ISO9000与14000文件编写德信诚教材

Quality Satisfy 深圳德信诚经济咨询有限公司 公司地址 东莞市长安镇图书馆左侧电梯四楼邮政编码 523850HTTP E MAIL bz01 TEL 0769 85092880FAX 0769 89026070 ISO9000 14000体系文件编写 目录一 体系文件的重要性 3 二 体系文件的架构 6 三 文件的结构 9 四 流程图绘制 12 五 编写文件五忌 16 六 文件的审查 批准 17 七 质量手册范例 19 八 程序文件范例 28 九 工作指导书范例 41 十 质量环境程序文件清单 参考 43 ISO9001 14000体系文件编写 ISO9001 14000体系文件编写 一 体系文件编写的重要性体系文件在ISO9000 ISO14000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色 1 符合标准要求在ISO9001和ISO14001的条文中 均要求组织 建立体系 形成文件 加以实施和保持 2 工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循 保持一致和稳定的工作方式 以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准 或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚 3 提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后 公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术支持的要求 4 防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失 从而造成运作上的困难 5 改善人际关系由于工作的依据全部在书面上有明确的指令 在执行上大大减少了口头式的命令和沟通 同时降低了同事之间的磨擦的机会 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 6 增强员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容 明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 二 体系文件的架构 一 目前建立的体系文件 一般企业均将其架构分为四个层次 即 一阶文件 手册二阶文件 程序三阶文件 工作指导书四阶文件 表单或表格但是 并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件 许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次 即 一阶文件 手册二阶文件 程序 工作指导书三阶文件 表单文件结构的划分完全取决于一间公司的规模 人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 二 文件架构的说明1 手册对于一个国家来说 宪法是他的根本大法 任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制 而对于一间公司来说 手册即是公司在管理制度上的根本大法 它会叙述公司在体系运行上的大纲要求 简言之 手册即要求我们应该要做哪些工作 2 程序书程序即是明确工作进行规定的途径 亦就是说 针对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此工作如何来做 文件化的程序通常包括在活动的目的和范围 做什么事情和由谁来做 何时 何地和由谁来做 应使用什么材料 设备和文件 如何对活动进行控制和记录等 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 3 工作指导书工作指导书是工作的明确指示 它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作 很多公司亦称为工作指引或作业标准书 4 表单格式化的记录清晰明了 易于保管 所以在编撰文件时 就应适当的设计用以做记录的表格 值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化 降低效率 所以设计表格应力求共用 在表达明白的前提下 精简填定项目和内容 一般来说 一项工作涉及到多个部门则在编制文件时写成程序 例如采购程序 纠正和预防措施程序等 而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式 例设备使用指导书 指导书产品检验指导书等 一般对于图纸 设备说明书 国内 国际的标准亦归纳为工作指导书类文件 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 三 文件的结构一份文件的结构往往视乎文件内容的需要 一份文件一般完整结构有 1 目的2 范围3 权责4 定义5 作业内容 文件内容6 附件现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述 1 目的应叙述编制此文件的作用和目的 即 做这件事是为了什么 2 范围规定此文件应用的场合和时机 范围的界定直接决定文件的功能范围 所以编写时应注意它的涵盖性 例 有的公司是有手动和自动的绕线机 而如果文件的内容只针对手动的绕线机却将文件的范围写成 适用于公司所有的绕线机的使用 