信息化集成系统财务实施方案.doc

信息化集成系统财务实施方案 信息化集成系统财务实施方案信息化集成系统财务实施方案 信息化集成系统财务实施方案 2 目目 录录 1 1 总体概述总体概述 4 2 2 项目需求项目需求 5 2 1 问题汇总 5 2 2 需求综述 5 3 3 项目目标项目目标 6 4 4 集中财务管理解决方案集中财务管理解决方案 7 4 1 总体规划 7 4 1 1 IT 部署 7 4 1 2 整体规划流程及说明 7 4 1 3 财务系统实施规划 8 4 1 4 第一期实施步骤 9 4 2 基础档案集中规划 12 4 2 1 核算单位体系 12 4 2 2 会计科目体系 13 4 2 3 权限管理体系 14 4 2 4 管理参数集中控制 15 4 2 5 会计期间 17 4 2 6 凭证类别 17 4 2 7 常用摘要 17 4 2 8 部门档案 17 4 2 9 人员类别 18 4 2 10 人员档案 18 4 2 11 客商档案管理 19 4 2 12 项目档案管理 19 4 2 13 存货档案管理 19 4 2 14 现金流量项目 20 4 2 15 上机日志 21 4 3 集中财务核算管理 21 4 3 1 集中财务管理总体流程 22 4 3 2 核算单位期初设置 24 4 3 3 会计凭证日常管理流程 24 4 3 4 月末转账 结账业务 26 4 3 5 账表查询 28 4 3 6 账簿打印 29 4 3 7 应用价值 29 4 4 集团对账 29 4 4 1 协同凭证 30 4 4 2 协同业务设置 30 4 4 3 调用协同 30 4 4 4 应用价值 30 4 5 资产管理 31 4 5 1 资产管理总体流程 31 信息化集成系统财务实施方案 3 4 5 2 资产信息规划 32 4 5 3 固定资产增加流程 35 4 5 4 固定资产减少流程 36 4 5 5 固定资产变动 36 4 5 6 卡片实物图片上传 37 4 5 7 固定资产业务生成凭证 38 4 5 8 资产账表查询 39 4 5 9 应用价值 40 4 6 应收应付 40 4 6 1 应收管理 40 4 6 2 应付管理 41 4 6 3 应收应付管理总体流程 41 4 6 4 往来单位管理 41 4 6 5 业务单据管理 41 4 6 6 单据核销处理 42 4 6 7 统计分析 42 4 6 8 应用价值 42 5 签字 盖章 确认 43 信息化集成系统财务实施方案 4 1 总体概述总体概述 某工程局有限公司 以下简称某 下属二级单位 20 个 具有房屋建筑工程施工总承包特 级 公路工程施工总承包一级 市政公用工程施工总承包一级 机电安装工程施工总承包一级 地基与基础工程专业承包一级 建筑装修装饰工程专业承包一级 隧道工程专业承包一级 公 路路基工程专业承包一级 建筑工程设计乙级 建筑工程监理乙级 房地产开发二级等资质 年生产能力 200 亿元以上 位居中国建筑总承包商 50 强 湖南省百强企业前 10 名 先后获 全国守合同重信用企业 湖南省优秀企业 全国五一劳动奖状 中国最具成长性企业 全 国优秀施工企业 等称 目前应国家建设部特级资质要求 某正全面部署信息化建设工程 集团各子 分 公司因 自身的核算或管理需要 也选用了中建总局 NC3 1 的财务应用系统 或单独使用了某 U8 财务 系统 实现了局部的系统应用 这些分割的系统在当时的环境下起到了减轻工作负荷 提高工 作效率的作用 这此系统由于没有统一规划 各业务系统没有实现信息化集成 导致这些系统 不能很好地满足整个集团集中管理的需要 根据某工作安排 由局资金财务部 局信息中心和某软件股份有限公司组成的调研小组从 02 月 17 日到 03 月 10 日对某本部及下属六家公司进行了的财务管理信息化需求调研 调研范 围主要涉及各单位当前的业务管理 财务管理现状和未来规划 项目需求 我们对本次调研情况进行了整理 分析 归纳出某财务信息化的需求 并结合我们在建筑 行业的财务信息化的理解和经验 提出我们针对某的应用规划建议 形成了本调研报告 调研 报告分为两个部分 需求分析和应用方案 由于调研时间原因 可能对贵公司的理解存在错误 或偏差 请予以批评指正 在公司财务管理部的安排与协调下 得到了公司及分公司各部门的大力配合 为此次财务 管理信息化调研的顺利进行给予了巨大的支持 在此我们调研小组致以衷心的感谢 信息化集成系统财务实施方案 5 2 项目需求项目需求 2 1 2 1 问题问题汇总汇总 通过调研分析 我们从财务信息化的角度来看 存在两个方面问题 现有的财务系统将不能支持当前公司信息化系统的集成 财务核算体系和加强财务监管的现有的财务系统将不能支持当前公司信息化系统的集成 财务核算体系和加强财务监管的 要求 缺乏一个公司统一财务信息监管信息平台相关管理措施的贯彻情况不能够做到及时要求 缺乏一个公司统一财务信息监管信息平台相关管理措施的贯彻情况不能够做到及时 有效的信息反馈 财务监管手段匮乏 存在较大管理漏洞 有效的信息反馈 财务监管手段匮乏 存在较大管理漏洞 公司信息化规划和战略尚不清晰 公司及公司信息化规划和战略尚不清晰 公司及分公司分公司信息系统建设可以理解为信息系统建设可以理解为 齐头并进 纵齐头并进 纵 横交错横交错 而且集成度低 