内部控制—销售与收款控制PPT课件

第五章销售与收款内部控制 2 2020 4 21 审计学 第八版 2 销售与收款循环概述 销售与收款的基本业务包括 接受顾客订单 现销或批准赊销信用 编制销货通知单 按销售通知单供货 按销售通知装运货物 向顾客开具销售发票 记录销售 办理销售现金与银行存款收入 办理和记录销货退回 销售折让 注销坏账 提取坏帐准备金上述业务涉及部门 销售 信用管理 仓贮保管 财务等部门 3 FIC 销售与收款控制的业务流程 收到客户订货单 销售部门 编制销售通知单 信用管理部门 批准赊销 仓储部门 发货开具发货单 运输部门 运货填制送货登记簿 会计部门 开具销售发票 记录销售业务 收款 处理销售退回 审核盖章 会计部门 审核 审核 审核 现销 编制收款凭证 现金 银行存款日记账赊销 编制转账凭证 应收账款明细账结转成本 冲销库存 会计部门 应收账款对账单 销售部门 会计部门 审核盖章 注 销售合同的签订 应在收到客户订货单之后 编制销售通知单之前 4 FIC 企业应从货物的开票 发运 运输等环节确保商品的安全完整 避免商品在转运过程中发生遗失和毁损等行为 销售与收款控制的目标 保证商品的安全完整 销售控制应使企业各业务环节 各职能部门间互相核对 稽查 及时发现和纠正错误及舞弊行为 保证销售业务顺畅有效地运行 销售与收款控制的目标 5 FIC 计算货款应该准确 结算货款应该及时 清理欠款应该有力 以确保货款及时完整回收 加速资金周转 对收到的现金应及时送存银行 防止收到现金不入账等现象发生 确保其安全完整 销售与收款控制的目标 保证货款的及时收回及货币资金的安全完整 各项销售业务应符合国家有关规定 保证其合法性 同时 对销售业务活动的有关会计记录要做到客观 真实 完整 保证销售与收款业务的真实合法 销售退回 折扣与折让应确保有合理的审批手续 并使得其有真实 完整的会计记录 保证销售退回 折扣与折让手续齐备 记录真实完整 6 FIC 销售与收款控制的岗位分工制度 企业应该从销售到收款的业务环节 设立销售 发货 收款等工作岗位 建立销售与收款业务的岗位分工制度 明确相关部门和岗位的职责 权限 不得由同一部门或一个人办理销售与收款业务的全过程 确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离 相互制约 相互监督 销售部门 负责处理销售订单 签订销售合同 执行销售政策和信用政策 催收应收账款 发货部门 负责审核销售发货单据是否齐全 并办理发货具体事宜 财会部门 负责销售款项的结算与记录 监督管理货款回收 信用管理部门 负责调查客户信用状况 建立客户信用档案 核定客户信用额度 批准授信 制定信用政策 7 FIC 销售与收款控制的授权批准制度 严禁未经授权的机构和人员经办销售与收款业务 对于超越单位既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务 单位应当进行集体决策 防止决策失误而造成严重损失 企业应当在制定产品的定价原则 信用标准 信用条件 收款方式等销售政策与信用政策时 授权会计机构和人员加强合同订立 产品发出 账款回收等方面的财务内部控制职能 避免或减少坏账损失 8 8 销售与收款内部控制制度1 适当的职责分离 主要包括 1 接受客户订单的人员不能同时是负责最后核准付款条件的人员 付款或销售必须同时获得销售部门和客户信用部门的批准 2 发货通知单的编制人员不能同时负责货款的收取 产品的包装与托运工作 3 填制发票人员不能担任发票复核工作 2 正确的授权审批 把握三个审批要点 1 在销货发生之前 赊销已经正确审批 2 非经正当审批 不得发出货物 3 销售价格 销售条件 运费 折扣等符合规定或经过审批 9 9 3 充分的凭证和记录4 定期寄送对帐单企业应考虑制定一名独立于出纳 销售人员及应收帐款记帐以外人员进行处理 5 内部核查程序由企业内部审计人员或其他独立人员核查销货业务的处理与记录 是实现内部控制目标的不可缺少的一项措施 把内控制度的执行情况尽快报上来 10 FIC 销售环节控制程序 销售控制 销售预算控制 销售定价控制 销售合同控制 组织销售 组织发货销售退回 