信息化办公用品管理要点.doc

第一章 总 则第一条 为加强公司信息化办公用品的有效管理，规范信息化办公用品的合理使用，在满足公司业务需求的前提下降低开支，提高工作效率，特制定本要点。第二条 管理原则：责权一致原则，即每台信息化设备明确使用人，责任到人。对没有固定使用者的设备，其责权归于所属单位并由单位落实责任人。第三条 信息化办公用品包括：1、办公用计算机：办公系统用台式计算机、笔记本电脑等。2、办公用计算机相关设备：扫描仪、打印机、多功能一体机、数码照相机、数码摄像机、投影仪、网络设备、移动存储设备、刻录机、计算机软件、计算机相关备件以及可以与计算机相连的办公设备及其支持软件等。3、计算机备件：主板、CPU、内存条、硬盘、主机电源、CPU风扇、网卡、光驱、鼠标、键盘、硒鼓、墨盒、色带、打印针头等。第四条 本要点适用于公司各单位及控股公司派驻单位。第二章 信息化办公用品管理职责第五条 设备处职责1、负责对公司信息化办公用品费用进行预算控制管理；2、负责制定/修订公司信息化办公用品配备标准；3、负责对各单位信息化办公用品计划审核；4、负责所有信息化办公用品设备编码贴签；5、负责建立信息化办公用品管理台帐；6、负责对退库的信息化办公用品进行统一管理；7、负责组织对各单位信息化办公用品情况进行盘点或专项检查，并就检查中发现的问题及时采取解决措施；8、负责对信息化办公用品进行统一的维护管理和报废鉴定；9、负责每六个月对各单位信息化办公用品管理情况的检查工作。第六条 各单位信息化办公用品管理员职责信息化办公用品管理员由各单位指定一名人员担当，信息化办公用品申请必须由信息化办公用品管理员负责申请。其职责如下： 1、负责本单位所有信息化办公用品的管理实名，即每台信息化办公用品的使用和保管必须落实到责任人。2、负责按标准对本单位信息化办公用品计划进行把关、上报；3、负责本单位信息化办公用品的日常管理（包括信息化办公用品领用、发放记录、建立台帐）；4、负责信息化设备标签的补办工作；5、负责对本单位异动人员的信息化办公用品收回及退库；6、负责反馈本单位信息化办公用品的实际使用情况。第七条 供应处职责1、负责统一采购信息化办公用品并及时入库；2、负责信息化办公用品的发放；3、负责信息化办公用品的质量异议处理。第八条 人力资源处职责当发生新增及异动情况时负责人员岗位的核定。第三章 信息化办公用品的分类和配置标准第九条 信息化办公用品按使用性质分为两类：1、个人领用：即员工按信息化办公用品配备标准支领使用的各种信息化办公用品。2、部管公用：即公司内部各单位公用的信息化办公用品，由各单位负责落实责任人。第十条 信息化办公用品配置标准1、计算机配置价格标准：序号机型分类价格（元）1增强型便携机不超过130002普通型便携机不超过100003增强型台式机不超过55004普通型台式机不超过45002、便携机、台式机配置标准：信息化办公用品配置标准（见附件一），配置基本原则为每人只分配一台工作电脑（含便携机），根据业务量的大小，也可采用两人以上共用一台电脑；对于不符合配备便携机的员工，因工作需要或者特殊岗位的，经总经理审批后方可申请便携机；3、无线网卡配置标准公司高层领导、中层正职及相应层级可配备无线上网卡；中层副职及助理根据工作性质经主管副总审批后给予配备；特殊岗位配备无线网卡需经总经理审批后给予配备。4、计算机相关设备配备标准（1）扫描仪、数码照相机、数码摄像机、投影仪：属部管公用。由公司统一配置，供公司各个单位共用。（2）打印机：每个单位打印机的使用应多采用共享打印的形式；严禁一个办公室内配置两台以上打印机。如有特殊情况，须申请增加打印机。