各系统数据不能共享 信息孤岛现象严重 而且集成度低 各系统数据不能共享 信息孤岛现象严重 2 2 2 2 需求综述需求综述 综合分析调研成果 我们总结出某财务管理信息化需求如下 在统一系统平台 统一财务制度规范 统一基础数据 统一核算口径的基础上 建立集会在统一系统平台 统一财务制度规范 统一基础数据 统一核算口径的基础上 建立集会 计核算 资金结算 网络报表的财务集中管控平台 计核算 资金结算 网络报表的财务集中管控平台 通过财务与业务系统 人力资源 项目管理 办公自动化 的有效集成 满足公司各层面通过财务与业务系统 人力资源 项目管理 办公自动化 的有效集成 满足公司各层面 对经营活动财务信息的真实性 准确性 及时性的要求 对经营活动财务信息的真实性 准确性 及时性的要求 通过资金集中监控 资金计划控制 财务在线审批等应用的实施 实现财务管理对经营业通过资金集中监控 资金计划控制 财务在线审批等应用的实施 实现财务管理对经营业 务活动的事前预测计划 事中审批控制与事后核算分析 务活动的事前预测计划 事中审批控制与事后核算分析 通过建立统一 规范的会计报告体系 搭建从孙子公司通过建立统一 规范的会计报告体系 搭建从孙子公司 子公司子公司 集团的多级报表管理体集团的多级报表管理体 系 实现内部往来款项的自动核对 抵消 支持报表的逐级合并 规范报表体系 系 实现内部往来款项的自动核对 抵消 支持报表的逐级合并 规范报表体系 通过对财务信息的深度数据分析挖掘 满足公司对财务决策 资产管理等方面的信息要求 通过对财务信息的深度数据分析挖掘 满足公司对财务决策 资产管理等方面的信息要求 信息化集成系统财务实施方案 6 3 项目目标项目目标 根据某工程局有限公司的集中财务管理需求 集中财务管理系统的主要应用目标如下 1 集团建立统一的会计制度 通过系统参数的设置 做到各子 分 公司会计核算口径 一致 核算标准及方法一致 以保障集团统一的会计制度得到贯彻执行 2 建立统一的会计科目体系 集团制定标准的会计科目方案 集团控制会计科目到末级 下级单位不能增加明细科目 严格由集团控制 3 建立统一的会计核算流程 各子 分 公司必须按照集团统一的会计核算制度进行账 务处理 同一环节的会计处理不允许存在差异 以保障会计信息的可比性 4 应用信息化系统集成的解决方案 总账与固定资产 存货 应收应付报账中心 项目 管理和人力资源等系统集成使用 大部分凭证可以通过业务系统自动生成凭证 5 设置内部对账规则 启用协同凭证 由系统提高协同往来 往来的发起方发生业务时 可及时通知接受方确认 避免由于内部交易双方主体核算的时间差 人为错误等原因 而导致月末内部交易账务不平 往来不符 确保内部交易双方准确及时处理 快速对 账 6 报表管理主要是内部报表 尽量做到统一报表格式 表间公式 报送时间 集团集中 设置填报范围和填报主体 做到集团统一的会计报告制度贯彻执行 7 通过对内部交易 投资等业务的抵消 自动生成抵消分录 快速编制整个集团的合并 会计报表 8 建立应收应预警平台 对应收款项进行报警提示 督促及时催款 对在付款项进行报 警提示 及时付款 建立应收款项账龄分析 欠款客户分析等机制 9 建立各子 分 公司全面 详细的固定资产卡片及台账 规范对固定资产的新增 减 少 调拨 划转等日常核算 准确实施对固定资产折旧 残值的价值核算 建立固定 资产评估 减值准备计提等完备的管理体系 信息化集成系统财务实施方案 7 4 集中财务管理解决方案集中财务管理解决方案 4 1 4 1 总体规划总体规划 4 1 1 4 1 1 ITIT 部署部署 集中财务管理信息化系统是多级组织财务管理的发展趋势 在集中式管理方式下 不但可 以实现实时的录入 查询和控制 而且由于客户端无需安装应用软件及数据库 因而大大减低 了实施 服务 升级的时间和成本 即其能够以最低的成本 最小的维护量来满足更高的管理 要求 针对某的集中管理要求 IT 部署如下图所示 说明 1 集团信息中心设置多台服务器 作为总部的中心数据服务器集群和应用服务器集群 组成双机热备 可以保证系统的稳定和数据的安全 并配置磁盘机进行数据备份 同时在应用 服务器通过防火墙与互联网隔离 确保应用服务器的安全 2 各级操作人员都通过互联网登录到集团应用服务器进行相关处理 各级单位不需要做 任何的系统配置工作 4 1 2 4 1 2 整体规划流程及说明整体规划流程及说明 信息化集成系统财务实施方案 8 流程说明 1 在客户化平台中由集团统一设定好统一的业务处理流程 参数设置 统一基础档案的分类 编码规则 客商档案 存货档案 项目信息档案集中在集团层面统一维护 并分配到下级 各单位 属各模块共用档案资源 2 应收应付模块通过处理相关的业务单据 自动生成相应记账凭证传递到总账系统中 3 网络报表系统从系统中抽取数据 生成相应报表 同时通过报表能够联查到余额表 明细 表 凭证 4 合并报表从网络报表系统中取汇总数 并根据合并要求生成抵销凭证 最终生成合并报表 5 固定资产管理完成日常业务处理后 自动生成相应记账凭证传递到总账系统中 6 通过在集团对账模块设置内部交易协同规则 在交易双方自动生成协同凭证 4 1 3 4 1 3 财务系统实施规划财务系统实施规划 从公司的当前状况分析 由于是强强合并 