第二章采购申请与采购计划.ppt

第二章采购申请与采购计划 四川文化传媒学院 主讲人 第一节采购申请 采购申请程序 四川文化传媒学院 1 所有采购必须通过采购部进行 2 部门经理可协助采购部检查采购项目的规格和质量 但不应直接应对供应商 3 所有采购应以采购申请单或市场采购单 食品项目 的形式启动 4 采购申请单 四川文化传媒学院 采购申请单 1 所有采购应由使用部门填交采购申请单 对于仓库的正常库存补充计划 由仓库管理员填交采购申请单 2 采购申请单有五联 供应商 财务应付帐 采购部 使用部门和收货部各一联 3 采购申请单应由中英文填写 否则 将退还使用部门 4 在采购申请单上应注明所需货品是否是在预算之内 四川文化传媒学院 4 在采购申请单提交管理层审批前 无论是部门申请还是仓库管理员填交的 部门经理都应在采购申请单上签名批准 5 在部门经理批准后 采购申请单应交由采购部跟办报价 采购申请单上的每样货品必须有三个报价 除非某些货品已经由酒店指定供应商 6 采购部将采购申请单上的编号和日期登记在记录本上 7 完成报价信息和适当货源后 采购经理在完整的采购申请单上签字 并提交财务总监审批 四川文化传媒学院 采购申请单 9 财务总监审批后 采购申请单将交给总经理批准 10 总经理审批后 采购申请单将交回采购部跟办 11 只有在部门经理 财务总监和总经理签名确认后 采购部才能和供应商约定采购事宜 12 采购部的加急采购应先得到总经理或财务总监口头批准后才进行 并且事后应立即按规定补办采购申请单 且必须由部门经理 财务总监和总经理审批 四川文化传媒学院 采购申请单 采购申请单变更通知 1 当已批准的采购申请单有任何变更时 应填交采购申请单变更通知 2 采购申请单变更通知有五联 供应商 应付帐 采购部 使用部门和收货部各一联3 采购部经理必须先签名确认 然后再递交财务总监和总经理审批 4 采购部必须登记好采购申请单变更通知编号和日期 5 只有变更通知审批后才能知会供应商 四川文化传媒学院 符合资格的供应商 要求如下 四川文化传媒学院 1 一贯按时供货及送货 2 符合质量要求 3 职员有相关的技能 4 与市场价格比 其价格合理 5 良好的售后服务 6 好的客户评语7 有发票及其他法定要求的文件 8 没有被其他酒店列入黑名单 9 公司架构稳定 批准的供应商清单 1 采购部经理确保采购部一直存有经过批准的最新供应商清单 2 采购部经理必须定期进行市场调查 并向财务总监推荐应被列入清单的新供应商 3 采购部只能向已经批准的供应商清单上的供应商获得三个报价购买 由采购委员会指定投标的项目除外 如向不在清单上的供应商采购 财务总监或总经理批准后 才可与之购买 4 成本控制经理应定期审核供应商清单 四川文化传媒学院 请购单 四川文化传媒学院 注意方面 四川文化传媒学院 四川文化传媒学院 第三章采购申请与采购计划 四川文化传媒学院 采购需求分析概述 要进行采购 首先要分析弄清采购管理机构所代理的全体需求者们究竟需要什么 需要多少 什么时候需要的问题 从而明确应当采购什么 采购多少 什么时候采购以及怎样采购的问题 得到一份确实可靠 科学合理的采购任务清单 这个环节的工作 就叫做采购需求分析 四川文化传媒学院 需求分析是采购工作的第一步 是制定采购计划的基础和前提 在极简单的情况下 需求分析是很简单的 例如 在单次 单一品种需求的情况下 需要什么 需要多少 什么时候需要的问题非常明确 不需要进行复杂的需求分析也就清楚了 四川文化传媒学院 采购需求分析概述 在较复杂的采购情况下 需求分析就变得十分的必要了 例如 一个汽车制造企业 有上万个零部件 有很多的车间 很多的工序 每个车间 每个工序生产这些零部件 都需要不同品种 不同数量的原材料 工具 设备 用品 在各个不同时间需求各个不同的品种 这么多的零部件 什么时候需要什么材料 