销售记录 11 销售与收款业务失控的常见情形 销售及销售合同未经审批或超越授权审批 产生重大差错 舞弊虚开发票 虚计销售收入 提前或延迟实现销售收入 销售成本结转不实 与销售收入不匹配 销售定价不合理 结算方式选用不当 销售费用支出不合理 浪费严重 销售税金少计 错计 漏计 销售凭证保管不严 销售发票随意涂改 销售产品退货 毁损不办理手续 不调整账户 销售信息反馈延迟或不畅 应收账款账情不清 应收账款入账金额不实 坏账准备计提不合理 坏账损失的确认与处理不符合规定 12 FIC 销售与收款控制的岗位分工制度 现年26岁的小葛从学校毕业后进入一家市级医院 担任门诊收费员 后任出纳 她在工作中很快发现医院对出纳员的监督不全面 不到位 尤其在门诊收费存款这一环节上 出纳将门诊费款存入银行后 回来将门诊发票号码销号后保存 单位门诊复核员只复核发票金额是否与电脑日记账上的现金相符 而出纳是否将这些金额存入银行 或存入金额是否确实都没人监督 此外 出纳既发放发票 又负责发票销号 前后也无人监管 小葛将这一管理漏洞告诉了担任门诊收费员的男朋友小乔 小乔刚购买了一套商品房 一个月将近2 000元的住房贷款给他带来很大压力 于是 小乔向小葛建 13 议 不登记向他发放的发票号码 收到后不存入银行 所收门诊费就可落入她的口袋 经不住小乔的劝说 小葛决定尝试一次 当她第一次采用小乔建议的方法侵吞了一次收费款后 见没人发现 俩人的胆子越来越大 短短几个月时间 他们前后配合作案30多起 共侵吞公款24万余元 事发后 法院以贪污罪判处小葛有期徒刑6年零6个月 判处小乔有期徒刑6年 14 FIC 销售控制 组织销售 组织发货 销售退回 销售记录 企业销售部门应按照经批准的销售合同 向发货部门下达销售通知单 经审批后传递给财会部门 然后由财会部门向客户开出销售发票 组织销售 企业发货部门应对销售发货单据进行审核 严格按照销售通知单所列的发货品种和规格 发货数量 发货时间 发货方式组织发货 并建立货物出库 发运等环节的岗位责任制 确保货物的安全发运 组织发货 15 FIC 组织销售 组织发货 销售退回 销售记录 当客户对商品不满意而要求退货时 企业应接受退货但必须经过销售主管审批后才能办理有关退货手续 销售退回 审批 质量检验和清点入库 质量检验部门应对客户退回的货物进行质量检验 并出具检验证明 仓储部门应在清点货物 注明退回货物的品种和数量后 填写退货接收报告单 16 FIC 组织销售 组织发货 销售退回 销售记录 应当根据检验证明和退货接收报告单 填制一式多联的红字发票 经会计主管核准后 会计人员据以进行调整主营业务收入和应收账款 或进行其他有关账务处理 同时 会计部门应对检验证明 退货接收报告单以及退货方出具的退货凭证等进行审核后 办理相应的退款事宜 填制红字发票 17 FIC 组织销售 组织发货 销售退回 销售记录 企业应当在销售与发货环节中设置相关记录 填制相应凭证 建立完整的销售登记制度 并加强销售合同 销售计划 销售通知单 发货凭证 运货凭证 销售发票等文件和凭证的相互核对工作 销售记录 18 FIC 应收账款台账管理制度 收款控制 企业信用管理部门应按照客户设立应收账款台账 详细反映内部各业务部门以及各个客户应收账款的发生 增减变动 余额及其每笔账龄等财务信息 同时 加强合同管理 对债务人执行合同情况进行跟踪分析 防止坏账风险的发生 企业财务管理部门应当定期编制应收账款明细表 向企业管理人员和有关业务部门反映应收账款的余额和账龄等信息 及时分析应收账款管理情况 提请有关责任部门采取相应措施 减少企业资产损失 19 FIC 应收账款催收责任制度 企业对到期的应收账款 应当及时提醒客户依约付款 对逾期的应收账款 应采取多种方式进行催收 对重大的逾期应收账款 可以通过诉讼方式解决 企业应实行销售与收款一体化制度 落实内部催收账款的责任 将应收账款的回收与内部各业务部门的绩效考核及其奖惩挂钩 对于造成逾期应收账款的业务部门和相关人员 企业应当在内部予以警示 对于造成坏账损失的业务部门和相关人员 企业应当按照内部管理制度扣减其奖金 采取合理的催帐方法 讲理法 侧隐术法 软硬兼施法 疲劳战术法 20 FIC 坏账损失核销管理制度 