公司的内部管理的整合重组还需要一段时间去 调整 优化 各部门的相关管理制度政策基本处于完善和发布中 各项业务的流程还有未定型 因此从行业经验来看 当前公司合并重组前总部及各分公司应用较为成功的信息系统将会继续 应用一段时间 保障原有科学的管理能够持续 待时间成熟的阶段才进行系统平台统一建设 因此从财务信息化角度看 首先要解决的在较短时间内为公司建立一个统一的财务信息平台 建立有效的财务集中监管体系 建立与主要业务管理信息系统的系统对接 达到数据及时共享 建立数据分析与决策支持系统 为公司领导的进一步完善和优化管理提供科学的依据 因此快速实施财务信息化可以在深化合并重组过程中为公司领导经营决策的提供及时 真 实 有效的信息 我们从较短的时间内快速实现公司级财务信息化 满足公司管理决策需要角 度考虑建议实施阶段可以采用如下方式 信息化集成系统财务实施方案 9 第一阶段 第一阶段 建立统一财务集中管控平台 建立统一财务集中管控平台 实现会计集中核算 建立财务集中监控体系 实现会计集中核算 建立财务集中监控体系 实现公司财务报表的自动采集与生成 实现公司财务报表的自动采集与生成 应用功能 总账 现金银行 固定资产 报表 应用功能 总账 现金银行 固定资产 报表 第二阶段 第二阶段 优化和完善财务核算及监控体系 优化和完善财务核算及监控体系 建设公司资金管理系统 建设公司资金管理系统 实施资金集中监控 实施资金集中监控 实现主要经营活动的财务审核过程控制 实现主要经营活动的财务审核过程控制 应用功能 应收管理 应付管理 报账管理 资金管理 银企互联 应用功能 应收管理 应付管理 报账管理 资金管理 银企互联 第三阶段 第三阶段 实现与主要业务管理系统的集成应用 实现与主要业务管理系统的集成应用 实现应收应付管理 网上报销管理 实现应收应付管理 网上报销管理 建设基于数据仓库的财务分析体系 建设基于数据仓库的财务分析体系 应用系统功能 网上报销 应收管理 应付管理 成本管理 应用系统功能 网上报销 应收管理 应付管理 成本管理 说明 说明 1 1 财务与业务集成应用的实施需要根据公司业务管理系统建设情况来规划在第二阶段还是第财务与业务集成应用的实施需要根据公司业务管理系统建设情况来规划在第二阶段还是第 三阶段实施 成本管理需实现与业务系统集成后才可以实施 三阶段实施 成本管理需实现与业务系统集成后才可以实施 2 2 项目管理 资产设备管理 合同管理等定制和实施根据需求待定 项目管理 资产设备管理 合同管理等定制和实施根据需求待定 4 1 4 4 1 4 第一期实施步骤第一期实施步骤 根据某集团的要求 要在六月开始启用核算系统 同时停止使用 NC3 1 系统 与 U8 系统 并行数据一个季度 新系统要根据特级资质的要求 满足财务核算的需求 可及时快捷的出具 各种报表 为实现这一目标我们将一阶段的实施工作安排如下 1 基础数据的整理 按调研模版收集基本档案的数据 严格按照模版要求进行数据整理 2 确立集团的组织架构 即在系统中建立的账套体系 最好是按照报表编制的结构来设置 如下图所示 信息化集成系统财务实施方案 10 3 会计科目体系设置 目前某集团已经设置好了集团级的科目体系 公司级科目需要进行分 配 科目级次由集团控制到末级 辅助项可以由各成员单位可根据自己的实际情况进行设 置 4 基础数据的导入 财务核算需要使用到的基础数据如 部门档案 地区档案 客商档案 项目档案等 可以将整理完成的档案导入某 NC 系统 如果数据导出准确规范 一周之内 可以完成数据的导入 5 固定资产数据的导入 1 资产类别的确定 按照下表的内容整理好集团统一的资产类别 类别编码类别编码类别名称类别名称使用年限使用年限净残值率 净残值率 单位单位计提属性计提属性折旧方法折旧方法 01 运输设备 510 正常计提平均年限法 一 02 办公设备 510 正常计提平均年限法 一 03 机器设备 510 正常计提平均年限法 一 04 检测设备 1010 正常计提平均年限法 一 05 其他设备 510 正常计提平均年限法 一 2 定资产卡片整理 将固定资产卡片从原财务系统中导出 按我们提供的固定资产导入 的 EXCEL 模板 如下图 进行整理 然后导入到某 NC 系统 如果数据整理准确规 范可在一周之内完成数据导入 信息化集成系统财务实施方案 11 资资 产产 编编 码码 类类 别别 名名 称称 资资 产产 名名 称称 规规 格格 型型 号号 存存 放放 地地 点点 使使 用用 状状 况况 增增 加加 方方 式式 折折 旧旧 方方 法法 管管 理理 部部 门门 使使 用用 部部 门门 开始开始 使用使用 日期日期 使使 用用 月月 限限 已已 计计 提提 月月 份份 原原 币币 原原 值值 本本 币币 原原 值值 累累 计计 折折 旧旧 减减 值值 准准 备备 净净 值值 3 固定资产启用时间均为 2009 年 01 月 原始卡片数据是截止到 2008 年 12 月 31 日 6 期初余额录入 按照某集团的要求 全局执行新会计准则 有四家试点单位五局机关财务五局机关财务 部 安装公司核算部 装饰公司长沙项目部和三公司中环混凝土公司从部 安装公司核算部 装饰公司长沙项目部和三公司中环混凝土公司从 2008 年年 12 月开账 月开账 其余账套从其余账套从 2009 