（3）移动存储和刻录机：原则上不予配备，确需存储工作数据，需经主管副总审批。第四章 信息化办公用品管理程序第十一条 信息化办公用品的新增信息化办公用品的新增需求计划，按上报方式分为月度计划和临时计划两类。（流程见附件二）1、月度计划：各单位的信息化办公用品需求计划应按月上报，设备处审核后并于每月的26日前统一审核并汇总出月度采购计划，报请主管副总审批后，转供应处按月采购。 2、临时计划：因实际工作需要，急需配备的信息化办公用品，可由使用单位提出申请，设备处审核并报主管副总审批后，转供应处采购，各单位每月申报临时计划不得多于2次。第十二条 信息化办公用品的升级属于月度计划。第十三条 信息化办公用品的采购由供应处负责对各类信息化办公用品实行集中统一采购，各单位不得私自购置信息化办公用品。第十四条 信息化办公用品的支领各单位支领信息化办公用品和相关设备时，首先要开据手写领料单，经设备处信息化办公用品管理员审核方可到库房办理支领手续。费用由领用单位承担。第十五条 信息化办公用品的借用各单位借用信息化办公用品和相关设备时，首先由借用人填写“信息化办公用品借用申请单”（申请表见附件三），借用单位主管签字确认后，由设备处一级主管审批方可借用；借用到期后需按期归还，若仍需借用，需办理续借手续。第十六条 人员异动信息化办公用品管理1、员工辞职、离职，其所负责的信息化办公用品须办理退库手续。由该单位信息化办公用品管理员在公文系统填写“信息化办公用品退库申请单”（申请表见附件三），报设备处信息化室确认，确认无误后方可进行交接签字。对未办理正常辞职手续的人员，经所在单位信息化办公用品管理员清点，发现信息化办公用品丢失的，信息化办公用品管理员上报信息化室后按原价从其入企培训费中扣除；无入企培训费的在其当月工资奖金中扣除。如果未及时办理退库，造成信息化办公用品丢失或损坏的，由其所在单位负责赔偿。2、员工在公司内部调动时（含本单位内岗位调动），信息化办公用品管理员提出申请办理异动，经人力资源处核定，如原岗位撤销,则办理退库手续；如原岗位没撤销，需办理信息化办公用品异动，由办公用品管理员代管并注明原责任人及其岗位（责任人）。待新人到之后再办理变更，一个月后仍然无人到岗，需办理退库手续。3、由本公司调动到控股公司或其它子公司（除承德建龙）的配置便携机、无线上网卡的员工，按照第十六条第一款执行；调动到承德建龙的，由双方办理固定资产调拨手续，并分别由两个公司的设备处信息化室核定存档。4、由控股公司或其它子公司调入唐山建龙的配置便携机、无线上网卡的职工，必须经原单位设备处信息化室（或信息化部）出具办公电脑已经办理退库的证明，到我公司后，符合配置条件的，方可为其配置相应的办公电脑；由承德建龙调入我公司的配置便携机员工，可由双方办理固定资产调拨手续，并分别由两个公司的设备处信息化室核定存档。第十七条 信息化办公用品的使用维护、外修及报废设备处信息化室负责信息化办公用品硬件的维护、维修、更换等工作。各单位的信息化办公用品发生故障时，由各单位报给设备处信息化室进行分类处理。1、自修：设备处信息化的硬件工程师对信息化办公用品的维修及更换。2、外修：当不具备自修的条件且具有维修的价值时采取外修。信息化室确认不能自修后，申请单位在公文系统中填写“信息化办公用品外修申请单”（见附件三），于每月月底统一上报（外修流程见附件五）。信息化室每月汇总需外修的信息化办公用品，根据信息化办公用品种类不同选择相应的生产厂商所指定的特许维修商进行外修。