合同实施管理PPT课件

第7章合同实施管理 4学时 2 7 1合同总体分析及合同交底7 2合同控制7 3合同档案管理 3 7 1合同总体分析及合同交底 7 1 1合同总体分析7 1 2合同结构分解7 1 3合同工作分析7 1 4合同交底 4 7 1 1合同总体分析 1 合同总体分析的必要性基于以下原因 1 合同条文繁杂 内涵意义深刻 法律语言不容易理解 2 同在一个工程中 往往几份 十几份甚至几十份合同交织在一起 有十分复杂的关系 5 7 1 1合同总体分析 1 合同总体分析的必要性基于以下原因 3 合同事件和工程活动的具体要求 加工期 质量 费用等 合同各方的责任关系 事件和活动之间的逻辑关系需要衔接处理 4 工程小组 项目管理职能人员等所涉及的活动和问题一般都不是全部的合同文件 而仅为合同的部分内容 6 7 1 1合同总体分析 1 合同总体分析的必要性基于以下原因 5 合同中存在问题和风险 包括合同审查时已经发现的风险和还可能隐藏着的尚未发现的风险 6 合同条款的具体落实 合同分析实质上又是合同执行的计划 在分析过程中应具体落实合同执行战略 7 在合同实施过程中 合同双方将会产生的争议 7 7 1 1合同总体分析 2 合同总体分析的内容合同总体分析在不同的时期 为了不同的目的 有不同的内容 1 合同的法律基础订立合同所依据的法律 法规了解适用于合同的法律的基本情况 范围 特点等 重点分析合同中明示的法律指导整个合同实施和索赔工作 8 7 1 1合同总体分析 2 合同总体分析的内容2 承包商的主要任务承包商的总任务 即合同标的合同中的工程量清单 图纸 工程说明 技术规范的定义工程变更的程序工程变更的补偿范围工程变更的索赔有效期 9 7 1 1合同总体分析 2 合同总体分析的内容3 业主责任业主委托工程师并全权履行业主的合同责任对平行的各承包商和供应商之间的责任 界限划分 争执裁决 协调工作 承担管理失误造成的损失及时作出承包商履行合同所必需的决策及时提供施工条件及时按合同规定支付工程款 及时接收已完工程等 10 7 1 1合同总体分析 2 合同总体分析的内容4 合同价格分析合同所采用的计价方法及合同价格所包括的范围工程计量程序 工程款结算 包括进度付款 竣工结算 最终结算 方法和程序合同价格的调整 即费用索赔的条件 价格调整方法 计价依据 索赔有效期等规定拖欠工程款的合同责任 11 7 1 1合同总体分析 2 合同总体分析的内容5 工期合同规定的开竣工日期主要工程活动的工期工期的影响因素获得工期补偿的条件和可能等 12 7 1 1合同总体分析 2 合同总体分析的内容6 违约责任重点分析违约责任条款 管理上的疏忽造成对方人员和财产损失的赔偿条款预谋或故意行为造成对方损失的处罚和赔偿条款承包商不能按合同规定工期完成工程的违约金或承担业主损失的条款 13 7 1 1合同总体分析 2 合同总体分析的内容6 违约责任重点分析违约责任条款 承包商不履行或不能正确地履行合同责任 或出现严重违约时的处理规定业主不履行或不能正确地履行合同责任 或出现严重违约时的处理规定 14 7 1 1合同总体分析 2 合同总体分析的内容7 验收 移交和保修验收验收内容 包括材料和机械设备的现场验收 隐蔽工程验收 单项工程验收 全部工程竣工验收等验收要求 时间 程序以及验收所带来的法律后果的说明 15 7 1 1合同总体分析 2 合同总体分析的内容7 验收 移交和保修移交重点分析工程移交的程序 移交作为一个重要的合同事件 同时又是一个重要的法律概念 它表示 业主认可并接收工程 承包商工程施工任务的完结工程所有权的转让承包商工程照管责任的结束和业主工程照管责任的开始保修责任的开始合同规定的工程款支付条款有效 16 7 1 1合同总体分析 2 合同总体分析的内容7 验收 移交和保修保修在工程使用中出现问题的责任的划分在保修期内 应承担工程质量的维修责任 17 7 1 1合同总体分析 2 合同总体分析的内容8 索赔程序和争执的解决索赔的程序争执的解决方式和程序仲裁条款 包括仲裁所依据的法律 仲裁地点 方式和程序 仲裁结果的约束力等 18 7 1 2合同结构分解 1 合同结构分解的概念合同结构分解 指按照系统规则和要求将合同对象分解成互相独立 互相影响 互相联系的单元 合同结构分解应与项目的合同目标相一致 19 7 1 