货要求 明确价格 票据 运费 结算等交易条件后 以短信 邮件 传真等方式给销售助理 订单管理程序 6 订单制作及初审 标准化 程序化1 销售助理将客户的订货要求转换成公司规范的订货确认单 2 销售助理对订单作出初审 包括 核对产品型号 名称 规格 价格 结算票据 运费承担 结算方式 其他约定 交付日期等 3 初审通过的订单交财务部复核 初审不通过的订单应立即通知销售人员向上司报批 订单管理程序 7 订单审批 销售经理权限销售价格审批 成交价格在扣减各项费用后 含税费 运费 卸货费 销售折让 佣金等 不低于公司销售底价的且不属于赊销业务的 由销售部门经理批准即可 销售部门经理可通过邮件 短信 在销售订单签名或委托第三人代签名等方式批准订单 注意 突破底价的订单须同时由总经理及财务总监批单 订单管理程序 8 赊销或授信订单的审批 涉及货款缓收或赊销业务的订单 必须由公司总经理书面审批 各公司总经理应在充分了解客户信誉的情况下作出授信 授信的订单应在发货前订立完善的合同 总经理对批出的应收款负主要的收回责任 销售部经理及销售人员连带责任 订单审批 总经理权限 订单管理程序 9 订单复核 复核减少错误获批后的订单 销售助理应交由财务部会计复核签字 复核内容包括订单金额 费用承担 结算票据 结算条件及相关批准人员签名是否完备等 注意 1 订单传真给客户前 要完成审批及复核程序 2 整个订单接收 审批 复核流程 须在3小时内完成 销售助理要跟踪各环节 保证工作的效率 订单管理程序 10 订单的确认 关键环节经财务部复核后的订单 销售助理传真至客户 并要求客户签名确认回传 注意 客户签回的订单是具备法律效力的合同 作为合同双方 均有义务认真彻实履行 订单管理程序 11 1 接到客户签名回传的订单 销售助理查核库存情况 根据库存情况安排发货 A 有库存的 销售助理人员制作随货销售单证 签发 送货单 按时发出货物 B 如无库存或库存不足够的 销售助理就未有成品部分向供应链部下达 生产通知单 由供应链部安排生产 订单的实施 供应链部的协同作业 合作使我们更优秀 订单管理程序 12 2 供应链部接到 生产通知单 后 应安排好生产 按照通知单要求的交货时间 货物标准品质交货 A 供应链部依据订单要求的交货时间 合理排单 保证准时交货 B 按公司核定的生产配方进行生产 配料 检测 记录 留样等内控环节 确保产品品质 C 所有成品应经过实验室主任检测并签字确认合格后方可进入成品仓库 等待发货 订单的实施 供应链部的协同作业 合作使我们更优秀 订单管理程序 13 3 订单生产完成后供应链部通知销售助理发货 4 销售助理开出 送货单 并在货物发出前到仓库核验货物后 将送货单交当班实物仓管发出货物 5 实物仓管只有见到销售助理签名的 送货单 才可以发出货物 发货时须认真核点数量 并签名 如发货数量与 送货单 有差异 应立即电话销售助理 销售助理应明确处理回复 事后应积极跟进 如自身不能处理 则立即报告供应链总监 订单管理程序 订单的实施 供应链部的协同作业 合作使我们更优秀 14 运输作业要求 及时安全送达货物 节约运输成本1 做好平时的准备 是卓越工作的前提A 销售助理平时应收集各运输线路的运输商 并与各家洽谈 根据各家报价 服务 结算等条件选择符合公司要求的运输商 与之签订 货运合同 建立 合格运输商档案 B 每条运输路线同一吨位合作运输商不得少于3家 C 销售助理每个月要至少询价一次以更新运价记录 保持数据有效性 订单管理程序 15 2 与供应链部落实订单交货时间后 销售助理应从档案中找出二至三家货运公司询价后择优确定一家 通知其按时前来提取货物 3 运输商凭销售助理签发的 提货单 的提货联提取货物 并以此为凭证结算运费 运输商结算运费的前提是及时为我司签回 送货单 4 门卫凭销售助理签发 有司机签名的 提货单 放行联放行货物 订单管理程序 运输作业要求 及时安全送达货物 节约运输成本 16 订单跟踪 以客户为导向 提供最贴心的服务1 销售助理在货物发出后 应通知客户授权收货人预计到货时间 如下单时注明急单的 应同时通知销售人员 2 销售助理应实时跟进货运情况 确保准时交货 3 送达时间如延缓1小时以上 销售助理应及时与授权收货人沟通 以取得客户谅解 如有不能解决的问题 应立即报告销售部门经理 并积极协助直至问题得到妥善处理 订单管理程序 17 订单跟踪 以客户为导向 提供最贴心的服务4 运输商确认货物到达并签收后 销售助理应与客户授权收货人确认到货的数量 包装及验收情况 并将结果通知相应销售人员 5 销售人员与客户沟通 跟进客户反馈信息 如有投诉 则按客退客诉流程作业 认真做好每个环节的工作 您的优秀服务 会为宜能加分 订单管理程序 18 订单变更如订单内容发生变更时 按新订单处理 所有作业流程重新做一遍 订单管理程序 19 货款管理 彻实把好收款关 为企业风险上把锁1 款到发货的订单 销售助理应与财务确认收到款项后方可发出货物 2 货到收款的订单 销售助理应通知 委托收款人 收齐款项方可离开交货现场 有异常要立即报告 销售助理应跟进收款情况 如有自身不能处理的 立即报告批单人处理 3 月结客户 对于月结客户 销售助理应认真收集相关结算单据 包括经客户确认的订货单 送货回单及对帐单 销售助理及时与客户对帐 并跟回客户回传的 对帐单 4 销售助理每周将各销售人员应收款明细提交各销售人员 提醒其及时收回货款 有风险的货款应及时向财务总监报告 订单管理程序 20 货款收交规定 财务红线级制度 务请遵守1 客户的货款应直接汇入公司指定帐户 2 仓管或销售人员原则上不收取货款 3 经公司授权的人员在收取货款后24小时内 须将货款全额汇到公司指定帐户 4 公司财务制度实行收支两条线政策 任何人不得以任何理由坐支挪用货款 亦不能冲抵费用 如超过时限未缴交款的 视同坐支挪用公款处理 注意 1 不能让客户将货款汇到您自己的帐号 2 收货款时要先取得公司授权 订单管理程序 21 订单监控 认真细心 追求准确1 销售助理认真做好订单处理各环节的工作 并对跟单过程进行监控 包括订单内容 运费 装卸费 税费 发货时间 到货时间 收货人 收款时间 收款金额 欠款额 收款经手人 款项去向 及必要备注说明等等明细填写到 销售监控表 2 销售助理对订单过程的所有数据的真实性 准确性负全责 订单管理程序 22 订单管理程序 订单保存 财务部会计1 销售助理将订单按序号整理好 交会计保存 2 会计