年年 01 月开始启用总账 月开始启用总账 原 NC3 1 的财务数据 将升级到 NC5 5 系统 但由于辅助项发生变化 各公司财务人员需要重新修改与核对 7 原 NC3 1 的凭证数据 将升级导入到 NC5 5 系统 但由于辅助核算变化 各公司财务人 员需要仔细核对每张凭证 8 期初余额及凭证核对完成后 即可开展 7 月份的业务操作 在新系统中录入凭证 生成报 表 信息化集成系统财务实施方案 12 4 2 4 2 基础档案集中规划基础档案集中规划 4 2 1 4 2 1 核算单位体系核算单位体系 本次纳入到某集团集中财务管理信息化系统的核算单位 包括某母公司下直属公司 三公 司 土木公司 地产公司及资产管理管理等 150 多家子 分 公司 公司组织结构如下图所示 某集团的组织架构分为一级公司 二级公司 三级公司 在软件中建立多个数据账套供分 子公司存放数据 在数据账里分别为每级的各个公司建日常业务核算账 各个公司日常核算数 据集中存放 日常核算遵守上级公司制定的核算制度 账套设置原则 集团公司 分公司A 分公司B 分公司C 子公司x 子公司y子公司z 分公司也可以控 制下级子公司的 会计政策 集团公司可以对下 级单位的会计科目 凭证类别等会计 信息进行控制 单位编码规则 根据现阶段各单位的产权关系 将各单位系统编码级次分三级 编码规则 由局信息中心统一编码 单位体系结构如下图所示 信息化集成系统财务实施方案 13 4 2 2 4 2 2 会计科目体系会计科目体系 某集团公司根据集中中建总局财务核算的要求 需建立了一套比较完善的会计科目体系 同时要适应新会计准则的要求 为了进一步规范各级单位账务核算 相关模板的设置以及报表 的统一设置 汇总 集团对所有单位的会计科目进行统一规划 建立所有单位适用的标准科目 体系 将建立的科目下发给各单位使用 各单位在接受集团下发的会计科目后 经过设置是不允 许增加明细科目 1 辅助核算设置 对于部分科目可由集团统一设置二级或三级明细科目和辅助核算 主要辅助项设置 各公司的可能合并多个项目的数据 则需要将涉及到项目数据的科目均设置 工程项 目辅助核算 应收账款 预付账款 应付账款 预收账款 科目 考虑到财务核算管理及 合并报表要求 对这些科目明细科目并相应设置 客商辅助核算 工程项目辅助 信息化集成系统财务实施方案 14 对 库存现金 银行存款 及明细科目 基于财务核算需求和现金流量表的要求 设置 现金流量项目 银行档案 辅助核算 对于 营业费用 和 管理费用 及其明细科目由于需要核算到具体部门 故将这些 科目设置 部门辅助核算 其他集团没有要求的科目 下级单位可以根据自己的需要设置相应的辅助核算 2 科目权限控制 根据集中财务管理要求 会计核算统一采用企业新会计制度 为了统一与规范出版系统的 集中核算 同时考虑到系统的扩展性 将科目设置为八级科目核算体系 即 4 2 2 2 2 2 2 2 当上级单位分配科目后下级单位即可使用 无需重复设置 这样可以保证集团会计科目的 一致性 由于下级单位需要对集团下发的科目体系中部分科目进行个性化业务要求的修改 故 对集团统一的科目进行末级科目控制 如下图 4 2 3 4 2 3 权限管理体系权限管理体系 在基于 B S 架构的集中财务管理系统中 由于支持在任意有网络的地方进行财务处理 使 得数据可以集中存放 集中管理 大大降低系统的维护成本与效率 同时由于数据的大集中 必然需要严密的权限管理体系来支撑 现结合某集团的权限管理需要 同时考虑到人员角色的 变动 对某集团的权限管理体系采用按角色进行规划 即统一只对角色进行权限设置 在角色 信息化集成系统财务实施方案 15 权限设置好以后 把具有此角色的操作员加入到此角色中 实现权限管理既安全 又灵活地配 置 具体角色规划如下 1 集团领导 用于集团领导查询所有单位相关数据 方便领导查询相关财务管理数据和资料 即开通相关的查询权限与审批权限 具体的详细权限经双方讨论后再统一设置 2 总会计师 用于集团管理人员查询所有单位相关数据 3 系统管理员 用于集团维护员维护 NC 系统 主要包括建立账套 设置账套主管 NC 服 务器端维护 还包括集团参数设置 用户管理 权限设置 用户解锁 系统监视 任务管 理等 4 审核 用于各单位凭证的审核 5 制单 用于各单位会计处理凭证 进行日常的账务处理 6 出纳 用于各级单位的出纳 录入银行对账单 进行日常的银行对账处理等 7 对于项目管理权限需要启用资源管理权限 针对单账套多项目权限进行控制 详见权限管 理方案 4 2 4 4 2 4 管理参数集中控制管理参数集中控制 NC 系统中管理参数按其控制范围及管理权限 可分两级 集团级 公司级 通过对集团 级和公司级管理参数的相应设置 实现对各单位系统的全局控制 具体的参数设置情况 请参见如下设置 1 基础设置 集中控制参数代码集中控制参数名称取 值 BD001人员类别是否允许下级单位增加否 BD002客商档案是否允许下级单位增加 否 后续根据实际情况考虑做维护点调整 BD004项目类型是否允许下级单位增加否 BD005项目档案是否允许下级单位增加否 BD009会计科目是否集团控制是 BD102集团会计科目编码级次4 2 2 2 2 2 2 2 BD103资产类别编码级次2 2 BD021增减方式是否允许下级单位增加否 