2合同结构分解 2 合同结构分解的规则根据结构分解的一般规律和合同条件自身的特点 合同结构分解应遵守如下规则 保证合同条件的系统性和完整性保证各分解单元间界限清晰 意义完整 内容大体上相当易于理解和接受 便于应用便于按照项目的组织分工落实合同工作和合同责任 20 7 1 3合同工作分析 1 合同工作分析的概念合同工作分析 指在合同总体分析和进行合同结构分解的基础上 依据合同协议书 合同条件 规范 图纸 工作量表等 确定各项目管理人员及各工程小组的合同工作 以及划分各责任人的合同责任 21 7 1 3合同工作分析 2 合同工作分析的内容合同工作分析涉及承包商签约后的所有活动 其结果实质上是承包商的合同执行计划 它包括 工程项目的结构分解 即工程活动的分解和工程活动逻辑关系的安排技术会审工作 22 7 1 4合同交底 1 合同交底的概念合同交底 指合同管理人员在对合同的主要内容作出解释和说明的基础上 通过组织项目管理人员和各工程小组负责人学习合同条文和合同总体分析结果 使每一个项目参加者掌握合同中的主要内容 各种规定 管理程序 熟悉自身的合同责任和工程范围以及各种行为的法律后果等 树立全局观念 使工作协调一致 避免执行中的违约行为 23 7 1 4合同交底 2 合同交底的内容合同交底的内容应重点分解落实如下合同和合同分析文件 合同事件表 任务单 分包合同 图纸 设备安装图纸 详细的施工说明 工程的质量 技术要求和实施中的注意点 工期要求 消耗标准 合同事件之间的逻辑关系 各工程小组 分包商 责任界限的划分 完不成责任的影响和法律后果等 24 7 1 4合同交底 3 合同交底的具体步骤第一步 企业合同管理人员向项目经理及合同管理人员进行合同交底全面陈述合同背景 合同工作范围 合同目标 合同执行要点 并解答项目经理及项目管理人员提出的问题 形成合同交底记录 25 7 1 4合同交底 3 合同交底的具体步骤第二步 项目合同管理人员向项目职能部门负责人进行合同交底陈述合同基本情况 合同执行计划 各职能部门的执行要点 合同风险防范措施 并解答各职能部门提出的问题形成交底记录 26 7 1 4合同交底 3 合同交底的具体步骤第三步 各职能部门负责人向其所属执行人员进行合同交底 陈述合同基本情况 本部门的合同责任及执行要点 合同风险方法措施 并解答所属人员提出的问题 形成书阅交底记录 27 7 1 4合同交底 3 合同交底的具体步骤第四步 各部门将交底情况反馈给项目合同管理人员 由其对合同执行计划 合同管理程序 合同管理措施及风险防范措施进一步修改完善 最后形成合同管理文件 下发各执行人员 指导其管理活动 28 7 1 4合同交底 4 合同交底过程中 应做好的几方面的工作 1 在合同交底时 合同管理人员首先要组织大家学习合同和合同总体分析结果 要对合同的主要内容做出解释和说明 2 将各种合同事件的责任分解落实到各工程小组或分包商 使他们对合同事件表 任务单 分包合同 施工图纸 详细施工说明等 以及工程实施的技术和法律等问题 有十分详细了解 29 7 1 4合同交底 4 合同交底过程中 应做好的几方面的工作 3 合同实施前 还要与其他相关的各方面 如业主 工程师 承包商沟通 召开协调会议 落实各种安排 4 在合同实施过程中还必须进行经常性的检查 监督 对合同作解释 5 合同责任的完成必须通过其他经济手段来保证 30 7 2合同控制 7 2 1合同控制的依据 程序和方法7 2 2合同控制的日常工作7 2 3合同跟踪7 2 4合同实施情况偏差分析7 2 5合同实施情况偏差处理 31 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 1 合同控制的依据合同控制时 判断实际情况与计划情况是否存在差异的依据主要有 合同和合同分析的结果 如各种计划 方案 合同变更文件等 它们是比较的基础 是合同实施的目标和方向 32 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 1 合同控制的依据各种实际的工程文件 如原始记录 各种工程报表 报告 验收结果等 工程管理人员每天对现场情况的直观了解 如对施工现场的巡视 与各种人谈话 召集小组会议 检查工程质量 通过报表 报告等 33 