需要多少 哪些品种要单独采购 哪些品种要联合采购 哪些品种先采购 哪些品种后采购 采购多少 这些问题不进行认真的分析研究 就不可能进行科学的采购工作 四川文化传媒学院 采购需求分析概述 提问 什么是科学的采购 四川文化传媒学院 就是在正确的时间 采购正确数量的正确的品种 为了达到这个目的 需要有合理的和科学的需求分析方法才行 进行采购需求分析有多种方法 除了前一节所说的通过采购申请进行需求分析之外 还可以通过 物料需求计划 物资消耗定额 需求预测等进行需求分析 四川文化传媒学院 采购需求分析的常用方法 1 物料需求计划原理物料需求计划 是生产企业最常用的需求分析方法 它的基本原理就是根据企业的主产品生产计划 主产品的结构文件和库存文件 分别求出主产品的所有零部件的需求时间和需求数量 也就是求出物料需求计划 四川文化传媒学院 物料需求计划最早都是用手工分析计算得出来的 到了20世纪60年代 有了计算机以后 逐渐发展成用计算机进行计算 当时叫做MRP MaterialRequirementPlanning 软件 随着计算机和软件技术的发展 又进一步发展成MRPII MRPIII 四川文化传媒学院 用手工计算求出物料需求计划的过程步骤如下 1 确定主产品需求计划 所谓主产品 是指企业提供给社会的主要产成品 通俗的理解 可以理解为最终出厂产品 例如 汽车制造厂的主产品就是汽车 电视机厂的主产品就是电视机 主产品的生产计划 是企业接受社会订货 或者计划提供给社会的主产品的数量和进度计划 包括数量和时间两个要求 即生产多少和什么时候生产 四川文化传媒学院 但是 企业生产和采购还有另外一个次要依据 就是社会维修企业对社会上处于使用状态的主产品进行维修保养所需要的零部件的需求计划 这些零部件的生产或采购也需要企业承担 比如 电视机厂商不仅仅要生产整台的电视机 还要生产维修电视机所需的常用维修零件 四川文化传媒学院 2 确定主产品的结构文件 就是求出装配主产品需要哪些零件 部件 原材料 各需要多少 哪些要自制 哪些要外购 自制或外购需要多长时间 即生产提前期或采购提前期 这样逐层分解 一直到最低层的原材料层次 3 确定库存文件 所谓库存文件 就是主产品以及主产品所属所有零部件 原材料的现有库存量清单文件 即主产品零部件库存一览表 四川文化传媒学院 4 求出物料需求计划 设Pi是第i个零部件下月需求量 P是主产品下月的计划出产量 ni是一个主产品中包含第i个零部件的个数 Poi是第i个零部件下月的外订货数量 即社会维修订货数量 则第i个品种下月需求量可以用下式确定 Pi P ni Poi5 根据物料需求计划求得采购任务清单 四川文化传媒学院 物料需求计划案例 四川文化传媒学院 上图中 A B C D E F为产品名 括弧内的数字表示一个上级产品中所包含的本产品的件数 而LT表示提前期 单位为天 双线框表示外购件 单线框表示自制件 主产品A零部件一览表 四川文化传媒学院 主产品出产计划和零部件外订一览表 四川文化传媒学院 采购零部件一览表 四川文化传媒学院 物资消耗定额 一 物资消耗定额概述所谓物资消耗定额 是在 定的生产技术组织的条件下 生产单位产品或完成单位工作量所需要消耗的物资的标准量 通常用绝对数表示 如制造 台机床或一个零件消耗多少钢材 生铁 四川文化传媒学院 物资消耗定额计算方法 1 技术分析法这种方法比较科学 精确 但需要精确计算 工作量较大 适用于生产企业制定产品的物料消耗定额 技术分析法的基本步骤是一 根据产品装配图求出产品的所有零部件 二 根据每个零部件的加工工艺流程求出每个零部件的加工工艺 四川文化传媒学院 三 对于每个零件 考虑从下料切削开始一直到最后形成零件净尺寸Q为止的所有各道切削加工的切削尺寸qi 每个零件的净尺寸Q加上所有各道切削尺寸留量之和 就是这个零件的物料消耗定额G 