BD022使用状况是否允许下级单位增加否 BD804资产类别控制级次 末级 KHH2004用户密码最低位数6 信息化集成系统财务实施方案 16 2 总账系统参数 参数代码总账系统参数名称集团统一设置 GL001是否需要出纳签字是 GL002是否只能本人删改凭证是 GL084年末结账时是否允许有未生成凭证的实时凭证否 GL082凭证打印是否检查断号是 GL066上月未结账本月是否能记账是 GL003凭证审核后才能记账是 GL009是否允许反记账是 GL030是否允许反结账是 GL033结账检查凭证断号是 GL034结账检查其它系统结账状态是 GL035辅助项是否可空否 GL036制单后是否立即打印否 3 固定资产参数 参数代码参数名称取值 BD020资产类别是否允许下级单位增加否 BD022使用状况是否允许下级单位增加否 BD023折旧方法是否允许下级单位增加否 BD103资产类别编码级次10 位 BD803资产调拨时 资产原值入账价值为调出资产的那种项目原值 BD804资产类别集团控制到几级末级 4 报表系统参数 报表系统参数取 值 账务系统单位编码对应单位结构名称单位编码 汇总结果是否允许手工修改否 报表数据未上报是否允许对账与合并 是 合并结果是否按任务保存 否 录入时 可录入的单元格的背景色使用默认颜色 信息化集成系统财务实施方案 17 数据为 0 时是否显示否 超级用户是否可以修改上报过的数据否 审核不通过时 是否允许上报否 4 2 5 4 2 5 会计期间会计期间 1 会计核算期间 根据某统一规划要求 会计期间按照自然月设置 2 功能模块启用时间规划 考虑到新老系统账务数据的衔接及静态数据录入的工作量 将各模块的启用期间统一设置为 2009 年 01 月 01 日 除四家试点单位为 2008 年 12 月 01 日启用 会计年度会计期间个数季度年度开始日期年度结束日期 20091242009 01 012009 12 31 20101242010 01 012010 12 31 4 2 6 4 2 6 凭证类别凭证类别 集团统一设定凭证类别为 记账凭证 各公司可以直接调用 有项管理的公司可以设置各 项目的凭证类别 以区分各项目的账务 类别简称凭证类别名称默认币种 记账记账凭证人民币 A 项目A 项目记账凭证人民币 公司级 B 项目B 项目记账凭证人民币 公司级 4 2 7 4 2 7 常用摘要常用摘要 在日常填制凭证的过程中 因为业务的重复性发生 经常会有许多摘要完全相同 将这些 常用摘要在系统初始化时就提前预置好 在填制会计凭证时可随时调用 从而提高业务处理的 效率 在此次软件实施中我们可以给各单位统一设置常用摘要信息 也可以由各单位自行添加 4 2 8 4 2 8 部门档案部门档案 部门档案是单位建立全面的部门信息的基础 为科目按部门做辅助核算提供基本的数据信 息 并为薪资管理系统提供共享数据 以减少基本信息的录入量 部门档案主要为以部门做辅 助核算的会计科目提供部门信息 部门档案由下级单位自行增加 编码规划 考虑到统一的集中管理要求和单位部门以后的扩展和调整 必须进行合理的编 码规划 具体编码规则为 2 2 2 即每级二位流水号 并规定各单位统一设置一个公用部门 信息化集成系统财务实施方案 18 编码为 00 根据下面的格式整理 统一导入 NC 系统 公司名称公司名称部门编码部门编码部门名称部门名称上级部门上级部门 某集团 01 董事会 某集团 0101 总裁办董事会 某集团 02 人力资源部 4 2 9 4 2 9 人员类别人员类别 人员类别是单位根据人员属性不同的特性建立的多个人员分类 以便管理和统计单位的相 关人员信息 人员类别可以作为会计科目的辅助项进行人员分类的详细核算 现由于未使用薪 资管理系统 对人员的划分不要求很明确 故人员类别集团统一设定为通用类别 4 2 10 4 2 10 人员档案人员档案 人员档案为单位管理基本员工信息提供了依据 人员档案可以作为会计科目的辅助项进行 人员信息的详细核算 考虑到单位人员调动频繁的实际情况 当员工调离本单位后由于此人的人员档案在薪资管 理系统中已有业务数据 为保证对以往业务数据查询的连续性此时不能删除该员工的档案信息 因此必须对各单位人员档案编码进行统一规划 编码规则 人员档案的编码规则统一设置公司编码 7 10 位 四位流水号 不用从编码中区 分是哪个部门 集中由人力资源部导入 HR 系统 公司编码公司编码公司公司部门编码部门编码所在部门所在部门姓名姓名人员编码人员编码 1 某集团 01 董事会张三 01000001 1 某集团 01 董事会李四 01000002 1 某集团 0101 总裁办王五 01000003 4 2 11 4 2 11 客商档案管理客商档案管理 客商分类统一由集团分好 共分 11 大类 下级单位不允许自行增加分类 分类编码与名 信息化集成系统财务实施方案 19 称对应关系如下 分分 类类 编编 码码分分 类类 名名 称称 YZ业主 GY供应商 FB分包商 XS销售商 CJ承建商 TZ投资单位 BT被投资单位 ZN总公司内部往来 WN五局内部往来 GN公司内部单位 QT其他单位 对集团内部单位统一在集团设置 下发至各核算单位 供各单位选用 编码规则 单位档案由集团统一建立 