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 2 合同控制的程序工程实施监测与跟踪对比分析纠偏处理 34 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 3 合同控制的方法合同控制方法适用一般的项目控制方法 按照控制信息的来源分类 前馈控制 反馈控制按是否形成闭合回路分类 开环控制 闭环控制按项目的发展过程分类 事前控制 事中控制 事后控制归纳起来 可分为两大类 即主动控制和被动控制 35 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 3 合同控制的方法1 被动控制被动控制 指控制者从计划的实际输出中发现偏差 对偏差采取措施 及时纠正的控制方式 36 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 3 合同控制的方法1 被动控制被动控制的措施包括有 应用现代化方法 手段 跟踪 测试 检查项目实施过程的数据 发现异常情况及时采取措施 建立项目实施过程中人员控制组织 明确控制责任 检查发现情况及时处理 建立有效的信息反馈系统 及时将偏离计划目标值进行反馈 以使其及时采取措施 37 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 3 合同控制的方法2 主动控制主动控制 指预先分析目标偏离的可能性 并拟订和采取各项预防性措施 以保证计划目标得以实现 38 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 3 合同控制的方法2 主动控制主动控制措施一般包括有 详细调查并分析外部环境条件 以确定那些影响目标实现和计划运行的各种有利和不利因素 并将它们考虑到计划和其他管理职能当中 识别风险 努力将各种影响目标实现和计划执行的潜在因素揭示出来 为风险分析和管理提供依据 并在计划实施过程中做好风险管理工作 39 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 3 合同控制的方法2 主动控制主动控制措施一般包括有 用科学的方法制定计划 做好计划可行性分析 消除那些造成资源不可行 技术不可行 经济不可行和财务不可行的各种错误和缺陷 保障工程的实施能够有足够的时间 空间 人力 物力和财力 并在此基础上力求计划优化 40 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 3 合同控制的方法2 主动控制主动控制措施一般包括有 高质量地做好组织工作 使组织与目标和计划高度一致 把目标控制的任务与管理职能落实到适当的机构和人员 做到职权与职责明确 使全体成员能够通力协作 为共同实现目标而努力 41 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 3 合同控制的方法2 主动控制主动控制措施一般包括有 制定必要的应急备用方案 以对付可能出现的影响目标或计划实现的情况 一旦发生这些情况 则有应急措施作保障 从而减少偏离量 或避免发生偏离 计划应留有余地 这样可避免那些经常发生而又不可避免的干扰对计划的影响 减少 例外 情况产生 使管理人员处于主动地位 42 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 3 合同控制的方法2 主动控制主动控制措施一般包括有 沟通信息流通渠道 加强信息收集 整理和研究工作 为预测工程未来进展提供全面 及时 可靠的信息 43 7 2 1合同控制的依据 程序和方法 4 合同控制与项目其他控制的关系工程项目实施控制包括成本控制 质量控制 进度控制和合同控制 而合同控制则是其他控制工作的核心合同控制是其他控制的保证合同控制的范围较其他控制的范围广泛合同控制更较其他控制强调动态调整 44 7 2 2合同控制的日常工作 1 落实合同实施计划落实合同实施计划 为各工程小组 分包商的工作提供必要的保证 如施工现场的安排 人工 材料 机械等计划的落实 工序间的搭接关系和安排以及其他一些必要的准备工作 45 7 2 2合同控制的日常工作 2 协调各方关系在合同范围内协调业主 