即是明显的错误 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 3 权责即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责 一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略为叙述 但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的权责 4 定义亦即名词解释 针对文件中用到的专业术语 英文缩写的做明确说明 会令文件内容更清楚明白 5 作业内容即工作执行的方法 过程和要求 一般将作业内容的编写分为两个部份 1 流程图 以流程图的形式描述工作进行和程序 会更容易了解文件内容 但是并非每份文件都需流程图 完全视乎文件类型 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 6 参考文件资料用以索引文件中所提到或引用的文件资料 在索引文件时 最好将文件的编号同时附在文件名之后会易查找 但是不可将文件版本附上 7 附件一般用以对应文件内容中所提及的记录及所使用的表单 公司所有的表单都应从此而来 最好将表单的编号标在名称后 以上是一份文件的完整结构 但是并非所有的文件都应依循此固定的结构 鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不适用的项目 但是为了整齐亦可统一文件结构 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 四 流程图绘制在编制文件的过程中 适当地制作一些流程图 会更容易理解文件内容和加深印象 流程图的制做不拘形式 最主要的是能做到清楚明了即可 1 流程图书馆常将用的符号 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 例一 收货流程 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 此范例将单位以表示而将执行的工作以来区分 这是一个最简单的流程图 您可以任意发挥 例二 生产流程执行项目负责人记录备料备料员材料日用表加温烘干烤箱操作员材料温度控制表投料备料员无设定技术参数技术员成型参数记录表正常生产技术员产品生产日报 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 例二流程图将执行项目 负责人及使用的记录分开注明 易看易懂 也是制做流程图的常用方法之一 总之 使用流程图的目的就是清晰明了 一目了然 如果有些工作太过复杂和繁琐 当制成流程图时或许不容易看明白 所以应注意流程图使用的时机 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 五 编写文件的五忌 一 忌简单草率 未将所有的工作要求都纳入体系 二 忌过于弹性化 失去可操作性 三 忌理想主义化 导致无法实施 四 忌部门主义化 导致其他部门无法配合 五 忌咬文嚼字 理解困难 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 六 文件的审查 批准一般规模较小的公司 文件制做完成后交回其部门主管或总经理审核后即可颁布使用 但是对于规模较大的公司 这种做法欠妥当 因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批可能没有问题 但是非部门专业化涉及诸多部门工作内容的由制做部门核准使用 掩盖了其他部门的要求的意见 在使用中难免会对其他部门造成困扰 甚至引起磨擦 所以对于文件的审查和核准 许多公司规定了不同审查和核准方式 例 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 阳光企业有限公司公司文件审查 核准权限文件类别审查核准手册各部门主管董事长程序各部门主管总经理工作指导书部门主管总经理图纸工程技术人员工程部主管一般来说结合相关部门主管审查文件最主要的作用是提出适合于其部门的意见 并加以修订补充 以使文件的内容更完善和更具操作性 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 七 质量环境手册范例现以ISO9001 ISO14001标准要求为例 例举质量环境手册的结构和部份内容要求 质量环境手册目录0 质量环境手册实施令1 前言2 组织机构3 管理层职责 包括最高管理层 4 质量环境管理体系4 1总要求 包括质量环境管理体系的范围 任何剪裁的细节与合理性 以及识别过程 确定过程顺序和相互作用 4 2文件要求 本组织对质量环境管理体系文件的具体规定 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 5 管理职责5 1管理承诺5 2以顾客和相关方为中心5 3质量环境方针 说明对质量环境方针的控制要求 5 4策划5 4 1质量环境目标5 4 2管理体系策划5 4 3环境因素5 4 4环境法律 法规与其他要求5 4 5环境管理方案 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 5 5职责 权限和沟通5 5 1职责和权限5 5 2管理者代表5 5 3内部沟通和信息交流5 6管理评审6 资源管理6 1资源提供6 2人力资源6 2 总则6 2 2能力 意识和培训6 3基础设施6 4工作环境 