下级各单位必须严格按照集团分配的为准 如果发 现集团没有内部单位档案 则及时与集团相关人员联系 由集团及时录入后分配给各单位 集 团分配的客商档案必须根据各单位实际情况修改客商属性 分分 类类 规规 则则备备 注注 1 单位编码下发给各单位 2 单位编码 4 位流水号各单位请按实际情况增加 4 2 12 4 2 12 项目档案管理项目档案管理 项目档案为有需要设置项目辅助核算的科目提供核算信息 项目档案由项目管理的基础档 案部分自动同步 不需要财务人员维护 各单位分配后直接引用 由于对项目核算的要求各单位有不同的情况 故集团在分配项目档案的内容时需根据各单 位根据自身的实际情况进行分配 4 2 13 4 2 13 存货档案管理存货档案管理 根据建筑行业的特点 物资种类较多 并考虑业务系统的兼容 对库存商品 生产成本等 科目建议设置 存货档案 辅助核算 原来作为项目核算的单位请统一转变为存货档案辅助核算 存货一级分类集团统一由商约合同部设置 明细分类各单位可以根据实际情况增加 将具体的 物资信息设置为存货档案 信息化集成系统财务实施方案 20 4 2 14 4 2 14 现金流量项目现金流量项目 现金流量项目统一由集团设置好 下级各单位直接使用 下级单位在挂现金流量辅助核算 时必须根据具体的业务进行准确的录入 不得随意录入 否则现金流量表不准确 详细的现金流量项目如下表 项目编码项目名称流入还是流出项目 0不计入流量表的现金 01现金科目年初余额 02现金科目之间相互流动的现金 1现金流量表的主表项目 11经营活动产生的现金流量 1101销售商品 提供劳务收到的现金现金流入 1103收到的税费返还现金流入 1108收到的其他与经营活动有关的现金现金流入 1110购买商品 接受劳务支付的现金现金流出 1112支付给职工以及为职工支付的现金现金流出 1113支付的各项税费现金流出 1118支付的其他与经营活动有关的现金现金流出 12投资活动产生的现金流量 1222收回投资所收到的现金现金流入 1223取得投资收益所收到的现金现金流入 1225处置固定资产 无形资产和其他长期资产所收 回的现金净额 现金流入 1228收到的其他与投资活动有关的现金现金流入 1230购建固定资产 无形资产和其他长期资产所支 付的现金 现金流出 1231投资所支付的现金现金流出 1235支付的其他与投资活动有关的现金现金流出 13筹资活动产生的现金流量 1338吸收投资所收到的现金现金流入 1340取得借款收到的现金现金流入 1343收到的其他与筹资活动有关的现金现金流入 1345偿还债务所支付的现金现金流出 1346分配股利 利润和偿付利息所支付的现金现金流出 1352支付的其他与筹资活动有关的现金现金流出 4 2 15 4 2 15 上机日志上机日志 日志管理能够记录用户进入系统某个功能节点的时间和用户退出某个功能节点的时间 并 提供用户对日志的管理功能 上机日志是为了防止非法人员进入系统破坏数据和任何其他不合 法的操作 借助这项功能从而达到实时监控数据的目的 对系统的安全性提供了重要的跟踪依 据 信息化集成系统财务实施方案 21 4 3 集中财务核算集中财务核算管理管理 NC 财务核算系统提供了全面的财务核算管理功能 外部系统的业务单据通过财务会计平 台生成会计凭证 传递 汇集至总账系统 再由总账系统进行后续财务处理 实现完整的财务 核算流程 信息化集成系统财务实施方案 22 4 3 1 4 3 1 集中财务管理总体流程集中财务管理总体流程 流程说明流程说明 1 财务政策及会计科目统一 集团公司应根据各单位业务管理的要求统一全集团核心财务政策与会计科目 2 数据整理 在系统上线以前 全集团各单位都需按照集团公司的统一要求及格式对现有数据进行整理 数据整理的范围包括 基础档案 期初余额数据 报表表样等 3 基础档案的输入 集团公司要求统一的基础档案将由集团公司统一设定 各单位只能引用 不得增加与修改 集团公司局本部及各单位均需完成需由本单位自主进行维护的基础档案的录入 4 期初余额输入 上线时 各单位应及时进行各模块 科目期初 期初固定资产卡片 期初银行账户余额 信息化集成系统财务实施方案 23 期初余额的输入 5 参数设置 集团总控参数 集团公司需根据集团的管理要求 设定集团级管理控制参数 公司级参数 集团公司及各分子单位可根据本单位管理要求设置管理控制参数 业务模块单据的凭证生成 通过会计平台生成凭证的业务 固定资产 薪资和应收应付等的业务单据统一通过会计平 台生成凭证 手工填制凭证核算的业务 如存在其它特殊业务 可通过手工填制凭证的方式进行核算 6 冲销凭证 如果相应凭证需进行冲销 各单位可根据集团或本单位管理的要求进行冲销处理 7 自动结转功能 财务部门进行总账的期末结账前 可通过自定义转账功能 进行费用归集与分摊 税金计 算 损益结转等业务操作 税金的结转 每月末结账以前 各单位应按税法 集团公司 当地税务局的管理要求进行 税金的结转 相应税金的结转可通过系统的 自定义转账 功能自动处理 损益结转 每月结账以前 各单位应及时进行当期损益的结转 相应期间的结转可通过系 统的 自定义转账 功能自动处理 如下图 未记账凭证数据的结转 自定义结转科目可以为非末级科目 转账时可选择是否 包含未 记账凭证 8 凭证审核 为严肃单位账务处理流程 