工程师 项目管理各职能人员 所属的各工程小组和分包商之间的工作关系 解决相互之间出现的问题 如合同责任界面之间的争执 工程活动之间时间上和空间上的不协调 46 7 2 2合同控制的日常工作 3 指导合同工作为了使各工程小组都有全局观念 以及及时地对工程中发现的问题提出意见 建议或警告 合同管理人员有必要对各工程小组和分包商进行工作指导 作经常性的合同解释 47 7 2 2合同控制的日常工作 4 参与其他项目控制工作会同项目管理的有关职能人员检查 监督各工程小组和分包商的合同实施情况 对照合同要求的数量 质量 技术标准和工程进度 发现问题并及时采取对策措施 48 7 2 2合同控制的日常工作 4 参与其他项目控制工作按合同要求 会同业主及工程师等对工程所用材料和设备开箱检查或作验收 看是否符合质量 图纸和技术规范等的要求 进行隐蔽工程和已完工程的检查验收 负责验收文件的起草和验收的组织工作 参与工程结算 49 7 2 2合同控制的日常工作 4 参与其他项目控制工作会同造价工程师对向业主提出的工程款账单和分包商提交的收款账单进行审查和确认等 50 7 2 2合同控制的日常工作 5 合同实施情况的跟踪 偏差分析及参与处理合同责任是通过具体的实施工作完成的 合同管理人员通过对合同实施情况的跟踪 偏差分析及参与处理可以合同实施按合同和合同分析的结果进行 51 7 2 2合同控制的日常工作 6 负责工程变更管理合同管理工作一经进入施工现场后 合同的任何变更 都应由合同管理人员负责提出 52 7 2 2合同控制的日常工作 7 负责工程索赔管理索赔作为一种重要的合同行为 加强索赔管理 无论对承包商还是业主都是十分重要的 承包商成功的索赔不仅可以维护自身的经济利益 还可能带来可观的利润 索赔已成为许多承包人的经营手段 对于业主来说 反索赔是对抗恶意索赔的重要手段 53 7 2 2合同控制的日常工作 8 负责工程文档管理对向分包商发出的任何指令 向业主发出的任何文字答复 请示 业主方发出的任何指令 都必须经合同管理人员审查 记录在案 54 7 2 2合同控制的日常工作 9 争议处理承包商与业主 与总 分 包的任何争议的协商和解决都必须有合同管理人员的参与 对解决方法进行合同和法律方面的审查 分析及评价 这样不仅保证工程施工一直处于严格的合同控制中 而且使承包商的各项工作更有预见性 更能及早地预测合同行为的法律后果 55 7 2 3合同跟踪 合同签订以后 当事人必须认真分析合同条款 向参与项目实施的有关责任人做好合同交底工作 在合同履行过程中进行跟踪与控制 并加强合同的变更管理 保证合同的顺利履行 56 7 2 3合同跟踪 1 合同跟踪的含义合同跟踪有两个方面的含义 承包商的合同管理职能部门对合同执行者 项目经理部或项目参与人 的履行情况进行的跟踪 监督和检查 合同执行者 项目经理部或项目参与人 本身对合同计划的执行情况进行的跟踪 检查与对比 在合同实施过程中二者缺一不可 57 7 2 3合同跟踪 2 合同跟踪的作用通过合同实施情况分析 找出偏离 以便及时采取措施 调整合同实施过程 达到合同总目标 所以说 合同跟踪是决策的前导工作 在整个工程过程中 能使项目管理人员一直清楚地了解合同实施情况 对合同实施现状 趋向和结果有一个清醒的认识 58 7 2 3合同跟踪 3 合同跟踪的依据合同和合同分析的结果 如各种计划 方案 合同变更文件等 它们是比较的基础 是合同实施的目标和依据 各种实际的工程文件 如原始记录 各种工程报表 报告 验收结果 量方结果等 工程管理人员每天对现场情况的直观了解 如通过施工现场的巡视 与各种人谈话 召集小组会议 检查工程质量 量方等 59 7 2 3合同跟踪 4 合同跟踪的对象1 承包商的任务工程施工的质量 包括材料 构件和设备等的质量 以及施工或安装质量 是否符合合同要求等等 工程进度 是否在预定期限内施工 工期有无延长 延长的原因是什么等等 工程数量 是否按合同要求完成全部施工任务 有无合同规定以外的施工任务等等 成本的增加和减少 60 7 2 3合同跟踪 4 合同跟踪的对象2 工程小组或分包商的工程和工作可以将工程施工任务分解交由不同的工程小组或发包给专业分包完成 但必须对它们实施的总体情况进行检查分析 协调关系 提出意见 建议或警告 保证工程总体质量和进度 61 7 