四川文化传媒学院 其中 切削消耗留量尺寸q包括有 q1 加工留量 选择材料直径 长度时 总是要比零件的净直径 净长度要大 超过的部分就是加工切削的尺寸留量 加有加工尺寸留量后的零件材料就叫零件的毛坯 q2 下料切削留量 下料时 每一个零件的毛坯都是从一整段原材料上切断而得的 切断每一段毛坯都要损耗一个切口宽度的材料 这就是下料切削留量 一个零件的毛坯尺寸加上切口尺寸 就是零件的工艺尺寸 四川文化传媒学院 q3 夹头损耗 q4 残料损耗 整段材料可能要切成多个零件毛坯 在切削多个毛坯时 总是需要用机床夹具夹住一头 如果最后一个毛坯不能掉头切削的话 则这个材料夹头部分就不能再利用而成为一种损耗 就是夹头损耗 也可能出现n个工艺尺寸不能刚好平分一整段材料而剩余一小部分不能利用 这就是残料损耗 夹头损耗和残料损耗都要分摊到每个零件上去计算物料消耗定额 四川文化传媒学院 统计分析法 这是一种根据以往生产中物资消耗的统计资料 经过分析研究并考虑到计划期内生产技术组织条件的变化等因素而制定定额的方法 采用这种方法时 需要有详细可靠的统计资料 例如 要制定某种产品的物料消耗定额 可以根据过去一段时间的仓库的领料记录和同期间内产品的产出记录进行统计平均 就可以求出平均每个产品的材料消耗量 这个平均消耗量就可以看成是该产品的物料消耗定额 四川文化传媒学院 经验估计法 这是一种根据技术人员 工人的实际生产经验 参考有关的技术文件和考虑到企业在计划期内生产条件的变化等因素制定定额的方法 这种方法简单易行 但科学性较差 四川文化传媒学院 物资消耗定额案例 四川文化传媒学院 求出锤子的物资消耗定额为 35檀木0 3m A450圆钢1 6kg 月产1000个锤子 采购需求量为 35檀木300m A450圆钢1600kg 四川文化传媒学院 ABC分析法 ABC分析法概述对于单一品种的采购 不存在重点选择的问题 因此不需要进行ABC分析 但是对于多品种采购 由于存在一个先采购什么后采购什么 重点保证采购什么的问题 所以就存在一个品种的重要程度和采购优先权的问题 为确定品种的重要程度 就要进行品种的ABC分析 四川文化传媒学院 ABC分析法最初来源于人口管理理论 意大利经济学家巴累托在研究人口理论时发现 占人口总数极少比例的人口却拥有占财富总数极大比例的财富 而占人口极大比例的人口却只占有占财富总数极少比例的财富 即所谓 关键的少数与次要的多数 理论 后来发现这个理论在其他事物当中也存在 于是就把这个理论逐渐推广使用开来 四川文化传媒学院 例如在库存管理中 一个仓库里 存放的物资品种成千上万 但是 这些品种中 只有少数品种 价值高 销售速度快 销售量大 利润高 构成利润的主要部分 而大多数品种 则价值低 销售速度慢 利润低 只能构成利润的极小部分 于是 仓库管理人员就将利润高的那一部分少数品种 划作A类 实行重点管理 而将利润低的大部分品种划为C类 实行一般管理 剩余的一部分划为B类 根据情况可以实行重点管理 也可以实行一般管理 其中 各类品种所占的比率 都是主观确定的 一般分别取10 20 和70 但是这个数字也没有一个绝对的标准 多一点 少一点都是可以的 只要符合 多数 少数 的概念就可以了 在实际工作中可以根据具体情况灵活确定 四川文化传媒学院 ABC分类步骤 第一步 选定合适的统计期 选定统计期的基本原则是 比较靠近计划期 通常情况取过去一个月或几个月 运行比较正常 处于正常情况 第二步 制作ABC分析卡 分别统计出所有各种物资在该统计期中的销售量 或者采购量 下同 单价和销售额 并对每种物资制作一张ABC分析卡 填上品名 销售数量 销售金额 第三步 将ABC分析卡按销售额由大到小顺序排队 并按此顺序序号将各种物资填上物料编号 四川文化传媒学院 第四步 把所有ABC分析法依次填写到ABC分析表中 并进行累计统计 