3、报废：对一些破损或老化严重，经过设备处信息化室的硬件工程师鉴定没有修复价值或已不能修复的信息化办公用品，由该单位信息化办公用品管理员在公文系统填写“信息化办公用品报废申请单”（申请表见附件三），经设备处信息化室审核后方可报废。设备处负责对已鉴定报废的信息化办公用品登记保管和再利用管理。第十八条 信息化办公用品的赔偿由于使用人保管不慎出现设备丢失或人为损坏设备，责任人必须按设备折旧比例赔偿或赔偿相同配置的信息化办公用品。第五章 附 则第十九条 本要点的附件有：附件一：信息化办公用品配置标准附件二：信息化办公用品新增/升级/借用/报废申请流程附件三：信息化办公用品新增/升级/借用/报废/退库/外修申请单附件四：责任人变更申请表附件五：信息化办公用品外修申请流程第二十条 本要点需贯彻到公司职能处全体员工及各主体厂与信息化办公用品相关人员及其主管领导。第二十一条 本要点自下发之日起执行，原人力资源处发布的信息化办公用品管理办法（2005年9月9日发布）同时废止。附件一：信息化办公用品配置标准配置标准序号层级厂处岗位配置原则电脑标准备注1高层主管总经理、副总经理、总工程师、总经理助理、党委书记、副总工程师是增强型便携机2一级主管各厂处厂长、副厂长、厂长助理、处长、副处长、处长助理、品种经理是普通型便携机含主任工程师与主任管理师3二级主管各厂处室主任是增强型台式机作业长是增强型台式机值班作业长共用增强型台式机四人一台4师级人员各厂处工程师是增强型台式机管理师是增强型台式机高级技师共用普通型台式机根据工作量每1-3人共用一台技师共用普通型台式机5员/工人资所有岗位是增强型台式机行政政务室所有岗位是增强型台式机总务室岗位是增强型台式机医务护理与驾驶岗位分别配备一台（普通型）保卫综合管理室岗位共用普通型台式机治安室岗位共用普通型台式机经警室岗位否企划所有岗位是增强型台式机生产生产计划室岗位是增强型台式机总调度室岗位共用增强型台式机配备一台安全环保室岗位共用增强型台式机现场管理员共用一台、撒水车驾驶员不配备技术科技管理室岗位是增强型台式机工艺室岗位是增强型台式机品种开发室岗位是增强型台式机原料检验室岗位共用增强型台式机按地点配置两台(焦耐/主厂区)成品检验室岗位共用增强型台式机质量统计员配备一台物理实验室岗位共用增强型台式机按实验室配备，每实验室一台化验室岗位共用增强型台式机每办公室一台(不算设备自带)设备设备管理室岗位是增强型台式机验质员共用一台设备技术室岗位是增强型台式机自动化室岗位是增强型台式机计量仪表室岗位共用增强型台式机按地点配置每个办公室一台设备检修室岗位是增强型台式机信息化室岗位是增强型台式机工程管理室岗位是增强型台式机工程预算室岗位是增强型台式机供应综合计划室岗位是增强型台式机驾驶员不配备原料、燃料、辅料、备件采购室岗位是增强型台式机物资计量室岗位否物资储运室岗位共用增强型台式机按物资储备种类配备，每类物资保管一台铁运室岗位共用普通型台式机废钢采购室岗位共用普通型台式机销售综合计划室岗位是增强型台式机驾驶员不配备发运室岗位共用增强型台式机按地点每个发运室配备一台各产品业务员是增强型台式机财务成本室岗位是增强型台式机会计室岗位是增强型台式机资金管理室岗位是增强型台式机每个出门证室共用一台法律事务室岗位是增强型台式机简舟财务室岗位是增强型台式机审计所有岗位是增强型台式机生产厂事务性岗位是普通型台式机点检岗位共用普通型台式机根据工作量每3-6人共用一台机修厂综合管理室岗位是普通型台式机技术室岗位是普通型台式机检修中心综合管理室岗位是普通型台式机6其他新入企员工否定岗后按岗位需求配备临时项目部借用普通型台式机兼职人员是按最高岗位标准配备工作推动需要是普通型台式机需经分管副总审批新增或变动部门根据实际情况，由总经理审批决定其他