2 3合同跟踪 4 合同跟踪的对象3 业主和其委托的工程师的工作业主和工程师是承包商的主要工作伙伴 应重视对他们的工作进行监督和跟踪 业主和工程师应及时提供各种工程实施条件 如 及时发布图纸 提供场地 及时下达指令 作出答复 及时并足额地支付了应付的工程款项等 62 7 2 3合同跟踪 4 合同跟踪的对象3 业主和其委托的工程师的工作在工程中承包商应积极主动地做好工作 如 提前催要图纸 材料 对工作事先通知 有问题及时与工程师沟通 多向工程师汇报情况 及时听取他的书面指示 63 7 2 3合同跟踪 4 合同跟踪的对象3 业主和其委托的工程师的工作及时收集各种工程资料 对各种活动 双方的交流作好记录 对有恶意的业主提前防范 并及时采取措施 64 7 2 3合同跟踪 4 合同跟踪的对象4 工程总的实施状况工程整体施工秩序状况 在工程实施中是否存在现场混乱 拥挤不堪 承包商与业主的其他承包商 供应商之间协调困难 合同事件之间和工程小组之间协调困难 出现事先未考虑到的情况和局面 发生较严重的工程事故等 65 7 2 3合同跟踪 4 合同跟踪的对象4 工程总的实施状况已完工程是否通过验收 是否发生过大的工程质量事故 工程试运行是否成功或达到预定的生产能力等 66 7 2 3合同跟踪 4 合同跟踪的对象4 工程总的实施状况施工进度是否预定计划执行 主要的工程活动是否按期完成 在工程周报和月报上计划和实际进度是否有大的偏差 67 7 2 3合同跟踪 4 合同跟踪的对象4 工程总的实施状况计划和实际的成本曲线是否出现大的偏离 计划和实际的成本曲线是否出现大的偏离 工程累计成本曲线对合同实施的跟踪分析起很大作用 实际成本曲线由实际施工进度安排和实际成本累计得到 两者对比 可以分析出实际和计划的差异 68 7 2 4合同实施情况偏差分析 1 合同实施情况偏差分析的概念合同实施情况偏差分析 指在合同实施情况追踪的基础上 评价分析合同实施情况 偏差的大小及其影响程度 以及产生的原因 预测合同实施情况未来发展的趋势 以便对该偏差采取调整措施 69 7 2 4合同实施情况偏差分析 2 合同实施情况偏差分析的内容1 产生偏差的原因分析原因分析的方法有 鱼刺图 因果关系分析图 表 成本量差 价差 效率差分析等方法定性或定量地进行 70 7 2 4合同实施情况偏差分析 2 合同实施情况偏差分析的内容2 合同实施偏差的责任分析即分析产生合同偏差的原因是由谁引起的 应该由谁承担责任 责任分析必须以合同为依据 按合同规定落实双方的责任 一般只要原因分析有根有据 则责任分析自然清楚 71 7 2 4合同实施情况偏差分析 2 合同实施情况偏差分析的内容3 合同实施趋势分析针对合同实施偏差情况 可以采取不同的措施 应分析在不同措施下合同执行的结果与趋势 包括 最终的工程状况 包括总工期的延误 总成本的超支 质量标准 所能达到的生产能力 或功能要求 等 承包商将承担什么样的后果 如被罚款 被清算 甚至被起诉 对承包商资信 企业形象 经营战略的影响等 最终工程经济效益 利润 水平 72 7 2 5合同实施情况偏差处理 通过追踪检查 收集 整理反映出实际状况的各种资料和数据 如进度报表 质量报告 成本和费用收支报表等 将这些信息与工程目标 如合同文件进行对比分析 对偏差进行处理和调整 73 7 2 5合同实施情况偏差处理 根据合同实施偏差分析的结果 承包商可采取相应的调整措施 通常对偏差处理可采取以下四类措施 合同措施 如进行合同变更 签订新的附加协议 采取索赔手段解决费用超支问题等 组织措施 如增加人员投入 调整人员安排 调整工作流程和工作计划等 74 7 2 5合同实施情况偏差处理 技术措施 如变更技术方案 采用新的高效率的施工方案等 经济措施 如增加投入 采取经济激励措施等 75 7 2 5合同实施情况偏差处理 与合同签订前情况不同 在施工中出现任何工程问题和风险 承包人首先采取的是合同措施 而不是技术或组织措施 通常首先考虑 1 如何保护和充分行使自己的合同权利 例如通过索赔降低自己的损失 2 如何利用合同使对方的要求 权利 降到最低 即如何充分限制对方的合同权利 76 7 3合同档案管理 7 3 1合同资料的基本要求及作用7 3 2合同资料文档管理的任务和建立 77 7 3 1合同资料的基本要求及作用 1 合同资料的概念在实际工