财务报销制度 (2).doc

财务付款/报销管理制度第一条 财务付款/报销管理目的为建立健全规范的财务付款报销行为，加强财务管理、监督及财务内控的力度，保障公司各项业务顺利进行，特制定本制度，本制度适用公司各部门。第二条 财务付款/报销管理原则1、真实、必须原则：经办的业务真实且必须，付款/报销单据真实、合法、有效；2、预算、计划原则：各项大额付款/报销必须有预算或用款计划；3、合同控制、报批原则：重大项目开支必须先拟订合同，并依本制度报相应领导批准后方可执行；4、归口控制原则：财务付款、费用发生应按责任部门归口负责、归口报销；5、效益、节约原则：费用的支出应力求效益、节约；6、内部控制原则：所有财务付款/报销应由两个以上部门共同完成。第三条 财务付款/报销的内容财务付款的内容包括：公司外购资产和劳务并支付价款的行为（包括存货采购、工程付款等）、以及银行间款项划拨、贷款偿还、投资业务、公司或个人往来借款业务等支付行为。财务报销的内容包括：公司各部门办理业务时发生的各项费用的支付，以及支付后发票收据等票据资料的报账行为。第四条 财务付款/报销的单据要求1、财务付款/报销单据所反映的业务必须真实，不得捏造；付款/报销单据必须填写清楚、完整、正确，有经办人签名，实物发票应附入库单。付款单据及入库单的金额要填写清楚，大小写必须一致且不得修改或涂改。2、发票、收据不得涂改且必须填写公司正确的全称。购置实物资产和劳务应取得加盖税务监制章的增值税发票或普通发票；行政、事业性交费应取得加盖财政监制章的行政性收费收据；住宿、餐费、交通、邮电等费用支出应取得加盖税务监制章或财政监制章的正式票据。3、公司所有业务、费用的支付/报销，必须先经部门负责人审核、财务复核后，由业务经办人送至副总/总经理审批同意后，再传至出纳处予以付款。所有业务都必须取得合法的票据才能办理付款手续，例外情况不能取得合法发票的，应书面报告原因，并经总经理特批后方可付款。4、对需支付给对方单位的，填写付款申请单；员工报销的填写费用报销单或差旅费报销单；员工借款填写借款单。第五条 采购货款及工程款的支付1、审批流程: 业务经办人部门主管审核应付会计核对财务经理审核总经理审批出纳付款。2、采购资产款的支付：业务经办人须取得对方单位开出的有效的发票，将相关的送货单、入库单结算联分类整齐粘贴在发票后并按付款期、应付款金额要求填写付款申请单。合同（如有）单位、开具发票的单位与收款单位名称必须一致；采购发票的货物内容、供货方单位名、结算金额必须与入库单一致。3、工程进度款的支付：经办部门必须统计工程进度，根据工程进度和合同规定填写付款申请单，并与工程进度表、对方单位开出的工程发票（地税发票）粘贴整齐，经部门经理审核后办理请付款手续；支付工程竣工结算款，必须提交经部门经理审核、总经理签批确认的工程竣工结算书作为付款依据。4、专项支出：本制度的专项支出特指公司项目的资金使用，项目经办人必须按项目资金专款专用的使用要求控制资金投向及使用额度。在付款时，项目经办人需在付款申请书或费用报销单上注明该业务所属的项目，财务付款及入账时必须按项目要求分类处理，并复印相关单据设立项目备查账。5、合同要求：对要支付预付款的业务，必须签订合同；单笔采购金额超10000元的购货和劳务，如存货采购、设备采购、工程项目，以及广告、保险、参展、咨询、诉讼、运输、保管、租赁等开支，必须与对方签订合同或协议。经办部门要将签订的合同原件交财务部存档，财务部依合同条款审查付款。在支付金额超过合同总额的70%后再付款的，经办部门必须将合同全额发票收齐后方可办理请款手续。6、特殊情况下在付款时无法取得发票的，经办部门必须书面说明原因和发票预计开出时间 ，经部门负责人、主管副总、总经理批准后，财务人员按预付款项管理办理付款。在付款后，由经办部门负责跟踪收回发票并到财务办理预付款的核销手续。第六条 日常费用的支付及报销流程1、审批流程：业务经办人部门经理审核总账会计复核财务经理审核 副总总经理审批出纳付款。2、 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、业务招待费、培训费、资料费等。业务经办人必须取得相应的合法发票或加盖有财政监制章的行政性收费收据。3、办公费：为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责。经办人填写付款申请单/费用报销单(实物附出入库单)，按审批流程办理付款手续。4、 电话费：电话费统一由行政部指定专人按日常费用审批程序办理付款手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。 