确保账务数据的准确性 各单位财务主管人员必须对所有会计 凭证作审核处理 信息化集成系统财务实施方案 24 9 凭证记账 各单位每月均应对本月凭证作记账处理 否则 将不允许作总账的结账处理 同时 未结 账单位上报至集团公司的统计报表 将被认为是无效报表 10 期末结账 反结账管理 结账 各单位每月末必须对总账模块进行结账处理 未结账单位上报至集团公司的统计报 表 将被认为是无效报表 本月存在未记账凭证时 本月还有未记账凭证时 则本月不能结账 已结账月份不能再填 制凭证 反结账 总账模块结账后 如需在报表上报后进行反结账 需先向集团申请 否则 各单 位不得进行反结账 上月未结账时 上月未结账 则本月不能记账 但可以填制 审核凭证 年度结转 在进行年度结转时 若下年已有期初余额数据 系统仍允许强制进行年度结转 但结转后 会覆盖下年期初余额的数据 因此 请慎重执行此功能 11 账表查询 各单位在凭证记账前后 总账模块结账前后均可进行相应的账表查询 4 3 2 4 3 2 核算单位期初设置核算单位期初设置 1 科目辅助项 在集团统一控制科目的前提下 各单位可以根据本单位核算增加科目的辅助核算 2 期初余额 由于总账系统启用时间为 2009 年 1 月 1 日 各单位需根据会计师事务所最终确定的评估 数据整理出 2008 年 12 月 31 日的各科目及其辅助核算项目的余额 以便在系统中作为 2009 年 1 月的期初余额进行录入 期初余额录入完毕 试算平衡并期初建账后 即可进行日常的制 单操作 4 3 3 4 3 3 会计凭证日常管理流程会计凭证日常管理流程 会计凭证的日常处理业务主要包括财务部门对日常发生的会计事务进行的凭证编制 凭证 审核 记账等工作 是财务核算的基本工作 信息化集成系统财务实施方案 25 各单位财务人员集团关键用户 账簿查询 设置集团总控 财务基础档案 设置各单位财 务基础档案 自定义结转 生成凭证 凭证记账 业务单据驱动会计 平台自动生成凭证 直接填 制凭证 开始 凭证审核 基 础 档 案 会 计 平 台 总 帐 冲销凭证 会计凭证 流程说明 1 集团总控档案的设置与下发 在启用总账模块进行凭证日常处理以前 集团公司统一设置凭证类别 公共常用摘要 会 计科目等基础会计档案 2 各单位私有档案的设置 各单位启用总账模块进行凭证日常处理以前 需设置常用摘要 明细会计科目等基础会计 档案 3 会计凭证的填制或生成 总账中会计凭证有三种来源方式 1 直接在总账中填制凭证 2 业务单据驱动会计平台生成会计凭证 3 自定义结转执行后生成会计凭证 4 凭证审核 为严肃单位账务处理流程 确保账务数据的准确性 各单位财务主管人员必须对所有会计 凭证作审核处理 5 凭证记账 各单位每月均应对本月凭证作记账处理 否则 将不允许作总账的结账处理 同时 未结 账单位上报至集团公司的统计报表 将被认为是无效报表 信息化集成系统财务实施方案 26 4 3 4 4 3 4 月末转账 结账业务月末转账 结账业务 月末结账处理流程 总账月末结账流程 财务部 会计 以最小未结账月登陆系统 总 账 进入 总账 期末处 理 结账 节点 进行 结账 或 反结账 操作 成本的计算与分摊 损益结转税金的计提 费用的分摊 成本结转 各业务结账及完成状态检测 流程说明 1 成本结转 相应存货成本的结转采用系统的自动结转功能完成 2 费用的分摊 相应费用的分摊可采用系统的自动结转功能完成 3 税金的计提 相应税金的计提可采用系统的自动结转功能完成 4 损益结转 通过自定义结转 采用账结法 月末时 统一按各损益类科目的明细科目将损益结转到本年利润 为避免损益类科目入账方向错误 对所有损益类科目进行发生额方向控制 从而确保损益 结转的正确性 各单位统一利用系统的自定义结转功能进行损益的自动结转 5 各业务结账及完成状态检测 建议启用总账结账的业务检测功能 为确保业务及报表的准确性 业务检测未通过以前 不允许总账结账 不建议出具各类账务报表及合并报表 建议启用如下业务检测功能 1 固定资产模块结账情况检测 2 会计平台凭证生成情况检测 3 凭证记账情况检测 4 试算平衡情况检测 主要月末自动结转凭证模板的定义 信息化集成系统财务实施方案 27 1 结转分类的定义 由于各单位所需用的自动结转凭证模板不同 为了方便各单位日常操作及跨单位模板的复 制 集团统一将结转分类设置为如下四类 分类编 号 分类名称 1月末转账 2期间损益结转 3年终结转 4过下年前转账 2 凭证模板的定义 集团将各单位能统一的自动结转凭证模板设置并默认分配给各单位转账定义中的第一个分 类中 各单位可根据本单位实际情况移动至相应的其他三类 也可以对本单位的特殊业务进行自 动转账凭证模板的自行定义 例如 可进行福利费计提 进项税与销项税结转至转出未交增值 税 转出未交增值税结转至未交增值税 其它税费提取 损益结转至利润等自动转账凭证的定 义 系统模板名称定义范例 1 收入及成本费用结转至本年利润 每月末时 需将所有收入类科目的期末余额 贷方 结转至本年利润科目的借方 将所有 成本费用类科目的期末余额 借方 结转至本年利润科目的贷方 在进行损益结转时 采用明细科目结转的方式进行 所以 A 如果相应损益类科目存在下级科目时 可以金额公式的科目编码后加 号 系统 将自动进行明细科目公式的展开 