企业在清查核实的基础上 对确实不能收回的各种应收账款应当作为坏账损失 并及时进行处理 坏账损失的确认情况 债务人被依法宣告破产 撤销的 应当取得破产宣告 注销工商登记或吊销执照的证明或政府部门责令关闭的文件等有关资料 在扣除以债权人清算财产清偿的部分后 对仍不能收回的应收账款 作为坏账损失 债务人死亡或者依法被宣告失踪 死亡 其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收账款 应当在取得相关法律文件后 作为坏账损失 逾期3年的应收账款 并且能够确认3年内没有任何业务往来的 在扣除应付给该债务人的各种款项和有关责任人员的赔偿后的余额 作为坏账损失 21 FIC 企业内部有关责任部门经过取证 提出报告 阐明坏账损失的原因和事实 企业内部审计 监察 部门经过追查责任 提出结案意见 企业财务管理部门经过审核后 对确认的坏账损失提出财务处理意见 按照企业内部管理制度提交董事会或者经理办公会审定 属于逾期3年应收账款的坏账损失 应当实行账销案存 继续保留追索权 企业处理的全部坏账损失 应在财务报告中予以披露 CPA在审计时应重点关注 坏账损失内部处理程序 22 FIC 销售与收款控制的监督检查制度 销售与收款业务授权批准制度的执行情况 销售的管理情况 收款的管理情况 重点 重点 重点 重点 信用政策 价格政策的执行情况是否符合规定的程序 授权批准手续是否健全 是否存在越权审批行为 销售收入是否及时入账 应收账款催收是否有效 坏账核销是否符合规定 销售退回与折让的管理情况 销售退回与折让的手续是否齐备 退回货物是否及时入库 销售与收款业务相关岗位及人员的设置情况 重点 是否存在销售与收款业务不相容岗位混淆的情况 23 案例讨论 A公司为一家工业企业 前些年 由于产品推销宣传不力 销售政策研究得不深 销售方式运用得不活 导致产品销售不景气 A公司管理层对目前的销售状况很不满意 于是对中层干部进行了调整 选拔了新的销售经理 改组了销售部门 增加了销售力度 为了提高工作效率 对客户的信用管理和所采取的信用政策由销售业务人员根据具体情况掌握 新的销售经理新官上任三把火 马上召开会议 布置了4个业务部门的销售任务 要求每个业务部门每月完成销售额100万元 并与各个部门签订了承包合同 为了激励大家努力完成和超额完成销售目标 销售经理经公司董事会的批准 承诺凡是销售额超过承包基数以上的部分 按照2 的比例计算并兑现奖金 完不成任务的不发奖金 会后 销售人员群情激奋 积极寻找客户 争取超额完成任务 24 新的销售奖励政策确实取得了明显成效 不久 公司销售额直线上升 随着销售的增长 利润也上去了 为此销售经理非常高兴 然而公司的财务经理却高兴不起来 一方面 虽然销售上去了 但是销售收入中的一大部分并没有形成现实的现金流入而是形成了应收账款 另一方面 销售的增长导致了生产的增长 导致了原材料需求的增加 进而导致了现金支付的压力 于是 财务经理向公司董事会告急 要求销售部门立即开展应收账款的催收和清理工作 加速资金回笼 满足公司当前的资金需要 销售部的销售人员不得不开展应收账款的催收和清理工作 25 也取得了一定的成效 收回了不少应收账款 但也发现了不少问题 比较突出的问题有 1 某客户所欠货款150万元 因其财务状况不佳 应收账款催收无效而一拖再拖 现正准备协商债务重组事宜 2 销售部的销售业务人员张某具体负责的某项业务 已发出商品30万元 客户只付来2万元 现在该客户无法找到 有诈骗嫌疑 3 销售部的销售业务人员王某具体负责的某项业务 已发出商品40万元 客户交来了一张面值为40万元的商业承兑汇票 经查现在该客户财务拮据 很可能会造成无力支付 4 通过银行办理委托收款的货款100万元 遭到了购货方无理拒付 协商未果 由于巨额款项被客户拖欠 A公司在销售繁荣的情况下陷入了财务困境 案例讨论 续 26 案例评析 FIC 1 严格执行不相容岗位分离原则信用管理部门和销售部门这两个不相容岗位应当分离 使对客户提供的信用与客户自身信用程度相适应 2 合理设计销售业绩考核制度应当实行销售与收款一体化制度 将应收账款的回收与内部各业务部门的绩效考核及其奖惩挂钩 只有收到货款的销售才是现实的销售