5、 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司行政部门统一管理，各部门培训需求应及时报送行政部。行政部根据实际需要编制培训计划报总经理审批后办理付款手续。 6、招待费：为了规范招待费的支出，500元以上的大额招待费应事前征得总经理的同意。由业务经办人填写费用报销单，并按地点、票面金额分类粘贴整齐办理报销手续。 7、差旅费：由出差人员填写差旅费报销单，简述费用内容或事由，注明起讫地点及附件张数。差旅费报销标准: （1）市内公办误餐费（仅中晚两餐）统一规定报销为每人每餐10元，交通费应保存相应车票根据当天路线发生情况全额报销，并在备注栏注明公办事由及去向。（2）外出差费各级标准：职务项目副总、总经理经理主管一般员工交 通飞机经济舱经济舱经济舱经济舱船不限不限三等三等火车不限不限硬卧硬卧汽车不限不限不限不限餐 费早餐3010105中餐50402515晚餐50402515住 宿500300200100（3）交通、住宿以实际单据为凭据，按标准执行、超支不补。市外差旅费除一般员工级餐费外，其他消费必须提供消费场所正式发票据实报销，否则按员工餐费标准报销。公共交通费用报销需在备注栏注明发生公共交通事由。司机因公需夜间出行，给予每晚10元夜宵补助。（4） 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。（5） 司机违章行驶和停放车辆而造成的罚款，公司不予报销，如因公司特殊要求，在相关证明人证明情况下，经总经理同意，方可报销。8、其他费用：根据实际需要据实按审批流程办理付款/报销手续。第七条 工薪福利支出及流程1、审批流程:行政部根据考勤卡填写考勤表部门经理审核应付会计计算工资财务经理复核总经理审批出纳付款。 2、工薪福利支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等。每月5日前由行政部根据上月考勤卡填写考勤表并统计应补及应扣款项（含餐费的扣款、罚款、保险及住房公积金扣款、话款、其他补助款等信息），并将已经审核的考勤表转交财务部应付会计计算工资；财务部在每月10号前计算好工资，并按审核流程办理付款手续，在每月15号发放上月工资。第八条 公司员工借款及核销1、审批流程: 借款人 部门主管审核 财务经理审核总经理审批 出纳付款。 2、借款：借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、还款时间等，凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。3、核销： 公司员工因工作需要借支现金，借支人必须于业务完成后5日内到财务办理核销手续。但因工作出差外地，不能及时办理核销手续的，必须在出差回公司3天内办理。因私人原因借支现金的，按借款申请单上所注明的日期内归还借款。个人借款遵循“前借不清、后续不借”的借款原则，因工作需要的临时借款、业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支，如遇特殊情况，可申请延期。逾期未还借支者转为个人借款从个人工资中扣回。第九条 费用报销期限1、市内差旅费等费用由于发生频繁且每次发生额较小，可于月底按月汇总报销；2、手机费跨后1个月内报销，其他费用应自发生完毕起5日内报销；3、外勤人员费用在发生后半个月内报销；4、不按规定期限报销，除特殊情况不能及时办理报销手续，且向财务部门提交书面报告外，财务部门应拒绝报账。第十条 财务付款/报销审批职责1、部门负责人：主要对业务和费用发生的真实性和必要性进行审核（定性审核），并对此负责。2、财务部负责人：主要审核费用标准、预算、付款计划和合同，单据是否合法、完整、准确、匹配、手续齐全（定量审核），并对此负责。3、副总/总经理：主要决定该项付款/报销是否可以进行，并对此负责。4、出纳：主要审查单据是否按本制度已经过所有领导审核（批），且单据是否完整无缺，并对此负责。5、在总经理出差期间，日常费用和3000元以下物资采购支出，最终审批权为副总经理。 第十一条 结算纪律1、为了资金有效管理，结合公司的实际情况，规定每星期二、四为财务付款结算日，上午办理银行转账结算，下午为员工办理现金报销结算。各部门员工报销、结算必须在规定时间内办理。原则上每月1号和月底最后1天不安排付款。2、非经特别批准，超过5000元以上的款项一律采用划线支票或其他银行转帐方式结算。3、严禁开出空头支票。非经特别批准，也不得开出远期支票。对确因采购员外出零星采购等事务无法写明付款金额的，应估算付款金额，按批准金额开具限额支票。4、所有付款都应由收款经办人签收。对单位付