从第一号品种 即单件销售额最高端 开始 首先把前面品种累计为10 左右 销售额累计为70 左右的划分为A类 接着依次累计 把品种累计为20 左右 销售额累计为20 左右的划分为B类 最后把剩下的品种累计为70 左右 销售额累计为10 左右的划分为C类 这样就得到ABC分析表 四川文化传媒学院 第三节采购计划与预算管理 采购计划 ProcurementPlan 是指企业管理人员在了解市场供求情况 认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署 采购计划是根据生产部门或其他使用部门的计划制定的包括采购物料 采购数量 需求日期等内容的计划表格 四川文化传媒学院 案例分析 采购饺子皮的物流启示 物流是所有生意人都不得不考虑的事情 一条顺畅 廉价的物流链条将给杭州经济带来更多的额外福利 从去年至今 燃油 人工等直接运输成本的增加日渐困扰着企业的物流支出 不少企业甚至餐馆店家都开始寻找快捷路径 合理调配运力和控制进货数量 从而力求消化物流要素带来的涨价压力 如何有效降低物流成本 提高物流效率已经成为一道企业经营的关键命题 四川文化传媒学院 一家饺子馆的物流管理三年前 胡小艾在南肖埠开了家饺子馆 如今生意还算火爆 不少周围的小区住户常来光顾小店 有些老顾客一气儿能吃半斤饺子 胡经理说 别看现在生意还不错 开业这一段时间 让我头疼的就是每天怎么进货 很多利润被物流吃掉了 刚开始卖出一客10个烤饺 定价为5元钱 直接成本为饺子馅 饺子皮 佐料和燃料 每个饺子成本大约2角钱 虽然存在价差空间 可是胡经理的小店老赚不了钱 原因在于每天都有大量剩余原料 这些采购的原料不能隔天使用 算上人工 水电 房租等经营成本 饺子的成本都接近4角钱了 四川文化传媒学院 胡经理很有感慨 如果一天卖出1000只饺子 同时多余500个饺子的原料 相当于亏损了100元左右 每个饺子的物流成本最高时有1角钱 加上前年年初粮食涨价 因此利润越来越薄 关键在于控制数量 准确供货 其实做饺子的数量挺难掌握 做少了吧 有的时候人家来买没有 也等不及现做 眼看着要到手的钱飞走了 做多了吧 就要剩下 从理论上说 一般有两种供应方式 每天定量供应 一般早上10点开始 晚上9点结束 这样可能会损失客流量 根据以往的经验作预测 面粉每天的用量比较大 因为不管包什么馅儿都得用面粉呀 所以这部分的需求量相对比较固定 后来胡经理又开了两家连锁店 原料供货就更需统筹安排了 饺子馅的原料要根据头天用量进行每日预测 然后根据原料清单进行采购 一日采购两次 下午会根据上午的消耗进行补货 晚上采购第二天的需求量 麻雀虽小 五脏俱全 一个饺子馆的物流管理同样容不得差错 胡经理咨询了一些物流专家 这是波动的需求和有限的生产能力之间的冲突 在大企业里 他们通常会提高生产柔性去适应瞬息万变的市场需求 可是对于经营规模有限的小店来说 要做到这点太难 所以有些人建议想办法调整顾客的需求以配合有限的生产能力 用物流专业名词说 叫作平衡物流 比如用餐高峰期大概在每天12 00 13 00和19 00 20 00这两个时段 胡经理就选择在11 00 11 45和18 00 18 45推出9折优惠计划 吸引了部分对价格比较敏感的顾客 有效分散了需求 如果碰到需求波动比较大的情况 也就是说某一种饺子的需求量非常大的时候 比如客户要的白菜馅儿没有了 胡经理就要求店员推销牛肉馅儿或者羊肉馅儿 同时改进店面环境 安上空调 提供杂志报纸 使顾客在店里的等待时间平均从5分钟延长到10分钟 胡经理做了三年的水饺生意 从最初每个饺子分摊大约1角钱的物流成本 到去年的5分钱 而今年成本就更低了 由于做饺子的时间长了 需求的种类和数量相对固定下来 每个饺子的物流成本得到有效控制 大约在2分钱左右 主要就是采购人工 运输车辆的支出 采购计划的分类 1 