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 7 产品实现和运行控制7 1产品实现的策划7 2与顾客有关的过程7 3设计和开发7 4采购7 5生产和服务的运作7 6监控和测量装置的控制7 7环境运行控制7 8应急准备和响应 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 8 测量 分析和改进8 1总则8 2监控和测量8 2 1顾客及相关方满意8 2 2内部审核8 2 3过程的监视和测量8 2 4产品的监视和测量8 2 5环境的监视和测量8 3不符合控制8 4数据分析8 5改进 冠智达顾问 ISO9001 14000体系文件编写 9 附件附录AISO9001 2000与ISO14001 1996合并对照表附录B质量管理体系过程图附录C公司组织结构图附录D质量环境管理体系职能分配表附录E质量环境管理者代表任命书附录F程序文件清单附录G年度质量目标和环境目标 指标附录H重大环境因素清单附录I质量环境管理方案附录J质量环境法律法规清单 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 A质量手册范例一 文件控制1 0目的使环境 质量管理系统中所使用之文件有一个明确的处理流程 以确保文件之适切性有效性及各相关部门能适时获得正确之最新文件 2 0范例本公司环境 质量管理系统使用之内部 外部文件皆属之 3 0权责a 文件分发 回收 保管 文件管制中心b 文件制定审核 各权责部门 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 4 0内容a 文件应予以统一分类及编号b 文件由各部门指定专人拟案 经权责主管审核后发行c 应定期检讨相关环境 质量管理系统文件之适切性及有效性d 文件修改 增订 发放者得由相关单位提出申请 交原拟案单位研议处理e 文件分发 回收由文件管制中心负责5 0相关文件文件资料管理程序 DL 011 B质量手册范例二 紧急事件准备及应变1 0目的建立及时有效的紧急应变措施以减少天然或人为的灾害所造成的环境 质量冲击2 0范围各制程活动之紧急情况处理均属之 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 3 0权责应变措施之拟定与管理 环境 质量工作小组4 0内容a 各种可能重大环境影响之意外均应订立紧急应变计划b 紧急应变计划系针对紧急情况规模 性质及对环境 质量冲击程度c 紧急应变计划应拟事故发生时应变方式及处理紧急状况之权责d 紧急应变计划应明订通报及各项连络作业 例消防 医务 等等e 紧急应变计划应定期测试其效果5 0相关文件紧急应变措施管理程序 DL 014 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 八 程序文件范例A论程序文件范例一 文件控制程序1 0目的此程序文件规范了公司文件和资料的制作 核定 发放 修改的程序确保公司文件的使用受到严密的控制 2 0适用范围此程序文件适用于控制手册 程序文件 工作指导 有关图纸 公司用国际或国家的标准 有关部门指定的设备说明书及本公司制定 客户 供应商提供的相关标准 3 0职责和权限3 1经理负责监察文件控制中心的工作 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 3 2文件控制中心a 负责保管文件和资料的原稿b 安排文件的编号c 控制文件的版本 发放 回收 修改及失效的处理4 0定义 无5 0程序5 1文件和资料的格式文件名称文件编号 具唯一性即可 文件核定文件版本 以A B C或 发行日期均可 文件页数其他项目可视需要增加 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 5 1 2文件编号方式全厂性的手册文件以NDS 公司英文简写 001始编二层程序文件以NP001始编三层文件以NIA A是部门代号 001始编A代表品管部B 具体产品编号的以产品编号做为文件编号 外部文件以外部文件的编号为准 没有编号的以本公司三阶文件的编号方式编 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 5 1 3文件的编制可参考以下模式文件模式说明目的文件编制的目的适用范围文件适用的场合定义文件中的专业用语和限定范围的用词职责和权限文件中有关人员的职责内容 文件简述的规则内容 附件文件运用中用到的表格或其他资料以上是一份文件的完整架构 但是它的适用性完全取决于文件需要 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 5 2文件的批准核定公司文件由授权的人士核定 文件种类核定人质量方针总经理质量手册总经理ISO9001程序经理部门运作程序经理 总经理工作指导经理 总经理产品检验标准相关部门主管制程管制标准 工艺规程文件 有关图纸外部文件经理如授权人缺席时 由其上级或指定的代理人核定 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 5 3文件和资料的控制 发放a 文件 资料的编制人在编制文件后填制 文件控制申请 文件收发记录 注明此文件应该发放的部门 并予以相关部门主管会签并决定持有的份数 无异议后交由文件的核定人批准 非公司编制的资料由使用部门 部门专用 或文件控制中心 全厂性 申请受控b 文件控制中心在接到批准的 文件控制申请 文件收发记录 时复印发放的总份数 并在每面上盖上控制文件的印章和序号发放给相应的部门并提请其部门负责人或代理人签收5 