沟通与信息交流控制程序.doc

沟通与信息交流控制程序 1目的建立沟通与信息交流的渠道，规范质量、环境、职业健康安全管理体系的信息处理方法,以提高沟通与信息交流的有效性。 2适用范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系各级部门（单位）、项目部员工及相关方之间沟通与信息交流过程的控制。 3职责3.1总经理是沟通与信息交流过程控制的公司主管领导；工程部经理是沟通与信息交流过程控制的工程部主管领导；各级行政主要领导具有保持主管范围内员工之间、上下级之间、平行部门之间进行有效沟通与信息交流的宽松环境的责任。3.2质量管理部、安监部、工程部分别负责质量、环境、职业健康安全管理体系沟通与信息交流过程的归口管理。3.3项目部经理是与工程项目相关的沟通与信息交流的主管领导并主持与顾客及相关方的沟通。3.4公司办公室负责与外部来访人员的接待与沟通，并负责电话号码手册的编制及定时更新。3.5企业策划部负责及时提供整合型管理体系范围内机构设置变化及企业资质变化的有关信息。3.6党委工作部负责及时报导有关整合型管理体系运行活动的信息，为员工提供沟通与信息交流的平台。3.7科技发展部负责公司企业邮箱和计算机局域网的正常运行。3.8工会负责组织员工代表积极参与有关职业健康安全信息的沟通与信息交流。3.9后勤保障中心负责提供沟通与信息交流的必要物质条件。3.10综标办在授权范围内负责与体系认证有关的外部联络，并保持与各归口管理部门的沟通与信息交流。3.11整合型管理体系内所有员工均有参与内部质量、环境、职业健康安全相关信息交流的责任。 4工作程序4.1公司内部沟通与信息交流的内容4.1.1质量、环境、职业健康安全体系整合运行的情况；4.1.2来自企业外部的市场、业主、供方、用户、相关方或行业主管部门、监督、监理、认证等单位的信息；4.1.3与企业有关的国家法律、法规、标准的颁布、调整、修订等信息；4.1.4与企业有关的新材料、新工艺、新设备、新技术等建筑科技发展信息；4.1.5工程质量、环境因素、职业健康安全风险控制的信息；4.1.6内审与管理评审信息；4.1.7纠正措施与预防措施的制定和实施有效性及验证结果的信息；4.1.8目标、指标完成情况的信息；4.1.9各级部门相互之间有关公司管理方面的信息；4.1.10文件失效、作废的信息。4.2同相关方沟通与信息交流的内容4.2.1施工噪音、污水排放对相邻方面可能造成的影响；4.2.2施工现场生活设施的不完备可能对施工人员的影响；4.2.2因非本施工单位的原因，可能对工程质量进度、环境、职业健康安全引发的消极影响。4.3沟通与信息交流的途径、方式4.3.1可以利用电话、面谈、书面报告、传递信息交流单、电子邮件和企业邮箱内部留言板、磁盘等方式，还可以利用照片资料、录音、录像等方式。4.3.2利用公司内部计算机局域网和公司内部刊物发布共享信息。具体要求见公司网络办公管理条例（试行）。4.3.3在信息传递过程中应按记录控制程序的要求做好各类记录的管理。4.4沟通与信息交流应遵循的基本原则4.4.1以经济、快捷、及时、充分利用现代传媒为基本原则；4.4.2外部沟通与信息交流应遵循的基本原则1）未经主管领导授权任何员工不应以企业代表的名义，随意与企业外部人员沟通和信息交流；2）企业内部有关部门与相关方沟通与信息交流时，应以维护本企业合法权益和保守企业机密为前提，并坚持“以诚信为本”的原则。3）员工与外部人员沟通与信息交流过程中，如发现对企业有用的重要信息应