按计划期的长短分 可以把采购计划分为年度物料采购计划 季度物料采购计划 月度物料采购计划等 2 按物料的使用方向分 可以把采购计划分为生产产品用物料采购计划 维修用物料采购计划 基本建设用物料采购计划 技术改造措施用物料采购计划 科研用物料采购计划 企业管理用物料采购计划 3 按自然属性分类 可以把采购计划分为金属物料采购计划 机电产品物料采购计划 非金属物料采购计划等 四川文化传媒学院 采购计划的作用 1 可以有效地规避风险 减少损失 2 为企业组织采购提供了依据 3 有利于资源的合理配置 以取得最佳的经济效益 四川文化传媒学院 采购计划编制的目的 1 预估商品 物料采购需用的数量与时间 防止供应中断 影响产销活动 2 避免采购商品 物料储存过多 积压资金 占用堆积的空间 四川文化传媒学院 企业的经营始自购入商品 物料后 经加工制成或经组合配制成为主推商品 再通过销售获取利润 其中如何获取足够数量的物料 即是采购计划的重点所在 因此 采购计划是为维持正常的产销活动 在某一特定的期间内 应在任何时购入何种物料以及订购的数量是多少的估计作业 采购计划应达到下列目的 3 配合公司生产 采货计划与资金的高度 4 使采购部门事先准备 选择有利时机购入商品和物料 5 确立商品及物料合理耗用标准 以便控制采购商品和物料的成本 四川文化传媒学院 影响采购计划制定的因素 1 年度销售计划2 年度生产计划3 供应计划4 存量管制卡5 物料标准成本的制定6 生产效率7 价格预期 四川文化传媒学院 采购预算 预算 Budget 是指企业或个人未来的一定时期内经营 资本 财务等各方面的收入 支出 现金流的总体计划 它将各种经济活动用货币的形式表现出来 每一个责任中心都有一个预算 它是为执行本中心的任务和完成财务目标所需各种资财的财务计划 四川文化传媒学院 预算的分类 1 根据时间长短 可分为 1 长期预算时间跨度超过一年的预算 涉及固定资产的投资问题 是一种规划性质的资本支出预算 2 短期预算是企业一年内对经营财务等方面所进行的总体规划的数量说明 2 根据所涉及的范围 可分为 1 全面预算 总预算全面预算是关于企业在一定的时期内 一般为一年或一个既定期间内 各项业务活动 财务表现等方面的总体预测 全面预算根据内容的不同 可分为 财务预算 如投资预算 资金预算 预计利润表 预计资产负债表等 决策预算和业务预算 2 分预算分预算 可以是基于具体活动过程的预算 可以是基于部门的预算 二 采购计划细分程序采购计划包括 采购认证计划和采购订单计划采购认证 是指企业采购人员对采购环境进行考察并建立采购环境的过程 对于需要与供应商合作开发项目的采购方来说 就有必要进行采购认证 采购认证根据项目的大小 期限的长短等采取不同的认证方法 1 准备认证计划 1 接受开发批量需求 2 接收余量需求 3 准备认证环境资料认证环境包括认证环境和订单环境 4 制定认证计划说明书 2 评估认证需求 1 分析开发批量需求开发批量需求的样式有 按批量的环节划分 按采购环境划分 按供应情况可划分 按国界划分国内供应物料国外供应物料 2 分析余量需求 3 确定认证需求3 计算认证容量 分析项目认证资料 计算总体认证容量 计算承接认证量 确定剩余容量物料认证容量 物料供应商群体总体认证容量一承接认证量 制定认证计划 对比认证需求与认证容量 综合平衡 确定容量认证计划 制定认证计划认证物料数量 开发样件需求数量 检验测试需求数量 样品数量 机动数量开始认证时间 要求认证结束时间 认证周期 缓冲时间第1 第4为采购认证计划环节 5 准备订单计划 接受市场需求 接收生产需求 决定毛需求 决定净需求 对订单下达日期及订单数量进行计划 准备订单环境资料 订单物料的供应商消息 订单比例信息 最小包装信息 订单周期指从下单到交货的时间间隔 一般是以天为单位的 制定订单计划说明书 