4文件和资料的修改各部门根据工作的需要均可提出修改 填写文件修改说明书 注明修改原由交文件的原会签人和批核人批核同意后由文件控制中心安排修改5 5版本变更和处理一般文件的修改没有引起页次的重大变更 3页 可不用变改版本 修改时只在修改页上注明此版修改的次数由文件控制中心把修改页和各部门调换 文件换版时修改次数重新计算 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 5 6文件和资料的回收当文件和资料更换版本需回收时 应按相应的收发记录收回 文件控制中心须签署收发记录的回收栏以确定收回 新版文件需执行5 3 1的程序5 7一般文件和资料经核定修改后由文件控制中心根据收发记录将其副本收回销毁 正稿由文件控制中心加盖 失效文件和日期 印章 分隔存放 失效文件如没特别要求一般保留一年5 8文件的需求申请当各部门有需要申请或借阅的文件时 由负责人填写文件申请单交经理核定后交文件控制中心发放或借阅 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 5 9文件的保存各部门负责人应将文件放在适当的场所 避免损坏和遗失 文件和资料应按不同种类 名称分别存档 应根据需要制作目录索引以便于查阅 原稿文件存档在文件控制中心 登记在 文件控制总表 并需注明编号和版次5 10非受控文件的发行非受控文件由经理或总经理批准后方可发行 不受此文件的控制要求 非受控文件一般指发放客户或其他外部机构的文件5 11附件参见a 文件控制申请 文件收发记录 A 001 b 文件修改说明书 A 002 c 文件申请单 A 003 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 B程序文件范例二 客户满意度评估程序1 目的 通过客户满意度的调查与评估 及时了解客户对本公司的观点及要求 并以此为行动的目标 2 适用范围 凡本公司直接及最终客户均适用之 3 定义 客户满意度 测量客户对本公司产品及服务的满意程度 包括客户对本公司的感觉 4 权责 4 1生管部负责客户满意度的调查 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 5 内容 5 1客户满意度调查步骤建立5 1 1建立客户基本资料5 1 1 1由生管部建立 客户基本资料表 包括 客户地址 联络方式 营业项目 公司概况等 5 2适用于但不限于顾客满意度资料收集方式 调查 面谈及顾客反馈方式 5 3调查方式5 3 1客户满意度调查每年至少两次 原则上每半年进行一次 5 3 2调查要素为 括号内表示要素之比重 产品性能 0 2 产品外观 0 1 使用寿命 0 15 安全性 0 15 价格 0 05 交期 0 05 服务 0 1 信誉 0 05 外包装 0 05 总体满意状况 0 1 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 5 3 3客户满意程度划分 括号内表示满意度权值 很满意 1 0 满意 0 8 一般 0 6 不满意 0 3 很不满意 0 0 5 3 4客户满意度调查表的寄发5 3 4 1每年于管理评审会议之前2个月 由生管部发出 客户满意度调查表 进行调查5 3 4 2对于最终客户之调查委托销售中心进行调查 由生管部负责收集之跟进5 3 5客户满意度调查表之跟催收回5 4面谈及客户反馈方式5 4 1利用面谈及顾客反馈方式时 应将面谈及反馈中有关满意度之信息记录在 顾客满意度调查情况分析表 中 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 5 5针对不满意之情况 提出改善对策之方案 并按 纠正措施程序 与 预防措施程序 执行 5 6客户满意度之计算5 6 1各项要素满意度的计算 以产品性能为例 其他按此方法 假设收回的调查问卷中 产品性能中各满意程度数量为 很满意 A 满意 B 一般C 不满意D 很不满意D 则产品性能满意度为 A 1 0 B 0 8 C 0 6 D 0 3 E 0 0 A B C D E 100 5 6 1 1假设算得各要素的满意度为 产品性能a 产品外观b 使用寿命c 安全性d 价格e 交期f 服务g 信誉h 外包装i 总体满意状况j 则综合满意度为 a 0 2 b 0 1 c 0 15 d 0 15 e 0 05 f 0 05 g 0 1 h 0 05 i 0 05 j 0 1 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 5 7将统计分析之结果及改善对策之纠正与预防措施提交管理评审 6 支持性文件6 1 管理评审程序 6 2 纠正措施程序 6 3 预防措施程序 6 4 数据分析程序 7 相关表单7 1 顾客满意度调查表 7 2 顾客满意度调查情况分析表 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 九 工作指导书范例ACHW301仪器操作规范 一 范围 全厂生产之所有产品之直流阻抗 DCR 测试 二 权责 此仪器只限品管部员工使用 三 操作程序 a 插上电源 注意电压选择扭所处位置 选择使用110V或220V之电压b 开机 打开仪器电源开关c 短路归零 将测试端短路 按 PRESET 键两次 将会进入零值状态 即代表归零OKd 将 PANGE 键按下 即可选择所需测试之阻抗档位 ISO9001 14000体系文件编写 冠智达顾问 e 利用标准件量测其阻抗值 同标准值作比对自检 其误差须在5 方可使用f 将待测物接在测试端即可测得所需之阻抗 DCR 四 注意事项 a