B 如果相应损益类科目存在辅助核算时 可不进行科目的具体辅助核算指定 系统将自 动根据所有业务的辅助核算进行自动展开 系统公式设置范例 收入类转本年利润 信息化集成系统财务实施方案 28 成本费用类转本年利润 2 成本结转 对于需成本等核算的单位 销售成本等的结转也可通过自定义结转凭证的方式生成会计凭 证 系统公式设置范例 4 3 5 4 3 5 账表查询账表查询 集中管理的特点之一就是实现从最底层的会计数据直接汇总 减少了中间层的层层汇总和 加工 提高信息的及时性 真实性 NC 系统提供了多种查询手段 可以实现跨年度 跨核算 单位 跨部门的多角度查询 支持从报表 总账 明细账 凭证 原始单据的溯源查询 实时 监控下属单位的财务运转全过程 1 集中查询下属单位跨年度 多单位的汇总数 2 根据汇总数据直接追溯到明细账 总账 辅助账 通过 明细 按钮联查科目明细账 通过 联查凭证 按钮联查凭证信息 信息化集成系统财务实施方案 29 通过 原始单据 按钮追溯到扫描的原始单据 4 3 6 4 3 6 账簿打印账簿打印 会计账簿是对单位的全部经济业务 按照规定的会计科目进行分类登记的信息载体 它能 够全面地 总括或者详细地反映经济活动情况 NC 总账系统提供了 科目余额表 三栏式总 账 日报表 科目汇总表 摘要汇总表 三栏式明细账 日记账 序时账 多栏账 辅助余额 表 辅助明细账等 按照会计原则 各单位的账务数据必须打印存档 某 NC 系统提供专门的打印模板设置 对各类账表设置了对应的打印模板 并且支持配置自定义的打印格式 针对明细账分多页打印 的情况 支持账表 承前页 过次页 栏的打印 账表打印按年排页时 系统支持满页打印 从而保证了账簿的连续性 4 3 7 4 3 7 应用价值应用价值 1 解决集团数据的实时查询与监控 2 解决集团数据跨单位协同与审批 3 解决集团会计工作秩序的规范和业务处理流程 4 减少管理层次 增大管理幅度 加强 垂直 管理 降低管理成本 5 为企业进行科学合理的管理决策提供真实可靠的数据信息 4 3 8 4 3 8 集团对账集团对账 根据目前某对集团对账的需求 建立内部交易协同处理与自动对账机制 NC 系统的集团 对账模块完成在集团型企业中 同级的分子公司之间 不同级别的分子公司之间 分子公司与 信息化集成系统财务实施方案 30 集团总公司之间的内部交易规则的设定及业务发生的管理 在一个集团公司内部 关联交易比较多 而互相之间的对账工作量很大 再加上时间 地 域方面的差异产生了一些未达账项 在这种情况下 经常发生的就是在对账的过程中给财务人 员带来较大的工作负荷和困扰 常见的内部关联交易有内部存货往来 内部固定资产交易 内部资金拆借 内部股权关系 折算抵销等 集团对账系统支持对账规则的设定 科目对应关系 协同凭证的定义及生成 根据对账 规则生成协同凭证和对方凭证 自动对账及对账结果的查询等功能 对固定资产的调拨业务 集团与分子公司之间的其他资产划拨业务设置了协同凭证 4 3 9 4 3 9 协同凭证协同凭证 根据协同业务设置的内部各成员单位之间的科目对应关系 提供了由一方单位的凭证自动 生成另一方单位凭证的 协同凭证 功能 集团各核算主体完成内部交易 内部往来业务时 与一笔内部交易 内部往来业务相关的两张或多张凭证 即协同凭证 协同凭证的张数与参与 交易的核算主体有关 参与交易的核算主体有多少个 就有多少张协同凭证 4 3 10 4 3 10 协同业务设置协同业务设置 协同业务设置是指对协同业务类型 协同凭证模板 发送方凭证模板 接收方凭证模板进 行设定 是协同凭证生成的基础 按集团现有的内部交易业务进行协同业务设置 根据内部交易业务设置凭证模板 发送方凭证和接受方凭证 完成协同业务设置 4 3 11 4 3 11 调用协同调用协同 设置好协同业务 在发生业务时只需要发送方在制单时调用设置好的协同规则 在接收方自动生成协同凭证 接受方会计人员只需进行确认即可 通过凭证的协同 使内部交易双方在内部交易发生的同时进行账务处理 避免由于内部交 易双方主体核算的时间差 人为错误等原因而导致月末内部交易账务不平 往来不符 确保内 部交易双方准确及时处理 快速对账 4 3 12 4 3 12 应用价值应用价值 1 建立集团内部交易协同平台 使交易双方能及时处理内部交易业务 2 减少财务工作人员的负荷与困扰 3 从根本上较少集团内部单位未达账项的产生 信息化集成系统财务实施方案 31 4 4 资产管理资产管理 4 4 1 4 4 1 资产管理总体流程资产管理总体流程 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与与 与 与 与 与 与与 与 与 与与 与 与 与 与 与 与 与与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与与 与 与 与 与 与 与 与 与 与与 与 与 与与 与 与 与 与 与 与 与与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 与与 与 与 与 与 与 与 与 与 与 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