订单计划说明书 附有 市场需求计划 生产需求计划 订单环境资料等 6 评估订单需求 分析市场需求 分析生产需求 确定订单需求7 计算订单容量 分析物品供应资料有供应商的物料供应是满足生产需求和满足紧急市场需求的必要条件 计算总体订单容量总体定单容量一般包括两方面的内容 一是可供给的物料数量 二是可供给物料的交货时间 计算承接订单容量承接订单容量是指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量 确定剩余订单容量剩余订单容量是指某物料所有供应商群体的剩余订单容量的总和 即物料剩余订单容量 物料供应商群体总体订单容量一已承接订单量 8 制定订单计划 对比需求与容量 综合平衡供需综合平衡是指综合考虑市场 生产 定单容量等要素 分析物料定单需求的可行性 必要是要调整定单计划 计算定单容量不能满足的剩余定单需求 确定余量认证计划如果供应容量小于物料需求就会产生剩余需求 制定订单计划下单数量 生产需求量 计划入库量 现有库存量 安全库存量 下单时间 要求到货时间 认证周期 定单周期 缓冲时间第5 第8为采购订单计划环节 商品采购预算的编制 采购预算 是指采购部门在一定计划期间 年度 季度或月度 编制的材料采购的用款计划 采购预算的作用 1 保障企业战略计划和作业计划的执行 确保企业组织目标一致 2 协调企业各部门之间的合作经营3 在企业各部门之间合理安排有限的资源 保证资源分配的效率性 4 在企业物流成本进行控制 监督 采购预算编制的原则1 实事求是地编制原则2 积极稳妥 留有余地地编制采购预算3 比质比价编制采购预算 一 商品采购预算的编制步骤1 审查企业及部门的战略目标2 制定明确的工作计划3 确定所需的资源4 提出准确的预算数字5 汇总6 提交预算 二 采购预算编制的方法与流程1 采购预算编制的方法 1 弹性预算 变动预算弹性预算是根据计划期间可能发生的多种业务量 分别确定与各种业务量水平适应的费用预算数额 从而形成适用于不同生产经营活动水平的一种费用预算 弹性预算一般用于弹性成本预算和弹性利润预算 编制弹性预算步骤首先确定在计划期内业务量的可能变化范围 其次 要根据成本形态 将计划期内的费用划分为变动费用部分和固定费用 对变动部分费用 要按不同的业务量水平分别进行计算 2 概率预算近似地判断出各种因素的变化趋势 范围和结果 然后 对各种变化量进行调整 计算其可能值的大小 这种利用概率 即可能性大小 来编制的预算 即为概率预算 概率预算必须根据不同的情况来编制 大体上可分为以下两种情况 销售量的变动与成本的变动没有直接联系 这时 只要利用各自的概率分别计算销售收入 变动成本 固定成本的期望值 然后即可直接计算利润的期望值 销售量的变动与成本的变动直接联系 这时 需要用计算联合概率的方法来计算利润的期望值 3 零基预算零基预算是指在编制预算时 对于所有的预算项目均以零为起点 不考虑以往的实际情况 而完全根据未来一定期间生产经营活动的需要和每项业务的轻重缓急 从根本上来研究 分析每项预算有否支出的必要和支出数额大小的一种预算编制方法 编制步骤 提出预算目标开展成本 收益分析分配资金 落实预算 4 滚动预算滚动预算又称连续预算或永续预算 它是指预算在执行过程中自动延伸 使预算期间永远保持12个月 每过一个季度 或一个月 立即在期末增列一个季度 或一个月 的预算 逐期向后滚动 其理论根据 一是因为企业会计持续经营假设 企业的生产经营活动是连续不断的 因此企业的预算也应该全面反映这一连续不断的过程 使预算与生产经营过程相适应 二是企业的生产经营活动随着时间的变迁很可能会产生各种难以预料的变化 三是人们对未来客观事物的认识也是由粗到细 由简单到具体的过程 滚动预算的具体做法滚动预算的编制一般采用长计划 短安排的方式进行 在编制预算时先按年度分季